文本的排版与格式

文本的排版与格式文本一般指书、杂志、实用性小册子、各种文件，在工作中往往涉及到文本的制作和排版，那么制作精美，层次分明、主题突出便于阅读的文本是怎么样制作出来的呢？下面我就从一下几个方面讲一下。TOC\o"1-5"\h\z一、 文本中包含的内容 1\o"CurrentDocument"二、 文本的格式 1\o"CurrentDocument"三、 目录的插入 2\o"CurrentDocument"1、 在大纲视图下编辑大纲： 2\o"CurrentDocument"2、 插入目录 4\o"CurrentDocument"四文本中图片的处理 5\o"CurrentDocument"五、 文本中图表的处理 .7\o"CurrentDocument"六、 文本中的表格 9\o"CurrentDocument"七、 正文 9\o"CurrentDocument"八、 注释 10\o"CurrentDocument"九、 “节”和“分页符” 10\o"CurrentDocument"十、页码的插入、页眉、页脚的设置 10■1从大的方面讲文本的内容包括：封面、目录、正文等，其中正文的篇幅最大排版工作量也最大涉及的方面也多。这些都是看的见得内容。电脑文本中还有文档表面看不见的内容如大纲和文档结构，排版中使用得当，才能对我们的排版有所帮助。对排版来说是不可或缺的。正文中内容的类型，无外乎文字、图片、图表、表格，注释等，制作排版合格的文本，这些类型的内容都具有一定的格式，通篇保持风格的一致性和连贯性。二、文本的格式前面我们说了不同类型的的内容应具有各种不同的格式，且通篇保持一致、至少是文本实质性独立的部分的相同类型的内容保持一致。下面我们具体介绍一下正文不同类型内容的格式。文字：字体、字号、颜色、段落格式这些是通用的无论文字处在什么地方都具有的一般格式，那么文字还有特殊格式吗？有，如某行文字做了标题（在word文档的，标题可分级）就可以作为目录的索引了，后面会具体的讲。图片和图表:潜入型、四周型、紧密型、上下型、趁于文字下方、衬于文字下方等格式、不同的格式在文本中的表现也不同，使用格式不当会给排版，造成困扰。后面会具体的讲。如表中的文字格式通篇要保持一致，及字体、字号、居中等保持一致。表格：表格中的文字和外部形式要保持一致，至少是文档的实质性同一部分保持一致。如：字体、字号、颜色、居中，表头格式、表名格式，表格的边框都要一致三、目录的插入每本书目录必不可少，那里目录是怎么做上去的呢？很多人遇到这个问题就直接用手输入上去，这是他对文档处理软件不熟。我们先说目录上的文字来源：我们仔细看目录上的文字都是我们文档正文中的一部分，不是另外打上去的。我们知道了目录上文字的来源，我们现在看目录上的文档是怎样提取的，是通过大纲来提取的，也就是说只要大纲视图显示的是目录的内容，目录就可以成功被提取。目录上提取得的内容是大纲下1-3级或1-4级乃至更多，一般超过4级的不会在目录中使用。1、在大纲视图下编辑大纲：A在已经有正文，无大纲的情况下，打开大纲视图：点击菜单栏上“视图一大纲”或者屏幕右下角的區園囤 "上的中间按钮，三个按钮依次是：页面视图、大纲视图、Web版式视图。菜单栏会出现如下：

左右绿色单箭头分别为升一级和降一级，绿色双箭头为直接升至最高级和直接将为正文。如我们把光标调到本文第一行，点绿色箭头后显示如下2旦标题1-宋体 '二号、BzU-A卫1级 7呀|仑亞|护口1...玄本的排版与格式一doc*X中文本的排版与格式我们看到“文本的排版与格式”前加了个十字，这就不是该段文字是有级别的不同于正文了，我们可以看到格式为“一级”“标题1”“宋体”“二号”，下面我们在降一级看;点中“文本的排版与格式”再点绿色单箭头会出现下面情况：i11巒题2〒黑体T 口二万T—U冷2级 ▼L席|合G|曲=童本的帚版与格式一doc*X1+1和文本的排版与格式可以看到“文本的排版与格式”前的十字的位置向后移动了一点，级别变成“二级”，格式为“标题2”“黑体”“三号”。一次类推，可以把文本中的任何一部分，升降级为：一级标题、二级标题、三级标题。这样我们这个文本的大纲（提纲）就出来了。下面我把下列三行正文调节成“一级”“二级”“三级”并只显示3级来看。此为调整前口文本的排版与格式口文本的排版与格式口文本的排版与格式

此为调整前i41i41标题3TTimesNewRohie窗三号ifel.回丁「H|合妙|护匚显示级别3〒玄本的播版与格式一doc*x费文本的排版与格式1

中文本的排版与格式1此为调整后。耶文本的排版与格式1此为调整后。可以看到显示3级，后面的文本都不显示了，如果我们目录只用这“3级”做目录，这就是我们目录将来的内容了，我们可以查看修改，以便生成合适的目录。说明：每个级别的字体字号居中等格式可以调整，同一级别的文字要保持一致B如果一开始文件还没正文，也可以在大纲下直接编辑大纲也就是我们的文本提纲，，光标处直接升降级就可以，这样更能保持大纲各级的一致性。2、插入目录在大纲视图下编辑好大纲后，插入目录：光标调到插入点处，点菜单:插入一引用一目录点确定后显示如下:TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"文本的捉版与格式1 1文本的摊版与搭式1 1\o"CurrentDocument"文本的扫E版与格式1 1目录两个字我们要自己写上，目录的格式如果不美观可以点“选项”或者□按钮修改目录各级的格式，目录的格式和大纲中的格式无关。目录的修改：在页码视图下选择目录内容点右键会出现对话框选“更新域”对目录进行更新。四文本中图片的处理图片来源：A以文件形式插入，最直接最简单的方法。插入点处点菜单插入一图片一来自文件，这样的形式插入的图片的默认格式为“嵌入型。“嵌入型”图片对插入点格式的要求很严经常才出现一部分被覆盖或者干脆一点也看不见的情况我们称其为

“跑”如果我们这是对图片修改格式使他勉强被拉到我们想要的位置，在以后的文件内容复制后字体等有修改的情况下，还是会造成图片不在原来位置的现象，为了彻底避免图片“跑”的现象，我们在插入图片前先对插入点清除格式：点菜单一清除一格式。这样我们插入的图片都不会“跑”B文本中本来就有的图片。图片的文本中的格式有如下几种环绕方式嵌我型（X）四周型（S）紧密型（T）衬于文字下方浮于文字上方嵌我型（X）四周型（S）紧密型（T）衬于文字下方浮于文字上方（V.氷平对齐方式O左对齐⑪ O居中© O右对齐®（3苴他方式蓝色框起来的就是被选中图片的格式，各有各的用途，双击图片图片设置对象格式对话框就会出来，图片工具也」加甘利屮4」斗餐三威眞％%融切也可以同时出现，点“板式”或就显示上图。如果文本中的图片“跑，就只有修改文件的“板式”选择“嵌入型”和上面提到的清除插入点的格式来实现了。不要从图片处理软件中复制，可先存成文件在插入，否则又是会带来麻烦

五、文本中图表的处理文本中的图表有“文本框”“图形”之类构成单纯的文字不能作为图表的一部分。一般用囂|图*域自选图形\ -o.匕如l匈型團囹塾a,,=jjj|来制作，如下图的图表图表的内容为：图形文本框、文本都要在文本框中，文本框外的文字不属于图表与图表不能结合在一起。图表最常见的现象是“跑”“丢”“散”，“跑”像图片的“跑”一样整体移位或者找不到了，解决方法和图片一样，“丢”部分文字丢掉了，原因是：一可能被盖住了，拉开图表看看有没有丢失的部分。二可能有些部分不是图表对象，是单纯的文字不能和图表结合，在图表改变板式是丢到下面去了，或者在文档调整过程中误删了。“散”是图表的某一部分移位了像散了架一样，和“丢”的原因一样。怎样避免这些现象的发生呢？1图表中的所有对象全部锁定方法：在图表调整好后，点“绘图（R）”旁的箭头绘图®” ，将图表的所有部分框起来，再点绘图®”的"绘图（R）"，选“组合”将图表的所有对象组合起来，组合好，将图片移位或着“剪切”掉看看有没有未被组合的部分，如果有必须“取消组合”（菜单和“组合”一起），把不能组合的部分组合上去。这样会有效的避免“丢”“散”2将图表的格式设置正确图表的格式也可以通过选中图表点右键通过后“设置对象格式”中的板式来查看，格式类型和图片的格式类型相似用法也相同，和图片一样，通过设置图表的板式和将插入点的格式清除来实现防“跑”。3图表一旦格式锁定不轻易改变图表文本框中的内容，或者改变图表的大小图表对象一旦锁定，如果改变图表的大小，图表的文本框和其他图形可以跟随改变，但文本框内的文字格式不会随图表大小而作同比例改变，造成“丢字”现象，使图表不完整。图表锁定后，文本框的文字可以自由编辑。通篇图表中的文字格式要保持一致，字体、字号、距边框的距离要一致不能出框、或显示不完整。这也是为了美观一致、不能有拼凑的感觉。六、 文本中的表格表格在同一文本中的格式要保持一致，包括表格中的字体、字号，居中（上下左右），段落格式，边距、表格第一行，和表格上面的说明性文字要通篇保持一致。这样不仅显得美观，文本感觉上紧凑一致，也是对自己和读者的尊重。如果不一致，就有拼凑的感觉。七、 正文正文占了文本绝大部分篇幅，最好通篇一致。字体、字号、段落通篇一致，无论是新做文本，还是别人的文本排版，都注意，先编辑好大纲，再编辑正文。否则大纲如果被误操作，我们编辑的正文会受影响。正文要一行行看好，不能有不一致的文字和段落，检查可在25%视图下，即小比例显示下初检，这能看成文字的字体和字号以及段落的不一致，从而迅速找到要修改的地方。图表和表格的文字也在检查之列。检查顺序图片-图表-表格-正文-注释。初检以后要在页码视图下细检八、 注释注释一般要有别于正文，字体可以小一号，以醒目为宜九、 “节”和“分页符”对于文档处理软件不熟的人，尽量少用“节”但一个文本有时分“节”是必须的，分“节”的好处是可以“节”为单位进行“页面设置”“页眉”“页脚”“插入页码”。一般在目录和正文之间要分“节”。设置方法是点菜单：插入f分隔符f下一页分节符，这样下一页就是另外一节了，可以为我们编排页码，页眉页脚、页面设置等提供方便。分页符的作用是，在文本的某一点插入“分页符”后无论怎么编辑，只要分页符在，这一点的内容永远在一页的最上方，如标题一定在一页的首行，我们就可以在首行的第一个字前插入分页符，使标题永远在首行。方法：光标调到这一行的首字符处，点插入f分隔符f分页符，就成功设置了分页符。十、页码的插入、页眉、页脚的设置页码插入:在要插入页码的第一页（一般是某一节的第一页）占.八\、・插入f页码页码可以编辑在插入的页码处双击j插入“自动图文集”⑸・曲肖笛丨孔色I也［苓氢蠹潼［羔别百文本的排版与格式一妣二刁FTOC\o"1-5"\h