行政前台工作流程

...v.行政前台工作流程前台直接上司：总务〔行政〕主管主要工作：做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。岗位职责：〔具体工作〕〔1〕转接总机，收发、信件和报刊；〔2〕接待来访客人，并通报相关部门；〔3〕管理办公用品，管理维修打印机、机、复印机等办公器材；〔4〕打印、复印文件和管理各种表格文件；〔5〕承办员工考勤和外出登记；〔6〕安排约会、会议室及差旅预定；〔7〕保管各种手续、手册；〔8〕更新和管理员工通讯地址和等联系方式；〔9〕协助组织公司活动。行政前台日常事务

一.保证前台电子设备的正常使用

前台有电脑、、等电子设备，假设设备发生故障可以先找网络管理员检查，假设无法维修，可通过其他渠道直至问题解决。

2.及时更新和发布员工内部通讯录不管是否有新进或离职员工，都应在每月初统计公司所有人员信息，

并以形式向全体员工发布新的内部通讯录。

4.公司钥匙管理前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙，前台应妥善保管以备使用，做好钥匙统计工作，在员工办理离职时做好钥匙收回、交接工作。

5、名片的制作与申请、缴纳话费、出差人员机票、车票预定

6、公司内部上传下达通知工作二.办公用品的盘库、购置、领用、结算

1、每季度末对库存办公用品进展盘点，制作办公用品库存统计表提交行政经理，假设有用品数量缺乏或领用完，及时上报，进展补充

2、每月25-28日通知各部门提交下月所需办公用品清单，统计出购置清单后报行政经理审批，批准后联系购置送货。确认收据或发票无误后，填支款单签字后到财务领取。

3、员工领用所需办公用品进展登记并给予发放方案1：

〔一〕环境卫生的保持和检查

工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所〔包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等〕的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；

2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；

3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写?消耗品领用登记?，保障公司后勤配备；

4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹，将更换下来的报刊统一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入?备用金流水帐簿?中上缴财务。

考前须知：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；

2、及时补给卫生用纸等后勤配备；

3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。

相关记录：?消耗品领用登记?——行政主管

?备用金流水帐簿?——行政主管

〔二〕接待——客户来访

工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；

2、登记?客户来访登记薄?，弄清来访者身份和意图。假设来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，假设有事宜，尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；4、准备招待茶水饮料；

5、通知相关工作人员有人来访；

6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

8、假设来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在?客户来访登记簿?上登记，及时通知相关人员做回复；假设来访者表示下次再来，那么需在?客户来访登记簿?上注明；

9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；

10、及时将用完的?客户来访登记薄?交由行政主管归档。

考前须知：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；

2、?客户来访登记薄?的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；

3、及时通知相关被访人员，假设被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：?客户来访登记薄?——前台

〔三〕的接听和记录

工作流程：1、响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；

2、铃响超过3声，接听应该致歉；

3、接听时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电，切忌立即挂断；

5、通话之后，应轻轻挂断，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

6、没有接听到的应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚刚来电的目的。

7、将需要转达的内容及时记录在?记录?上；

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

9、及时将用完的?来电记录表?交由行政主管归档。

考前须知：1、来电接听迅速，接听使用普通话，声音柔和；

2、了解清楚来电人的根本信息以及意图，及时在?来电记录表?上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将转给相关工作人员；

3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，〔通知方法详见“通知流程〞〕；

相关记录：?来电记录表?——前台

〔四〕日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸X；

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写?设备报修单?并联络办公设施维护人员进展检查维修；〔详见“固定资产的报修与报废流程〞〕；

4、及时将用完的?设备报修单?交由行政主管归档。

考前须知：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进展维修；

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用；

5、节约资源，爱惜纸X；

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录：

?设备报修单?——前台

〔五〕收发?工作汇报表?

工作流程：1、每月1日分发?工作汇报表?；

2、每月30/31日收集?工作汇报表?，检查填写是否正确，并交由行政主管审核；

3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的?工作汇报表?连同考勤统计一并交财务造工资表；

4、最后?工作汇报表?返行政主管归档。

考前须知：1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核；

2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务；工资表完成后将?工作汇报表?返行政主管归档。

相关记录：?工作汇报表?——前台

〔六〕人员外出登记〔前台提醒催促〕

工作流程：1、所有外出人员需提前联系对方，让对方做好准备；

2、外出前在?外出人员登记表?上登记出发时间、目的地、事由等；

3、回到公司在?外出人员登记表?上登记回来时间以及办事情况；

4、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；

5、前台人员负责提醒并催促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与考勤统计核对。

考前须知：1、外出前的准备并与对方联系；

2、在?外出人员登记表?上详细记录外出办事情况；

3、前台人员负责提醒并催促完成，并做出统计。

4、及时将用完的?外出人员登记表?交由行政主管归档。

相关记录：?外出人员登记表?——前台

〔八〕文件的收发

A、纸质文件的收发

工作流程：1、前台收/发文件应及时在?收文明细?/?发文明细?中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、工程名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；

3、前台复印2份，1份交工程负责人，1份交总经理；

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写?文件外送单?由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的致电确认文件的齐全及到达；

7、将?收文明细?/?发文明细?以及?文件外送单?分别按工程分类交档案管理员归档。

考前须知：1、详细填写?收文明细?/?发文明细?或?文件外送单?，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容；

2、及时转交给相关人员；

3、按工程分类交档案管理员归档。

相关记录：?收文明细?——前台

?发文明细?——前台

?文件外送单?——前台

B、电子文件的收发

工作流程：1、前台需询问所收/发文件的相关内容，工程名称，需转交对象等；

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件〞，在该文件夹中建立一个“收〞/“发〞的文件夹，然后在“收〞/“发〞的文件夹中建一个“年月日_工程名称〞的文件夹；

3、将接收/发送文件存放至电脑相关工程文件夹中，并同样在?收文明细?/?发文明细?中记录，收/发方式在备注中注明；

4、及时将文件转传给相关工程负责人，并确认对方收到；

5、当天工作完毕后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至效劳器相应工程文件夹中。

考前须知：1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、工程建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；

2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；

3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至效劳器相应工程文件夹中。

方案2：一、

环境卫生的清扫以及保持：

1)

上班前清扫前台，接待室，会议室，办公区域卫生〔包括地面、桌椅、茶几、沙发卫生〕

2)

每天并要定时检查如有地面或者桌子不干净请及时清理，定期检查垃圾框，及时更换垃圾袋。

三、

接待客户来访：

1)

客户来访起身迎接打招呼，询问来访事由。

2)

告知客户填写?客户来访登记表?，并指导客户填写，弄清楚来访者身份以及意图。

3)

将客户待到接待区域休息，准备一次性纸杯，到饮水机接水，用双手将水杯放在客户前方。告知客户：“请您稍等，我去通知***〞

4)

通知相关人员有人来访：

5)

每隔15分钟添水，客户告辞时起身道别。

6)

客人离开后两分钟内清理水杯，茶几卫生，保持接待区域卫生。把客户填写的客户来访统计放在对应的文件夹中存档，月底统计。

7)

如需公司提供午餐的向部门负责人请示〔来访人找哪个部门的负责人〕由X总签字才可安排订餐。

8)

每月月底统计本月所有来访信息在Excel表汇总，下月一号汇总完成。

四、的接听和记录：

1)

响起三声内拿起话筒，如有特殊情况超过三声要主动抱歉。

2)

主动向对方介绍：“您好，我是财富通医药科技开发XX，我是前台。〞

3)

问清来电意图，如需转接直接按R键＋分机号进展转接。〔如遇到找总经理的不要告诉对方总经理的联系方式〕或者直接转给X助理R+815

4)

如果对方找的人不在座位上，要问清对方的联系方式，XX，来电目的。并记录在便签上，完毕后告知同事。

5)

完毕语：“感谢您对财富通医药科技开发XX工作的支持，祝您生活愉快，再见。〞由对方先挂断在放下话筒。

六、办公用品的出入库管理：

1)

填写办公用品领用表。

2)

到财务室文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。3)

让领取人确认物品，签字。

4)

月底及时汇总，下月一号汇总完成。

七、日常公司订水以及统计

1)

每次订水一般情况一次性定2——4桶，再睡只剩一桶的时候即使给水站打送水

2)

每次定完水后把对应的水票X数核对正确后交给水站送水人员。

3)

简历表格题目—年—月订水统计表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量。品名，即使备档。

4)

月底及时汇总，下月一号汇总完成。

八、日常文件的打印以及复印设备的使用管理，收发管理：

1)

每天早上上班前翻开复印机，并且检查A4纸使用情况〔没有即使添加〕

2)

复印时重要文件使用空白