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文档简介

文档档案管理制度一、概述为规范文档档案的管理和使用，提高档案利用率，强化档案管理制度的实施，制定本文档档案管理制度。二、适用范围本制度适用于公司的所有员工，包括办公室工作人员、生产人员等及各部门需使用档案的人员。三、档案分类管理3.1档案的分类（1）备案管理档案：指备案审批中的各种文件、资料和有关文书。（2）业务工作档案：指各部门、各单位、各个工作环节产生的、反映管理和业务活动的各种文件、资料和有关文书。（3）公文档案：指行政管理中产生的各项公文、总结报告、会议纪要等文件。3.2档案的归档（1）档案按照文件种类、活动时间、机关构成等三个要素分类，采取分类归档的方式。（2）档案室应建立、调整并公布档案的分类表和目录。3.3档案的保管（1）档案的保管应当安排专人负责，由专人在档案管理系统的指导下进行。（2）保管人员对档案进行安全保护和保密管理，以确保档案安全。3.4档案的查询及展示（1）查询应当先行核实档案是否存在。（2）查询人员应当提供查询目的、档案名称及编号等。（3）展示时应当对档案进行审查，筛除不符合展示条件或保密级别不符要求的文件。四、档案借阅管理4.1借阅审批（1）使用人提出申请后，需经过档案管理员审批，并签订档案借阅审批单。（2）档案管理员应对借出的档案进行登记管理，包括档案名称、档案编号、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。4.2借阅规定（1）使用人在借阅档案时，需签订《保密承诺书》。（2）使用人应当遵守保密规定，不得泄露档案内容及其相关信息。4.3档案归还（1）使用人应根据借阅的时间安排在规定时间内归还档案。（2）如有特殊情况需展期借阅，需经过档案管理员同意。（3）使用人在归还档案时，需进行清点核实，确认档案完好无损。五、档案销毁管理5.1档案销毁的程序（1）销毁档案需经过审批，应按照有关规定进行。（2）销毁前应对档案进行整理、审查，筛选出可以或应予以销毁的文件。5.2档案销毁的方式（1）销毁电子档案时，需彻底删除文件，确保无法恢复。（2）销毁纸质档案时，应采用破坏性方式进行，确保档案不可恢复。六、附件（1）保密承诺书（2）档案借阅审批单七、制度执行及监督各级领导及档案管理员应当认真贯彻执行本制度，对各级档案管理工作进行监督和检查，保障档案管理工作的质量和效率。八、制度的修改根据档案管理工作的需要，如需对本制度进行修改，

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