办公信息流处理系统

办公信息流处理系统

一、知识、知识管理及办公业务

由于知识本身的虚幻性和复杂性，现在人们对知识的概念存在诸多的认识，相关的讨论也较多，因此本文不讨论对知识的定义。但总而言之，知识由经验、理解、判断、观念、思想、程序、承诺、直觉、观点等组成。知识管理可以被理解为在组织间或组织中对相关知识进行识别、开发，分享、更新的过程，知识管理在提高组织竞争力方面扮演着重要角色。知识管理手段运用到日常的办公业务处理中可以改变传统的工作模式和议事程序，取而代之以分布和集中相结合的数据传输和信息共享模式。运用知识管理手段可以对突发或意外的业务进行快速处理。在网络环境下，组织之间的双向交流和沟通不断扩大，许多突发事件或机会常常需要组织做出快速而准确地决策，要满足这种要求，组织的办公系统必须有很强的知识背景。

为了提高办公人员的素质和办公效率，必然要引入知识管理机制。它可以满足现代管理的要求。在现代管理环境下，为了提高组织对外部响应的灵活性和柔性，各类办公组织已将传统的金字塔的瘦长型结构转变成扁平型结构，这种结构尽可能地减少组织层次，减少不必要的决策环节，提高响应速度。这些都对执行过程的那些组织成员提出了较高的要求，尤其在办公活动中，参与目标实现的组织成员不仅仅是过程分解中一个简单步骤的操作者，而更应是具备解决问题能力和决策技巧的智能主体。因此，需要进行知识管理。

二、办公信息流模型

要设计好办公信息流处理系统，首先应对办公信息流系统的模型和处理机制有一个深入的研究、分析过程，这样对办公信息流系统的设计、开发才有一个良好的基础。通过模型分析提供一个由分析模型到投入实际实施的运行模型接口。因此，我们的设计首先要对实际办公信息业务处理流程中各抽象元素进行分析、研究。

一般地，一个流处理过程P从满足预条件集Φ的某一个时间点开始，到满足结束条件Θ的某一个时间点终止。此过程可以看成一种递归的形式，并最终归结到元活动action。表示如下：

P=P;P|P∧P|condition?P:P|＊|action|AND|OR|XOR

其中P;P表示顺序过程；P∧P表示并行过程；condition?P:P表示条件选择过程；表示活动之间的与关系；OR表示活动之间的或关系；XOR表示活动之间的异或关系。

一个元活动action可简单形容为某角色做某事。可以简单记做：action=roleoobject

其中role表示执行活动的角色，o为执行活动所需要的算子,object为被执行对象，一个算子o由一个二元组表示,表示对事务对象状态的原子级转换，表示转换预条件，代表要转换对象的初始状态，φ表示结束条件，代表要转换后对象的状态。

公文流转元模式大致可归纳为直流模式、分流模式、合流模式、回流模式四种模式。

1、直流模式：最基本的流方式，表示组织中角色之间的一对一送达，如上访信由机要室直接转信访办处理。

2、分流模式：表示组织中角色之间的一对多的送达，有两种可能，第一种可能是不需

要条件约束的送达，比如一些通知，另一种是满足某些条件的才可以的送达，如机要室所收文件、资料按行政系统和党的系统分别处理。

3、合流模式：表示组织中角色之间的多对一的送达，最典型的是机关之间的会签，当然，可以根据具体的业务情况适当放大和缩小约束条件，

4、回流模式：表示组织中的活动点之间形成的回路，如文稿的驳回等。

三、办公信息流和知识管理的集成

本文建立了针对办公信息流中的知识管理设计原型，办公信息流和知识管理的集成采用如图所示的4层结构，最上层表示实际的工作节点，表示办公信息的流转过程，N表示流经的节点；第二层表示参与实际办公工作的角色，既可以是现实中的人，也可是对外界环境敏感的智能主体。它和第一层的工作节点存在着一对多的映射关系。同时把特定的知识传送到角色节点中。第三层是知识库和推理机系统。知识管理的实现，需要建立完备的知识库系统，不同业务性质、不同级别的办公结构，其业务范围、特点及相关要求差别很大，导致办公信息流是复杂多变的。为实现知识库信息的建立和有效使用，在充分调研的基础上，对现实中的组织机构、各部门及各职务的职权、类型以及各业务的内涵及外延、业务的处理模式、各业务流程图等内容进行详细的剖析，总结共性，对知识进行分类处理和整合，并结合上面的分析，建立业务对象知识、角色知识、业务对象流知识、业务对象涉及到的相关业务背景知识。

在知识推理中，选择知识的过程称为控制策略，一个控制策略由两部分组成：一是推理方法、一是搜索方法。其中推理方法包括正向推理、反向推理和混合推理；搜索方法分为非启发式搜索方法和启发式搜索方法。非启发式搜索方法包括广度优先搜索法、深度优先搜索法，该类方法的特点是：通用性强，但搜索效率低；启发式搜索方法包括局部择优搜索法、全局择优搜索法，该类方法的特点是可以加快搜索速度，但要反复尝试选择最合适的评价函数，因此实时性较差。根据办公信息流处理的具体特点，我们的设计拟选择正向推理、非启发式搜索策略。程序中设计的谓词和规则用于搜索知识库，并跟踪记录知识库对象和用户输入的值，以便达到推理的目的。对于不精确的知识推理结果的可靠性附加一个可靠性的估价值——可信度因子。

第四层主要是关于知识的获取，知识获取是知识管理的基础。综合运用索引、抽取、匹配、数据挖掘等获取来整个系统中的相关决策支持知识。主要包括推理模型和分析模型。

四、结论

知识管理系统主要由知识库、知识库管理系统、推理机、决