会展项目的实施和控制课件

第五章会展项目的实施和控制一、学习目的和要求本章主要介绍如何在会展项目实施过程中对会展项目实施控制。掌握项目控制的基本理论、特点、目标和控制系统的设计，理解会展项目控制所需要的各种信息分类及管理信息系统的建立，会展项目的变更和调整。二、课程内容第一节控制及控制目标第二节项目跟踪和信息系统第三节控制系统的设计第四节会展项目的调整第一节控制及控制目标第一节控制及控制目标????一、项目控制概述二、项目控制的基本理论三、项目控制特点四、项目控制目标一、项目控制概述?项目控制是对项目目标及其控制对象和控制方法的总称。?在项目的实施过程中，由于种种不确定性因素的干扰，使得项目实施必然会偏离预先设定的计划轨道。为了保证项目成功和各项目标的实现，有必要对这种偏离采取必要的、有针对性的措施加以纠正，此过程即为项目的控制过程。?项目控制过程将贯穿于项目的整个实施阶段?项目控制是一个动态的过程?项目控制的基本方法是将跟踪到的项目计划执行信息同原计划相比，寻找偏差；仔细分析偏差产生的原因，并对未来发展趋势进行分析；最后采取针对性的纠偏措施。?项目控制要根据具体情况使用适当方法，应对项目进度进行持续的监测，注重采取预防性控制手段。二、项目控制的基本理论?项目实施是一个动态的复杂系统，为实施项目目标，参与项目建设的有关各方必须在系统控制理论指导下，围绕项目的时间、质量、和成本，对项目的实施状态进行周密的、全面的监控。?在项目控制中主要运用下述基本控制理论：?1.控制是一定主体为实现一定的目标而采取的一种行为。?2.控制是按事先拟定的标准和计划进行的。?3.控制的方法是检查、分析、监督、引导和纠正。?4.控制是对被控制系统而言的。?5.控制是动态的。?6.提倡主动控制，即在偏离发生之前预先分析偏离的可能性，采取预防措施，防止发生偏离。?7.控制是一个大系统，包括组织、程序、手段、措施、目标和信息等若干个分系统。三、项目控制特点?具有过程的特点。为了达到项目目标，管理人员对项目行为状态进行全面控制，由于项目建设程序具有明显的阶段性，使项目控制具有过程控制的特点?项目控制具有多目标控制的特点。项目控制包含有投资控制目标、进度控制目标、质量控制目标、投资成本、进度和质量彼此之间存在密切的内在联系，将直接或间接地影响着项目控制的复杂性?项目控制具有一定的相对性特点。由于项目建设的复杂性，影响项目目标的诸多因素又具有复杂的可变性或不确定性，对项目建设目标的控制难以达到最优控制的境界，建设目标的规划值与实际值之间必然会存在着一定的偏差。项目控制的目的是使实际达到的目标值与规划值得偏差在允许范围内。四、项目控制目标?1.项目的成本控制?项目成本控制是指项目组织为保证在变化的条件下实现其预算成本，按照事先拟定的计划和标准，通过采用各种方法，对项目实施过程中发生的各种实际成本与计划成本进行对比、检查、监督、引导和纠正，尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内的管理过程。?有效成本控制的关键是经常及时地分析成本绩效，尽早发现成本差异和成本执行的无效率，以便在情况变坏之前能够及时采取纠正措施。?成本控制的内容包括：?1.识别可能引起项目成本基准计划发生变动的因素，并对这些因素施加影响，以使变化朝着有利的方向发展。?2.以工作包为单位，监督成本的实施情况，发现实际成本与预算成本之间的偏差，查找出产生偏差的原因，做好实际成本的分析评估工作。?3.对发生成本偏差的工作包实施管理，有针对性地采取纠正措施，必要时可以根据实际情况对项目成本基准计划进行适当的调整和修改，同时要确保所有的有关变更都准确的记录在成本基准计划中。?4.将核准的成本变更和调整后的成本基准计划通知项目的相关人员。?5.防止不正确的、不合适的或未授权的项目变动所发生的费用被列入项目的成本预算。?6.进行成本控制的同时，应该与项目范围变更、进度计划变更、质量控制等紧密结合，防止因单纯控制成本而引起项目范围、进度和质量方面的问题，甚至出现无法接受的风险。?2.项目的进度控制?项目进度控制是指对项目各建设阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施。?进度控制在项目实施中与质量控制、成本控制相互影响、互相依存、互相制约。?项目进度控制的重点是对施工阶段进行进度控制，主要包括事前、事中、事后进度控制。?事前进度控制是指项目正式施工前的进度控制，具体任务是编制施工阶段进度控制工作细则，编制或审核施工总进度计划，审查单位工程施工进度计划，进度计划系统的综合，编制年度、季度、月度工程进度计划。?事中进度控制是指项目施工过程中进行的进度控制，只是施工进度计划能否付诸实现的关键过程。进度控制人员一旦发现实际进度与目标偏离，必须及时采取措施来纠正这种偏差。?事后进度控制是指完成整个施工任务后进行的进度控制工作，具体内容是及时组织验收工作，处理工作索赔，整理工程进度资料，将工程进度资料归类、编目和建档，根据实施施工进度，及时修改和调整验收阶段进度计划及监理工作计划，以保证下一阶段工作的顺利开展。?3.项目的质量控制?项目质量控制是指为满足项目的质量要求（如适用性、可靠性、安全性等）而采取的作业技术和活动，确定控制对象，规定控制标准，制定具体的控制方法，明确所采用的检验方法，说明实际与标准之间产生差异的原因，为解决差异而采取的行动等。?项目质量的形成是伴随着项目实施过程而形成的，因此项目质量控制的对象就是项目的实施过程。?项目的不同阶段对其质量起着不同的作用，有着不同的影响，所以其质量控制的重点也不尽相同。?项目决策阶段、项目设计阶段、项目实施阶段、项目最终完成后?项目决策阶段是影响项目质量的关键阶段，其可行性研究直接影响项目的决策质量和设计质量，所以应进行方案比较，提出对项目质量的总体要求，使项目的质量要求和标准符合项目所有者的意图，并与项目的其他目标相协调，与项目环境相协调。在项目决策过程中，项目决策的结果应能充分反映项目所有者对质量的要求和意愿，在决策过程中，还应充分考虑项目费用、时间、质量等目标之间的对立统一关系，确定项目应达到的质量目标和水平。?项目设计阶段是影响项目质量的决定性环节，没有高质量的设计就没有高质量的项目。在项目设计过程中，应针对项目特点，根据决策阶段已确定的质量目标和水平，使其具体化。项目设计阶段所实现的质量是一种适合性质量，即通过设计，应使项目质量适应使用的要求，以实现项目的使用价值和功能；应使项目质量适应项目环境的要求，使项目在其生命周期内安全可靠；应使项目质量适应业主的要求，使业主满意。?项目实施是项目形成的重要阶段，是项目质量控制的重点。项目实施阶段所实现的质量是一个符合性质量，即实施阶段所形成的质量应符合设计要求。项目实施阶段是一个从输入转化为输出的系统过程。项目实施阶段的质量控制，也是一个从对投入品的质量控制开始，到对产出品的质量控制为止的系统控制过程。根据项目实施的不同时间阶段，可以将项目实施阶段的质量控制分为事前控制、事中控制和事后控制。事前质量控制是指在项目实施前所进行的质量控制，其控制的重点是做好项目实施的准备工作，且该项工作应贯穿于项目实施全过程。其主要工作内容包括技术准备、物质准备、组织准备和现场准备等。事中控制是指在项目实施过程中所进行的质量控制。事中质量控制的策略是全面控制实施过程，重点控制工序和工作质量。事后控制是指一个工序或工作完成，形成成品或半成品的质量控制，其控制的重点是进行质量检查、验收及评定。?项目最终完成后，还应进行全面的质量检查评定，判断项目是否达到其质量目标。二、课程内容第一节控制及控制目标第二节项目跟踪和信息系统第三节控制系统的设计第四节会展项目的调整第二节项目跟踪和信息系统1.项目跟踪概述2.会展项目管理信息概述3.会展项目管理信息系统的建立1.项目跟踪概述本章的主要内容是“跟踪”，简单地说，就是如何及时、准确获得项目的实际执行情况，并与项目计划进行比较，从而及时发现执行过程中的问题。1.项目跟踪概述?什么是“项目跟踪”呢？-----项目管理者在项目实施过程中对项目进展的有关情况及影响项目实施的内外部因素进行及时、连续、系统、准确的记录和报告的一系列活动。传统项目管理过程中，主要依赖于完整的跟踪流程和良好的协调工作来保证跟踪的质量，随着IT技术的普及，项目各级管理人员可以借助于Project来对跟踪过程进行科学、快速的管理。1.1项目跟踪的必要性和作用–了解和考核成员的工作情况。任务分配下来后，项目经理必须及时、准确地了解所有工作的进展情况，通过项目跟踪，能够考察出成员对项目任务是否胜任。–调整工作安排，合理利用资源，完善项目计划。在执行过程中，很可能项目的内外部因素与制定计划时发生了改变，尤其是计划时对任务工作量的估计可能出现偏差，这时就需要项目经理进行任务调整，而跟踪项目现状是合理调整的基础，使得计划更符合实际情况–统计并了解项目总体进度、成本和其它信息。参照某种标准衡量跟踪结果能给项目相关人员在把握项目进度和成本上提供方便，比如采用工具可以自动生成项目完成百分比、实际成本等，可以让项目相关人员了解项目的完成情况。?通过跟踪可以达到如下目的：1.2跟踪的内容?通过理解项目跟踪的含义，可以看出项目跟踪包含了传统项目控制中所具有的“监测”功能，也就是对项目的监督和测度。随着项目管理的科学化、信息化；管理人员水平的逐步提高，监督的作用趋于弱化，而测度和收集信息的比重越来越高。?跟踪的两大内容一是对项目计划的执行情况进行监督。二是对影响项目目标实现的内外部因素的发展情况和趋势进行测量和预测。观察测量测量?1.3项目跟踪程序分析报告1.项目跟踪概述2.会展项目管理信息概述3.会展项目管理信息系统的建立1.信息的特点2.信息的分类3.信息的处理流程2.会展项目管理信息概述1.会展项目管理信息的特点信息的分散性使用的共享性信息的特点数量的庞杂性加工的多样性传递的及时性管理的社会性1.信息的特点2.信息的分类3.信息的处理流程2.会展项目管理信息概述2.1根据信息内容的分类?经济信息。?科技信息。2.2根据信息的来源分类?外部信息。?内部信息。2.3根据信息本身的形态分类?数值信息。?非数值信息。2.4根据信息的变动状况分类?固定信息。?流动信息。2.5根据信息的管理层次分类?国民经济信息。?部门信息。?会展业信息。2.6根据信息的等级分类?战略信息。?策略信息。?执行信息。2.7根据信息的处理过程分类?原始信息。?经过加工的信息。2.8根据信息反映问题的性质分类?常规性信息。?突发性信息。2.9根据信息反映的时间范围分类?过去的信息。?现在的信息。?未来的信息。2.10根据信息的用途分类?决策信息。?控制信息。?作业信息。1.信息的特点2.信息的分类3.信息的处理流程2.会展项目管理信息概述3.信息的处理流程收集、输入1DiagramDiagram222DiagramDiagram333加工处理和存储报告、输出过程3.1信息的收集、输入（1）信息收集对象1）项目投入的有关信息。2）采购活动的有关信息。3）实施活动的有关信息。4）项目产出的有关信息。5）项目的外部因素信息。（2）信息收集的时间（3）信息收集的渠道1）业务进程登记。2）间接摘录。3）市场调查。4）参加情报网交流。5）参加各种形式的信息发布会。6）参加产品销售订货会。7）视听电视广播。8）科学预测信息。9）购买信息。10）采集信息。（4）信息收集的方式1）频数/频率统计法。2）原始数据记录法。3）专家判断法。4）间接替代法。5）询问法。3.2信息的加工处理和存储（1）信息的加工处理1）集中归纳法。2）横向比较法。3）纵深排列法。4）图表示意法。（2）信息的储存1）卡片制。2）电子计算机存储。3.3信息的报告、输出过程1.项目跟踪概述2.会展项目管理信息概述3.会展项目管理信息系统的建立二、课程内容第一节控制及控制目标第二节项目跟踪和信息系统第三节控制系统的设计第四节会展项目的调整第三节控制系统的设计建立绩效标准实施绩效观察对比实际绩效与标准采取纠偏措施项目控制系统的工作流程图?项目控制的依据是？?项目的目标和计划建立绩效标准?项目绩效标准：由项目计划派生而来，是项目初始计划的现有版本，用来指导项目执行并与之对比实际项目执行情况。?此标准表明项目范围怎样才能按时在预算范围内达到规定的质量标准并顺利完成。绩效标准通常根据项目的技术规范和说明书、预算费用计划、资源需求计划、进度计划等来制定。重要的标准：工作范围、项目规格、工作分解结构、工作包、成本估算和预算、进度计划、质量、项目所有者的满意、项目团体的满意、资源利用、生产率、可靠性等等。实施绩效观察?绩效观察就是收集充分的项目信息，对计划的和实施的绩效情况作出正确的比较，及时发现项目执行结果和预期结果的差异以获取项目偏差信息。项目绩效的信息渠道正式——报告、简报、参与回顾回忆、信件、备忘录和审计报告等。非正式——不正式的谈话、观察、听取项目团队内的组织的其他部门的传说和闲谈等。对比实际绩效和标准偏差一般分为正向偏差和负向偏差项目合同文件项目计划技术标准规范等项目绩效报告项目追踪统计项目质量检验记录等=项目偏差发现项目偏差示意图可能造成偏差的责任方有：业主（或客户）项目承包方第三方供应商不可抗力的原因项目偏差的根源：项目设计的原因项目方案设计的原因项目计划的原因项目实施过程的原因宏观经济与政策原因实施方案原因设计原因设计难以达到要求任务衔接出现问题实施时发现工艺难以满足技术要求缺乏必要的施工设备设计错误第三方原因突发特大暴雨意外交通事故指令传递错误质量问题返工任务小组冲突造成窝工偏差其他原因实施管理原因项目偏差因果分析图项目检查报告????项目当前的执行情况未来的发展趋势关键路线上的任务完成情况风险状况采取纠偏措施适当的纠偏措施有：修改设计调整项目实施方案更新项目计划改善项目实施过程管理等PS:在真正采取纠偏行动之前，应对实施的纠偏进行评估。?改进绩效的两种方式（一）纠正，就是把现有的问题纠正到正确的轨道上（二）预防，就是从根源时候那个解决问题，避免以后类似问题的再发生。二、课程内容第一节控制及控制目标第二节项目跟踪和信息系统第三节控制系统的设计第四节会展项目的调整第四节会展项目的调整一、会展项目变化概述会展项目的变化是指对原来确定的会展项目计划基准的偏差，这些偏差包括项目的目标、项目的范围、项目的要求、内外部环境以及项目的质量指标等。一、会展项目变化概述（一）会展项目变化的规律一般情况下，会展项目变化主要受到以下因素的影响：1.会展项目的生命周期。——>项目范围2.会展项目的组织。人员的流动、协调的困难、管理的随机性等都会使项目产生较大的变化。3.项目经理的素质。4.业主的更改要求。5.外部因素。如：恶劣天气、瘟疫、战争、法律纠纷、团队成员的消极态度以及有关方面的干预等。6.其他若干因素。如：项目计划出现错误；项目中原定的某项活动不能实现；项目的设计不合理，等等。一、会展项目变化概述（二）项目变化对会展项目的影响1.项目目标。项目的变化可能会造成会展项目工期的延长或缩短、项目费用的增加或减少、项目质量的降低或提高等。2.项目生产要素。项目的变化可能会导致对会展项目所需材料、设备或工具等生产要素的更新。3.项目组织。项目的变化也可能会导致项目组织的变更，如降低团队士气和效率，影响项目组织成员之间的关系。二、会展项目的调整一）概念：会展项目调整就是针对会展项目的变化状况，所采取的控制项目变更的有效措施，也就是实现会展项目的既定目标为前提的针对性的应变措施。但调整必须遵循的一个原则就是不能破坏项目的周期和质量。二）意义：为了保证项目的顺利实现，处理项目变化的最根本措施就是调