文件管理程序-SA8000体系

文件管理程序-SA8000体系目的

为了对体系文件的编制、审批、发放、修改、保管进行有效控制，使文件内容符合标准及法律法规的要求，使体系运行使用当前有效版本，特制定本程序。适用范围

与公司管理体系运作有关的文件（包括外来文件）控制。职责总经理负责管理体系手册文件、程序文件的批准、实施。管理者代表负责组织文件编制委员会成员，对手册与程序文件制订与审核。健康与安全代表负责健康与安全方面的程序文件、规章制度的审批。各部门经理级以上负责人批准本部门作业文件，指定部门相关人员编制及保管文件。文控中心负责文件分发、回收、销毁及文件正本保存。作业程序文件编制管理体系作业需要时,各部门依以下规定编制相应文件。管理体系手册由文件编制委员会成员拟定；程序文件、管理制度等文件由相关部门负责编写；记录表单由相应的文件编写人员编制。文件编制格式，第一阶：管理体系手册，文件代号；第二阶：运作程序文件，文件代号；第三阶：制度性文件，文件代号I；第四阶：记录表格，文件代号。文件编码方法

公司所有的有效文件(包括表格),都由文控中心统一编号。编号原则如下：公司质量手册用唯一编号：二阶文件（程序文件）的编号：(公司代号)(程序文件代号)(顺序号：01－99)三阶文件的编号：(三阶文件代号)(制度代号)(顺序号：01－99)四阶文件（表格）的编号：

(表格代号)(表格代码)(顺序号：01－99)(版本/修订号)外部文件编号以其原有编号为准，如无编号，则由文控中心进行编号。

(公司代号)(外部文件代码)(顺序号：001－099)(版本文件版本及修订号文件版本即文件发行状况代号，以英文字母A-Z表示；正文内容版本别以A-Z加一位数字表示，如A/0,A/1,前一码代表整份文件的版别，后一码代表文件中各页的版次。文件管理程序-SA8000体系全文共3页，当前为第1页。文件内容某页发生更改、修订时，要在版本别上反映，每修订一次，后一码加1，如A/0变为A/1，A/1变为A/2。文件管理程序-SA8000体系全文共3页，当前为第1页。文件更改次数超过5次或内容有大的变更时，要更换文件版本，如A→B，同时第一页修订号回复到0.文件变更内容应在文件《文件制/修订记录》页中简述，提示作业人员变更作业方式。外部受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。内部受控文件分发由文控中心统一编号，分发号以01－99顺序编号，原稿文件编为00文件审批文件拟定后，管理手册及程序文件由管理者代表组织文件会审，质量手册经会审后，由总经理批准后实施；程序文件经会审后，由总经理批准后实施；健康与安全方面的制度文件由健康与安全代表负责的审批。文件所属表单由文件审批人员审批。外来文件统一由文控中心接收后，对口的职能部门经理审批。文件登录与分发文控中心接收审批后的文件，检查文件格式及书写是否正确，无误则将文件登记于《文件总清单》。受控文件分发时，文控中心依核准的分发名单复印相应数量副本，各部门接收文件时应于《受控文件收发控制表》中签收。国家或国际标准、客户产品规格等外来文件，经审批后由文控中心登记编号。文件需发放到公司外部时，由相关部门申请，经总经理或授权人员批准后由文控中心发放。文件因破损、缺页等不能使用或丢失时，各部门不得自行复印文件，经管理者代表批准后，由文控中心补发或换取新文件（文件以旧换新时，必须将旧版文件缴回）。文件更改如文件不符合实际情况时，相关人员说明更改理由并由文件审批人员批准。文件更改批准后，应由原文件编写人员实施更改，更改后的文件须再审批。文控中心保存文件更改记录，并将更改后的文件按规定重新发放。文件修订超过5次或大幅度更改时，由管理者代表决定重新换版，文控中心更新文件登录版本。外来受控文件更改可换版时，对口职能部门追踪并识别其修订内容。但公司不负责文件修订，仅作版本状态的登录及新版本取得后之更新。文件回收受控文件如更改或换版时，文控中心应回收所有过时无效之旧版文件。对发放至公司外部的受控文件，如不便回收时，应及时通知文件持有者作废处理。回收后的旧版文件由文控中心统一销毁。文件管理文件正本统一由文控中心归档保存，除更改以外不得使用。文件管理程序-SA8000体系全文共3页，当前为第2页。各部门应指定文员或专人管理各类文件，确保文件处于可随时调阅状态。文件管理程序-SA8000体系全文共3页，当前为第2页。文件使用者不得在受控文件上乱涂、乱画及拆页使用，确保文件清晰完整。相关人员须借阅文件时，应经文件所在部门主管同意后方可借阅，并于限定