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文档简介

公章与介绍信使用管理制度一、概述公章和介绍信是公司对外传递信息的工具，也是公司形象的重要体现。因此，为了保证公司形象和信息传递的准确性，特制定本制度，规范公司公章和介绍信的使用，防范公司的信息泄露和错传。二、公章的管理和使用1.公章的定义公司公章是公司法人身份和财务状况、经营活动的证明，是公司对外发表意见、签署、承诺的标志和公司内部重要文件的签署标志。2.公章的管理和使用原则（1）公司公章由公司法定代表人保管，委托管理人单独保存。（2）公司公章由公司法定代表人和经理共同管理和使用。（3）公司公章必须符合国家规定，公司公章的内容、样式及用途应当经法律法规、公司章程、董事会决定等规定。（4）公司公章不得私自更改、私自制作、转移、借用、出租、买卖或者以其他形式非法交易。3.公章使用程序（1）所需文具及有关载体应当进行登记，并专人保管，保证公章的安全。（2）申请出门用章的人员需携带有效证件，到规定的公章管理人员处领取公章，并填写公章使用登记表。（3）使用公章的人员应进行核对与检查，保证公章的真实性和完整性。（4）公章使用完毕后，应按照规定存放，保证安全。4.公章的丢失及报失（1）工作人员如发现公司公章被遗失或被盗，应立即向公章管理人员报告。（2）公章管理人员发现公章被遗失或被盗后，应立即报告公司法定代表人，对公章进行挂失，同时做好内部调查和报案程序。（3）公司法定代表人应立即向监管部门申报丢失情况，并进行补办手续。三、介绍信的管理和使用1.介绍信的定义公司介绍信是公司对外宣传、往来信函、洽谈等活动的信函工具，是向外界展示公司形象及向外界传播公司信息的一种手段。2.介绍信的管理和使用原则（1）公司介绍信的内容应符合公司章程、公司法律法规和国家相关规定。（2）公司介绍信应为正式文书，并加盖公司公章。（3）公司介绍信应由专人拟写或审核后方可发出。（4）公司介绍信内容应该真实、准确，信息图片及其他资料应实事求是。3.介绍信使用程序（1）公司介绍信的使用应按照公司章程、公司法规等相关规定，按照业务流程、使用范围及面向对象的规定执行。（2）公司介绍信应当加盖公司公章、鲜章。（3）介绍信使用完毕后，应按照规定存放、保管，保证信息不泄露。4.介绍信的保密和丢失及报失（1）公司介绍信应当加强保密，资料不得随意翻阅、复印、泄露。（2）如发现公司介绍信被遗失或被盗，应立即报告公司负责人，及时追查及补救措施。（3）公司介绍信的管理人员应熟悉相关规定，提高保密意识和责任心，确保公司介绍信的保密、安全、正式和规范。四、总结本制度的建立，旨在加强公司公章和介绍信的使用管理，规范公司传递信息的行为，提高公司形象和信息传递效果，保障公司的利益。同时，规定了公章和介绍信的使用

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