工程档案管理制度（二篇）

第5页共5页工程档案管理制度1、目的建设工程涉及大量的信息和档案，而且种类繁多，为便于工程建设信息的管理和交流，制定本办法。2、适用范围适用于公司范围内的应用工程、管线工程、土建工程及其他建设工程。3、职责3.1工程建设的现场代表负责工程信息的收集。3.2工程建设的牵头部门应设专、兼职档案管理员，负责工程建设信息的整理、传递、分析。3.3应建立工程建设档案登记和管理。4、工程建设信息的分类（1）立项文件：项目建议书，项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见;关于立项有关的____;专家建议文件，调查资料及项目评估研究等资料；公司计划财务部审核的实施申报表及工程编号。（2）建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及建设用地批准书；拆迁安置意见、协议、方案；建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证。（3）勘察、测绘、设计文件：工程地质勘察报告；地形测量和拨地测量成果报告；申请的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸说明；审定设计方案通知书和____意见，有关行政主管部门批准文件；施工图及其说明；政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。（4）招投标及合同文件：勘察设计、施工、监理招投标文件；勘察设计、监理委托合同，施工承包合同；其他分类合同。（5）开工审批文件：规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工____表；建设工程施工许可证；工程质量监督手续。（6）竣工资料：竣工图；建设工程移交资料；建设工程备案资料；（7）财务文件；工程投资估算；工程设计概算；施工图预算；工程预付款、进度款拨付资料；工程决算书；工程决算审计报告。（8）建设、施工、监理机构及负责人工程部现场代表；工程项目监理及负责人____；工程施工项目经理部及负责人____。5、流动信息（1）投资控制信息①设计变更；②工程量变化表（现场签证）；③工程造价的市场变化情况；（2）质量控制信息①质量抽样检查数据；③质量事故记录和处理报告。④施工各阶段验收、检查、测试记录。（3）进度控制信息①施工单位的施工____设计；②立项工作进度表及报建进度表；③工程征地、拆迁进度报表；④工程设计安排。设计委托书送达时间、设计完成时间。⑤工程开工时间、计划完成时间；⑥施工单位工程进度表；⑦监理月报、季报。6、工程建设信息交流细则6.1工程建设信息的传递理员传递到公司计划财务部。6.2工程信息的共享现场代表应将工程建设信息录入工程建设信息管理系统，实现信息共享，以便于工程管理、统计、分析、处理。6.3工程信息的处理①设计变更、现场签证、工程量变化表以及工程材料价格变动，应与合同价分析比较；②进度款拨付，应与合同分析比较；③项目结算，应与合同价分析比较；④项目投资变化趋势预测；⑤对工程进度表，应对照施工____设计进行分析比较；⑥对工程量完成情况，应对照年度计划进行分析比较；⑦工程实际进度与计划进度的动态比较；⑧工程进度变化趋势预测；⑨分项、分部及单位工程的验收记录，应对照质量要求和质量标准进行分析比较；⑩合同执行情况的分析比较。7、工程建设信息存档工程建设完工后，有关工程建设的固定档案均应交公司资料室存档。工程档案管理制度（二）九、工程档案管理制度一、档案资料的归档分类及范围1.档案资料的归档分类工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。2.档案资料的归档范围（1）省、市政府的来往公文；（2）建管处的来往公文；（3）建管公司的来往公文；（4）有关技术问题的____、咨询意见；（5）会议文件、记录等；（6）工程建设期间形成的工程技术材料：①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工____设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告；⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；（7）工程价款结算等资料。二、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1.工程文件接收（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。（2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。（3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。（4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿）（5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。（7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐2.工程文件资料发放（1）分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料组统一办理。（2）呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。（3）分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。（4）为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人____或部门，并及时通知档案资料组；档案资料组按指定____发放工程文件资料。3.设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定（1）设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料组按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。（2）设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料组归档保存，工程结束后由档案资料组向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。三、工程项目各参与方档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责____、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全____文件。1.建设单位各机构。负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉____、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、____及汇总整理。2.设计单位。负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。3.施工单位。整理现场的译文及____、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。4.监理单位。负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和____。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。四、声像档案管理办法1.建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片（包括反转片）、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。2.建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。3.照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能