企业文件管理制度

企业文件管理制度

文件管理制度1.目的此制度的目的是对各类文件，特别是厂内制定的有关文件实施控制，确保文件的格式规范、美观，内容适用、有效，且能在使用场所得到识别，同时防止作废和失效文件的非预期使用。2.适用范围本办法适用于厂级作业文件（包括各类管理制度、规定、办法）、厂发的红头文件（包括党、工、团文件，行政方面的通知）、图纸、外来文件和质量记录。3.引用文件本文件发布时，所引用的文件均为有效版本，所有文件均会被修订，使用本文件的各单位应使用下列文件的最新有效版本。3.1CX.04.01-2010《文件控制管理程序》。4.定义本文件采用GB/T19000-2008《质量管理体系基础和术语》中的定义。5.职责5.1厂级领导根据岗位职责分工审批和签发相应文件。5.2管理科是文件的主管部门。负责外来文件的接收、编目、发放、回收和存档；负责厂内所有文件的打印、发放、回收、存档、文件日常管理及监督检查。5.3技术室负责作业文件、质量记录的格式审查和编码。5.4各管理科室负责职责范围内文件的编写、适用性和有效性的审查以及文件内容的培训。5.5文件使用部门和人员负责按规定使用、保管和归还文件，不得使用失效或作废文件。6.内容及要求6.1文件编写要求6.1.1文件编写的原则遵循“最简单，最实际的方式”编制，一切规定都应保证在具体工作中能完全做到并便于检查；准确、简洁地表达，避免任何可能引起的歧义；对任何一项活动只能规定唯一的程序；处理好各种接口，避免职责不清；与有关标准、规范相互协调；应严格按“术语规定”使用术语，并尽量使用术语。第一次使用缩略语时，应给出完整的词，如：“QA(质量保证人员)”；“QC（质量控制人员）”；单位一律采用国家颁布的法定计量单位，但约定俗成的除外。6.1.2作业文件a)版面：统一采用A4纸；封面格式：见附录一；修改履历格式：见附录二（各种规程必须有修改履历，其它作业文件根据实际情况决定）。b)文件的装订顺序应该是：封面、修改履历、正文首页、正文其它页和附录。c)正文首页的格式请参考附录三，包括文件名称、文件内容和页码。d)其他正文页的格式请参考附录四，包括文件编码、文件内容和页数/总页数。e)文件编码方法为CXZY.XXX-XXXX，其中ZY代表“作业”两字的汉语拼音字头，CX代表长信轧钢有限公司，XXX代表该单位编写的文件数序号（三位），XXXX代表该文件的编写年号（四位）。作业文件编码由技术室统一确定。f)文件条款项号用阿拉伯数字多级编号，以4位数字为限，若有更具体的要求，则用小写英文字母作为区别。例如本作业文件格式。g)文件编排次序应该包括目的、适用范围、引用文件、定义、职责、内容及要求和附录。其中引用文件名称之前必须加入下列一段话：“本文件发布时，所引用文件均为有效版本，所有文件均会被修订，使用本文件的各单位应使用下列文件的最新有效版本。”示例见附录三。附录是与文件内容相关的，在文件正文中不便描述的附件，需要时应当提供。附加说明应当附在文件内容结束线之下，说明该文件的起草人、审核人（参与审核的单位及审核人员）和批准人。6.1.3红头文件、通知、通报应当统一使用专用的文件头。各系统的红头文件及通报的序列号应当按年统一编号，红头文的序列号用仿宋三号字体，通报的序列号用宋体小四号字体。所有红头文件及各类通知、制度下发时必须有主管领导签发意见。D）所有通知和制度的大标题应使用宋体二号字体，小标题使用黑体四号字体，正文使用宋体四号字体，主题词统一使用黑体四号字体，拟稿、校对和打印使用宋体四号字体。红头文件的第5页共15页。文件管理制度CXZY.013-2016第4页共12页的文件大标题应使用宋体二号字体，小标题使用黑体三号字体，正文和签发人使用仿宋体三号字体，签发人的姓名使用楷体三号字体，主题词使用黑体三号字体，主题词内容使用宋体三号字体，拟稿、校对的科室和印发日期使用仿宋体三号字体，纸张统一使用A4纸。E）所有需要打印的文字材料必须统一使用Word，表格统一使用Word或Excel。G）除红头文件外，所有文字性材料应使用25mm的纸上白边和20mm的纸下白边；用纸订口（左白边）30mm，右白边20mm。H）除红头文件首页外，所有的文字材料必须插入页码。（页码格式X/X）I）公文如有附件，需在正文下一行左空2字使用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的文字号并在其后标识附件（或带序号）。J）成文时间应使用汉字年、月、日标全，“零”写成“O”；成文时间以最后成文时间为准。K）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应距正文2mm～4mm端正、居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章主办单位印章在前，每排最多排3个印章，均居中排布，印章之间互相不相交或相切；在最后一排印章之下右空头2字标识成文时间。（具体格式见附录五、六）6.1.4质量记录各单位使用的记录表格由使用单位负责编制，技术室负责编码及审查，主管领导批准，办公室负责印刷和使用量控制。6.1.5图纸A）制图应严格按照机械制图要求进行绘制。B）图纸尺寸、公差以及标记栏、明细栏、标题栏标准应统一执行国家颁布的现行标准。C）图纸编号应由设备管理科按工艺、设备、电气分类统一编制。6.2文件的审批6.2.1作业文件一般由主管领导审查、经理批准。规程由公司主管部门审核，公司主管领导批准。6.2.2红头文件、通报等由经理长批准、签发。6.2.3技术室审核质量记录，主管厂长批准。6.2.4助理工程师以上任职资格人员应审核图纸。6.3文件的标识和发放本厂使用的作业文件必须由技术室编制受控号，加盖厂公章，并根据需要发放。其他文件则可参照质量体系文件执行。6.4文件的更改回收6.4.1当文件需要修改或回收时，办公室将下发通知，有关单位或个人应按时将文件交回办公室，并办理文件更改、回收手续。6.4.2质量记录的格式根据需要随时进行修改或更换，变更时应由技术室审核，主管领导批准后执行。6.4.3图纸修改时，改图人必须在修改记录上签字，注明修改内容和日期，并经主管领导批准后方可修改。图纸修改后，旧图应报废，并保持相关记录。6.5文件的日常管理6.5.1各管理科室编制的各种文件必须到办公室进行登记，由办公室进行发放，并保存发放记录。6.5.2领用文件时，应办理领用手续。6.5.3当文件破损严重，影响使用时，文件使用人员应到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号，办公室负责将破损的文件销毁并记录。6.5.4当文件丢失后，应办理申请补领手续，在领用申请表中做出说明。办公室再补发文件，不得借用他人文件复印。6.5.5复印文件应进行有效控制，给予编号、盖章、登记，现场不允许使用无编号的复印件。6.5.6需要借阅文件时，可到技术室办理借阅手续，原版文件不予外借。涉及本厂机密的文件，如财务、成本等，未经经理签字一律不准借阅和查阅。6.5.7办公室应检查有关在用文件的有效性，核查有关持有者手中的文件，发现问题及时纠正。6.5.8质量记录要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如因笔误或计算错误需要修改原内容时，应先在需修改处划二直线，在其上方写上更改后的内容，并由更改人加盖印章认可。6.5.9质量记录的使用单位根据需要按月进行收集、装订，每册质量记录的封面应标明记录的名称、收集时间间隔和装订时间，然后送至技术室进行审查。审查后由技术室保管或归档。6.5.10归档图纸必须有设计、制图、描图、校对、审核人员签字，方可归档。6.6外来文件的控制：删除该段落，因为在原始文本中存在格式错误，无法确定其意义。签发单位：XXX文件名称：文件管理制度主题词：文件管理科目：XXXX科印发日期：XXXX年X月X日附录六：通报名称通字（2002）号本文件共12页，其中第13页至第15页为空白页。正文：本文件旨在规范公司文件的管理流程，保证文件的安全性和完整性，提高工作效率和质量。在文件的起草、审核、