南北公司ERP管理系统以及实施

北京南北天地科技有限公司公司成立时间和定位公司规模组织机构和人员规模营业规模品牌及荣誉南北《外贸财务/业务管理系统》连续获97、98年“全国优秀软件”奖，同时获得中国信2000年中国国际软件博览会暨技术研讨会金奖2001年开始连续通过中国软件测评中心与国家质量监督检验检疫总局的产品质量国家监督2001年南北外贸浏览北京南北天地科技有限公司公司成立时间和定位公司规模组织机构和人员规模营业规模品牌及荣誉南北《外贸财务/业务管理系统》连续获97、98年“全国优秀软件”奖，同时获得中国信2000年中国国际软件博览会暨技术研讨会金奖2001年开始连续通过中国软件测评中心与国家质量监督检验检疫总局的产品质量国家监督2001年南北外贸浏览器ERP管理系统与南北进销存管理系统获得中国国际软件博览会暨技2002年南北N6ERP获2002年年度《度《中国中国计算计算机机报》报》年年度精品评选之“编辑选择奖度精品评选之“编辑选择奖。N6ERP外外贸行业贸行业版获版获中国软件中国软件评测评测中中心与《心与《中国中国计算计算机机报》颁报》颁发的发的““行业行业特色奖特色奖。南北N6ERP在中国烟草进出口集团公司（合同金额近千万）的应用案例获《中国计算机南北公司获北京信息化办公室、北京市工业经济联合会、北京软件行业协会联合推荐的首

北京南北天地科技有限公司公司及产品简介

1.公司概况

1.1

北京南北天地科技有限公司（以下称南北公司），成立于1994年5月，是一家专业从事行业企业（包括进出口贸易、工业生产、房地产、物流等行业）信息化建设的软件供应商和提供企业全面ERP系统和系统开发、实施、售后服务的专业信息化服务商。

1.2

➢公司在全国拥有员工400多人,全部员工均为大专以上学历。其中北京总公司240人(200人为开发、技术实施人员)，各地分支机构200人.北京南北天地科技有限公司浙江分公司（以下称浙江分公司）成立于2008年，现有员工15人（其中技术实施和服务人员10人）,是南北公司在浙江地区设立的全资分支机构。浙江分公司主要面向浙江省内各区域进行市场开拓，提供全面的企业管理咨询、项目实施及售后服务工作。

➢2007年全国ERP系统开发、实施、售后服务营业收入共计6000万元。

1.3

在外贸行业，南北品牌知名度、市场份额、用户忠诚度和品牌美誉度均处于第一的绝对领先位置，占据了外贸行业90%的市场。所获得荣誉有：✓息产业部软件评测中心Y2K认证。✓✓评测✓术研讨会创新奖✓✓✓报》、赛迪顾问、赛迪网等联合评选的“2002年软件产品10大优秀应用方案”.✓届北京市11家优秀信息化供应商。

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北京南北天地科技有限公司南北公司获2002年度中国电子政务IT百强企业。2003年获第39位。2002、200北京南北天地科技有限公司南北公司获2002年度中国电子政务IT百强企业。2003年获第39位。2002、2003年南北公司获首届中国电脑商500强供应商100强。2002年全面通过ISO90012000版国际质量管理体系认证2003年外贸系统被列入国家火炬计划南北N7外贸ERP系统正式由中国对外贸易合作部监制发行2006年6月,南北N7外贸ERP系统通过中国软件评测中心、中国软件国家实验室的最高级用户情况全国性典型用户：浙江地区典型用户：售后服务和技术支持

✓✓✓✓✓✓软件评测,并获得国家级产品资质证书;南北公司成为中国唯一一家获此殊荣的外贸行业软件供应商

1.4

目前，拥有全国进出口贸易行业用户4万多家。

中国华润总公司、中国纺织进出口总公司、中国通用技术集团、中国仪器进出口总公司、中国工艺品进出口总公司、中国丝绸进出口总公司、中国机械进出口总公司、中国土产畜产进出口总公司、中国技术进出口总公司、中国商品基地建设总公司、中国烟草进出口总公司、中国汽车进出口总公司、中国煤炭进出口总公司、中国工艺美术总公司、中国化工建设总公司、中国航空技术进出口总公司、中国医药对外总公司、中国长城工业总公司、中国石化国际事业公司、中国工程农业进出口总公司、中国水利电力对外公司、中国出国人员总公司、外经贸部葆祥国际服装中心、中国纺织对外经济技术合作公司等

浙江省五矿进出口(集团）公司、浙江省凯喜雅股份有限公司（外贸集团ERP）、浙江省经协集团（外贸集团ERP）、浙江东方集团轻工进出口有限公司（ERP)、浙江省国兴进出口有限公司、浙江中大技术进口有限公司、浙江华立国际发展有限公司、杭州翰都实业有限公司、诸暨德泰纺织品有限公司、浙江省久立集团（工贸集团ERP）、宁波天勤进出口有限公司（ERP）、宁波汇欣进出口有限公司（ERP)等

1.5

南北公司拥有一支经验丰富、技术实力强的售后技术队伍：在全国负责技术实施和售后服务的人员多达200人,华东地区有40人的技术支持队伍，完全可以保证项目的售后服务；在实施过程中，南北公司将自己的二次开发工具的使用方法培训给用户方,使用户将来也可以用自己的实施人员来进行系统维护和系统调整;由于技术的先进性(B/S）结构，南北可以经过授权通过远程对用户的系统进行数据访问和维护。

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北京南北天地科技有限公司模块自营出口业务子系统决策查询子系统基础信息系统报（询）价管理包含功能运查询、出口业务卷宗管理、业务进程查询、应收帐款分

北京南北天地科技有限公司模块自营出口业务子系统决策查询子系统基础信息系统报（询）价管理包含功能运查询、出口业务卷宗管理、业务进程查询、应收帐款分

2.产品部分功能列表

序号

商品管理、客户管理、样品管理、报价管理、签约管理、

采购管理、信用证管理、出口核销、出运管理、单证管1理、票据管理和资金收付、审批管理、审批授权、来款认

领管理、信用证认领管理、出口退税管理、业务终结管理

在手业务台帐、出口成交台帐、出口出运台帐、销售待出

2

析、客户往来帐分析

基础信息、组织信息、关联方管理、商品类别管理、费用3查询定义、审批链定义、打印格式定义、预警定义。

3.功能模块介绍

南北ERP系统中将相关的出口业务规集为一个出口贸易，以便于对单一业务合同进行管理。贸易可按客户、国别地区、商品或贸易性质等划分，与出口合同相关的具体业务操作,如收购合同,代理协议、外运单等内容属于同一个贸易下内容。一般而言，国际贸易是以合同为中心展开，合同执行后可分多批（外运单、外销发票）执行，因此系统引入业务树概念，即以一项贸易（业务审批单)为起点，合同为组成业务的主线，其从属业务作为其子节点，操作时层层展开。对于大宗贸易，可以分多个相对独立的合同来执行。

1.6

业务员可通过系统对客户的询价信息与供应商的报价信息进行管理，并可根据相应资料生成对外的报(询)价单，或根据商品库中的商品信息和船运公司的报价信息等自动生成报(询)价单.针对每笔报价,系统可进行成本核算以保证对外报价的严谨。(如图报价单成本核算)

报（询)价及谈判记录：以客户为主要信息,对一个商品或多个商品进行一次或多次报价还盘的记录，并提供此客户历史谈判记录,和同一商品的历史谈判价格和成交价格的查询。

成品核价：对成交的商品进行成品成本核算,客户可以根据自己的实际成品核算项目,自定义核算项，进行核算的成品核价单,可以拷贝到预算单中，减少重复录入。

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北京南北天地科技有限公司合同管理外运单管理

北京南北天地科技有限公司合同管理外运单管理

底价管理：报询价管理提供两种成交底价管理，客户可根据自身情况任选,一是底价录入功能，此功能可以按时间自定义自动提供底价报警功能,对于特殊超低(低于正常底价)提供审批功能，能做到对特殊价格特殊处理，不影响其它业务正常报价。二是自动报询底价管理.

底价录入功能:由专人负责对各项产品的底价进行控制和管理，并记录此产品历史底价,提供查询功能。

自动报询底价：提供报询价-还盘的商务谈判记录,并对历史报询价、成交价有查询功能。可以自定义设置目前成交底价，系统可自动读取历史最低成交价做底价(不含特殊价格)。

1.7

系统中合同分为准备、执行、终结和撤消四种基本状态。不同状态的变更可通过审批进行控制，从而使业务流程更加合理科学；用户还可根据自身情况设置公司的审批顺序，使业务流程更加符合公司实际管理模式。系统中不同类型合同内部的钩联关系，如出口合同对应的收购合同（或代理协议)，确保合同核算的准确。(如图代理出口合同）系统对合同常规条款的管理，适用于不同形式的合同（如合同确认书、来往函电等）。由于经营产品及经营方式的不同,使业务操作更加多样化。针对不同的合同类型和不同性质的商品,系统做出相应的处理。针对来（进）料加工合同，系统除了常规的合同管理，还填加了相应的海关手册管理、出口定单管理等内容；针对化工产品,系统增加了“易制毒化学品审批”等。针对机电产品,系统增加了“机电审”等。系统实现科学化的合同预核算管理。系统除可针对合同进行简单预算；还可对合同商品进行明细预算；甚至进一步对加工商品的原料进行料件预算。预算时业务员可根据公司内部算法自动计算“换汇成本”、“预估盈利”等内容,或可根据“换汇成本”等内容反算各种费用情况。系统独特的合同业务进程管理，方便用户时刻准确把握合同执行情况。系统可根据报价单（询价单）自动生成合同内容，或从已有的合同复制，最大程度的减少业务人员的录入工作。

1.8

系统出口业务中我们引入了外运单的概念，出口合同的实际执行可能按多笔进行的,即常说的按发票分单（批）进行。我们将每一单称作“外运单”，它对应财务上所谓的“发票”.每一外运单对应相应的一套业务单证、信用证、核销单等业务处理，所以“出口外运单”是出口业务的重要环节.（如图外运单）备货验货管理:系统可围绕每一票的商品进行备货,验货情况的管理.并可直接通过备货情况生成入库单。系统灵活、高效的单据制作，可处理各种单证，包括发票、装箱单、产地证、保险单、检验申请单、托办单、报关单以及储运商品情况等。理论上系统可包含无数种单证，但为了使系统更加简洁,系统提出一种录入界面对应多种打印格式，如提单。种类虽然很多，但内容基本一致。所以提单的录入界面只有一个，但可打印出多种格式。具体特点如下:

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北京南北天地科技有限公司商检登记商检情况登记国内料件或成品采购合同1商品入库通知单出运确认

北京南北天地科技有限公司商检登记商检情况登记国内料件或成品采购合同1商品入库通知单出运确认

软件充分利用计算机性能，使制单工作更加快速与准确。数据全程共享,任何重复数据只需要录入一次即可（从合同到外运单、从外运单到各种单证），从而保证了“单证相符、单单一致”。完全自动化,任何一种单证都是自动提取所需要的数据,自动生成。系统对数字小数点位数进行了精确特殊处理,保证明细数据和汇总数据的相符。与信用证管理的紧密结合，制单人员可从信用证中提取数据,从而保证单证数据与信用证数据的统一性。不同外运单之间的复制，最大程度的减少业务人员的录入工作。根据各公司的实际情况，用户可自行填加单证种类与单证打印格式.

1.9

发货单（出运申请）

缮制单证报关登记出库确认…….

注：实现对每一票出运商品的商检情况按需强制登记：在系统中商品管理子系统可定义商品是否商检,同时商检信息作为出运和客户成交商品记录中的历史记录,并可实现查询统计.1.10质检登记

外合同（或国外订单）国内料件或成品采购合同2

质检登记单

商品入库确认单

注：以下三种情况为订单下来时即已经指定方式：A、生产过程中多次验货B、指定第三方船检C、客户在上线前验货

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北京南北天地科技有限公司1出库确认213库存（即时）＝仓出库通库知11库存量－仓库1的出库单(出运单）；报关出库确认3退货商品入出库处理出运一张发货单北京南北天地科技有限公司1出库确认213库存（即时）＝仓出库通库知11库存量－仓库1的出库单(出运单）；报关出库确认3退货商品入出库处理出运一张发货单1后续财务处里一张出库通知单11张出出库库确认确认单11

质检登记单的登记取决于外合同或客户订单中的“质检方式”,根据不同的质检方式决定系统中数据流的流向，如生产前原料的检验应是外合同后的一个流程;自行检验和第三方检验应是入库前的一个流程.系统实现产品检验环节的信息登记不但记录了每一单批次产品的质检信息，同时这些信息通过汇总与分析可成为产品质量问题可追溯记录和产品改善研发、设计、生产、运输、包装等环节的辅助意见。商品未通过质检数量，以及质检次数等数据，同时作为供应商评价中的重要基础数据源。

1.11发货和库存管理的特殊性

注：1、系统中发货单2、总库存＝未发货库存＋滞港库存发货单实际出2库库存是通过‘出库确认单'进行最后托确认；运单

发货单仓库滞港库存(即时)＝仓库1出库数量－出库确认单出库数量；出库通知23、业务库存可通过‘出库确认单'回添‘发货单运输、'来实现投业务出库确认；4、通过对滞港库存管理调整业务出库通知3库存和实际库存相保一致。

1.12退货处理

出运退货单

滞港仓库退货商品海关手册处理仓库1

退货商品退税返回处理

注注：：出出运运退退货货处理从处理从登记“登记“退税退退税退货单货单开始查询仓，界面请参考下图库：系统通过以上页面将退货商品数据“抓取”出来，其中右下部分包含所退货商品的出口发票号、出口合同号、出库批次号、入库批次号等信息，基于如上信息管理，系统可以实现：✓实现多次发货一次（累加后）退货的管理。实现按合同上的短溢装率做出判断是否可以退货；✓可实现数据的追溯查询信息，如报关单和退税证明等相关原始数据。通过这些信息可实现对退货商品入库处理、出库处理；✓通过其中的入库批次号可以追溯该产品的原料构成，若原料中包含进口料件,系统还可以追溯进口批次和海关手册号,并为出口产品的复进口有关海关手册处理提供信息处理线索；✓通过其中出库批次号和出口发票号找到结转成本数据和退税率，实现“出口退税”返还数据精确追溯.

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1.13运后进程

系统将单据制作完成后的一系列业务操作统一称做“运后进程”，内容包括报关、结汇、核销与退税。在这一过程中，业务多为事务性处理工作，所以系统除完成单据交接外,相关人员可登记办理过程中的具体情况，从而彻底告别手工时代的“厚本”.

1.14信用证管理

信用证管理根据外贸企业的实际操作流程，内容包括催证、到证登记、到证查询、业务员认领和信用证审核。信用证条款的审核可由多人同时进行,保证信用证录入的准确性.信用证与单证的统一性（对于L/C方式的出口合同），保证单证数据与信用证数据的一致性。提供信用证多次版本维护功能，方便信用证多次“修改”更新信息功能

1.15收付款管理

系统中收付款管理流程为业务人员针对某笔业务(如采购发票、运费发票、预付发票)提出对外付款申请，经管理层审批后由财务人员对外付款。真正的流程化设计，确保付款的科学性