文件信息与档案信息的研究

文件信息与档案信息的研究

摘要：人们现实使用的文件最终要向历史档案转化。这种转化既有其内在原因，又有人类社会活动的必然。认识这一转化，必须从文件信息本身的有机结构入手，进而分析文件信息的价值，从而揭示出文件信息与档案信息的内在关系。

关键词：文件信息；档案信息；信息转化

1文件信息的有机结构层次

物质层次

文件信息的物质层次在文件信息的有机结构中处于第一层次，它是文件信息的物质外壳，由载体和信息显现材料组成。载体是指各种载录信息的物质材料。信息显现材料是指附着在载体之上以显示信息内容的物质材料。文件的物质层次是文件的基础构成，它是使文件的表现层次和价值层次得以存在的物质前提，但对文件性质以及文件自身的功能不具有决定性影响。

表现层次

文件信息的表现层次在文件信息的有机结构中处于第二层次，它是指文件信息内容的表现方式。早期，文件信息主要以图形、文字、符号为其内容的表现形式，随着历史的进步，表现方式也愈来愈丰富，出现了声音、影象等形式。

价值层次

文件信息的价值层次在文件信息的有机结构中处于第三层次，它是指凝聚在文件上的使文件得以产生独特效用的价值因素。这种价值因素就是载录在文件信息载体上的信息内容。

2文件信息向档案信息转化前后的价值分析

1文件信息的现行价值

文件信息是人们为参与一定社会活动而制作的信息交流工具。文件信息在社会活动中的运动程序是：制作者将自己对某一社会活动的意志借助于一定的工具物化载录到文件载体上即信息凝结过程，文件接受者运用文件进行某种活动即信息运用过程。文件信息在这整个程序中经历的全部时空范围，称为文件现实运行领域。文件信息在现实运行领域中呈现的价值形态，称为文件信息的现行价值。文件信息的现行价值具有二重性，即文件信息对于制作者来说具有工具功能，对于受文者来说具有依据功能。

首先工具功能，工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流，达到参与某项社会活动的目的。制作文件本身不是制作者的最终目的，而是为了达到最终目的而采取的一种手段，是自身自然表意能力的延长。因此，文件信息是被制作者当作工具来使用的。制作者希望文件经过传递渠道，可以在人的自然表意能力难以达到的空间和时间里，明确而又系统地传递某一社会活动的意志，从而对社会活动产生作用。

其次依据功能，依据功能指文件是其接受者处理工作活动的依据或参考。由于文件信息体现了制作者的意图，并表现出制发者与接受者双方在活动中的相互关系和地位，因而使文件接受者执行管理意志或进行活动时，可以反复研究、对比、核实，使动作更加精神并消除“口说无凭”之虑，克服由于“事无凭证”而带来的多种障碍。

文件信息的潜在价值

首先，文件信息具有社会性，并且这种社会性为信息交流的产生提供了基础。人们利用文件信息参与社会活动，因而文件所载录的信息不是来自自然界的各类自然资源，而是来自社会领域的智能信息，具有社会性。同时，由于每一项社会活动在其进行的过程中必然要同其它社会活动发生各种关系，因此，通过分析凝固在已失去现行效用的文件上的信息，可以了解已结束的社会活动所涉及的各种社会关系，从而更有效地开展现实社会活动，以达到信息交流的目的。

其次，文件信息具有本源性，并且这种本源性使得信息交流在全社会信息交流中获得独特的地位。文件载录的信息直接根源于一定的社会活动，它们自然地积淀在文件载体之上，事后未经修改加工，具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特点，使得人们可以进行广泛的信息交流，并直观地了了解已结束的社会活动的历史面貌。最后，文件信息具有稳定性，并且这种稳定性也保证了信息交流的正常进行。产生于一定社会活动的智能信息被固定在物质载体上，因而它们不是转瞬即逝的信息，而是固态信息，在一定时间范围内具有相对稳定性。信息被固着在载体之后，不仅是自己得到了相对稳定，而且使信息交流可以超越时空限制来进行。

3文件信息向档案信息转化的过程

为了扩大社会信息交流的广度和深度，必须重视对不断大量涌现的信息进行存储和积累。信息的存贮和积累，乃是人类得以生存发展的必要条件。因此，现行文件信息向历史档案信息转化的必要性就在于：不断深化的社会实践的延续性，客观上要求重视对信息的存贮