基建档案培训课件

基建档案管理培训

2009年11月1一二请在这里输入您的主要叙述内容整体概述三请在这里输入您的主要叙述内容请在这里输入您的主要叙述内容2提纲◆当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施◆基建项目文件整理归档中的疑问◆基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则

◆各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项

3一、当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施

问题：归档体系不完善项目参与单位收集归档意识淡薄归档材料不及时、不齐全

4.措施：前端控制，明确各阶段收集归档责任跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作5二、基建项目文件整理归档中的疑问疑问：项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档；如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版；鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理；怎样确保归档的材料齐全完整;电子文件和照片档案的收集管理；6三、基建项目档案归档范围、各阶段收集

编制责任及整理规则

（一）项目文件的不归档与归档范围确定1、区别文书档案与项目档案2、区别归档与不归档3、确定项目文件的归档范围71、区别文书档案与项目档案▲文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。▲基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。▲两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。8

基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表

档案内容文书档案项目档案基建项目机构成立文件是是行政事务、人事任免、后勤保卫等是勘察设计、招投标、设计变更、工程款支付、事故处理、开工、交工、竣工验收等是基建项目单位工作计划、总结是立项审批、基建项目进度计划、总结、领导视察材料等是是质量检查、安全检查、进度检查、事故处理等是是9

施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表档案内容文书档案项目档案基建项目部成立、公章启用、技术（施工、监理）人员安排等是是行政事务、临时工聘用、临时租房租地借地合同等是与上级公司来往文件、党务文件等是开工报告、施工记录、设计变更、计量支付、索赔、质量事故处理、施工竣工图等是102、区别归档与不归档▲有价值的文件经整理归入档案室保存，即为归档。▲无价值的文件予以剔除、销毁，即不归档。▲确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。113、确定项目文件的归档范围▲前期文件的归档范围▲施工文件的归档范围▲监理文件的归档范围12（二）基建项目文件跟踪归档范围1、按项目文件产生的来源单位跟踪▲项目建设单位（集团和各分公司）文件▲项目施工单位文件▲监理单位文件2、按项目文件产生的阶段跟踪▲工程准备阶段文件▲施工文件▲竣工图和竣工验收文件※两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集归档为主

13（三）基建项目建设各阶段归档文件的跟踪收集和编制责任1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件▲项目准备阶段—建设单位▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等14▲项目准备阶段—建设单位△立项文件；△建设用地、征地、拆迁文件；△勘察、测绘、设计文件；△招投标文件；△开工审批文件；△财务文件；△建设、施工、监理机构及负责人15▲项目施工阶段—施工单位、监理单位施工单位文件

△施工技术准备文件

△施工现场准备文件

△地基处理记录

△工程图纸变更记录△施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告△施工试验记录△质保材料△隐蔽工程检查记录△施工记录△质量评定△施工质量照片、录音录象及各类图表16

项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、施工单位、监理单位△竣工图综合竣工图、专业竣工图；△交工竣工验收文件工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料17.监理单位文件

△监理管理文件

△监理基础文件18.2、明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任项目准备阶段—建设单位负责收集整理项目施工阶段—施工单位负责收集整理施工文件、监理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建设单位检查督导项目竣工及试运行阶段—施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核，建设单位验收19举例：施工阶段施工文件施工单位收集编制监理审核建设单位检查监理文件监理收集编制主管、档案部门检查施工单位审核20案卷装订案卷封面填写卷内目录与备考表填写卷内文件整理合理分卷科学分类系统收集

（四）基建项目归档文件整理规则案卷目录编制211、系统收集▲对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。▲将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。▲区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等22项目档案监理类综合类施工类设备类特种载体类立项申报工程管理资金控制质量控制进度控制协调管理管理类质保材料技术文件竣工图招投标征地拆迁勘察设计232、科学分类▲分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。▲分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。▲分类要清楚，不能相互交叉、包容。▲分类包括分大类和分小类24项目文件管理性文件技术文件施工文件综合文件监理文件设备文件特载文件质保材料竣工图管理性文件进度控制质量控制资金控制商务考察招标文件开箱文件设备试运行文件照片类录音录象类光盘及其他项目文件分类253、合理组卷▲卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。▲卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2--4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。▲卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。26组卷的原则△遵循文件形成规律和特点△保持文件之间的有机联系△便于档案保管和利用27组卷的方法介绍△管理性文件适用的方法：问题组卷法来源组卷法时间组卷法文件名称或性质组卷法△施工、监理基础文件适用的组卷方法：项目组卷法或单位、分项工程组卷法；阶段、专业、结构或工序组卷法。△几种方法结合使用284、卷内文件的整理▲查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。▲卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。▲卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。▲卷夹一般2公分（200页）左右，卷盒可以在2-4公分，不超过６公分。29几种卷内文件具体排列方法（1）图样文件①按隶属关系②按总体和局部关系③按图幅比例④按地区特征⑤按时间顺序（2）文字型文件①按重要程序②按地区③按时间④按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。30

（4）管理性文件按问题、时间或重要程度排列；（5）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列；（6）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；（7）竣工图按专业、图号排列。

315、卷内文件目录与备考表的填写▲文件的顺序号。以1件自然件或一组文件为一顺序号。▲文件编号：完整的代字代号▲责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。▲文件材料题名：指文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。▲日期：文件形成时间，用20010226表示。▲页号：文件所在卷的页号，用三位数表示。▲备注：文件的原始性完整性等需说明的情况。32卷内文件目录与备考表的填写33互见号

卷内备考表说明：（1、卷内文件数量）（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）立卷人：年月日检查人：年月日346、项目档案案卷封面和脊背填写▲档号：档案的编号▲案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容▲立卷单位：案卷的形成单位▲起止日期：卷内文件的起止日期▲保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期▲密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密35档号32-6.01-002档案馆号

陕西娃哈哈食品有限公司一期新建厂区浴室竣工资料

立卷单位陕西娃哈哈食品有限公司起止日期2006年1月25日～9月8日保管期限永久密级36保管期限档号案卷题名（案卷脊背式样）项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。377、案卷的装订和案卷目录编制▲卷装订整理的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。▲件整理的，用包角或缝纫机线装订。右上方空白处逐件盖上档号章。▲图纸按A4大小予以折叠。档号序号(档号章3cm*1cm)388、移交▲移交案卷目录▲填写档案移交归档文书，交接双方、见证人在移交书上签字、核验，办理档案移交。399、基建项目声像材料和电子文件的归档要求1、基建项目声像材料基建项目建设过程中产生的照片、声像材料（如立项会议、领导视察、结顶庆祝、质量事故等等）应及时收集归档，注明主要要素，其收集整理规则参照特殊载体整理规范。40.2、基建项目电子文件收集归档要求

▲同步归档补助文件即元数据和背景信息；

▲内容真实、完整和有效；

▲同竣工验收后的纸质材料同步归档；

▲电子基建项目档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求,将其存储到符合要求的脱机载体上；

▲最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅；

▲电子基建项目档案的管理