公司办公例会管理制度

公司办公例会管理制度1.内容简介公司办公例会是日常工作中一项不可或缺的管理方式，可以有效地提高团队的协作能力和工作效率。为了规范公司办公例会的管理，本文将制定公司办公例会管理制度，以确保例会的有效性和公正性。2.例会组织2.1.主持人和秘书的职责主持人：会议的主持人应该是与会人员中最资格最合适的人员，主持人负责议程的安排、会议纪律的维护、会议流程的指导、会议时间的掌控等等。秘书：会议秘书一般是部门或公司行政人员，负责记录会议内容，保管会议材料，撰写会议纪要等。2.2.会议提前准备确定会议议程：提前制定好会议议程，确定讨论的主题和相关的材料，将议程发送给与会人员并征求他们对议程的反馈意见。确定参会人员：参会人员应预先确认是否有需要代理的事项，请预备代表。对于每位参会人员，秘书应该准备好材料，如会议议程、会议指南、以前的会议纪要、报表、备忘录等。确定会议时间、地点：会议时间应该预留充足的时间来充分讨论议题，同时注意时间的掌控，确保会议始终保持在掌控之中。会议地点应该选择一个回音小，采光好，空气流通，座位舒适且灰尘少的地方，以便于与会人员集中注意力和放松身心。2.3.会议过程开幕式：开幕前应为与会人员提供水和简单的开会饼干、糖果等，以缓解开会前的紧张心情。会议记录：秘书应该准备好会议记录，并在会议期间记录各项决议、意见、建议等等。在记录时，要注意信息的准确性、完整性和可读性。会议报告：各部门应该向与会人员提供有关工作的详细报告，并在会议中向与会人员提供必要的解释和澄清。提问和讨论：与会人员应该围绕议程的主题进行提问和讨论，并给予充分的发言时间，确保与会人员都有机会发表自己的意见。会议总结：主持人应该在会议结束前对会议的讨论和决定进行总结，并强调每位与会人员的责任和义务。3.会议记录3.1.记录形式会议记录应以文字形式记录，记录应该包括以下方面的信息：-会议内容：会议的主要议程和各项决定；-与会人员：与会人员的姓名和所属部门；-会议时间：会议开始时间和结束时间；-会议下次时间：下次会议的时间和地点；-其他相关信息：会议表现、发言记录和参会记录等等。3.2.记录要求记录应该具备以下特点：-准确性：应确保记录内容的准确性和真实性；-完整性：应包括会议主要内容和所有决议和行动的细节；-详细性：应提供足够详细的信息以便于以后参考和利用；-保密性：应确保记录的机密性和保密性。4.会议纪要4.1.纪要内容会议纪要是会议记录的精简版，是与会人员了解会议内容和讨论结果的主要渠道。会议纪要内容应包括以下几个方面：-会议主要讨论的议题和决策；-各部门的报告和发言记录；-各方面的提问和讨论，及与会人员的意见和建议；-会议下次时间和地点；-其他相关信息：如会议记录、发言记录和参会记录等。4.2.纪要的发放会议纪要应该及时发放给各部门和与会人员，确保所有人员都能很好地了解会议内容和决定。同时，会议纪要也应该保存备案，并定期进行归档，以供以后参考和利用。5.例会效果评价5.1.例会效果评价的意义例会效果评价是对公司办公例会进行评估和反馈，以发现问题、改进工作、提高效率，同时也是对例会组织者的工作进行评价和考验。5.2.例会效果评价的方法具体的例会效果评价方法可以根据公司的实际情况和需求进行制定和进行。常用的方法包括：-问卷调查：针对与会人员编制问卷，收集他们对会议的满意度、意见和建议。-组织员工小组讨论：可以组织一些员工小组，让他们评估和讨论会议内容和组织方式，提出改进意见。-定期检查：定期对公司办公例会进行检查和评估，根据问题进行改进和调整。6.总结公司办公例会是一项有效的管理方式，对于