付款管理制度

付款管理制度

公司图标DocRev.:APageNo.1of7山东岩海建设资源有限公司Doc.No.:Title:PreparedBY/拟制人/日期:ReviewedBY/审核人/日期:付款管理制度ApprovedBY/批准人/日期:付款管理制度1.0目的本制度的目的是为了明确公司的付款流程，规范公司的付款管理。2.0范围本制度适用于有采购订单或有购买合同、费用支付类合同等应付账款的管理。3.0权责3.1采购部门经理必须对采购订单进行审核。审核的内容包括：是否有财务经理、总经理助理、采购经理审批签字；该订单的付款方式，该物料的进价等。付款方式分为预付、现付（货到付款）、月结三种（月结的供应商由采购部门与对方签定月结合同）月结的时间具体参照合同。付款方式为预付或现付的订单需财务经理、总经理助理特别核准，并报财务部备案。凡未经总经理助理核准预付、现付方式的订单一律采用月结货款的方式。3.2所有采购物料报价单必须由采购经理审核、财务经理及总经理助理审批。凡未经采购经理审核、财务经理及总经理助理审批的报价单而购进的物料，财务部门有权进行拒付货款。采购部门应将审批后的报价单报财务部门备案，作为财务部门付款的依据。3.3仓库收货必须以采购订单为依据，超过订单数量送货（备品除外）或未到交货期的送仓库一律不予接受；财务一律不予付款。物料入库单必须有品管部、仓库主管签字确认方能生效。财务在支付货款时，必须凭采购订单、报价单、物料入库单、供货商提供的送货单及发票五单齐全才能付款，缺其中一单，财务部门有权进行拒付。3.4仓库管理员必须妥善保管物料入库单，凡属月结的物料入库单，必须当天录入系统，次日交财务部门入帐；凡属现付的物料入库单，必须当时交财务部门便于结算。每张物料入库单必须附有对应的送货单。3.5当月送货经品管部检验品质不良，品管部判定退货的物料必须当月退货，或将物料存放退货区，同时填制退货单。退货单一式四联，仓库一联；品管部一联；财务部一联；供应商一联。交财务部门的一联次日上交财务部门。退货单上必须有品管部及仓库主管签字确认，并请注明退货原因，同时附上品质报告。管理制度在财务部门结算时，各部门必须按照规定的时间将所需单据（采购订单、报价单、送货单、物料入库单、购货发票、如产生退货另需退货单）按供应商整理归集后送至财务部。具体规定如下：采购订单、报价单由采购部整理归集后送至财务部；物料入库单、退货单、送货单由仓库管理员整理归集后送至财务部；购货发票由财务采购部直接向供货商索取。预付款或现付款的物料应在审批后的当日将以上单据交财务部；属于月结的单据，应于购进物料的次日将以上单据交财务部，以便财务部门根据当月的物料采购情况作出资金安排。有关合同的签定必须经过律师的鉴定，经采购经理签字、总经理助理审批后，将合同正本报财务部备案，作为财务部门结算时的依据。如无购货合同的供应商，财务部有权拒绝付款。在特殊情况下，如果供应商要求在合同约定的付款日之前支付货款，需要财务经理及总经理助理的批准。对账是公司财务部门的重要工作之一。每月20号为卡账时间，凡属月结的供应商须在每月21号至25号之间，根据公司的送货回单编制对账单送至公司。财务部门会核对各部门提供的有关单据，确认物料数量、单价无误后，在次月的1至10号回签供方的对账单。对账确认无误后，供方应根据此金额、数量开具上月20日之前的全部送货发票，送至公司财务部。对账过程中如发现公司的帐务与供方有误差，财务部门应通知对方携带公司仓库管理员开出的入库单第二联（送货联）、送货单留底联前来公司与财务进行对账。对账过程中如发现是公司的单据传递环节失误而造单据遗失，应由公司负责补齐单据；如果是供方的失误，造成帐务不符，公司概不负责，一律以公司的帐务为准。付款管理制度是公司财务部门的重要工作之一。在财务部门确认对账无误后，应根据发票金额按时支付供应商货款。如遇特殊情况，供应商要求提前支付货款，需要财务经理及总经理助理的批准。合同的备案价值应该是固定的。在确认合同和订单后，需要对其进行核准并签字，然后通过传真将订单发送给供应商，并约定送货期。采购经理签字的订单需要交给财务和仓库各一份。仓库根据订单数量收货，品管部门则需要检验收到的物品。各部门付款的单据（已批核订单采购申请单、入库单、送货单、退货单）需要收集起来。仓管部门将检验合格的物料按照收货数量填制物料入库单（退货单）。最后，付款需要经过审批，可以通过网银支付、支付承兑汇票或现金的方式完成。修改后的合约需要交给总经理助理审批，同时需要向律师提出建议或修改意见。拟定合同或向供应商索取合约版本。财务部门需要按照合同订立的付款方式和付款金额，以及合同完成状况和验收单据提出付款申请。将原件交财务一份备案。总经理和董事长需要对付款进行审批，然后将修改后的合同呈报批准并正式签订。在月结时，供应商需要在次月1-10日与公司对账，确认开票金额并索要发票。每月25-30日，根据物料验收单编制对账单。财务部门需要按月将付款凭证及付款单据装订成册保管备查。按照审批预计付款表，填写付款单，并安排付款。签收发票、整理归集付款单据、配比发票，入账。根据仓库及品管部的单据核对物料数量；根据已审批采购订单或报价单核对单价；并审查是否有采购经理及总经理助理审批签字。每月25日-30日，总经理和董事长需要上报预计付款。请书后，采购部门开始订货合同并填写预付款申请书。一旦收到物料需求计划，他们会下达采购订单。在此过程中，采购经理必须签署合同并将其提交给总经理助理进行审批。同时，他们还需要将订货合同原价提交给财务部门签署。财务部门需要依据总经理助理审批签字的预付款、现付款订单、报价单以及入库单和送货单购货发票付款。他们还需要按月装订成册并保管备案备查的付款凭证和付款单据。此外，他们还需要备案购货合同原件一份。总经理和董事长会批准采购合同、报价单以及预付款和现付款申请书。之后，