ISO-P423-01文件控制程序

制定： 2013—01—06总务部 日期审 查⑴： — —部 门 主 管 日 期审 查⑵： — —管 理 代 表 日 期核 准： — —总 经理 日 期分发部门及份数：部门分发部门份数部门分发部门份数总经理室★1业务部★1资材部★1采购部★1总务部★1研发部★1财务部生产部★1品管部★11、目的：为使公司质量文件控制作业达成一致性，以促使各项业务能顺利推行及建立本公司标准化制度。2、范围：涵盖本公司ISO9001：2008所有质量体系文件、外来文件的管理。3、权责：3.1ISO推行委员会负责本管理程序的制订和执行中的监督；维护本程序与公司实际运作相一致，当发现文件不适用时，及时提出修改。总务部兼文件管制小组：负责按照本程序的要求严格执行有关文件的打字、复印、分发、回收、存档等工作，当发现文件不适用时，应及时向管理者代表提出；对行业资料按照要求做好资料的收发、归档、借阅等管理工作。相关部门：严格按照本程序的要求，严格遵守文件的领用、借阅等手续，并保管好各自的文件，确保文件完整、清晰，对于文件中不适用之处，应及时向上级主管提出修改。4、定义：质量文件：包括质量手册、质量方针和质量目标的书面陈述、公司为确保规划的有效性和过程运作与管制所需的文件、ISO9001：2008标准所要求书面化程序、ISO9001：2008标准所要求的质量记录。受控文件：凡与ISO9001：2008有关的文件其分发、变更、回收须按本程序实施的文件。非受控文件：发出的文件如有变更并不作回收或通知对方等处理的文件。5、内容文件制作质量手册文件：制作格式见质量手册程序文件目的：重点说明拟定该文件的目的和用意。范围：说明该文件所适用的部门或个人。权责：说明负责制订、维护、执行的相关部门。定义：针对文件中的专用名词或特殊用意等作解释，如无该项目以“略”表示。作业内容：内容说明方式也可用流程图或图片等。附件：详细记录文件中所提及的表格等。编号为该文件的识别号码，编列方法以ISO-加上文件类别（质量手册Q、程序文件P、规范类文件W）加上ISO相关章节编列及序号。文件版本以A、B、C……控制。表格编号以去除文件编号的ISO后从后按接连以01、02、03、 编制。体系文件的管理文件的制订与审核所有体系文件均由该项工作的部门负责人起草编制。所有体系文件编制完成以后，必须由总经理审核其可行性和充分性，核准发布、实施。文件发布文件经核准后，交由文件管制小组登记于「文件总目录表」（附件一）以控制最新版本。文件发布时由总务部文件管制小组统一于发布之文件每一页盖上“受控文件”（附件二）章，表示该文件属受控文件，任何人员不得自行复印。如发出的文件不准备收回或通知对方，则由文件管制小组盖上“非受控文件”（附件三）章。文件分发时应由接收部门于「文件分发/回收记录表」（附件四）中签收。文件版本控制文件的版本以英文26个大写字母来表示，且依其顺序编排,A版为该文件的首次发布版。文件修订现有文件不合理，不完备无效需修改时，由原始部门填写「文件修改/废止申请书」（附件五），提出申请修改。文件修订后，其版本也应随之更改。文件划分：程序文件为一级文件，规范类文件为二级文件，各类表单为三级文件；修订后的文件须由部门主管重新审核其可行性和充分性交上级核准后，方可依文件发布规定予以发布。（一级文件由总经理最终核准，二、三级文件由管理者代表最终核准）文件修订后其旧版本应回收，并记录于「文件分发/回收记录表」中。文件保管质量文件应妥善保管，不得遗失或破损、脏污、涂改等，且文件的最新版本应在使用场所可被取得。所有ISO9001质量文件的正本均由文件管制小组统一保管，发给各部门的文件由各部门自行保管。文件废止不适用的文件视情况由文件管制小组予以销毁或保留，销毁文件应在文件盖上“作废”（附件六）章方可移作它用。如需作为保留时，必须盖上“作废”章，并注明保存年限。外来文件的管理客户提供的标准或本公司购买的有关质量或法律的规范法规等文件，称为外来文外来文件在分发给有关部门时，均应由文件管制小组盖上“受控文件”章予以管制，并由该部门于「文件分发/回收记录表」中签收。外来文件资料需注意其主管机构发布的信息,做到按时采用,以新代旧，并按发布日期、版本及时登记于「文件总目录表」内。外来文件的版本以该文件本身版本号为准，如该文件无版本号，则依其文件的发布年份为版本号。外来文件必须和公司内部文件区别开来。6.附件：文件总目录表（附件一）受控文件章（附件二）非受控文件章（附件三）文件分发/回收记录表（附件四）件修改/废止申请书（附件五）作废章（附件六）文件总目录表NO文件名称文件编号版本主办部门发布日期修订日期备注填表： 表单编号：P423-01-01-A受控文件章（附件二）非受控文件章（附件三）作废章（附件六）作废 文件分发/回收记录表 附件四接收部门文件名称版