天纵文档管理系统

文档管理系统天纵文档管理系统01系统简介效益分析功能介绍适用范围目录030204基本信息“天纵文档管理系统高级版”基于国际先进的KM思想及微软成熟的·NET平台技术开发的一套B/S（浏览器/服务器）访问方式的集团级文档管理产品。无需安装客户端即可在WEB上进行操作。系统简介系统简介“天纵文档管理系统高级版”全面采用Ajax技术，页面免刷新，操作简单方便，具有桌面系统一样的良好操作体验。“天纵文档管理系统高级版”提供了从文档、图纸、资料录入（电子化）到文档发布及络化管理的整体解决方案，可有效降低图纸录入及信息发布的成本，保证文档安全，提高文档搜索、查询的响应速度，方便远程信息的获取，有利于知识与信息的传递与共享，使企业单位文档、图纸、资料等的管理更加专业化、规范化，为文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。可对每个文件分类进行授权，不同人不同部门可操作不同分类文档。“天纵文档管理系统高级版”除了对图纸、资料等进行管理外，还可对企业其他文件，如行政文件、ISO体系文件等进行管理，用户可自定义文件工作流程，控制文件起草、审批、发送、修改、回收、销毁的完整流程，同时可对文件阅读、办理情况进行跟踪，文件可远程在线编辑、批注、电子签名、电子盖章，可设置修改强制痕迹保留等。“天纵文档管理系统高级版”依据ISO9000文件控制与管理标准设计，完全可直接应对ISO外部审核。可设置质量记录表格模板，直接在线填写表格。“天纵文档管理系统高级版”具有灵活的签入/签出机制，严格的版本控制。可自行设计每类文档的工作流程，支持并行审批、串行审批、会签、转给他人审批等多种审批方式。功能介绍基础设置文档管理文档保护查询分析功能介绍系统工具技术要点系统管理功能介绍基础设置1.可根据公司实际情况制定文档分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文档分类，各单元之间既可共享文档、协同工作，也可独立管理自己的文档库。文档分类树结构不限层次。2.文档分类象WINDOWS资源管理器一样，形象直观。文档分类树逐步展开，有效防止了分类太多时加裁速度的问题。3.可为每个分类设置许可用户及其权限，权限包括下载、打印、修改、添加、删除、防复制等多种权限，用户可自由阅读、创建和修改自己权限范围内的文档。可设置文件分类表单模板，直接在线填写表单。4.可为每个文件分类设置编号规则，在创建文件时可根据编号规则自动生成文件编号。5.不同分类的文件可设置不同的个性属性，如在“政府来文类文件”中加上“文号”、“政府部门”等字段。6.可将文件类别设置为公开文件，公开文件无需授权，所有用户均可阅读。7.可根据文件格式设置不同的打开方式，打开方式包括直接打开、OFFICE组件打开、万能文档浏览器打开、播放器打开、相册方式打开等多种打开方式。其中，万能文档浏览器可直接浏览400多种不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印权、下载权及修改权。文档管理1.多种导入文档方式，简单快捷，可批量导入文档，可从本地文件夹拖动导入文档，可直接从扫描仪读入文档，还可设置好文件类别模板，在线直接填写表格生成文档。2.在工作流平台上，工任务可以自动传递和流转，以自动进行文件审批、发送等工作。可自行设计每类文档的工作流程，支持并行审批、串行审批、会签、转给他人审批等多种审批方式。文件借阅申请流程、文件修改申请流程、文件销毁申请流程均可自行设计。3.工作流每个环节均会有通知系统进行通知提醒，同时还可选择通知督办人。可随时查看工作流日志和进度。4.可设置分类文件、来文、借阅文件的过期日期和阅读次数，过期或次数超过后，权限中止，文件不能再阅读了。5.所有文档处理严格按权限进行，如只授权处理本人文档的用户不能处理公司或部门文档。实现既可协同操作，也可独立管理。对文档所有操作均记录在案。6.在文件页面，可根据权限查看此文件所有相关资料，如批示记录、评论记录、操作日志、审批日志、办理记录、发送清单、阅读跟踪记录、回收记录、借阅记录、修改记录、销毁记录、旧版文件、相关文件等。可直接通过邮件、传真将当前文件发送给第三方（如客户或供商等）。文档保护采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。这样，一些核心数据资料就牢牢限定在了企业内部，有效的保证了企业数据的安全。

查询分析1.可根据权限对各类操作记录进行查询、分析、管理（删除和清理），如文件借阅申请、文件修改申请、文件销毁申请、旧版文件、作废文件、文件操作日志、邮件发送日志、传真发送日志、流程操作日志等。2.可自己设计报表文件，本系统采用水晶报表（目前世界上最好的报表工具之一）设计报表。3.报表打印前可进行数据过滤，你可设置条件过滤出您想要的数据。系统工具1.公告系统可编写公告、通知等公司内部文件，用于对操作用户进行事件通知和提醒。公告可设置过期日期，过期后不再显示在公告栏上。2.系统提供了功能强大的络硬盘，每个用户可定义自己的络硬盘树结构，络硬盘树结构不限层次。可为每个用户设置络硬盘空间大小，禁止上传的文件类型和文件最大值。3.本地文件导入络硬盘方便快捷，可批量、拖动导入文档，还可直接从扫描仪读入文档。4.络硬盘中修改文档也十分方便，可远程直接修改文档，修改保存后，自动回传到服务器。5.可在线打开电子印章制作工具，制件加密的电子印章和电子签名。6.员工调岗或工作变更后，可以回收其有权使用的文件，回收文件时，系统可自动发一条消息人性化地通知此员工。7.短消息工具可实现员工之间沟通交流，可发送、回复、转发短消息，也可从公司用户清单中选择用户批量发送。8.消息系统可及时提醒用户处理文件相关工作，如文件审批、来文、申请审批等工作，通知方式可以是短消息、手机短信、邮件等。系统管理1.基于角色的权限管理，无需为每个用户设置权限，只需将用户指向角色，大大减轻了系统管理的工作量。2.可根据用户身份设置其可操作的模块。3.可以限定用户允许添加的文件类型、大小、数量。4.系统提供数据字典的管理，可修改系统用到的枚举参数。5.工作流引擎符合WFMC标准，完全基于用户需求，具有较强的灵活定义功能，根据不同企业的不同运作模式，可由具有相应权限的人员对流程进行维护和订制。从流程的创建到归档全程跟踪控制，为企业搭建一个高效、灵活的工作流平台。6.系统提供备份/还原功能，对文档进行备份和还原。为了节省备份时间，提高效率，系统可选择只对新增文档或修改过的文档进行备份。7.可设置系统自动备份文档和数据库，并可设置自动备份周期和备份时间。8.用户对系统数据操作（如数据添加、修改、删除）均记录在案，可跟踪系统操作，确保安全。技术要点1.本系统全部采用B/S方案，客户端不用安装任何系统，直接通过浏览器操作。2.开发技术为.NET2.0+AJAX，页面免刷新，速度快，操作顺畅方便，比传统B/S有更好的操作体验。3.采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。这样，一些核心数据资料就牢牢限定在了企业内部，有效的保证了企业数据的安全。4.界面精美、简洁、直观，在线帮助丰富，操作十分简单，无需培训，即可上手。5.完全采用多线程方式上传下载文档，可以更好的改善用户体验，达到更高性能。6.本系统采用大型数据库系统，支持海量数据存储。7.安装部署方便，直接复制到服务器即可完成安装。效益分析效益分析降低文档管理成本通过“天纵文档管理系统高级版”，可系统管理企业文档，可以减少纸张、耗材、人工等多方面的成本。不但省去了安装各类软件的人工成本，同时也节省了购买这些软件（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂贵费用。提高文档管理规范性“天纵文档管理系统高级版”可实现系统和络来管理文档，可规范有序地管理文档，文档根据需要和权限在络上流转，存取速度和效率大大提高。解决文档安全问题“天纵文档管理系统高级版”中的文档以加密形式保存在服务器数据库中，用户根据权限进行存取，保证了重要文档的泄露和丢失。提高文档流转效率在“天纵文档管理系统高级版”中，文档放进数据库后，查找非常方便，您可设置多种条件查询您想要的文档。同时，文档一但被修改完成，它的更新