的整理与保管

第八章档案的整理与保管

了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及档案库管理的有关内容。理解全宗、案卷目录的含义、档号的含义，全宗案的含义。掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号、编目的方法，档案代理卡和档案存放位置索引的编制方法等。熟悉档案整理和档案保管工作的主要内容，档案整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内的档案进行分类、编号和排列。42513第一节档案的整理第二节档案的排架与编目第三节档案保管第一节档案的整理

一、档案整理工作的内容

二、档案整理工作的原那么三、机关档案室档案整理的内容和方法一、档案整理工作的内容归档文件的排列方法档案整理工作的内容归档文件的整理主要有文书部门和文秘人员来承担。二、档案整理工作的原那么档案整理工作的原那么主要包括三方面的内容:

便于保管和利用三、机关档案室档案整理的内容和方法〔一〕编制档案分类方案档案分类方案又叫档案分类大纲，是进行档案整理的一个依据和前提，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。档案分类方案的具体内容Ａ.综合类；政策、法规会议方案、统计外事城建档案工作某市城建档案馆的分类方案是这样的；B.城市勘测类；工程地质水文地质控制测量地形测量摄影测量地图宝能集团档案分类方案一、编制说明1、本方案依据?中国档案分类法?、?工业企业档案分类规那么?并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。2、分类号码的组号采用字母—数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。3、本方案适用于宝能投资集团各部门及所属二级公司的档案分类。二、分类方案大类说明A类—行政管理类；B类—人力资源管理、企业文化类；C类—财务及审计类；D类——法律事务类；E类——工程工程类；F类——物流管理类；G类——实物管理类宝能集团档案分类方案一、编制说明1、本方案依据?中国档案分类法?、?工业企业档案分类规那么?并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。2、分类号码的组号采用字母—数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。3、本方案适用于宝能投资集团各部门及所属二级公司的档案分类。二、分类方案大类说明A类—行政管理类；B类—人力资源管理、企业文化类；C类—财务及审计类；D类——法律事务类；E类——工程工程类；F类——物流管理类；G类——实物管理类A类—行政管理类：包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁合同。B类—人力资源管理、企业文化类：包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩办等人力资源管理工作的方案、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及文章等材料。

1.档案分类方案的作用

〔一〕编制档案分类方案2.编制档案分类方案的要求〔二〕全宗内档案的分类档案分类就是把档案按一定的标准划分为假设干类别，使其进一步条理化、秩序化。这是在档案管理过程中形成的行之有效的方法。按照国家档案局颁发的中华人民共和国行业标准?归档文件整理规那么〔ＤＡ／Ｔ22—200〕?〔下称?规那么?，参见附录〕的有关规定，我们主要介绍常用的几种分类方法。1.档案常用分类方法

〔1〕年度分类法年度分类法就是按照档案文件形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类别。

使用年度分类法有以下五点需要注意的问题〔2〕组织机构〔问题〕分类法组织机构分类法就是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。

问题分类法就是按照文件内容所说明的问题进行分类，每一问题为一类别。〔3〕保管期限分类法工作人员把文书档案分类保管期限分类法就是根据划定的同保管期对档案文件进行分类。这种方法，可将不同价值的文件从实体上区分开来，从而有针对性地采取保护措施，为库房管理、档案移交馆和到期鉴定提供了便利条件。在实际工作中，单纯采用一种分类法的情况是比较少见的，通常是选用几个级次，将几种分类法结合起来使用，这种划分方法就叫做复式分类法。按?规那么?提出的年度、机构〔问题〕、保管期限三种分类方法，可以组合成七种方式分类法。2.复式分类法

文书档案分类法〔1〕保管期限-年度-组织机构分类法这种方法是指先按保管期限进行类，然后在每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构进行分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位，现行机关常采用这种分类法。〔2〕保管期限-年度-问题分类法这种方法是指先按保管期限分类，然后在每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种方法适用于不宜按机构分类的机关。

永久；2003年党委办公室校长办公室……

……2004年党委办公室校长办公室……

……

长期；2003年党委办公室校长办公室……

……2004年党委办公室校长办公室……

……

短期；2003年党委办公室校长办公室……

……2004年党委办公室校长办公室……

……某高校全宗分类的情况某公司全宗分类的情况永久；2005年党群类行政类…………2006年党群类行政类…………长期；2005年党群类行政类…………2006年党群类行政类…………短期；2005年党群类行政类…………2006年党群类行政类…………某公司全宗分类的情况某立档单位全宗分类的情况一、档案编号与排架

二、文件与案卷目录的编制三、编制档号

第二节档案的排架与编目

档案编号就是对已整理好的档案编写序号，档案排架就是把档案按一定的次序进行排列。一、档案编号与排架

1.归档文件的排列。归档文件的排列是指在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。〔一〕检查归档文件的排列、编号

2.归档文件的编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档章。机关档案室在接收到文书部门移交的档案以后，在没有上架之前应按上述要求仔细检查装盒的文件排列是否合理，对不合要求的要进行调整。

全宗是指一个具有会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。〔二〕全宗编号与排列开平市档案局全宗排列顺序表开平市档案局全宗排列顺序表

1.案盒排列。案盒排列就是将各案盒按一定的顺序排放在一起，并将这种顺序固定下来。〔三〕案盒的排列与编号

案盒排列的方法主要有：按保管期限—时间顺序排列，即内容有密切联系的案盒排在一起，形成时间早的案盒排在前面依次类推。按保管期限—重要程度排列，即保管期限相同的案盒排在一起，重要的排在前面，依次类推。方案生育内容的案盒可按2000年度-2001年-20022年度……依次排列。长期保管的案盒，可按上级-本级-同级-下级进行排列。人事档案等专门案卷一般按姓氏笔画或拼音字母等逻辑顺序排列。人事档案方案生育内容的案卷

2.案盒编号。案盒编号就是给每个案盒编一个固定的代码。

案盒编号的方法是用阿拉伯数字按案盒排列的顺序依次编写。排在最前面的案盒是1号盒，排在第二位的是2号盒，依次类推。

案盒编号的方式有两种，一种是统编，即一个全宗所有的案盒只编一个从1号盒开始的号序系统；一种是分编，即按全宗内所分类别〔年度、保管期限〕分别编从2号盒开始的号序系统。二、文件与案盒目录的编制

〔一〕汇编归档文件目录归档文件目录应一式二份，除一份放到档案盒里面备存外，另外一份就是最后装上封面集中成册，起到方便检索的作用。

档案经过分类、装盒、排列、以后，为固定案盒的位置，知晓每一案盒内的文件内容应该编制案盒目录。1.案盒目录的作用

〔二〕编制案盒目录2.案盒目录的编制方法3.案盒目录的结构与内容案盒目录应一式三份，一份存档，一份备用，一份随档移交。案盒目录由五局部组成。以封面和案盒目录表为主体。三、编制档号

档号是档案馆〔室〕在整理和管理档案的过程中，对档案的编号，也就是全宗号、案盒目录号、案盒号、盒内文件所在页号或件号的合称，常简称为全宗号、目录号、盒号、页号或件号。档号是档案实体最根本的秩序号，是档案整理成果的一种客观记录，反映了分类与排列的次序。〔一〕档号的结构中国科学院院属档案管理信息系统〔二〕档号的编写要求二、档案保管的物质条件

一、档案保管的重要性三、档案的库房管理

第三节档案保管一、档案保管的重要性档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备，主要有以下几种：〔一〕档案库房档案库房即存放档案的建筑物。二、档案保管的物质条件

档案库房有条件的档案馆〔室〕应设有资料库，收集和保存与档案有关的图书资料，以补充档案充分提供利用的需要。〔二〕资料库装具指存放档案的档案箱、档案柜、档案架。档案装具应巩固耐用，密封良好，存取方便，并有利于防水、防火，因此最好用金属材料制成。〔三〕装具档案架档案柜档案箱〔四〕案盒案盒的外形尺寸为310ｍｍ×220ｍｍ〔长×宽〕，厚度分别为20ｍｍ、30ｍｍ、40ｍｍ三种〔根据?规那么?规定〕。案盒须有绳带等扣紧装置。技术设备指的是那些具有“固定资产〞性质的机械、仪器、仪表、器具等设备。报警器消毒灭菌设备灭火器加湿器闭路电视监控空调〔五〕技术设备这里的消耗品指的是易耗低值物品，如枯燥剂、防虫剂、各种管理性办公用品等。防虫剂干燥剂〔六〕消耗品〔一〕进出库制度和“八防〞措施1.进出库制度。库房是保管档案的重要场所，因此必须有严格的进出库制度。三、档案的库房管理

2.“八防〞措施

山东淄川盗窃档案

收废品时看到附近破产企业的留守人员较少，竟乘虚而入盗窃企业财务、文书档案变卖，跑进企业“捡破烂〞的王某被淄川警方依法治安拘留。2003年8月25日，昆仑派出所接警：辖区内一破产企业的档案室被盗，自1996年建厂以来的财务档案和文书档案全部被洗劫一空。民警对现场进行详细勘查后，立即对周边地区展开了排查，最后在一废品收购站内发现了已被变卖的18编织袋档案。变卖人是从平邑县来淄川收废品的王某26日7:00许，民警将王某当场抓获。原来，王某在收购废旧物品期间，发现该破产企业留守人员较少，遂于25日7:00许，乘人不备撬门破锁进入档案室，分几次把所有档案装进编织袋，当废纸变卖了现金300元。目前，淄川公安分局依法对王某治安拘留10日。水淹纸质档案的抢救方法

水淹后的档案需要得到迅速而准确的抢救，目的是防止档案继续受损。纸质档案如不及时抢救，会使纸张机械强度下降，并易滋生霉菌，在霉菌代谢物作用下，纸张酸度增加，甚至粘连成“砖〞。应根据具体受灾情况，选用适当的抢救方法。

1、去污泥处理法

由于水淹档案上往往带有泥沙、污物等，需用软毛刷蘸以洁净的清水清洗。(1)针对泥沙处小心清洗，防止因过多的蘸水和清洗导致纸张起皱变形；(2)对染有颜色、油污类等污染物的档案，需单独处理并分开放置，防止污染相临档案；(3)将去污处理后的档案展平放置于塑料筐内，待进一步减湿枯燥处理。2、减湿枯燥法

去湿机枯燥法是为水浸档案创造一个持续低湿的环境并适当增加环境温度，使档案中的水分迅速蒸发以到达去湿枯燥的目的。

选用木架摆放档案。将档案展平放置，为了加快枯燥，可在木架上先铺上吸水纸，并在档案内夹入吸水纸用于吸收纸张中的水分，然后开启去湿机除湿，当被淹没档案纸张含水量降至手感稍潮时，进行压平处理。在平展状态下枯燥至正常含水量。这种方法速度快，操作方便，室内温度、湿度条件可控，档案不易起皱变形，非常适用于珍贵档案文献的抢救，为了确保减湿枯燥的工作的顺利进行，要求工作间密闭条件好，配备足够的去湿机。3、自然凉干法

此法适用于受灾程度较轻的档案。

准备软毛刷、排笔、毛毡、吸水纸等材料，将档案沥去明水，放在通风条件好的房间内展平放置；或采用吸水纸反复撤潮，尽量去除明水。在自然凉干过程中，每天定时翻动两次以上。此法枯燥速度很慢，假设档案受灾严重，含水量过高，不宜采用。

水淹后档案由于含水量过高，容易生霉。因此灾后抢救过程中要严密监测工作间温湿度及档案的含水情况，以便及时采取措施。

档案工作者应牢固树立防灾意识，尤其是易发生洪涝灾害的地区，要实行专人负责，与气象部门保持密切联系，及时了解当的天气预测情况及汛情通报，以便制订有效的应急反响方案，力争把突然性灾害造成的损失控制在最低程度。

摘自?中国档案报?2