社会保险档案管理办法范文

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【关键词】社会保险档案管理规范标准

社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度整改的深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案工作，已成为社保部门的一项重要任务。笔者结合自己的实践，就如何做好社保档案工作谈一些粗浅的见解。

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

（1）加强社会保险的档案管理，是深化社会保险整改的需要。随着社会保险整改的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险整改的进程。

（2）加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（3）加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

二、目前社会保险档案管理的现状

（1）对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，在全国普遍存在，有些部门没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。

（2）社会保险档案多头管理。管理不统一。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。

（3）缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

（4）手段落后，管理水平低，跟不上社会社会保险制度整改的快节奏。近两年随着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬、人三者没有实现有机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能。大部分社会保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。

（5）社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

三、加强社会保险档案管理的设想

（1）提高认识，加强领导。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（2）健全制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计账簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。

（3）尽快制定社会保险档案管理办法，将社会保险档案工作纳入规范化管理。管理办法应就社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等做出较为详实的规定，以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系。

（4）“软”、“硬”一起上，实现社会保险档案的微机一体化管理。各级社会保险部门应克服资金紧张的困难，购置先进的微机设备装备档案室。在机型上在一个省内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。

加强和规范社会保险业务档案管理，是推进社会保险经办机构“三化”建设的重要内容，也是提升经办能力和管理水平的有效途径。近年来，我们以社会保险经办服务标准化建设为契机，着眼长远，把社会保险业务档案管理列入标准化建设的重要内容，提出以档案管理为抓手，推进标准化建设的目标。通过工作，我们深切地体会到，档案的规范、统一、完整、安全是经办服务标准化建设的一项重要内容。档案管理推动了标准化建设，提升了经办服务水平，提高了广大参保对象对经办服务的满意度，促进了经办工作全面、协调、可持续发展。

一、目前现状

企业社会保险业务档案管理是随着国家社会保险档案管理政策的出台而不断规范和完善的，自行业统筹移交地方管理以来，在地方政府没有新政策规定的前提下，企业社会保险业务档案基本是按险种及其业务的关联性的分类保管，实质上是一种自成体系而又较为传统的管理模式。近两年，地方政府对社会保险业务档案管理有了新的分类要求和标准，主要包括社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类和社会保险稽核监管类共九大类，并且有了具体的标准和项目明细。目前，企业已按照新的政策规定逐步规范和完善社会保险业务档案管理。

二、存在问题

（一）信息化程度不高

我们目前的档案管理工作还只是纸质档案组卷和归档，按照档案管理办法中对社保电子文档建立工作的要求，运用扫描、数码拍摄等技术对档案进行数字化处理程度有待加强，在了解利用需求，开发利用档案信息资源，没有科学的可行方法，信息化管理程度不够，达不到两者的规范统一，利用效果不够全面。

（二）早期档案归档缺乏具体标准依据

为方便工作查阅需要，在政府社会保险业务档案管理办法出台之前，我们按险种及其业务的关联性，分别对各岗位形成的社会保险业务材料进行了自行装订与整理，因缺乏具体的标准依据，整理的材料与现行的材料归档要求有一些出入，主要表现在归档材料整理方面，如排列顺序不一致、缺少案卷目录、备考表及顺序编号等，对确保档案的证实性、完整性以及按要求存档影响较大，在整理过程中是否仅编制备考表或复制相关资料进行必要的补充，使其较为符合规范和相关标准。

（三）整理与管理缺乏长期性

社会保险业务档案整理是对其业务运行过程中，将某一类或某一时段形成的基础资料进行整理和分类的具体化，而社会保险业务档案管理则是需要不断的规范和完善，是一项长期的基础管理工作。二者既有联系又有区别，但二者在实际工作中程度不同的影响了档案管理工作。具体来说，一是重视不够，工作中习惯将业务重点放在社会保险基金的收缴、上解、支付与发放，对形成的业务材料收集，材料内容、手续完备方面不够重视，顾及不多，导致材料收集不及时，手续不齐全，不符合归档要求，造成人力、物力上的重复工作，影响工作效率。二是档案管理水平有待提高，由于是首次开展社会保险业务档案的整理归档工作，我们虽然抽调人员参加地方政府组织的培训，但在实际整理操作过程中还是出现了一些具体的问题，造成处理方法欠周全等，这就需要进一步提高管理水平。三是对于形成时间久远的材料，缺乏统一的标准和制度。由于企业归档材料是从社会保险业务一开始就已经形成，年代久远，材料不规范、整理困难。我们按要求在整理好规定年限内资料的基础上，需要有针对性的制定措施，将这一部分资料尽量靠近新的标准和整理规则，使之达到标准，归档入库。

三、解决方法

（一）加大宣传力度，积极营造贯彻社会保险档案管理办法和业务材料归档整理规则的良好氛围。要抓住有利的时机，加大对社会保险业务档案工作的宣传力度，组织有关人员认真学习社会保险业务档案工作的标准化，规范化的有关要求，统一使用业务材料归档整理规则所规定的档案卷盒、卷皮和目录表格。

（二）因地制宜，促进社会保险业务档案工作的有序发展。要对以前年度形成暂未按新标准整理的社保业务材料彻底清理，分别不同情况做出妥善处理。一是对达到国家规定保管期限的社会保险业务档案，在确认无遗留问题后，统一登记造册，按规定程序审批销毁。二是对列为永久和保管期限较长的重要社会保险业务材料，逐年抽出，统一按照社会保险业务材料归档整理规则认真整理归档；但要达到管理有序、便于查阅的要求。三是原形成的材料与社会保险业务材料归档整理规则所规定的范围、种类、名称等不一致，清理