财务付款费用管理制度

财务付款费用管理制度

深圳市有限公司文件编号：OP-CW-00版本：A/0财务付款管理制度生效日期：年月日编制日期：2011年12月16日审核日期：年月日批准日期：年月日1.0目的本制度旨在规范财务行为，健全财务管理机制，明确各项办事流程，以便公司各项财务业务的开展，并结合公司实际情况制定。2.0适用范围本制度适用于公司各部门及员工办理财务事务，必须遵守。3.0定义和缩写无4.0职责与权限4.1财务管理部负责本制度涉及业务的复核与执行。4.2各部门负责人负责本制度涉及业务的复核和特定业务的登记。4.3财务管理部具有审计权，对各部门费用使用负审核责任。4.4按照《公司授权事项统计表》，被授权人负责本制度涉及业务的最终审批。5.0工作程序5.1费用报销业务5.1.1费用报销审批权限及通用流程5.1.1.1费用报销的审批权限部门经理及以下员工的费用由公司管理层审批，管理层费用由公司董事长审批，公司董事长费用由集团董事长审批。权限内流程完毕同意开支。（具体审批权限参照《公司授权事项统计表》）。5.1.1.2费用报销总流程见下图：经办人发票相关凭证粘贴好，并填写《费用报销单》部门负责人确认此费用属于本部门及与业务相关的事项财务部审核主要复核单据是否符合财务制度和公司规定管理层权限3000（含）元以下主要审批报销事项必要性与合理性公司董事长权限3000-10000（含）元集团董事长（权限10000元以上）主要审核报销事项的必要性、真实性、节约性及与业务相关的事项财务部会计主要审核单据的准确性、真实性、超权限审批、完整性并制作会计凭证财务部出纳根据手续完整的会计凭证，通知报销人前来办理领款、签收事宜（删除了重复的文件编号、版本号、文件页码等信息）5.1.3各项费用报销控制为了控制费用开支，同类性质费用单笔单项超过10000元的（如印刷费用、广告费、采购费、装修费、咨询费、顾问费、培训费、审计费、验资费、评估费等），必须签订书面合同或协议，并列明细清单走审批流程（审批手续按“采购管理规定”）报销时需提交相关书面资料方可报销。5.1.4费用报销要求及原则5.1.4.1报销时间要求所有当月费用报销原则上应在当月送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止费用入帐逾期现象，发票开票时间超过三个月的不予报销。(如员工固定费用定于当月25日或次月10日送呈有关审批人审批，其他费用定每周四送呈有关审批人审批)5.1.4.2费用报销单据的使用要求5.1.4.2.1填写《费用报销单》（QR-CW-02）的内容不得涂改。5.1.4.2.2报销单的时间、内容、所属公司及部门、金额等必须逐一填写清楚。5.1.4.2.3如果《费用报销单》（QR-CW-02）的付款内容包含符合固定资产标准的资产或物品，则报销人应将《费用报销单》（QR-CW-02）交综合管理部固定资产管理人员签字并登记固定资产信息。5.1.4.2.4如果报销款项涉及不同法律主体的公司，必须分别制作《费用报销单》（QR-CW-02），并划分清楚所属不同项目金额，而不应将多个法律主体的付款混在一起申请报销，以便财务管理部成本的归集和会计账务核算。5.1.4.2.5如需要对外支付公司客户各项费用，则在“领用支票登记簿”上签收，并由报销人负责尽快取得符合财务要求的正式发票。5.1.4.2.6报销人应与最终领款人一致，原则上不得代签收（特殊情况除外），并注明附件张数、所属部门和职务。5.1.4.2.7员工已自行垫款的付款业务或公司内部发生的费用，如：车辆费用、业务招待费、部门员工活动费用、福利费支出、采购等各类零星、金额小的付款业务，公司与员工之间用现金进行结算。注意：报销人不得超越上述使用范围。5.1.4.2.8外购的物品报销时要有经手人、验收人或证明人签字（一般签在发票背面）。5.1.4.3费用报销凭证的要求删除了无关段落和格式错误，对每段话进行了小幅度的改写。5.1.4.3.1原始凭证必须合理、合法、完整、真实和有效。所有原始发票（如公交车票、的士发票、餐票、行政事业类统一收据、商品购销发票、汽车类发票、住宿类发票、各种服务类发票等等）必须有税局、财政部门监制的字样，不得臆造、涂改或伪造。无效发票和白条不能作为原始凭证进行报销。财务管理部对核实为假的票据、发票抬头名称混淆、涂改、错误的，一律拒绝办理报销付款，并上报主管领导和有关部门处理。5.1.4.3.2《费用报销单》（QR-CW-02）和《销单据粘贴单》（QR-CW-04）必须使用财务管理部统一购买或编制的凭证，粘贴应整齐规范。在填写报销单时应使用黑色或蓝色墨水的钢笔或签字笔，不能使用圆珠笔。5.1.4.3.3单据张数应根据内附单据的实际数量以小写数字填写。5.1.4.3.4在“用途”一栏中，按下表所列的费用名称以及后附发票的内容填写。在“备注”一栏中，按下表所列的“核算内容”填写：序号一费用项目固定费用包括职位工资、绩效工资、年终奖励、加班工资、补贴工资G2工作餐费指餐费当月标准限额报销的费用补贴，按实际出勤15元/天计G3交通费指与职级挂钩的市内交通费及自备车费用当月标准限额报销的费用，允许月度使用调剂，但年度内报销总额须在全年的限额以内。员工外出办事的公交车费用、打的士费用G4住房补贴G5汽车费用指公务车的所发生的管理费用、维护费用G6社保费向社保局缴交的社会保险由单位承担部分的费用、残疾人保障金，按政策执行G7福利费过节费、体检费、员工活动费、医药费，特殊岗位的商业保险，加班餐，员工聚餐G8房租G9物业管理费指租用办公场地支付的物业管理费、本体维修基金G10水电费二变动费用B1业务招待费执行业务招待费标准，包括出差期间所发生的业务招待费，也包括招待来宾用的茶叶、水果、鲜花费B2差旅费出差期间所发生的往返的交通工具费用、出差地交通费、旅途保险、住宿费、出差补助，但不含业务招待费B4电话网络费包括电话费及网络费B5广告宣传费包括在电视、媒体、纸页、印制的小礼品、贺卡等广告宣传费用未经批准，不得更改、复制。5.1.4.3.12：为了提高财务基础工作的标准，如果单据填写不规范，将不会受理。如果已经受理，也不排除退单处理的可能性。5.2员工借款业务：借款业务的办理流程如下（具体审批权限参照《公司授权事项统计表》）：1.借款人填写《借款审批单》。2.部门负责人进行复核签字。3.财务负责人进行复核。4.公司董事长进行审批。5.出纳员根据手续完整的《借款审批单》办理借款事宜。5.2.1员工因公借款。5.2.2备用金借款：各部门视实际情况需要，经管理层批准，公司董事长核准后，可设置部门备用金。备用金经管人员异动时，应办理归还备用金手续，并由接收人重新申请备用金。备用金不用时，应立即缴销。备用金原则上应在每年6月30日、12月31日前归还，归还后再按规定申请借用备用金。5.2.3除备用金、差旅费、购置费可以根据已审定的费用计划借支外，原则上其他费用受控文件，未经批准，不得更改、复制。财务付款管理制度文件编号：OP-CW-00，文件版次：A/0，第9页共16页。不予借支（可以使用支票的不借支现金）。如差旅费借款时也包括出差期间的招待费。5.2.4申请借款、备用金的人员，应填写公司统一印刷格式的《借款审批单》（QR-CW-03），详细填写借款用途（例如：采购用备用金、司机备用金等等）、借款日期、预计还款日期、工作部门、金额大小写等项目。原则上前款不清，后款不借。（出差借支按返程日三天内预计还款日）。员工借款办完公务后，须在预计还款日期后五天内办理结清。对逾期不归还款的员工，经催告无效后，由财务部采取暂停发放薪酬、从薪酬中扣减借款等方式处理。5.2.5特殊情况紧急借款的，可采用其他方式（例如：口头电话申请）向公司领导报告并获得同意后，财务管理部可预先办理借款手续，借款人事后须补办审批签字手续。5.3对外付款业务：对外付款业务一般分为三项业务：“资金业务付款”、“担保业务付款”、“合同履约付款”。5.3.1付款业务的有关规定及审批流程如下：1.付款业务的规定：公司日常发生的对外付款业务（例如：资金业务放款、担保业务银行保证金、合同或协议的履约款项），均应按照相关规定办理付款（一切业务付款，必须收付有凭据，严禁口说为凭）。2.付款流程：根据公司授权事项统计表的审批权限，经过财务负责人复核和公司董事长审批后，出纳员根据手续完整的凭证办理付款事宜。在部门或个人需要使用资金时，必须向审批人提交《付款申请单》（QR-CW-05），并注明款项的用途、金额、收款单位、收款帐号和开户银行。在特殊情况下，无法提交合同原件的需验原件留复印件，并附上相关资料交财务部备案。资金拆借业务须附上《资金业务申请审批表》、《资金业务放款表》、《借款合同》、《综合授信合同》和《经济顾问服务协议》等；担保业务须附上《担保业务审批表》、《委托担保合同》、《保证合同》以及如有代偿业务需提供的《代偿业务申请审批表》、《借款合同》和《经济顾问服务协议》等。提前终止业务合同、多收费用的退费（款）业务原则上不预退款，如确需退款，则需附上对方退款申请书、相关退费补充协议和《退费申请表》；客户多交费用的退费（款）业务需附上对方退款申请书和《退费申请表》；退客户担保保证金需附上客户归还银行贷款的还款凭证、《解保/置换反担保审批表》、《担保业务解保/置换审批表》和《担保业务审批表》。合同履约付款（如：借款合同约定支付到期拆入资金的款项、资金拆入成本及银行利息的款项、担保业务应付银行保证金、合同约定其他与筹资活动有关的款项、财务顾问费等）须附发票、收据、采购计划、《经济合同》、《协议书》、《借款合同》和《资金拆借合同》等交财务部备案。如果付款业务没有涉及合同或协议，则必须在《付款申请单》的备注栏注明：“无合同”字样。填写《付款申请单》（QR-CW-05）的内容不得涂改。对于金额超过5万元的付款，必须提前一天通知财务管理部。在付款审批流程中，审批人必须在授权范围内行使职权和承担责任（具体审批权限详见《公司授权事项统计表》）。经办人必须在授权范围内办理业务。在支付审批中，审批人根据其审批职责和权限对支付申请进行审批。对于不合理的或有损公司利益的支付申请，应拒绝批准。付款审核环节，财务管理部收到经过审批有效的《付款申请单》（QR-CW-05）后，审核人员应该积极安排资金，并对具体付款单据与《付款申请单》（QR-CW-05）进行对照、审核。审核应该复核付款申请的批准范围、权限和程序是否正确，有关单证是否妥当等。审核无误后，应该交由出纳人员办理付款。在办理支付环节，付款经办人员收到经过初审无误的付款单据后，要再次对付款单证是否齐全、妥当、金额是否正确、收款单位(人)是否妥当、是否符合审批程序等内容进行复核，无误后方可付款（通过银行转帐结算）。出纳将银行汇款回单交财务会计作为会计凭证附件。付款业务流程见下图，具体审批权限参照《公司授权事项统计表》。经办人应该粘贴好发票或相关凭证，并填写《付款申请单》。确认此款项属于本部门及与业务相关的事项，审核此款项与业务相关的事项。分管领导审核，部门负责人，