物业项目部办公管理制度

物业项目部办公管理制度一、物业项目部业务概述1.1业务职责物业项目部是负责小区内物业管理及维修保养工作的相关业务部门。主要职责包括规划、管理、协调和监督小区内的工作，包括房屋出租、净化物品销售等。物业项目部负责小区的管理和日常维护，维修小区的公共设施、管道网、绿化等。1.2基本职能1.2.1建立健全小区管理制度，全面加强小区内环境卫生管理工作。1.2.2维修、保养和管理小区内所有公共设施，保障建筑设施的安全合修。1.2.3管理违章建筑物、改装物品等与小区安全有关的问题，依法进行处理。1.2.4组织开展住户的文化、体育、娱乐、宣传、服务等活动。1.2.5建立物业监管小组，保障小区内发生问题及时解决。1.2.6协调解决小区居民之间的矛盾和纠纷。二、办公室的设立和组织架构2.1办公室的设立物业项目部为了协调各项业务工作，设有办公室，负责物业协调管理和办公事务。2.2办公室的组织架构物业项目部的办公室主要由主任、文员组成。其中，主任负责协调、领导部门工作，文员主要负责部门日常工作。三、办公管理制度3.1办公时间管理办公室工作时间为上午8:30至晚上5:30，上午及下午各休息15分钟。3.2工作纪律3.2.1严格遵守工作纪律，不迟到、早退、旷工和违规行为。3.2.2严格遵守文件报送程序，准确、及时、规范、完整地填写各类单据。3.2.3严格遵守机密工作，严格保护涉密信息。3.2.4文员与主任协作要遵守办公室工作流程，及时反馈和处理信息。3.2.5办公室设有行动记录本，要求文员每天按规定要求进行记录。3.3会议管理3.3.1在规定时间举行早会、周会及月会，会议必须准时开始。3.3.2提前十分钟到会议室进行准备，宣布议程和出示文件，做到会前和会后文件齐全，记录准确。3.3.3防止重复性问题和问题产生的原因，反馈改进建议。3.4文件管理3.4.1文件由发起人起草、审核、批准和签发，经过审核批准后方可发放。3.4.2建立行文、印制、数字化存档三级文件管理制度。3.4.3对于机密、重大的文件，需要加密，授权文件查阅、使用、存储和销毁权限。3.5岗位交接3.5.1办公室网上有班表，全员配合员工下线安排进行交接工作。3.5.2要求下班前班次人员清点办公室物品、关掉电源、灯光、门窗，门禁系统要求全员配合紧急值守等措施。四、文件和资料管理4.1文件和资料的归档和存储物业项目部对相关文件和资料进行归档和存储，建立档案室，归档文件分级管理。4.2文件的复印、扫描管理物业项目部为保障信息流通和办公效率，设立文件复印和扫描设备，实行统一管理。4.3机密文件管理机密文件属于物业项目部的资产，需要建立机密档案库，严格管理并保密。4.4资料管理和文献检索物业项目部设有资料库，收藏、整理、分类、索引、检索，提供专业知识和资料支撑，让各部门能准确、及时获取所需资料。五、考勤管理5.1考勤要求物业项目部建立日常考勤系统，严格要求员工按时上下班，履行考勤制度。5.2群众监督对于单位存在的有关违纪问题，物业项目部要积极处理，对违纪人员进行通报，同时依据情节轻重给予相应的处罚。六、安全管理6.1安全制度建设物业项目部建立安全制度，建立安全驻点制度，设置安全卫生员，同时积极开展公共安全警示等宣传工作，确保业主住户财产和人身安全。6.2突发事件处理当发生突发事件时，物业项目部应急小组应在第一时间组织开展救援工作，同时做好救援现场保安和联系相关力量等工作。6.3防范措施物业项目部应定期检查各种防范措施是否到位，采取各种手段，实行门禁制度等措施，同时做好前期英足，提高反应敏捷度。七、经费管理7.1经费管理物业项目部根据业主委员会的经费预算进项支出管理，做到严格执行制度、公开透明、有序落实。7.2预算程序物业项目部根据其各项经费支出的类别、规模、内容等因素，进行编制、审核和批准。7.3财务审计物业项目部应按照规定定期进行内部和外部的财务审