利华物业文档管理制度

利华物业文档管理制度1\.介绍利华物业管理集团有限公司作为物业服务行业中的一家领先企业，拥有丰富的管理经验和业务水平。在长期的管理实践中，本公司积累了大量的管理经验和成功案例，在此基础上，制定了本文档管理制度，以规范公司文档的管理流程，确保文档的安全性与完整性，以及提高工作效率和质量。2\.目的本文档管理制度的目的是为了确保利华物业管理集团有限公司所保管的各类文档能够得到妥善保护并得到合理的利用，同时保证对文档进行有效的管理和维护，使之能够按时、按质、按量地发挥应有的作用，并为公司的日常工作和决策提供有力的支持。3\.适用范围本文档管理制度适用于利华物业管理集团有限公司各个部门的文档管理工作，包括公司内部的各类管理文件、规章制度、技术文档、业务文档等。4\.责任人及其职责4.1总经理总经理是公司文档管理制度执行的主要责任人，主要职责包括：对本文档管理制度的建立、实施和监督负总责；确保全公司对文档管理制度的认识和理解，以及文档的全面管理；对重要的文档进行审核、批准和签署等工作；确保文档的保密性、完整性和可用性。4.2相关部门各部门要负责本部门内的文档管理工作，主要职责包括：制订本部门文档的建档、管理流程和相应的工作标准；确保文档的保密性、完整性和可用性；全面负责本部门的文档工作，包括文档的收集、整理、归档；安排专人负责重要文档的备份和保管。4.3文档管理员文档管理员是文档管理工作中的关键人物，主要职责包括：制定文档管理计划和文档管理实施细则；监管文档的处理、记录和跟踪，保证文档的完整性和可追溯性；负责文档的存储、维护和备份，确保文档的安全性和可用性；对文档进行分类、整理和更新，使之保持最新状态。5\.文档管理流程文档管理流程是指在利华物业管理集团有限公司内部，从文档的产生到报废的整个过程中所涉及的一系列活动和程序。5.1建档建档是指将文档纳入文档管理制度体系之中，在建立文档时，应当根据文档的种类、重要性和使用频率确定相应的管理级别，并进行分类编码。同时要对文档的内容和附件进行全面记录，以作为文档管理的基础依据。5.2归档归档是指将文档按照事先规定的程序和标准存放在指定的位置，并进行索引、备份、保管等流程。在归档时需要对文档进行分类、整理和更新。5.3借阅借阅是指在特定情况下，经过审批后向内部人员提供使用文档的服务。无论是内部借阅还是外部借阅，都需要在借阅记录中进行全面的记录。5.4处理处理是指对文档进行修改、更新、修订、批准等流程管理。在处理文档的时候，需要经过相应的审核和批准程序，并尽量确保文档的更新和完整性。5.5报废报废是指对已经失去使用价值的文档进行销毁或者转移的过程。报废的文档应该按照规定的程序进行销毁或者保留备份。6\.文档管理标准为了帮助员工更好地理解和执行本文档管理制度，制定了以下文档管理标准：6.1文档标准文档应符合以下标准：符合国家法律、法规和公司制度的规范性标准；完整、准确、实用，符合文件编制的一般规定；格式和版式整齐规范，排版清晰易读；需要有编号，文档编号应唯一，并采用统一的编号规则；需要有文档编写日期、签署日期和有效期限。6.2文档存储标准文档存储应符合以下标准：纸质文件应存放在统一的文件柜中，并进行分类、编号、归档、备份和保管；电子文件应存储到专门的服务器或网盘中，并进行备份和保管；存放在服务器或网盘中的文档应该具备云存储能力，并可定期进行数据备份。6.3文档借阅标准文档借阅应符合以下标准：文档借阅应提前登记，经审核、审批后方可借出；文档借阅需在借阅记录中进行全面记录，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息；超期未还者应根据公司规定受到相应的问责措施。7\.文档管理流程图下图为利华物业文档管理流程图，以便员工更加清晰地了解文档管理制度的具体流程和步骤。start=>start:产生文档

newdoc=>operation:建档

archive=>operation:归档

lend=>operation:借阅

handle=>operation:处理

destroy=>operation:报废

end=>end:文档失效

start->newdoc->archive->lend->handle->archive->destroy->end8\.总结本