档案馆档案整理规范及要求

档案馆档案整理标准及要求第一局部：总体要求其次局部：建设工程文件归档范畴和保管期限表第三局部：工程档案分类第四局部：工程档案整理第一局部：总体要求一、国家、省、市关于重点建设工程档案治理的规定1、郑州市人民政府令第184〔第五、六、七、十四、十五条〕23、登记制度 《国家重点建设工程档案治理登记方法》4、通知制度 《关于建立郑州市重点建设工程档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建〔使用〕单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理的整理、归档责任。2、工程代建〔使用〕单位要对工程档案工作实行有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一治理，对参建各单位档案工作实行有效的监视、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进展。3、工程监理单位负责监视、检查工程建设中文件收集、积存和完整、准确、系统情形，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建〔使用〕单位移交。4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后准时向代建单位移交。5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各时期档案材料进展收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理标准，准时向代建〔使用〕单位移交。6、参建各单位在档案向代建〔使用〕单位移交前，要配备档案库房、装具以及实行防火、防盗、防有害生物和温湿度等操纵措施，保证档案实体和档案信息的安全。三、归档的要求代建单位向市档案馆移交整个工程档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程工程档案全部收集起来；对工程文件材料全部收集起来。准确：指文件材料是实际情形的真实反映，图物相符，文电全都。〔立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等〕、施工、竣工验收等各时期、各时期的文件材料按肯定程序和内在联系组合为一体。2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。3A4幅面，图标栏露在别处。4、全部竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必需复印。6、档案柜架、卷盒、卷皮、名目等装具符合标准要求，承受市档案行政治理部门监制的产品。四、归档时刻1、工程预备时期文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档〔此项由代建单位负责收集整理。2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。3、设计文件：工作终止后，由设计单位即时向代建单位移交归档。4、施工、监理文件：建设工程竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单位负责收集、整理。五、归档份数13套，一套〔原件〕由建设单位保管，一套〔原件〕移交当地城建档案馆，一套〔原件〕由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。21套，较重要的和利用频繁的文件材料可依照实际情形增加归档份数。六、收集方法一列入、一同步、一参与、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务治理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积存、移交归档工作列入该科室的职责范畴，并责任到人。2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备治理活动同步进展。事前介入。在与有关单位签订协议合同时〔如勘察、设计、施工、监理等单位，应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时刻等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。〔如勘察、设计、施工、监理等单位〕科技档案的形成、积存、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。3、一参与：档案人员参与基建工程竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进展现场收集。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建工程、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要准时向本单位档案室移交。〔此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关。七、归档手续档案交接时，应编制移交名目，一式两份，交接双方清点、签字、盖章前方可交接。其次局部 建设工程文件归档范畴和保管期限表一、工程预备时期二、监理文件三、施工文件1、建筑安装工程土建局部电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程室外工程2、市政根底设施工程四、竣工图五、竣工验收文件序号工程准备阶段文件序号工程准备阶段文件保存单位和保管期限归档文件馆一立项文件1工程建议书永久∨2工程建议书审批意见及前期工作通知书永久∨3可行性争论报告及附件永久∨4可行性争论报告审批意见永久∨5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久∨6专家建议文件永久∨7二调查资料及工程评估争论材料建设用地、征地、拆迁文件长期∨1选址申请及选址规划意见通知书永久∨2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久∨3拆迁安置意见、协议、方案等长期∨4建设用地规划许可证及其附件永久∨5划拨建设用地文件永久∨6国有土地使用证永久∨保存单位和保管期限保存单位和保管期限归档文件建设施工设计监理城建档案单位单位单位单位馆勘察、测绘、设计文件工程地质勘察报告永久永久∨水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久∨建设用地钉桩通知单〔书〕永久∨地势测量和拨地测量成果报告永久永久∨申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期∨初步设计图纸和说明长期长期技术设计图纸和说明长期长期审定设计方案通知书及审查意见有关行政主管部门〔人防、环保、消防、交通、园长期长期∨林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁永久∨防治、卫生等〕批准文件或取得的有关协议施工图及其说明长期长期设计运算书长期长期政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期∨招投标文件勘察设计招投标文件长期勘察设计承包合同长期长期∨施工招投标文件长期施工承包合同长期长期∨工程监理招标文件长期监理托付合同长期∨开工审批文件建设工程列入年度打算的申报文件永久∨建设工程列入年度打算的批文或年度打算工程表永久∨规划审批申报表及报送的文件和图纸永久建设工程规划许可证及其附件永久∨建设工程开工审查表永久建设工程施工许可证永久∨投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期∨工程质量监视手续长期∨财务文件工程投资估算材料短期工程设计概算材料短期施工图预算材料短期施工预算短期建设、施工、监理机构及负责人工程工程治理机构〔工程经理部〕及负责人名单长期∨工程工程监理机构〔工程监理部〕及负责人名单长期长期∨〔施工工程经理部及负责长期长期∨三123456789101112四123456五12345678六1234七123序号人名单

保存单位和保管期限归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 单位 单位 单位 单位 馆监理文件1①监理规划监理规划长期短期∨②监理实施细则长期短期∨③监理部总操纵打算等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期∨3监理睬议纪要中的有关质量问题长期长期∨4①进度操纵工程开工／复工审批表长期长期∨②工程开工／复工暂停令长期长期∨5①质量操纵不合格工程通知长期长期∨②质量事故报告及处理意见长期长期6①造价操纵预付款报审与支付短期②月付款报审与支付短期③设计变更、洽商费用报审与签认长期④工程竣工决算审核意见书长期∨7①分包资质分包单位资质材料长期②供货单位资质材料长期③试验等单位资质材料长期8①监理通知有关进度操纵的监理通知长期长期②有关质量操纵的监理通知长期长期③有关造价操纵的监理通知长期长期9①合同与其他事项治理工程延期报告及审批永久长期∨②费用索赔报告及审批长期长期③合同争议、违约报告及处理意见永久长期∨④合同变更材料长期长期∨10①监理工作总结专题总结长期短期②月报总结长期短期③工程竣工总结长期长期∨④质量评判意见报告长期长期∨一施建筑安装工程工文件(一)土建〔建筑与构造〕工程保存单位和保管期限建设保存单位和保管期限建设施工设计监理城建档案单位单位单位单位馆长期长期长期长期长期长期∨短期短期短期短期长期长期∨长期长期∨长期长期∨短期短期短期短期永久长期∨永久长期∨永久长期∨长期长期∨永久长期长期∨永久长期长期∨永久长期长期∨长期∨长期∨长期∨长期∨短期短期短期长期∨长期∨长期长期∨长期长期∨长期∨施工技术预备文件① 施工组织设计② 技术交底③ 图纸会审记录④ 施工预算的编制和审查⑤ 施工日志施工现场预备① 操纵网设置资料② 工程定位测量资料③ 基槽开挖线测量资料④ 施工安全措施⑤ 施工环保措施地基处理记录① 地基钎控记录和钎探平面布点图② 验槽记录和地基处理记录③ 桩基施工记录④ 试桩记录工程图纸变更记录① 设计会议会审记录② 设计变更记录③ 工程洽商记录施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温①防腐材料、轻集料试验汇总表砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温②防腐材料、轻集料出厂证明文件③ 防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告④ 预制构件〔钢、混凝土〕出厂合格证、试验记录⑤ 工程物质选样送审表⑥ 进场物质批次汇总表⑦ 工程物质进场报验表施工试验记录① 土壤〔素土、灰土〕干密度试验报告② 土壤〔素土、灰土〕击实试验报告③ 砂浆协作比通知单④ 砂浆〔试块〕抗压强度试验报告⑤ 混凝土协作比通知单⑥ 混凝土〔试块〕抗压强度试验报告⑦ 混凝土抗渗试验报告保存单位和保管期限建设保存单位和保管期限建设施工设计监理城建档案单位单位单位单位馆长期∨∨⑧⑨⑩⑾⑿7①②③④8①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩910①②③④⑤)1①②③2①②③

钢筋接头〔焊接〕试验报告防水工程试水检查记录楼地在、屋面坡度检查记录报告汇总表 长期 ∨隐蔽工程检查记录长期长期长期∨∨∨∨长期长期∨∨∨∨∨长期∨∨永久长期长期∨永久长期长期∨永久长期长期∨长期永久长期∨∨∨施工记录预检工程检查记录烟道、垃圾道检查记录沉降观测记录构造吊装记录工程竣工测量施工技术工程质量检验记录检验批质量验收记录分项工程质量验收记录幕墙工程验收记录分部〔子分部〕工程质量验收记录建筑智能化、电梯工程技术交底施工日志图纸变更记录保存单位和保管期限保存单位和保管期限归档文件馆3设备、产品质量检查、安装记录①设备、产品质量合格证、质量保证书长期∨②设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期③设备安装记录长期长期∨④设备试运行记录长期∨⑤设备明细表长期∨4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期∨6施工试验记录① 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末 长期 ∨端等测试记录②录等系统调试记长期∨③变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期∨给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强④度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通长期∨球、阀门等试验记录⑤电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空长期∨调、燃气等系统调试、试运行记录电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、⑥长期∨报告7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录①检验批质量验收记录长期长期长期②检验批质量验收记录长期长期长期③分部〔子分部〕工程质量验收记录永久长期长期∨(三)室外工程1〔电力、照明、电视、消防等〕施工文件长期∨2〔〕长期∨施工文件二市政根底设施工程(一)施工技术预备1施工组织设计短期短期2技术交底长期长期3图纸会审记录长期长期∨4施工预算的编制和审查短期短期(二)施工现场预备1工程定位测量资料长期长期∨2工程定位测量复核记录长期长期2工程定位测量复核记录长期长期∨3导线点、水准点测量复核记录长期长期∨4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期∨5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期(三)设计变更、洽商记录1设计变更通知单长期长期∨2洽商记录长期长期∨格证及试验报告砂、石、砌块、水泥、钢筋〔材〕、石灰、沥青、1 涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表长期∨砂、石、砌块、水泥、钢筋〔材〕、石灰、沥青、保存单位和保管期限归档文件馆(四)试〕验报告及现场复试报告

长期 ∨凝土等试验汇总表 长期 ∨凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告 长期 ∨汇总表 长期 ∨合格证书和相应的施工技术资料 长期 ∨类地下管线井室设施、产品等汇总表类地下管线井室设施、产品等汇总表8使用说明长期∨9设备开箱报告短期(五)施工试验记录〔材路基强度试验等汇总表 长期 ∨道路压实度、强度试验记录① 佳含水量试验报告 长期 ∨② 石灰类水泥类二灰类无机混合料基层的标准击 长期 实试验报告③ 道路基层混合料强度试验记录 长期 ∨保存单位和保管期限保存单位和保管期限归档文件建设施工设计监理城建档案单位单位单位单位馆道路面层压实度试验记录长期∨混凝土协作比通知单短期混凝土试块强度试验报告长期∨混凝土试块抗渗、抗冻试验报告长期∨混凝土试块强度统计、评定记录长期∨砂浆试块强度试验记录砂浆协作比通知单短期砂浆试块强度试验报告长期∨砂浆试块强度统计评定记录长期∨钢筋〔材〕焊、连接试验报告长期∨钢管、钢构造安装及焊缝处理外观质量检查记录长期桩根底试〔检〕验报告长期∨工程物质选样送审记录短期进场物质批批次汇总记录短期工程物质进场报验记录短期施工记录地基与基槽验收记录地基钎探记录及钎探位置图长期长期∨地基与基槽验收记录长期长期∨地基处理记录及示意图长期长期∨桩基施工记录桩基位置颊示意图长期长期∨打桩记录长期长期∨钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期∨钻孔〔挖孔〕桩混凝土浇灌记录长期长期∨构件设备安装和调试记录钢筋混凝土大型预制构件、钢构造等吊装记录长期长期∨厂〔场〕、站工程大型设备安装调试记录长期长期∨预应力张拉记录长期∨预应力张拉孔道压浆记录长期∨孔位示意图长期∨沉井工程下沉观测记录长期∨混凝土浇灌记录长期管道、箱涵等工程工程推动记录长期∨构筑特沉降观测记录长期∨施工测温记录长期预制安装水池壁缠绕钢丝应力测定记录长期∨预检记录④3①②③④4①②③5678910)1①②③2①②③④3①②4①②③5678910(七)保存单位和保管期限保存单位和保管期限归档文件馆1模板预检记录2大型构件和设备安装前预检记录短期3设备安装位置检查记录短期4管道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情形记录短期6支〔吊〕架位置、各部位连接方式等检查记录短期7供水、供热、供气管道吹破〔冲〕洗记录短期8保温、防腐、油漆等检查记录短期(八)隐蔽工程质量检查〔验收〕记录长期长期∨(九)隐蔽工程质量检查评定记录1工序工程质量评定记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期∨(十)功能性试验记录1道路工程的弯沉试验记录长期∨2桥梁工程的动、静载试验记录长期∨3无压力管道的严密性试验记录长期∨4录长期∨5水池满水试验长期∨6消化池气密性试验长期∨7电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期∨8电气照明、动力试运行记录长期∨9供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期∨10燃气储罐总体试验记录长期∨11电讯、宽带网等试运行记录长期∨(十一)质量事故及处理记录1工程质量事故报告永久长期∨2工程质量事故处理记录永久长期∨(十二)竣工测量资料1建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期∨2地下管线工程竣工测量记录永久长期∨竣 工图一建筑安装工程竣工图(一)综合竣工图1综合图∨①〔道路、绿化等〕永久长期∨②竖向布置图永久长期∨③室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期∨保存单位和保管期限保存单位和保管期限归档文件建设施工设计监理城建档案单位单位单位单位馆电气〔包括电力、电讯、电视系统等〕综合图永久长期∨设计总说明书永久长期∨室外给水永久长期∨室外雨水永久长期∨室外污水永久长期∨室外热力永久长期∨室外燃气永久长期∨室外电讯永久长期∨室外电力永久长期∨室外电视永久长期∨室外建筑小品永久长期∨室外消防永久长期∨室外照明永久长期∨室外水景永久长期∨室外道路永久长期∨室外绿化永久长期∨专业竣工图建筑竣工图永久长期∨构造竣工图永久长期∨装修装饰工程竣工图永久长期∨电气工种智能化工程竣工图永久长期∨给排水工程消防工程竣工图永久长期∨采暖通风空调工程竣工图永久长期∨燃气工程竣工图永久长期∨市政根底设施工程竣工图道路工程永久长期∨桥梁工程永久长期∨广场工程永久长期∨隧道工程永久长期∨铁路、大路、航空、水运等交通工程永久长期∨地下铁道等轨道交通工程永久长期∨地下人防工程永久长期∨水利防灾工程永久长期∨排水工程永久长期∨供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程永久长期∨高压架空输电线工程永久长期∨污水处理、垃圾处理处置工程永久长期∨场、厂、站工程永久长期∨④⑤2①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩11121314(二)1234567二12345678910111213竣工验收文件保存单位和保管期限归档文件馆一工程竣工总结1工程概况表永久∨2二工程竣工总结竣工验收记录永久∨(一)建筑安装工程1单位〔子单位〕工种质量验工验收记录永久长期∨2竣工验收证明书永久长期∨3竣工验收报告永久长期∨4竣工验收备案表〔包括各专项验收认可文件〕永久∨5工程质量保修书永久长期∨(二)市政根底设施工程1单位工程质量评定表及报验单永久长期∨2竣工验收证明书永久长期∨3竣工验收报告永久长期∨4竣工验收备案表〔包括各专项验收认可文件〕永久长期∨5三工程质量保修书财务文件永久长期∨1决算文件2交付使用财产总表和财产明细表永久长期∨四声像、缩徽、电子档案1①永久∨②录音、录像材料永久∨2缩徽品永久∨3电子档案①光盘永久∨②磁盘永久∨序号注：“∨”表示应向城建档案馆移交序号第三局部工程档案分类常用的分类方法为：工程性质 工程工程分类法。如：一级：基建档案二级：综合类 生产建筑办公生活建筑关心生活建筑三级：综合：基建综合治理房地产权证人防工程自然气工程生产建筑：一车间二车间三车间办公生活建筑：办公楼家属楼食堂招待所第四局部工程档案整理一、整理程序1、组卷→2、卷内文件排列→3、拟写案卷标题→4、复查定卷→5、编页号→6、填写卷内文件名目→7、填写卷内备考表→8、填写案卷封面→9、案卷装订→10、案卷排列与档号编制→11、填写卷盒、装盒排架→12、编制检索工具一、组卷案卷构成：卷皮+卷内名目+文件+封底够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。〔二〕组卷的要求1、一卷确实是一组有严密联系的文件，而不是杂乱无章地随便积存。〔案卷标题〕多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容差不多上全异的关系。340mm150-20050-1004、案卷内不应有重份文件。5、价值〔保管期限〕大体一样。〔三〕组卷方法基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷问题组卷法：〔专业〕组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。专业组卷法竣工图类：按专业组卷。即建筑、构造、装修〔装饰、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。时期组卷法按时期组卷：即按预备〔开工前时期〔时期组卷法〕子项组卷法1〔建筑物〕1二、卷内文件排列：固定每份文件在卷内的恰当位置。〔二〕方法：1、按时期〔或工序〕1基建档案：按前期文件、工程设计〔初设、扩初设计、技设、施工图设计、工程施工、监理、〔竣工图按建筑、构造、水、电、气、暖专业挨次以及竣工图纸图号排列〕2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：整体上按时刻〔工作程序进度。正文在前、底稿在后。正文在前、附件在后。批复在前、请示在后。原件在前、复印件在后。3、图纸按图号排列。4、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。5、装订本钱、印刷成册的材料一样不拆散重排列。三、拟写案卷标题1、文字材料类：前期文件“三段式”：责任者 关于 问题 的 名称例：市政府、电业局关于市电业局110千伏碧沙变电站征地责任者 问题的请示、批复、会议纪要名称2、表格、图纸材料类：工程名称+专业〔子项或分部〕+表格、图纸名称工程名称+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表称 子项分部 表格名称例2：教学楼〔电气〕竣工图称 专业 称3：教学楼隐蔽工程记录型号+设备仪器名称+文件名称例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单型号 名称 文件名称四、复查定卷复查定卷确实是对所组成的案卷，进展一次全面的审查，对不符合要求之处赶忙订正，以确保案卷1〔2〔3案卷题名是否恰当。五、编制卷内文件页号1、编号范畴：除空白页〔卷内文件名目、案卷封面、封底〕外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重编号。3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。序号序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1、序号：即挨次号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。其中打