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文档简介

公司重要文件保管处理规定第一条适用范围本规定适用于本公司的所有重要文件的保管和处理工作。第二条文件的定义本规定所述的文件，是指公司内部生产和管理过程中产生的书面记录和电子文档等，包括但不限于以下内容：合同文本；公司章程；股东大会决议；董事会决议；营业执照及其它经营许可证；知识产权证书；财务会计账簿；员工档案；税务证明文件；其他本公司认定为有重要价值需要保留的文件。第三条保管原则公司应当根据文件的不同性质、价值和现实需要，采取适当的保管措施，并建立健全相关制度：文件应当集中保管，存放于公司的文教室、库房、柜子等固定位置，确保安全可靠；文件的保存时间应当符合有关法律法规、行业规定和公司制定的与文件有关的制度；文件保管过程中，应当定期检查和更新文件，及时整理并清理无关文件，确保文件的整洁清晰；对涉及个人隐私和商业机密的文件，应当采取密封保管和访问控制等措施，严格控制范围和会议”。第四条文件处理以下情况，应当进行文件处理：文件已经失效或者保管期限已到的；文件内容经过认真审批，已经可以销毁的；文件不符合规定，被评定为非主管部门归档的；文件涉及重要商业机密，需要销毁或者存放于专门保管的档案室的；有关部门和个人申请销毁或者转移出公司的。第五条文件销毁文件销毁应当采取下列措施：首先由负责人与有关部门确定销毁文件的种类、数量、销毁批次和时间；建立销毁清单和销毁记录，由经过培训合格的工作人员负责操作；销毁方式应当遵循国家和本公司有关规定；对被销毁文件应当进行认真处理和记录，保证销毁的完全性和彻底性；销毁完成后应当进行相关检查，确保销毁工作结束。第六条文件丢失或者损坏的处理对于重要文件可能丢失或者损坏的情况，应当采取下列措施：负责人应当立即向上级报告，查找文件的原因和可能的位置；对于丢失和损坏的文件，在进行查找后，仍无法找到或者修复的，应当及时重新制作或者补充；对于丢失或者损坏的文件，应当进行记录和彻底的自我反省，加强管理和防范措施。第七条违规责任对于违反本规定相关内容的，应当按照公司《行为纪律处分条例》的有关规定给予相应的处分，并承担相应的法律责任。第八条生效日期本规定自发布之日起生效。

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