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文档简介

公司文件和档案管理制度1.总则为了规范公司文件和档案的管理工作，提高工作效率和文件档案的安全可靠性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有文件和档案的管理工作。3.文件和档案的定义文件：指能够表达和记录特定内容的纸质或电子媒介的载体。档案：指经过整理、分类、归档和鉴定等程序处理后，长期保存和利用的文书、图纸、照片、光盘等实物或电子记录的集合。4.文件管理4.1.文件的编号与归档公司文件均需要进行编号和归档，文件编号需要遵守以下规定：每个文件都必须使用唯一的编号。文件编号包括发文/收文日期、单位名称、文件类型和编号等信息。归档时间要保证文件的时效性。4.2.文件的使用和保存文件应按照保密级别、紧急程度和重要程度进行分类并设置使用权限。文件应存放在专门的文件柜中，定期进行整理、清理和摆放，保证文件的安全性。重要文件或原件应当制作备份并分别存放。4.3.文件的借阅和归还文件的借阅需按照文件借阅程序进行。借阅人需签署借阅协议并提供有效证件。被借阅的文件必须记录相关信息，借阅期限到期必须归还。5.档案管理5.1.档案的建立按照不同的主题和类型分别建立档案袋、档案盒或档案柜。档案必须分门别类、有序存放，每个档案件均需编制目录或清单，并填写档案属性信息。5.2.档案的保管档案必须放在专门的档案室内，避免紫外线、热、湿、尘等因素影响。档案室应保持清洁、通风、干燥、无水、无酸鹼味、无有毒气体，并设定相应的安全监控系统。5.3.档案的利用只有授权的工作人员、依法开放的部分利用档案内容。档案利用需填写申请表，经过审核批准后方可利用。利用完成后，需要进行档案还原、清洗和消毒等工作。5.4.档案的销毁档案决策销毁后，需签署销毁申请表并经过相关审批程序。档案的销毁应遵循文件和档案的保密要求，并按照预先制定的流程进行销毁处理。6.管理要求6.1.管理机构公司设立文档和档案管理办公室，制定档案管理制度和各项规章制度，对公司文档和档案管理工作进行监督和管理。6.2.管理人员公司文档和档案管理工作由专业人员负责，确保各项工作制度的顺利实施，并根据需要进行工作培训和考核。6.3.监督检查公司对文档和档案管理工作进行定期或不定期的监督检查，发现问题及时整改，并追究相关人员的责任。7.附则本制度自发布之日起施行。制度未涉及的工作事项，应根据相关法律法规和公司规章制度执行。以上为公司文件和

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