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文档简介

房地产开发公司文书管理制度1.前言1.1目的本文档的目的旨在规范房地产开发公司文书的管理，确保文书的合规、可控和安全，保障公司正常运营。1.2适用范围本文档适用于房地产开发公司所有职能部门的文书管理工作。2.文书管理职责2.1管理主体公司的总经理和相关职能部门管理人员应当在其职责范围内，对文书管理工作负责。2.2职责分工为确保文书管理工作的顺利开展，需分工明确，具体分工如下：总经理：主管公司文书管理工作，并负责所有重要文书的审阅、批准和签署。行政部门或财务部门：负责公司常规的文书工作，如人事、财务等。项目部门或分部门：负责项目相关的文书工作，如供应商合同、销售合同等。2.3文书的审批流程为确保文书的合法性与安全性，公司需明确文书的审批流程，如下：本部门经办人员提交文书申请，包括文书的名称、用途、起草人和审批人等信息。主管领导对该文书进行初审，核对相关资料是否齐全，并流转至相应的审批人员进行审批。审批人员对该文书进行审批，审批意见需明确且必须及时反馈。经办人员收到审批意见后，进行修改，修改后再次提交至主管领导进行终审。经过主管领导的终审，将该文书交回经办人员，经办人员进行保存并报告文书的使用情况。3.文书的保存与归档3.1文书的保存为确保文书的安全性及便于查找，所有文书均需按类型和时间顺序进行保存。根据文书的不同类型，保存时间的周期也是不同的，如下：合同：保存至合同所规定的期限，必须保存完整、准确、清晰。员工档案：保存至员工离职，必须保证资料的真实性、准确性。其他文书：保存一年或三年，视情况而定。3.2文书的归档为便于查找文书，管理方便，所有文书均需有明确的归档地址及编号，按照时间和类型分别进行归档。4.文书的保密与销毁4.1文书的保密公司所有文书对于机密性材料必须保密。在文书审批和保存时，需按照保密级别进行处理，确保机密性资料不外泄。4.2文书的销毁经过规定时间的存储，文书应当进行销毁。销毁前需经过相应的审批程序，并由专人出席现场进行监督销毁。5.文书管理的监督与评估为确保文书管理工作的有效性，公司需及时开展文书管理的监督和评估工作。5.1监督公司领导对文书管理工作进行监督，人力资源部门、财务部门及项目部门对其下属的文书管理工作进行监督，确保各环节有效执行。5.2评估公司定期对文书管理进行评估，评估内容包括文书审批流程、存储方式、保密措施等，并对不足之处进行改进。6.结束语本着规范化管理的原则，为确

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