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文档简介
文档档案管理制度一、概述为规范文档档案的管理和使用,提高档案利用率,强化档案管理制度的实施,制定本文档档案管理制度。二、适用范围本制度适用于公司的所有员工,包括办公室工作人员、生产人员等及各部门需使用档案的人员。三、档案分类管理3.1档案的分类(1)备案管理档案:指备案审批中的各种文件、资料和有关文书。(2)业务工作档案:指各部门、各单位、各个工作环节产生的、反映管理和业务活动的各种文件、资料和有关文书。(3)公文档案:指行政管理中产生的各项公文、总结报告、会议纪要等文件。3.2档案的归档(1)档案按照文件种类、活动时间、机关构成等三个要素分类,采取分类归档的方式。(2)档案室应建立、调整并公布档案的分类表和目录。3.3档案的保管(1)档案的保管应当安排专人负责,由专人在档案管理系统的指导下进行。(2)保管人员对档案进行安全保护和保密管理,以确保档案安全。3.4档案的查询及展示(1)查询应当先行核实档案是否存在。(2)查询人员应当提供查询目的、档案名称及编号等。(3)展示时应当对档案进行审查,筛除不符合展示条件或保密级别不符要求的文件。四、档案借阅管理4.1借阅审批(1)使用人提出申请后,需经过档案管理员审批,并签订档案借阅审批单。(2)档案管理员应对借出的档案进行登记管理,包括档案名称、档案编号、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。4.2借阅规定(1)使用人在借阅档案时,需签订《保密承诺书》。(2)使用人应当遵守保密规定,不得泄露档案内容及其相关信息。4.3档案归还(1)使用人应根据借阅的时间安排在规定时间内归还档案。(2)如有特殊情况需展期借阅,需经过档案管理员同意。(3)使用人在归还档案时,需进行清点核实,确认档案完好无损。五、档案销毁管理5.1档案销毁的程序(1)销毁档案需经过审批,应按照有关规定进行。(2)销毁前应对档案进行整理、审查,筛选出可以或应予以销毁的文件。5.2档案销毁的方式(1)销毁电子档案时,需彻底删除文件,确保无法恢复。(2)销毁纸质档案时,应采用破坏性方式进行,确保档案不可恢复。六、附件(1)保密承诺书(2)档案借阅审批单七、制度执行及监督各级领导及档案管理员应当认真贯彻执行本制度,对各级档案管理工作进行监督和检查,保障档案管理工作的质量和效率。八、制度的修改根据档案管理工作的需要,如需对本制度进行修改,
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