【中学档案的特点与管理对策】档案存放存在的问题与对策

【中学档案的特点与管理对策】档案存放存在的问题与对策档案管理工作是中学各项工作中十分重要而又常被忽视的一项工作，尤其是在当今信息高速增长的时代。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，笔者就新时期完善学校档案管理做一粗浅探讨，提出要认真做好与档案管理相关的对策。一、中学档案管理工作的薄弱环节1、学校档案是学校领导树立学校形象的依据。学校不仅是产生学校档案的主体，而且也是档案发挥其使用价值的重要场所。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，它真实地记录了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源。综观学校档案，可以深刻地理解本学校的特点以及发展的规律。通过分析学校现存档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，因此它是学校领导树立学校自身形象的依据。2、学校档案是学校的宝贵财富，丰富的档案资料可以更好地为教学科研服务。在学校档案中，有很大一部分记录着和保存着学校教育教学经验和成果，这些档案浸透着教师多年的辛勤的汗水，记录了学校教职员工为学校的发展所做出的贡献和先进事迹，反映了学校总体的教学水平，是学校教职员工的劳动结晶。只有充分利用学校的档案信息，才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益，更好地为教学科研服务，提高教育教学水平。二、中学档案管理工作的现状1、领导重视不够。领导的档案意识薄弱，客观上造成档案收集难、档案室资金投入不足，档案室成了被遗忘的角落，领导只有在上级档案部门要来检查时，才象征性地抓一抓这方面的工作，很多档案工作人员缺乏工作的紧迫感和责任心，坐、等、靠思想严重，满足现状、求稳怕险，抱着应付上级的检查的心态，工作得过且过，致使档案利用开发水平低，能力差，重视不够。2、档案管理人员培训缺乏。当前我国中学的档案管理人员以兼职较多，同时，缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档整理、保管、利用等未能很好掌握，档案管理专业毕业的人员几乎是零。大部分工作人员缺乏计算机知识，无法开展信息参考咨询、网络检索等个性化服务。这直接影响着档案管理的规范化、科学化、现代化程度。3、规章制度流于形式，重藏轻用。档案室的规章制度流于形式，管理分散、混乱，整理分类方法不科学、不统一，在档案价值的开发利用上存在着重藏轻用的现象，不能充分发挥档案的教育和服务功能。4、现代化程度几乎为零。大多数中学档案室现代化程度几乎为零。档案工作场所条件不够，场馆破旧，硬件设施缺损，档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是八九十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用。现在，我国一些大学的档案馆、室已经采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术，但这些对中学档案室来说距离还相当遥远。5、大局意识不强。一些档案部门的同志对新阶段的档案工作认识不足，对抓住机遇实现档案工作的新跨越缺乏思想上的准备，缺乏足够的工作思路和工作措施。三、加强中学档案管理的有效途径1、学校领导的高度重视是加强学校档案管理工作的关键。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出：学校档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。它是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。2、建立健全规章制度是学校档案管理工作的基础。学校要根据《档案法》和学校实际，制定档案管理制度，做到档案管理工作有章可循，有法可依。笔者认为，建立健全规章制度必须注意以下几个环节：一是按要求规范档案案卷形成的全过程。从档案材料用纸到收集、整理、编目等等，都力求做到统一标准，科学分类、组卷合理、编目清楚。二是要做到有序化管理。对学校各种档案分门别类，形成体系，做到系统化。处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，做到移交有手续，交接有清册。三是要编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善检索体系。3、提高档案工作者的素质是加强学校档案管理工作的保证。学校领导应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基本技能，督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平。笔者认为，中学档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要学习计算机知识、数据库管理知识、数据录入和网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能。只有这样，中学档案工作者才能适应现代化管理的需要。4、开发档案信息资源是提高档案利用价值的重要手段。档案的价值在于利用，为教学第一线服务，为社会服务。笔者认为，中学档案工作者应该始终把开发档案信息资源作为档案工作的重中之重，不断采取多种形式和方法加强档案的提供利用工作。5、应用现代化管理手段是中学档案管理的发展方向。开发利用档案信息资源不仅是档案工作的目的，也是信息社会的需要。邓小平同志曾提出“开发信息资源，服务四化建设”的要求。当今社会，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。科学技术的进步和生产力的发展，促使世界开始向信息化迈进，信息已成为经济建设的战略资源和社会管理的基本要素，因此档案管理手段也要与时俱进。我们必须改革旧的档案管理机制，强化学校档案信息开发工作，建立档案信息开发机制，沟通信息渠道/在管理手段上做到传统与现代相结合，在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合，在馆室上做到文字馆、图片馆、音响馆和实物馆相结合，使档案信息发挥其应有