档案员职责及档案管理制度（二篇）

第4页共4页档案员职责及档案管理制度报建员岗位职责一、熟悉掌握房地产开发建设程序及建筑工程相关法律、法规。二、负责协调房地产开发前期主管部门，完善各种具体手续，保证开发计划顺利实施。三、负责协调与市政府有关部门关系，确保市政配套设施符合公司开发项目的需要，____有关部门完成市政配套设计，完善小区的各种市政配套设施。四、完善房屋入住所需的各种手续，证件等。五、参与各有关单位及部门经济合同的谈判，并及时整理已完成的合同。六、处理公司交办的其它事宜。工程档案管理人员岗位职责一、熟悉、掌握档案相关法律法规及编制办法，学习档案管理知识，归档文件材料完整、及时、准确、系统。整理的案卷达到规范、标准和科学。二、负责各类档案的接收、分类、整理、立卷、保管、统计、查阅、归档移交等工作，并办理相关手续。三、负责编制档案的检索工具，为相关人员利用档案提供优质服务。四、积极配合、支持各部门工作，定期检查监理、施工企业工程档案编制，独立完成建设单位档案。五、按《档案法》要求，将前期可行性报告、国土局用地许可证、国有土地有偿使用合同、原状地形图、规划红线图及其它相关文件整理。六、将工程的初始规划方案、规划局初审意见，详细规划方案及其它相关文件整理归档。七、将工程的方案设计图、初步设计图、扩大初步设计图、施工图、施工图抗震审核单及其它有关文件整理归档。八、将城建主管部门批复项目立项报告、规划许可证、建设许可证、施工许可证及其它有关文件整理归档。九、将项目报建表、招标文件、标底、投标书、中标通知书及其它有关文件整理归档。十、将地质勘测报告、装基验收报告、基础工程、总体工程验收报告、水电检测记录、工程竣工验收单及其它相关文件整理归档。十一、负责有关文件、联系单、变更单、图纸等的复制、文件工作；做好会议记录，编写____、负责电话记录、文件传真等内务工作。十二、完成领导交办的其它事宜。档案管理制度一、为加强对文件统一管理，防止文件丢失，办公室设立文件收文登记簿，签发意见簿，逐日逐项登记清楚.二、收到的文件应及时交总经理或各部门相关人员阅示。三、要建立健全的档案管理体系，档案的分类应科学合理，各归档的资料应收集齐全，装订成册，鉴定准确。四、对档案要实行科学管理以保证档案资料的保管安全。五、文件办理制度为进一步规范____程序，提高办文效率和质量，按照"明确分工，各负其责，加强协作，统一管理"的原则，对公司的收发文进行规范管理。（一）收文办理：1、凡是收文，一律由办公室登记，并根据文件内容，由办公室签批拟办意见，分别呈送各级领导及有关部门办理，急件及时送办.2，承办部门应按文件时限要求抓紧办理不得延误，推诿，对不属于本部门职权范围或不适宜本科室办理，应当迅速退回办公室并说明理由；总经理签批由具体部门或个人负责办理，则必须按总经理批示办结。3、对已办结的文件，各部门均应及时送交办公室归档.密级文件办完后立即送交，业务指导性文件需留用的，可采取复印件的办法备用。4，签收登记后批办的文件，由办公室负责催办.领导批示限期办理的文件，重点催办并及时反馈办理结果。5，未按文件程序直接送总经理及各部门的文件，有关部门在接到文件时应到办公室进行补办登记，签收手续。（二）发文办理：1、根据本规章制度确定的部门职责，各部门在职责范围内需要对外发文的，由各部门拟定文稿，经总经理或各部门主管批示后发文。2、文件送总经理签发前，应交部门主管审核。3、对外发文一律由办公室发文字号，确定文种，发放范围，打印份数及时间要求。档案员职责及档案管理制度（二）档案员岗位职责1、认真学习马列主义、____、____及____，贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽责。2、努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能，搞好所属机构的业务指导工作。3、对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力实践档案工作的标准化、规范化。4、坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。5、热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确。6、做好档案信息利用，资料收集，编制检索工具，编研和档案统计工作。7、做好档案的收进、移出和统计工作。8、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价值的档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按规定程序进行销毁，并报市档案行政管理部门备案。档案借阅制度1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导批准，办理借阅登记手续，方可查阅。2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查阅。3、外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信。写明利用目的，内容及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。7、借阅期限，按要求用毕归还。如需借走，或延长时间，必须经单位主管档案工作的领导批准，方可办续借手续，期限为期一年，到期必须归还档案保密制度1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统一。2、机密档案要妥善保管加强保密措施。3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，经领导批准后，方可在指定的场所阅读，不得外借。5、机密档案不准摘抄或复制。6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论，不准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员的责任。档案库房管理制度1、档案库房内有“九防”措施。即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持在____%—____%之间，温度保持在14℃—24℃左右为宜，如有异常情况及时采取改进措施。3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，确保档案安全。5、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及时放回原处，不得前后错位。6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁工作。档案统计制度档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项有效方法。1、档案统计工作应准确、及时、科学。2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用效果情况。3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿，年终汇总立卷情况。4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记。立卷归档制度一、归档范围。凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。二、归档时间1、文书档案。本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年____月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经本部门负责人审定后，每年____月份移交档案室集中统一保管。2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。4、设备档案。按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档三、归档要求1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和