会议组织安排

会议的组织和安排在一个企业中，会议的组织和安排是必不可少的。以往都是通过打联络与会人，会议材料及日程等也要通过邮件的方式来完成，而且将会议结束后的文档与信息组织起来也会比较困难。有了全新的MicrosoftOffice2003，会议的组织和安排是否可以非常方便呢？现在，来看看如何使用Outlook2003来完成这些工作吧。创建会议请求通过Outlook2003中的日历，不但可以安排个人的时间安排，也可以为与会者发送会议请求，邀请与会者参加会议。（1）运行Outlook应用程序，在“邮件控制面板”中单击【日历】按钮，打开“日历”视图窗口。（2）在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命令，打开一个新建的会议要求对话框，如图1所示。在“会议”对话框中填写会议的“主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时间”与“结束时间”等信息，然后在“收件人”文本框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。图1创建会议请求（3）单击“会议”对话框中的“计划”选项卡，此时就可以在一个时间线上看到邀请的与会者、甚至包括资源的忙闲状态情况，使你能够更好地掌握会议安排的时间和会议长度。如果在预定会议时很难确定哪个时间段是可以利用的，则可以单击【自动选取下一个】按钮，让Outlook2003智能地帮助我们选择一个合适的时间来安排会议，如图2所示。图2了解人员状态在WSS站点上创建会议工作区MicrosoftWindowsSharePointServices站点为企业部门以及合作团队中的同仁们提供了一个协同工作的平台。团队成员们只需利用浏览器就可以浏览信息、发送信息到共享的站点中，这些数据包含了如：相关事件、布告栏与通知、讨论区、任务清单及联络人清单，甚至还包含了一个文档库来管理网络协作过程中的文档，同时，WindowsSharePointServices站点还提供了创建文档工作区和会议工作区的能力，使得团队成员在网站上可以开展进一步的沟通与协作。在WindowsSharePointServices站点中提供了专门为会议准备的会议工作区，为任何准备、引导和跟踪会议的人提供相关的服务和信息整合。会议工作区提供了一个安全的联机站点用于集中管理所有与会议有关的通讯、文档和后勤，这使得它成为组织、共享和获取所有与会议有关的事情的绝好的地方。会议工作区的设计目标是使会议处理更加直觉化、流水线化和有效，以便节省客户的时间和提高会议的工作效率。使用Outlook2003创建会议工作区的方法如下：（1）在“会议”对话框中单击【会议工作区】按钮，打开“会议工作区”任务窗格，如图3所示。图3创建会议工作区亚（2溪）在染“会青议工抚作区射”任担务窗写格中房单击验“更欧改设私置”砌链接凉，打需开会里议工愈作区群的配渔置页间面，火如图帜4所片示。俘在此缩可以瓦选择松会议具工作荷区的妖创建米位置伐，以切及会得议工答作区谨所使美用的妖模板并语言晨和模赞板类桶型等酷。萍提示旁：不姻同的奔模版呜类型胜针对至不同绵的会株议类闻型，徐所包氧含的渡列表累也不薯同。缴图4这配定置会床议工蝴作区刚（3懒）单月击【式确定给】按担钮返级回“汪会议蜂工作拔区”月任务诵窗格氏，单鹿击【汁创建开】按瘦钮，铲此时瞒Ou榜tl告oo漠k敲20朗03航开始厚向W禁in茎do用ws惜S抵ha蜂re板Po偏in近t初Se璃rv损ic号es豆工作迈组站膝点中脂创建释新的梨会议内工作哑区，躲创建剑完成策后如期图5体所示旨。厅图5危加悠入会厅议工旗作区启的会兼议安绒排燃（4逝）保吸存并姑关闭魔此会夹议安手排，累系统馒会询陆问“嫁‘中葬国互害联网邻政策梅与发梁展研鞋讨会笔’尚食未发滚送，窃是否权发送智？”输，单与击【普确定确】按弱钮后炸，O论ut傻lo离ok刮会开弃始给壳设定唯的与猫会人腰员发风送会泻议请凡求。窃（5巡）再搞次打森开此凝会议盟对话盲框，篮可以意发现娘增加经了一肾个“留跟踪远”标别签，喂打开炮“跟捡踪”渔选项鸭卡，学会发犬现所结有与后会人贴的响耕应都束已显膊示在劫此选傻项卡变中了惊，同隔时，尽在对泳话框短的标耳签项伏与编南辑框历之间患也有剑与会吃人的杨响应假信息壶显示曾。（烟有的桨与会惩人暂伶时没桃有响毫应，破今后健只要霉发送弓了响激应，察就会经在此粱体现议出来咬）单仍击会静议工伟作区鲜标题面链接墓，打毁开该健会议暂工作任区，虾如图论6所午示。眯图6顾创例建完讲成的澡会议渐工作限区皆可以愉看到如，所闲有邀膏请的激与会仰者都密已列花入了飞“与被会者精”区效域中怪。在掩“与圆会者左”区贝域中椒可以划对与球会者留进行愚进一掩步的剪编辑例。例禁如说联，名境为c处or峰en扩@b师oo匙ky葛ar退d.咳co喜m的盯与会罗者是抓被邀袋请的型重要村发言阳人，河希望勺在这纠里将盼其职科务体疮现出针来，兰以使高其他拍与会呀人在肥工作推区了六解到各重要奋发言径人的盼信息读。单吹击“概管理雨与会烛者”洒链接丢，打包开“夏与会沉者”简页面斯，在于“名蜂称”佣列表贩中单暑击名误为c麦or传en贫@b绿oo摇ky繁ar炭d.贤co纲m的常“编株辑”呢图标洁，打串开此镰与会悠者的规编辑科对话骆框，她在“盈备注抱”文脆本框嗓中输闲入与记会者们的身扛份等娱信息怒，如仪图7谷所示怜。该图7烘编雕辑与种会人值信息置单击秩【保伏存并鉴关闭索】按栋钮，驰回到示会议帜工作碰区主遣页，票在“驰与会恭者”旧区域气中就铺显示固出刚将刚编读辑过座的与乱会人检信息恶。晃依此兰方法幸，编间辑其典他需胜要注办明的玉与会延者信暖息。甜如果趴此时炸想增拴加新革的与魄会人妙，不竭必回予到O纤ut锣lo塌ok分中添傍加，握再次细单击邀“管离理与抱会者少”链巡接，孙打开佩“与电会者届”页退面，允单击音【添泛加与娃会者汉】按薯钮，者打开桃新建脚与会炒者页兄面，移输入录新增悔与会刚者的龟个人才信息优，单霜击【云保存涝并关朋闭】铺按钮拳后，劝新的血与会中者即哗添加柳成功挎。扒对于万一个己会议优，应融该有萄明确柜的目链标，絮以确跳定会野议召课开的殊目的兴。单雹击主我页上该的“邀目标帐”区缩域中适的“怎添加石新目点标”荷链接伶，打盟开“英新建哈目标源”页险面，凝在“鸟目标厌”中贡输入肾会议适的目滔标，代也可鸦以单津击【叠附加翁文件消】按族钮，棒为目林标添纠加有未关的锁文件椒内容誉。新为与代会者狂提供躁会议棚议程臭，使培与会廊人掌辞握大郑会的弟主要匙内容飘和时间间安和排，竞对会念议的袄安排娘人员兽来讲姑是必晨不可钉少的泛环节卧。在径“主渡页”膝的“刃议程田”区欧域单妨击“骡添加贴新议桂程”涉链接幼，打银开“狡新建筋议程朝”页棕面，予输入盗会议拳的“湖主题陪”，斩议程盐的“润所有升者”施，议葛程的继“时蓄间”界以及兽议程昏内容唯等信诉息，毒同样残可以疫向议慧程中列附加裹文件洋。输途入完狸毕后察，单译击【屈保存扔并关荡闭】建按钮沟，回妄到主耀页，桑此时乌，在预主页删的“细议程恢”区犬域中哈会显辰示出品刚刚奴新建走的议烈程，宗与会死人员莲可以含单击妈该议布程链助接，减浏览抵会议辞议程肯，如倦图8才所示寻。贼图8座在踏工作冲区中是浏览康会议侧议程艘确定歌了会心议目甲标和牌会议克议程要以及米会议亮的邀白请人茄后，黎往往圾在开盼会前蜘还要盏向与检会人垫员散叫发一寿些会易议用牵品、躺会议巧摘要怀、材幸料等趁东西坊，这袄些东倚西都丙可以雕通过晕主页株上的刊“文蝴档库是”区毒域来消实现谊。会达议组惯织者怨只需找要单址击该昌区域均中的通“添欺加新馆文档胶”链嫁接，屑打开木“上乎载文历档”跳视图炸窗口迹，单览击【滔浏览虑】按熄钮，车将本阻地需说要上拢载的卖文件因上传聋到工灵作区招，也肾可以随单击杜“上草载多重个文寒件”较一次锈上载喇多个谁文件储，单咱击【烘保存依并关类闭】酸按钮管，回坏到主涌页。插这样琴，关万于“姐中国乖互联买网政山策与方发展智研讨自会”己就基厕本在轿会议批工作库区安判排好防了，缩所有丰被授步予权活限的层与会冶人都昨可以抬在这熟里查迈看到手有关易此次明会议哗的信典息，选如图启9所贸示。员图9吸“扑中国触互联叠网政姥策与污发展广研讨渡会”营会议刷工作脉区园事实锹上，疼在这介个工内作区嫂中可寻以实挽现更怒多的揪会议谋安排矿与组三织工遗作，芒它是仰使用摇Wi雾nd滥ow腿s克Sh载ar胳eP成oi要nt深S芦er厅vi扇ce阀s和引We虑b部设件构吊建而祖成的祖，当买这些迈系统勤默认采的W委eb赏部件猴不能誓满足携我们月的要森求时氏，还侦可以锯通过网自行丧设置缺We瓶b部剃件来暂设计竖符合遍自己米需要廉的会杆议工艳作区秆。关金于W堆in氧do忽ws森S嫂ha信re今Po川in戒t勉Se浓rv绪ic鸣es饥网站辩的定羞制我资们将要在后夏续的中专栏谨中进断行介麦绍。桃召开膀定期京的会分议慧如果芽希望哥将会像议设垮计成疏一个拉定期悬进行侮的会宝议，崖可以金在O湖ut付lo毅ok沃中打裙开该骗会议同要求液，执话行菜什单栏闷中的辫【动哈作】蚁|【绞重复乱周期冶】命敏令，速打开内“约奥会周轰期”扮对话脂框，辛如图丸10茶所示受。午图1祸0德设定辨约会落周期令设置茄会议废的重槽复周女期，园单击政【确敬定】诉按钮鼠后，蹈该会狱议就窃变成声了一侦个定疗期进秒行的锈会议歇，每好到周它期中汁设定迫的日拢期，度Ou宵tl隶oo底k就文会自颤动提导醒。帖在会食议工火作区凑中也碑围绕追该