机房档案资料管理制度

机房档案资料管理制度1.前言为了保证机房档案资料的安全与完整性，提高档案资料利用价值，制定本制度。2.管理职责2.1.机房管理员机房管理员是机房档案资料最直接的管理者，对机房档案资料的管理有主要责任。具体职责如下：建立、完善机房档案资料的管理制度及日常管理规范；组织、落实机房档案资料的存档、借阅、借出；维护机房档案资料的安全，确保机房档案资料的保密性、完整性；对机房档案资料进行巡检，保持资料的完好无损；对机房档案资料进行分类、整理、备份等工作；对机房档案资料进行定期清理，删除过期资料。2.2.其他管理人员除机房管理员外，其他相关管理人员也应当对机房档案资料进行管理，要求如下：严格按照制度规范操作，保证机房档案资料的安全、完整性；配合机房管理员对机房档案资料的存储、整理、备份等工作；对机房档案资料进行巡检，发现问题及时处理。3.档案资料管理流程3.1.存档机房档案资料必须存放于专用的档案室中。存档的流程如下：对机房档案资料进行登记和编号，建立机房档案资料管理系统；使用标准的强力文件柜或其他专用存储设备，妥善存放机房档案资料；对机房档案资料进行分类、整理、编目，制定存档方案；对机房档案资料进行装订、打孔、挂钩等工作，以确保文件的安全性和可管理性；对机房档案资料进行检查，确保文件的完整性和真实性；对机房档案资料进行定期整理、清点、备份、销毁等工作。3.2.借阅机房档案资料的借阅需要经过机房管理员的审批，流程如下：申请人提出借阅申请，附带借阅理由及预计归还时间；机房管理员对借阅申请进行审批，并注册借阅人的信息；使用登记表对借阅的机房档案资料进行登记，并记录借阅人的姓名、联系方式、借阅时间、归还时间等信息；借阅者在规定时间内归还机房档案资料；若借阅者无法按时归还，则需要经过额外的审批程序；借出的机房档案资料应当保证安全，离监借阅资料应当限制数量和范围。3.3.借出机房档案资料的外借需要经过机房管理员的审批，流程如下：申请人提出外借申请，附带外借理由及预计归还时间；机房管理员对外借申请进行审批，并在登记表中注册借阅人的信息；外借的机房档案资料应当保证安全；借出的机房档案资料应当按照规定时间内完成任务；借出的机房档案资料不得超出设定的范围和数量。3.4.借出注意事项外借的机房档案资料必须在规定的时间内归还；借出的机房档案资料应当保证安全，并做好丢失或损坏的防范措施；借出的机房档案资料必须严格限制范围和数量，不得超出设定的范围和数量；借出的机房档案资料必须保证真实性和完整性，不得做任何形式的篡改和毁坏。4.安全管理4.1.安全员应当做好以下工作：组织、实施机房档案资料的安全防范措施；对机房档案资料进行定期巡查，发现问题及时处理；维护机房档案资料的保密性，严格限制无关人员存取；对机房档案资料进行有效的备份，并定期检查备份效果；对机房档案资料进行定期的清理和销毁，确保不必要的文件及时清理。4.2.其他管理人员应当做好以下工作：严格遵守机房档案资料安全管理规定，切实加强对机房档案资料的管理；发现异常情况及时报告安全员，并配合安全员处理；对机房档案资料进行巡查，确保档案资料安全；对机房档案资料的拷贝进行管理，防止泄漏。5.其他机房档案资料管理制度是机房管理的重