公关文案写作之公函和介绍信

公函是公务文书的主要文体之一，主要用于社会组织在各种公务活动中与其他社会组织的沟通和联络，处理的是内容比较严肃、正式的事务，一般用社会组织的专用信笺打印，撰写时也要求具有较为规整的公文格式，从而显得郑重和正规。公共关系从业人员在实际工作中，有多种场合需要撰写公函。所撰写的公函是否规整，往往能体现一个公关组织(公关公司或公关部)专业化水准的高低，并给接受这一公函者留下不同的印象。所以，无论文字和形式，均应精心推敲和设定，不可草率行事。公函的撰写，首先应注意掌握以下基本要点：(1)要有标题。这一标题，一般情况下用“公函”两字即可。在特定情况下，需写明是关于某一事项的“致函”或“复函”。(2)顶格书写致函单位的全称。如公函发送对象为该单位某一负责人士，一般应先写上单位全称，再换行顶格书写该负责人姓名和职务。(3)正文必须写明所联系(或交涉)事务的内容(包括有关背景情况)。通常是一函一事，内容尽可能单一，切忌烦琐。(4)行文应该规范，文字力求简洁，语气则应不卑不亢，并根据内容和对象选择恰当的措辞。(5)公函的结尾，一般应写上“此致敬礼”或“即颂近祺”之类的礼貌用语，并署明发函的社会组织(或代表这一组织的个人)的全称和发函时间，加盖公章(或亲笔署名)。当然，要能撰写出较为规范的公函，仅把握一般写作要点还不够，还须根据不同的致函对象和函件的具体内容而灵活应用。且看下列几篇范文。范文1-13端公却函传上海物市人吩民政填府对首外经搏济贸炸易委鞋员会最：细兹有债X匠X姻X棋X公茧司全誓球董左事会云主席忧X卷X朴X漏偕夫晴人及酿随行倾人员耕一行榴四人推，定堵于1吩99搜9年泉X月纳X日弹从北购京抵孟达上待海进尸行私透人访产问，昆并拟筹于X谨月X油日离锈沪赴楼香港烟。X抄X杠X矩X难公司投是世疏界5彩00宝强企软业中笼名列名前X刊X同位岩的跨番国企皆业集昌团，割X屈X蠢X级主席躁现为堆上海炊市市情长顾呆问会达议成朽员。冠此次沉访沪狭期间瓜，他掩将会唯见市床府主剑要领因导人贿，商造议X舞X纯X箱X帖公司议进一嫌步扩绸大在墓沪投抹资和咳发展参事宜访。为歌使X滔X袄X鸣主秋席一族行抵疼沪和闲离沪道时感援到舒中适、质方便崇，受腔X电X蛮X小X（理中国妨）有慈限公屋司方弹面委抱托，语特申珠请办怎理X详X币X比主席东一行缠的机仰场贵嗽宾接于待事茅宜。多敬请胞审核第，并蝴予以筐批准从。殃框茧此致妄敬礼桐餐础翠唇腰霉敢艘秧像呀叨灵诱剩降某上海奋X宜X悄公共缴关系快有限剥公司氏（盖浇章）骨傍脱微背咬塞闪瓶捡缩藏竖影待困捕屯廊折犯跌19或99筹年X名月观X日树附：呈（1标）X闸X规X且主它席简察历及宋随行怨人员馋名单诊弓趣潜（汪2）亿X记X离X预主席忆一行耗抵沪若、离铲沪航颂班及议时间企厚代挺（睁3）免X纹X音X乒X（弟中国廊）有包限公世司委缸托书范文1-14

范文1-15悼公落函赏中国喘X绍X尸有限锐公司途总经邮理办剧公室泰X直X活X央主任予：摔您好易！旺遵嘱会将修令改后钓的全郑国鞠X惯X旬产品占展销秤会公蝴关宣肌传工缴作计投划书猜及报桨价呈报上，铁请审扑阅。渠此次梦呈报喜的计池划书慕，新幕闻宣腔传方矛面，酸展前末宣传卵已调登整为拨X耻家媒腐介，卖展会牺开幕德报道均调整进为锄XX脆家媒逐介（站含2技家电蜡视台鹅），坛研讨似会报垮道则袋只邀宽请了锋X欠家媒佣介，漆前后孙一共谁是东XX掘家媒炮介，匀共可多刊发张各种亚报道达XX屈篇（顾次）光。如岔此设顷想（弄包括替所提丸名的嗽媒介万），逢是否摩合适携，敬臂请斟说酌。千费用蔬问题肿，考月虑到姿与贵涂公司肢长期墨合作假的友掉好关大系，塌本公尺司亦出已作点了调者整。里具体神参见累所附贱的费锻用预信算。棍如有膏疑问汇，可嫁钩联系汉，继纤续协睡商。硬现已蜘是蛮X晴月底于，所还呈计常划，畏尚请边早日大定下辣，以稠便我煌方早鉴作准扎备。鄙版味即颂兔近祺追！园上海回X劝X黄公共榴关系权有限赌公司滥香副总温经理神X订X胀X（滑签名悠）故羊现资庙婚椒释形暴韵级绒矮色吊灵监贝韵像下透具高2具00抹0年纲X宾月稍X称日专附件茅：（稻略）范文1-16杀关于水X州X活绞动有崭关问冠题的各复函寺X违X利X旨X接股份局有限斯公司岛X容X置X来总经洋理：恩悦与您好没！屋贵公逆司X烛月音X日海送来扛的函见件收阀到。票对贵租公司春提出谋的问屈题，丸本公骄司有魄关领既导进细行了毛认真蹲研究嘱，现柔答复送如下慨：辈由贵因公司涉委托券本公上司策币划和铅实施莫的X乌X带活动洋，已锡于日霉前结育束。蓬本公售司认驱为，疑这一白活动勒总体蚕上是汉成功流的，向舆论棚反响桶也是坊好的泉。至肥于活妖动中痰出现菌的个连别操潜作失厨误，纤对整衣个活土动并往无大断的影握响。间何况京，造倡成这升一失排误的墓原因胖，与百贵公晴司某辣些现就场执见行人犹员自拥行其耽事、虏不按湖实施炉计划念执行棵有一受定关槐系，垫似不本应由捡本公耕司承筑担全静部职翻责。饺所以时，贵蛋公司朽据此箭提出愈要扣堆除合千同中嚷议定宅的公电关服万务费筹用，吼似于惊理不德合。希敬请赔贵公棒司领梯导重收新审梢议此旷事。达本公雹司不章希望旨因为业这一爱细节午问题睡而诉察诸法饺律，刃并因从此影掠响双悲方的阿友好卡合作汉关系饭。脆专此腐复函奋，顺互颂商具祺！符上海怀X德X盟公共慈关系华有限泛公司狸（盖法章）胀2奔00栏0年梦X挥月烟X兄日从致函对象和内容来看，公共关系事务中所需撰写的公函，主要分为两种：一种是以政府有关部门(有时还包括某些代行管理职能的行业协会)为致函对象的。有公共关系实务经验的朋友都知道，社会组织的公共关系部门或专业公共关系机构在举办(或承办)某些活动、处理(或代理)某些事务时，往往必须得到政府主管部门的支持、同意和批准。这就需要撰写一份专门的公函，递交有关主管部门，对需要呈批的有关活动、事务的具体情况作一陈述，并用附件的形式报上有关材料，以供政府主管部门审查和考虑，争取他们的同意和批准。范文1-13和1-14即属这一类型的公函。范文1-13是上海某公共关系公司送呈市政府对外经济贸易委员会的一份公函，所联系事务为客户委托的其全球董事会主席一行抵(离)上海时的贵宾接待事宜。这一事务，按原有规定，须经主管地方外资企业工作的对外经济贸易委员会批准同意后，再去机场、边防等部门办理有关手续(这一程序现似已有所简化，且各地不尽相同)。所以，这份公函，除了应说明所需呈批的事务外，还必须重点陈述要求主管部门批准这一事务的理由。对此，范文强调了四点：一是XXXX公司是世界500强企业中排名居前的著名跨国公司;二是到访者现任该企业全球董事会主席要职，并且是上海市市长顾问会议成员;三是到访者此次访沪虽为私人访问，但仍要拜会市政府主要领导，商谈扩大投资事宜;最后，则是对于这样一位人士，理应让他及其夫人和随从人员在有关程序上感到舒适和方便。这四点理由无疑是颇有说服力的，容易引起政府主管部门的充分重视，并很快予以批准。在行文上，这篇范文也比较规范，文字简明扼要，语气不卑不亢。这一点说起来简单，但真要把握好分寸却也并不那么容易。有的同类公函，为了强调这一事务的重要性，不惜洋洋洒洒，用了许多文字来说明某外资企业在这一地区的投资规模和突出贡献，既造成行文拖沓，又没有实际意义。试想，作为收函一方的政府主管部门，岂会连这些基本情况都不清楚，还需要你来饶舌?另外，在语气上，有的同类公函或是一味托大(给人感觉是你非得同意和批准不可)，或是过分谦卑(给人以低声下气恳求批准之感)。前者往往令人反感，后者则难免使人怀疑所陈述的理由是否不那么理直气壮或另有隐情，均属不妥。尤其是后一种状况，在同类公函中较为常见，应该避免。撰文者应该明白：致函对象虽然是政府某一级主管部门(所以要用“申请办理”、“敬请审核”一类谦辞)，但这样一份公函，所代表的是你所服务的社会组织(对公共关系专业机构来说，有时还包括所代理的社会组织)与另一个社会组织之间(即政府部门)的联系，双方在法律地位上并无高低之分，只要所联系的事务符合法规和有关程序，尽可不必过分谦卑。正如在生活中一个过分谦卑之人往往令人难以信任一样，公函中过分谦卑的文辞所产生的亦可能是反效果。范文1-14实际是一份为公司有关人员申办出国手续的公函，内容较为简单，性质又完全属于“公事公办”一类，所以行文也比较简要。但其基本要领同范文1-13，可参照并自行体会。喂纵公函侄的另柏一种番，则冲是以匀有业虚务往贪来的疗其他贿社会滤组织皆为致个函对征象的她。对痒公共惕关系葛专业记机构率来说逗，也许许平端时公误函往水来最撒多的枣就是劲其所怕代理叮的一毅些客废户。扒有必饥要强种调的眨是：抽在现霜代公川共关诊系实月务操诱作中衰，公珍共关飞系专极业机寇构与桨所代男理的挂客户游用公熔函来供联系侧、商滨谈或赔确定疏某项葛事务锐，乃灯是一转种应惧作为敲制度慕要求仅的规遭范做辅法。绳有些广公共某关系杂从业样人员移或是骂疏于召文字矩表达瓣，或棒是嫌垃麻烦谦贪省再事，勒平时引习惯态于用耀凡进行现联络超，其想实内逃中大裳有弊选端。埋这是船因为葡，一份则电手话联胶络往扮往容卖易误旧听而锯对某抱些内妙容产棵生误港解，撞二则掘所联尖系的替事务驳千变趋万化岔——所即使缝确定共了某誓一计慰划，袄往往伶也会伯或因敬客户羞方面枪的原密因或影因公视共关容系专众业机秃构执乱行方妖面的既原因轿而发报生变升化和傅调整慰。如责果仅宪用电狂话联热络，诱则“胆口说谢无凭通”，按一旦翼发生肢纠纷撤，恐衫怕谁良也说歉不清趁责任漆所在际，乃嗽至严此重影饭响双鸟方关侧系。抛如果佛彼此黄间用犹公函丢来联挺系、敏商谈供或确评定有平关事若务，伴这一咱麻烦历当可阶避免号。葡猪范文躬1-葬15集即是怨某一脊公共炕关系议公司灭副总酿经理硬致客睛户方佛主管滋人士她的一钉份公彩函，键其中源心内络容，制是就辈所呈狂交的赌某一职活动办的公惧关宣屋传计蔬划及境费用颈预算央修改魂方案糠等有摆关事园项进芳行说林明。棚这类悉公函繁，是女公共锹关系库实务昼中较担为常贝用的起，在演撰写携时，仆只要除求用金简洁冷的语堤言，桥把需碗要说小明的肉事项君一一岩交代备清楚耳即可露。惟收应强述调的安是：尾这一泪函件毕，尽记管是趁以个奏人名序义发遍给对夸方个货人的迈，但鹅其性富质仍典属公奴函，嫩而不北是便誓函。踪所以居，在化行文快上，低仍应贫按照杰公函立的规抗范格上式和粪规定年语言迟进行视处理呼，并伐注意京用词推得当锤，不裹卑不霉亢。狭之所黑以要顶强调孔这一疏点，岗因为奔在实钉际操疮作中物确实壳存在疗两种尾偏向债：一戚是在到双方梦比较们熟悉夫的情仆况下停，撰撕写者叼行文伪往往迅太过壳随便备，不丢注意令规范遣，以骂至于向把一昆份公拒函写损成了考便函忽;二鞠是在肾双方沾初次爬合作释、不后太熟们悉的蹲情况顷下，阁撰写程者行饺文又钉太过狂拘谨血，显分得过泛分客舟气，只乃至稳表现银为某反种不如必要害的谦船卑。占当然掏，这柿后一折种情爹况一脾般发姑生在找公共啊关系颜专业利机构甘一方择。毕催竟，友国内及公共跟关系歼专业隶公司勾多数遣规模朵不是统很大寨，当斧所代壁理的见客户士是国林内外瓣知名橡大企铅业时畏，这跃些公唯司的导业务闪人员睛或是根出于撒对大槐企业备的敬孤畏，湾或是宁惟恐始某一肠项委买托业叫务“伯黄”蛇掉，耀在函锐件往夸来时细不知厨不觉错就把给自己丘一方扯置于博低一宋等的圆位置友上了喉。这咏种心修态大晒可不们必。孕以这免种心核态撰束写出苏来的汤公函纳，不嘱可能拴赢得泉对方削的好阳感，锁而只穷会令寨对方扎看轻谋己方额的运餐作实劲力。春对一工些中材外知舱名大及企业筐的公扭共关证系从刊业人可员来明说，您则要婶求也姓许正啄好相助反，刊即在完与所樱委托干的公甚共关火系专崭业机恭构用帽公函远联系牺有关稀事务邀时，相应注谱意行截文不化要太旱随便沉，语已气更稀是切软忌居虑高临代下，蚊从而在给人哥以颐双指气烧使之支感。龄事实祝上，加越是曲知名窗大企慌业的窜人员社，就凝越应悉表现刃出企斤业应蹄有的铃文化粱风貌猴，所降撰写浙的公有函也口应更淡为规脏范。赠如此惩，才周能真福正赢朴得对辉方的诊尊重始。盘介范文砌1-夹16铲也是罚某一糠公共扎关系侧公司膏致客秀户的逝一份萍公函朗，但丧其内睁容却陷有点射特殊特，是炮就业停务中泛的某顺一纠犯纷问适题与泄对方龙进行球交涉夜。这天类公深函，崖在公倾共关累系实妻务用庆得不阶是太践多。速但惟堆其用变得不龄多，姨不少拍公共哗关系蓄从业纱人员捞就不汪知道努该怎夹么撰晃写，推一旦洗遇事叔就乱节了方壳寸。宾有鉴歉于此局，特兆选出贪这篇意范文膜来分钉析一望下。号宴这份贩公函讲的事报由，敌乃是牛某一迹活动现结束活后，研客户形方以血活动饲执行问中某睁一环心节的耀操作吓失误京为由腾，欲享扣除防原定基给付萌的公列关服毅务费柏用，旁致使拳公共员关系忧公司挥方面星提出背交涉现。据勉了解秘，在齐公共场关系叫委托陪事务皂中，猪这类尚纠纷介其实算时有枝发生熄。其见缘由净，有前时确饥实是岔某些挪公共费关系篮专业歇机构铺在操炎作上商不规巩范，讽不严莫谨，身未能筝达到岗某一们活动够的预动期效粒果，药令客差户方呀面颇朗多不或满。撕但也壮不排耕除这段一情室况：眯客户晋认为游公共劫关系怨公司它开出盛的服班务费阵用过奏高，呜似有古不值堂，从侍而抓惭住执义行中运的某殿些细榨节问觉题，鸦在最仁后结迹算时睬设法舰卡掉什某一寿笔费慰用。义这后婆一种泽情况扬，似暗乎又让以国讯内企鄙业客弄户为雄多，众症结毫在于敞他们柔不了提解公症关服秩务的目智业耗性质荒和收恋费标旺准。萍眼下逗许多著公共委关系烘专业筛机构胡多愿仍意代子理外掉资企愧业的种业务扩，而膛不太石乐意概接受帆内资希企业脾(尤乳其是物中小滩型企科业)贿的委嘉托，圣也许塌与这颠一情蔑况有资关。埋酷在范纺文1津-1拘6所俗涉及截的事味由中详，究地竟谁苦是谁笨非，痛这里连无法驳探究平。就有写作链角度勇而言问，这辩份公菌函条植理清雹晰，剃用词诸得当旺，格雁式规垂范，虾不卑饲不亢寄，当亩是值稍得借舒鉴的醒。剧贞首先萌，这倾份公掉函就柜所交既涉事舅由作智了一店个简绵明扼便要的情清理员，强戴调对可方委脑托策偿划和萝实施蓄的X杂X页活动夏已结拜束，劫并从谢总体愚上取转得了隔成功峡。其思次，辈函件夫并不戚讳言俊活动肢中个记别环问节出映现了教某些春失误顷，但秧同时阶指出抵，这燃一失肝误并喊不完替全是闭己方象责任暴。再土次，怨函件搁点出争了纠逆纷的蛙核心喝问题乓：对王方因藏此要杨扣除隶原议烈定给叨付的虹公关习服务凶费用惜不合财情理咐。请陷注意菠：这版份公撕函在驳作有式关判怀断时太，用亏了几新个“茎似”叮字—嫌—“厉似不跟应由俗本公做司承屋担全夸部责帖任”突、“吸似于征理不智合”穷，应蝇该说抹是十积分得亿体的龟，既菜明确处表明伴了己高方的太态度罩，语广气又矩显得悉比较案委婉仰和友厕善，妨给对刻方重最新考迷虑留态下了墙充分爽的余钞地。快最后旋，函絮件中亭“不爆希望辆因为捐这一肢细节春问题贝而诉植诸法荒律，佳并因劲此影证响双朴方的铃友好帐合作壁关系挽”一瞧句，千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