西山区电子公文归档与管理规范

西山区电子公文归档与管理规范（征求意见稿）1、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子公文的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。本标准适用于西山区区级机关、团体和其他社会组织。2、引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T18894-2002GB/T15418-1994档案分类标引规则DA/T19-1999档案主题标引规则3、术语和定义本规范采用以下定义3.1电子公文指在计算机和计算机网络环境中以及数字设备生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.2归档电子公文具有凭证和保管利用价值、作为档案保存的电子公文。3.3真实性指按规定对电子公文的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3.4完整性指电子公文的内容信息、背景信息、元数据等无缺损和无改变。3.5有效性指电子公文应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3.6逻辑归档指在计算机和网络上进行，将电子公文进行归档操作，并向档案部门移交的过程。3.7物理归档指把电子公文集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.8元数据指描述电子公文数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。4、管理体制和职责4.1各单位应根据本标准，建立电子公文归档与管理工作制度和管理网络，并安排专人管理。4.2文件形成部门负责电子公文的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子公文的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。4.3为保证归档电子公文的完整、真实和有效利用，从电子公文产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。4.4归档的电子公文，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子公文能有效机读。5、电子公文的收集5.1收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子公文及相关软件均属收集范围。按照电子公文的信息类型包括：文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。5.2电子公文收集要求归档电子公文应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。在"无纸化"办公系统中产生的电子公文，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子公文的安全性。文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG。影像文件收集时应按MPEG1或MPEG2方式压缩。声音文件收集时应统一转换为WAV或MP3格式。自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。归档的电子公文如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应转换成本规范要求的格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。各单位应依据本标准，结合实际情况，制定本单位、本系统电子公文收集的具体范围。6、电子公文的归档6.1归档要求文件形成部门应随时对电子公文进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子公文进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。6.2归档电子公文应按"件"进行管理。一般情况下把一份电子公文作为一件，密不可分的几份电子公文应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。6.3电子公文形成部门要随时收集符合电子公文归档范围的电子公文，依照附录A要求进行著录并填写《归档电子公文登记表》（见附录B）。归档电子公文应逐件编目。6.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子公文和《归档电子公文登记表》保存在脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。6.5档案管理部门应对归档电子公文进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子公文移交、接收检验登记表》（附录C）。登记表一式两份，一份由档案部门保存，另一份由文件形成部门保存。7、归档电子公文的移交、接收各单位应在每年6月底前将上年度经过检验合格后的归档电子公文移交同级国家综合档案馆，集中保管。7.1移交、接收检验文件形成单位在移交电子公文之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%。检验项目包括检查载体是否清洁，是否有划痕；检查电子公文有无病毒；核实电子公文的真实性、完整性和有效性。7.2移交手续交接双方验收合格后，填写《归档电子公文移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，交接双方各保存一份。7.3归档电子公文的存储一个归档年度的电子公文应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子公文不应存储在一盘载体中。本标准推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子公文的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子公文长期保存的载体。归档后的电子公文的载体应设置成禁止写状态。存储电子公文的载体或装具上应贴有标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别（见8.1）。信息组织结构每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子公文子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织结构：根目录根目录著录文件说明文件电子公文子目录著录文件说明文件电子公文子目录一件电子公文子目录一件电子公文子目录一件电子公文子目录一件电子公文子目录电子公文电子公文怨7.塔3.兵4猫.1幸说明居文件腊7.眨3.暗4蛾.1油.1之文件沃名：肺RE启AD搞ME负7.杀3.便4排.1煮.2众文件疗内容圾：有夺关本财存储雄载体扫的各疗种信贷息。缝应包踏括全载宗号判、全坚宗名赵称、填归档料年度杏、盘到号、斗制作机人、杏检查犁人、摊制作蜻时间当。猎7.疯3.表4逐.1根.3沸文件产格式迎：说蹈明文阴件为残字符质文件股。每饿行的棋左边彩为标株题，匙右边销为说捡明内无容，谱中间插用冒寇号分塔开。祸字符嫌代码槐应符凶合G传B/虹T1翅98急8、凉GB刷23辟12万和G申B1秤30维00虫.1劲的规闯定。拒7.圆3.怖4穗.2私著录歌文件色7.周3.讽4挖.2帮.1棚文件先名：陕DE者SC陷RI奸PT旨.X拌ML真7.爷3.波4丙.2暂.2货文件腰内容聋：归溜档电餐子公数文登财记表夕的电锐子版印本。孙7.龙3.挎4瞒.2甲.3守文件脆格式招：X微ML宾文件陈（具女体格环式见贼附录障D）斗。著胞录文已件包乒含项圣目同库《注归档理电子填公文嫩登记构表写》。铸8符、电归档议电子粗公文幅的保皆管和比利用芳8.象1归距档电宅子公哈文要副一式某三套循，一惨套封旅存保担管，苍一套锁供查野阅使黄用，膨一套岩异地寇保存乘。套耕别用芳符号际表示兆分别窄为：肚A、剧B、招C。期8.患2归怖档电撤子公析文的突保管泽要求积归档渐电子骨公文欣的保静管除脖应符裕合纸病质档懒案的开要求罢外，铁还应葡符合西下列选条件紫。音8.职2.邪1久归档拾载体窗应作眨防写那处理盏。不备得擦承、划宏、触柱摸记痕录涂袜层。蝇8.滋2.格2慌环境妄温度喜选定矮范围城：惧17损℃陵~吐20凉℃塘；相慌对湿末度选惨定范扑围：企35同%~秩45伸%。往8.嚷2.巷3箩存放私时应低远离非强磁界场，宜并与纷有害亚气体案隔离威。挣8.裙3对锯磁性绑载体稿每满调2年忌，光盲盘每胁满4赴年转究存一刻次，茧原载羡体同清时保粱留时跃间不揭少于献4年其。贫8.冶4归始档电售子公粒文的馅封存除载体淋不得屿外借僵。未发经批玻准任仆何单驱位或祥人员锅不得浴擅自斯复制演电子川公文熊。阅8.宵5归降档的创密级祥电子繁公文筒的利瓜用，拿应当径遵守陕有关艳保密睁规定揭。加9递、浓归档茎电子滥公文桑的鉴围定销斤毁风9.雷1归厚档电扒子公垮文的旅销毁游鉴定炮，参失照国异家关降于档少案鉴竹定销店毁的且有关兵规定灭执行狸。劳9.赢2归讽档电门子公壁文的滔销毁必，应渗在办纷理审部批手并续后想，方匠可实贯施。篮9.蛙3属计于保叙密范始围的清归档倡电子爪公文田被销街毁时饲，如注存储耐在不筐可擦迹除的屈载体良上，停须连阵同存冈储载奶体一壳起销裙毁，讨并在侦网络腿中彻毯底清办除。据10酷、到归档骂电子峰公文腾的统疏计陵档案储保管例单位磨应当狂按年被度对枣归档坏电子水公文动的接明收、辉保管歌、利锋用和蠢鉴定络销毁测情况奔进行粗统计幸。呜附录春A增电子消公文嗓著录扰项目验下列故著录牺项目臂标注液“逮*积”馅者为竹必著闷项，脖其它柴为选肯著项辫。慢A1店、文午件信印息历A1许.1房发文哄登记未号：填发文供单位明已发刊文件奏登记痒的顺逼序号腰。届A1阀.2狮收文炉登记处号：剑收文郊单位掉收到曲文件酸登记千的顺榨序号浅。犹A1摇.3盲拟稿旧人：缸拟稿仇人员左姓名葵。娃A1抄.4感拟稿繁时间挤A1萍.5格部门做责任艳人：异拟稿估人员代所在线部门果责任来人姓泛名。斧A1紫.6驼部门嚷责任具人审蕉核时婚间店A1逝.7程核稿层人：换核稿离人员截姓名壳。宜A1敢.8柜核稿飞时间团A1乞.9轧签发币人：挺文件鹊签发图人员辉姓名凤。爬*A导1.悬10蝴签发武时间咬A1异.1愧1勤打字反者：芝打字猫员姓毙名。忆A1请.1兼2凉打字蹦时间饱A1涂.1资3合校对稿者：严文件亦校对想人员饺姓名俱。椒A1典.1暴4嘉校对仪时间螺A1葱.1坛5盒主送蛛单位栽：文抗件主遭送单界位名醒称，坐几个属单位抄之间需用径“辣，震”缝分隔豆。铲A1掘.1只6男抄送泽单位虽：文滩件抄百送单见位名枪称，谱几个望单位不之间渠用猪“灰，闷”秋分隔标。厉A1撞.1仅7惨发送级时间顿：文谈件的炎发出页时间间。糊A1压.1罪8冤缓急搏程度谁A1禾.1袜9旦密级辅：指衡文件敲的保掘密等脾级。乌按G摸B/段T7保15水6笛—拖19锐87挂第四都章文寒献保杆管等胆级代删码表妄划分肾为六字个等块级，煮名称飘与代忧码如粱下：宰名称膀数字缎代码愁汉语剪拼音馅代码暮汉字技代码糕公开越级甜0劳GK宅公开尾国内峰级体1娘GN验国内概内部卸级时2拆NB易内部窃秘密栏级锈3买MM阅秘密柜机密近级壮4野JM驳机密索绝密德级缴5达UM戴绝密鲜A1闻.2砌0纺收文初者：老接收恐文件旗的人亏员姓传名。留A1列.2惨1划收文峰单位庄：接凯收文败件的华单位协名称醋。条A1卸.2吨2寒收文身时间残：接瑞收文发件的席时间命。愉A1龙.2慨3灯批阅将人炎A1木.2培4蒙批阅疼意见需A1滤.2班5默批示埋人乐A1蜓.2盏6拘批示宴意见浪A1领.2御7购承办斯部门贝：文槽件办蔽理部慢门。叛A1快.2抵8撒办理珍结果涨：文止件的抓办理盼结果屯。铸A1鲜.2抄9节办结法时间以：文麻件办彩理完荡毕的渠时间恒。饱A2垫、档犹案信慢息谱A2果.1敲归档警人：匹指对页该份傍文件哄进行即归档赔操作李的人晕员姓茎名。补A2刮.2器归档扮单位兴：指骨对该些份文你件进化行归止档操杰作的器单位厚名称静。白A2魂.3喷归档圆时间已*A性2.隔4仆全宗羊号：苏指档障案馆残给立瞎档单惨位编伤制的砌代号悬，全喂宗号减用五届位数氧表示偷，不文足五臂位的疮前面崇用湾“拥0唐”煮补足如。福*A岔2.宜5枯归档玉年度兽：指突文件赢的形币成年储度，位以四翁位阿核拉伯局数字桂标注凑公元滨纪年刘，如述“找20亦02鲜”阔。普*A园2.肠6食保管歇期限允：指萌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