招投标工作注意事项

PAGEPAGE1XXX公司投标工作主要工作注意事项汇总公司名称：部门：姓名：时间：投标工作注意事项汇总PAGE3XXXX公司目录1、投标工作 21.1、投标工作流程 21.2、工作注意事项 31.2.1、标书购买阶段 31.2.2、投标文件的编写及审核阶段 31.2.3、标书的递送及投标阶段 51.2.4、述标答辩及澄清阶段 61.2.5、投标结果跟踪 62、报价工作 72.1、报价工作流程 72.2、工作注意事项 82.2.1、审查询价的主体是否真实有效 82.2.2、保证报价的时效性 82.2.3、是否接收询价 82.2.4、核实项目配置 82.2.5、确定最终报价 92.2.6、起草报价单 92.2.7、使用JPEG格式 92.2.8、使用E-mail发送 92.2.9、控制报价单大小 92.2.10、选择合适的邮件客户端 92.2.11、确认客户是否能正常收取到报价单 93、其他工作主要事项 101、由技术支持填写项目信息表，所有信息必须完整，并核实技术部分是否有疑问，是否需要澄清答疑，如有疑问需要澄清，应及时发澄清函到招标公司，并将需澄清的问题告知销售人员，联系销售人员去了解相关情况，技术支持及时将项目信息表发给商务部经理招投标负责人审核，由招投标负责人将信息表以邮件的形式发送给相关销售人员，销售人员需要及时了解到需要澄清的问题，并及时反馈给商务部技术支持，销售经理需要及时确认投标价格，并返回给商务部经理处。2、仔细阅读技术招标文件，如技术招标文件中包含公司没有的产品，应及时与公司研发、技术部等相关部门联系，评估我公司是否能参加投标，如招标文件中有需外购产品，应及时找相关厂家询价；3、仔细阅读商务招标文件，有特殊资质、报告要求的，如银行信用情况、犯罪记录证明等，需及时安排办理，如果招标文件中要求的产品报告比较特殊，公司不能提供出时，应及时通知相关销售经理；投标文件制作注意事项：1、严格按招标文件要求编制文件，不得有出入，资质文件、报告、业绩、合同、运行报告等只能多不能少，必须严格按照招标文件的要求执行。2、投标保证金的支付，需要核实支付方式、账号、金额、支付日期、支付要求等备注条款，特别是明确要求从基本账户支付的，在通知财务付款前要特别指明，以防出错，付款要求由技术支持发送给商务助理，商务助理按要求填写付款申请并跟踪财务。3、由商务部经理与销售经理联系，确认投标价格。4、技术支持完成商务、技术、报价、封面、电子版等文件的制作，由其他技术支持【非标书制作者】对标书进行初审，初审内容如下：a)投标书的格式和内容是否满足招标书的要求；b)投标书提供的资质文件是否满足招标书的要求，基本资质文件要求全部放入；c)投标初步价格和付款条件（注意报价的单位”元”与“万元”的区别）；d)投标书中承诺的工期；e)业绩表格式；f)业绩证明文件数量是否满足要求；g)质保期、投标有效期是否满足要求；h)招标文件中规定的其他特殊要求是否已经提供（如特殊的资质要求，特殊的承诺函要求）；i)标书的签字、盖章是否正确（有些标书需要角签，有些标书需要盖骑缝章）；j)标书的封面设计是否合适，封面所包含的内容是否满足招标要求（投标人、联系方式、日期等）；k)标书的制作份数是否满足要求（几正，几副，是按标制作还是按包制作）；l)标书的包装方式是否满足招标要求；m)标书的电子版文件是否正确，是否要用BID文件进行报价；n)是否需要单独准备授权书、承诺函、购买标书确认表及其他资质，准备的是否正确；o)投标保证金包装是否正确，是否需要放置开户许可证等资料。由招投标负责人对标书进行复审，主要审核的内容：a)标书文件内容是否完整，表述是否准确、提供的资质等是否符合要求，招标文件中提出的废标条件的，需重点审核；b)投标初步价格和付款条件（注意报价的单位”元”与“万元”的区别）；c）投标保证金开具方式、包装是否正确，是否需要放置开户许可证等资料。d)标书是否签章；数量、封装是否满足要求；e)电子版是否能正常打开；5、标书完成前，要核实招标方是否有新的澄清发布。标书的递送及投标阶段注意事项：1、标书如需上传，则在投标文件上传截止时间前完成；2、标书要及时安排邮寄，一般截标前3天邮寄，采用顺丰快递的方式邮寄给销售人员，标书邮寄出后，要及时将快递单号发送给销售人员，以便跟踪快递。3、如果是网上开标的，由商务部经理及时将开标信息下载、发送给销售经理，并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中，如果是现场开标的，由商务部经理及时跟踪销售经理现场的开标情况，并安排商务助理将开标信息登记到公司投标信息表中，投标信息表中每日下班前发送给相关领导；销售人员现场开标情况记录要求准确、并及时反馈给商务部。述标答辩及澄清阶段注意事项：1、根据招标项目要求完成技术澄清，如遇到不能回答的问题，需要在第一时间联系研发部门答复；根据招标项目要求完成商务澄清，如需要二次报价的，及时按销售要求做好二次报价，二次报价及澄清答复准确到位；2、根据招标方发出的澄清函完成澄清答复。投标结果跟踪1、标书完成后，及时将标书资料发送到商务助理处存档，存档资料要完整，不能有遗漏；2、商务部要及时跟中公司所参加投标项目的中标结果情况，并及时将结果记录到投标信息表中，若我公司未中标，需要通知销售人员办理退保证金，若我公司中标，需按招标要求缴纳中标服务费，通知销售人员及时将中标服务费发票取回，尽早安排合同签订工作，同时将招投标资料发给项目部，并通知项目部开展后续项目评审、备货工作。报价工作此部分工作主要由报价专员负责完成，报价目前采用的是销售经理提前报备制度，即，根据项目报价，无项目不报价，提前报备的项目，与项目报备人确认价格，未报备的项目，按销售区域联系区域经理确认报价，无人跟踪项目，参照市场价报价，报价要求准确、及时。报价信息表，定期发送给公司领导。报价工作流程工作注意事项审查询价的主体是否真实有效如果询价主体不合格，那么不予以报价，特别是有些电话询价，不告知单位信息、个人信息、项目信息以及询价用途的，一律不予回复。在正式接收询价开始之前，要认真搞好询价主体的审查，看对方是否询价给自己单位使用（投标使用、采购使用等其他用途），严禁套价行为。如变压器厂家人员询GIS在线监测产品价格，帮助竞争对手河南中分、上海思源套取公司正常报价的，都一律不予回复，并纳入黑名单管理。询价方式有电话询价、邮件询价、传真询价等多种方式。经常联系的变压器厂、GIS厂家询价，默认主体有效，及时予以回复。第一次询价的单位，应让对方出示正式的询价单，必须加盖单位公章或其他可以证明询价人员身份的章，确认非套价行为的，及时予以回复。下次询价默认询价主体有效。所有询价的主体必须记录相关联系方式，主要联系方式：公司名称、姓、联系电话等信息，如果情况允许可以留有其他信息：全名、座机、传真、邮箱、手机、部门、职务等信息，如询价人员不便预留，也不强求。保证报价的时效性接收报价一般应在24小时内回复，因项目负责人不能立即提供销售价格，需多方协商的，不能保证24小时内回复的，应告知询价单位大约回复时间，做好沟通工作。以免客户长时间没有收到报价，认为公司有懈怠行为，给客户留下不好的影响，影响公司整体形象。是否接收询价如不能提供有效的项目名称、项目需求，说不清询价用途的询价单位，一律不予正式报价，但可以提供口头建议价，建议价格不可低于公司最低价，也不能远大于市场价，保持一定的机动性和灵活性。核实项目配置对于项目配置较少的简单项目，商务部应给出简单配置，并向销售经理或负责人提供建议价，如公司产品与项目技术要求有较大出入的地方，应告知项目经理。给出的配置、参考价要核实清楚，不能出现较大波动。对于项目需求较多、技术要求复杂的项目，销售部应让技术部协助给出具体配置方案，商务部依据配置方案给出建议价格。确定最终报价商务部所有报价需经过销售公司相关人员确认，不得私自变动已经确定的报价，如明显有不合理的地方，可以给出具体建议，最终报价的金额不能出错。起草报价单正式报价单上必须明确写明：项目负责人、联系方式、报价单编号、项目名称、配置明细、计量单位、单价、总价、价格所包含的具体服务内容。以及其他必须明确条款，例如付款方式、报价有效性、报价的有效期、交货期等信息，尽量避免有争议的地方，要体现公司的专业性。使用JPEG格式为了保持报价版式、打印模式的一致性、不可修改替换性。常规报价一律采用JPEG格式报价。特殊情况可以提供可编辑版本给询价单位，作为编辑投标文件参考使用。使用E-mail发送报价的发送如无特殊要求，一律采用E-mail发送，确保报价的可追溯性，倡导无纸化办公，如询价单位有其他要求QQ、传真、快递等，依据询价单位要求发送。控制报价单大小常规报价单控制在1页A4纸中。防止页码过多的情况下，询价单位收取的文件不完整或杂乱现象。选择合适的邮件客户端常规报价单尽量使用nblgjc@163邮箱发送，其他邮箱有弊端：QQ邮箱容易被当做垃圾邮件处