唐山工业职业技术学院

———唐山工业职业技术学院归档文件整理办法实施细则（修订）唐工院字〔2021〕25号1.总体要求。依照国家档案局《城市社区档案管理办法》、唐山市档案局《唐山市归档文件整理办法实施细则》等档案工作文件汇编，进一步规范我院档案工作，加强在档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等操作环节的科学化、规范化、合理化，理顺工作程序，明确工作职责，保证档案的完整性及保密性。2.时间要求。归档材料形成时间范围为年度归档上一年度形成的材料，即上一年度01月01日-12月31日之间形成的材料，并完成档案材料的规范移交工作，上交档案室时间截至每年4月底。3.文书档案归档整理

3.1归档文件为与本部门职能活动有关的上级、同级发来的及自身形成的文件材料。纸质文件以件为单位，文件处理程序已经完毕。

3.2归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.3整理方法

专职档案员负责档案整理的修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架等步骤。

各系处部室兼职档案员负责档案整理的收集、组件、排列、编号、编页、编目等步骤。3.4第一步：收集各部门兼职档案员要催收办理完毕的文件及时归档，做到应归尽归。

3.5第二步：组件3.5.1确定归档文件的“件”（组件）。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。3.5.2件内文件排序。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。3.6第三步：修整（专职档案员负责）3.7第四步：装订（专职档案员负责）3.8第五步：分类我院统一采用年度—保管期限方法。一般应以文件成文日期即落款日期为准。跨年度办理文件，统一归入办结年。文件未标明日期通过特征或内容推断归入相应年度。唐山工业职业技术学院各部门文件材料归档范围和文书档案保管期限表参见附件一。

3.9第六步：排列

各系部处室年度内归档材料大流水排列即可，即从0001开始。3.10第七步：编页

3.10.1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码（001开始）。即把确定为“一件”的文件进行排序，页码应逐页编制，页号用阿拉伯数字编写，该件有图文面即为一页。页码应分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

3.10.2文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。3.11第八步：编写档号（专职档案员负责）3.12第九步编目即编制归档文件目录，编目应准确、详细、便于检索。归档文件目录的格式参见附件二3.12.1序号：在年度内保管期限下从“1”开始流水。3.12.2档号：专职档案员负责填写3.12.3文号：即填写发文的字号。一般由单位代字、年度、顺序号组成，如唐工职院字[2017]50号。3.12.4责任者：唐山工业职业技术学院。联合发文的文件，填写包括立档单位在内的3个责任者。协议类文件填写对方单位全称。3.12.5题名：填写文件标题，标题中的单位名称可以省略；会议记录格式应为会议类别【会议提要】，如党政专项会【讨论专业群及专业调整方案】。3.12.6日期：填写文件的形成日期（落款日期），此项应用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2020年1月1日标注为20200101，如文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。3.12.7密级：不填写3.12.8页数：同编号页数，三位数，如060。3.12.9备注：注释文件需要说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁、附件等。

3.13第十步装盒（专职档案员负责）

3.14第十一步排架（专职档案员负责）4.会计档案归档整理（财务处负责，2019年度之后上交的会计档案材料必须涵盖以下四类）会计档案保管期限及归档目录参见附件三、四、五4.1会计凭证类：原始凭证、记帐凭证（凭证封面需加盖出纳、会计、财务章）4.2会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片及其他辅助性帐薄4.3财务报告类：月报、季报、半年度、年度财务会计报告。4.4其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。4.5注意：4.5.1在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如：政策法规、计划总结、请示批复等均属文书档案归档范畴;本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。4.5.2工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，干部职工调动的工资介绍信、属于文书档案，不能纳入会计档案。5.数码照片归档整理5.1归档范围5.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片；本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片；领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片；本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片；本单位历届领导班子成员的数码证件照片。5.1.2记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。5.1.3记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。5.1.4其他具有保存价值的数码照片。5.2保管期限数码照片档案的保管期限为永久。5.3归档时间数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。5.4归档要求5.4.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件。5.4.2反映同一场景的数码照片一般只归档一张。5.4.3归档的数码照片推荐采用JPEG格式。5.4.4归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。5.5整理编目要求：5.5.1分类和排列同一全宗内的归档数码照片档案按“年度一保管期限一照片组”分类。同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。5.5.2编号5.5.2.1档号：结构为档案门类代码·年度－保管期限一照片组号—张号示例：ZP·2021-Y-0001-00015.5.2.2档案门类代码：数码照片代码用ZP表示。5.5.2.3年度：数码照片形成年度，采用4位阿拉伯数字。5.5.2.4保管期限：数码照片所划定的保管期限，永久用“Y”表示。5.5.2.5照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。5.5.2.6张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。5.5.3整理命名：数码照片必须冲印插册，照片背面要标注照片档号。实体和电子双套保管。▲5.5.3.1存储路径：数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片门类代码·年度”总文件夹，在总文件夹下依次按保管期限和照片组建立层级文件夹。示例：某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2021年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2021年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径：D:\ZP·2021\Y\00015.5.3.2命名：文件夹以存储路径的层级文件夹命名：每张照片以“数码照片门类代码·年度－Y一照片组号一张号.扩展名”格式命名。示例：文件夹名称：D盘下总文件夹名称为“ZP·2021”，下一层文件夹名称为Y(永久用Y表示），下一层文件夹名称为照片组编号。照片文件名称为：ZP·2021-Y-0001-0001.jpg5.5.3.3电子目录：在年度下建立电子目录。5.5.4编目数码照片档案目录包括以下项目：序号、档号、说明、部门、参见号、摄影者、时间、文件格式、开放状态、备注（目录式样参见附件六)。5.5.4.1序号：数码照片顺序号，从“1”开始逐条编制。注：只编张号，不编照片组号。5.5.4.2档号：同编号中的档号保持一致。5.5.4.3组说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，详细说明该组照片所反映的主要内容；每张照片说明：概况说明该张照片所反映的内容。5.5.4.4部门：宣传部或其他部门名称。5.5.4.5参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。5.5.4.6摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。5.5.4.7时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。5.5.4.8文件格式：本张照片的计算机文件类型，包括JPEG、TIFF或RAW。5.5.4.9开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“是”，不开放为“否”。5.5.4.10备注：注释需要说明的情况。6.本细则由唐山工业职业技术学院党政办公室和档案室负责解释，自发布之日起实施。附件：1.唐山工业职业技术学院各部门文件材料归档范围和文书档案保管期限表2.归档文件目录样式3.企业和其他组织会计档案保管期限表4.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表5.会计档案归档目录6.数码照片归档目录式样2021年10月25日附件1唐山工业职业技术学院各部门文件材料归档范围和文书档案保管期限表部门名称01党政办公室02督查室序号归档范围保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料长期2党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、发言稿、照片、录音、录像、秘书长、代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议记录等。长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。短期3学院党委会、党委扩大会、纪要、决议及会议讨论的文件。永久4党委工作计划、报告、总结（包括经验总结）永久5党委发布的决定、办法、指示、批复、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7学院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久8党委委员在院内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿永久9工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党总支、党支部、直属支部的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录永久14党委保密、秘书工作的有关文件长期15重要的群众来信来访及处理材料长期16党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期17总支、支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期18总支、支部党建工作和人员奖励及有关材料长期19上级有关党建、行政管理的综合性文件、传真、信函长期20全院性的规章制度永久21学院年度、学年度、学期工作计划、报告、总结永久22院长办公会、领导班子会、专题会议等行政工作会议记录和纪要永久23全院性的工作会议、座谈会文件和材料长期24院领导在会上的重要讲话和参加院外会议发言稿、国际交流等相关材料及年度统计表长期25学院教育事业规划、计划及上级批复永久26学院历史沿革、情况介绍、隶属关系、学院体制改革、调整合并、撤销、更改名称、搬迁等文件材料永久27学院向上级的请示及其批复永久或长期28学院各单位的请示及其批复长期29学院基层报表及综合统计表永久30启用印章的文件及印模永久31学院大事记、简报、信息、动态永久32校友工作材料长期33校史工作材料永久34校庆工作材料长期（1）院庆活动计划，各级领导和知名人士的签到册，题词、贺信、贺电永久（2）海内外友好人士及院校赠送的礼品永久（3）重要人物的讲话稿，活动照片永久（4）院庆一般文件材料短期35群众来信来访文件材料长期36普选工作材料短期37上级有关与本院的来文长期38学院与国内外有关单位合作的协议、合同等材料长期39学院开展各种学术活动、来访交流、上级指导工作等的文件、资料及年度统计表长期40其他有保存价值的文件材料长期部门名称03组织部序号归档范围保管期限1上级有关组织、党建工作的文件（1）针对学院的（2）需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期2学院有关组织、党建工作的文件材料

（1）需要长期或短期贯彻执行的长期或短期3有关组织工作的规章制度、管理办法、岗位职责长期4组织工作计划、报告、总结、调查材料、请示、批复、汇报等材料永久5学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久6关于干部任免及待遇问题的决定、批复、通知及呈报表永久7关于干部调动、离休和享受待遇的报告、决定、批复长期8党员和党组织年度统计表永久9科级以上干部名册永久10党政领导班子及科级以上干部考核、考察与管理材料长期11党员、干部教育培训材料长期12落实政策的有关材料长期13学院关于组织、党建工作向上级的请示及批复永久14党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料长期15党总支、党支部、直属支部委员名册，改选报告、审批材料长期16党员退党、预备党员取消资格的决定长期17党员出国的报告及批复长期18党员组织关系转进、转出的介绍信及存根长期19评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单长期20学院党校工作计划、总结、报告、规章制度长期21学院党校学员名单及考试成绩长期22组织机构沿革长期23其他有保存价值的文件材料长期部门名称04宣传部（风景线）序号归档范围保管期限1上级有关宣传工作的文件（1）针对我院宣传工作的（2）需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期2学院宣传工作计划、总结、决定、报告、通知、请示及批复永久3有关宣传工作的规章制度、管理办法、岗位职责长期4反映学院重大活动的剪报、图表、媒体有关学院报道及年度统计表永久5党委中心组会议记录；政治思想工作动态及调查材料长期6教职工政治理论学习、重要纪念活动、政治活动等决定、通知、计划、总结、重要情况汇报等材料长期7宣传教育工作先进事迹材料及名单长期8媒体有关学院的报道及年度统计永久9其他有保存价值的文件材料长期10学院简报、宣传画册等材料永久11学院党代会、教代会、团代会、学代会照片永久12学院召开的各项工作会议（较重要的）照片永久13学院表彰先进、劳模报告会等照片永久14上级有关部门在学院召开的各类会议照片（较重要的）永久15上级领导来院视察活动照片永久16院庆活动照片永久17学院节日纪念活动、文娱活动、田径运动会、大运会（较重要的）照片永久18学院建筑奠基、落成典礼照片永久19学院召开的各类科研、学术会议和学生交流会照片永久20学院历届开学典礼、毕业典礼、运动会照片永久21上级领导来院检查教学工作的照片永久22兄弟院校来院参观、进行学术交流的照片永久23各类教学活动照片永久24招生工作照片永久25德育教育、政治思想工作照片永久26教学管理工作照片永久27对外学术交流活动照片永久28学院人员出访外国活动照片永久29外国友人来访照片永久30学院原貌照片永久31校园风景建筑物照片永久32学院新落成建筑物照片永久33科研成果实物照片永久34荣誉证书（较重要的）照片永久35锦旗（较重要的）照片永久36上级领导来院活动人物照片永久37学院领导、教授、优秀教职工、优秀学生的工作、学习、生活照片永久38毕业生合影永久39会议代表合影（较重要的）永久40领导人物合影永久41党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影永久42其他各类纪念性集体合影（较重要的）永久部门名称05纪委办公室序号归档范围保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件（1）针对学院纪检工作的（2）需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期2学院纪委关于纪检工作的文件

（1）需要长期或短期贯彻执行的长期或短期3学院纪检工作的规章制度、管理办法、岗位职责长期4学院纪检工作计划、报告、总结、请示、批复调查材料及重要统计表永久5纪委会议记录长期6学院纪委召开的重要会议讨论通过的文件及有关材料长期7党员处分决定及复查、撤销处分材料长期8群众来信来访及处理意见（有领导批示或处理结果的）短期9受理重大事件所形成的文件材料永久或长期10其他有保存价值的文件材料长期11上级有关监察、审计工作的文件材料（1）针对学院的（2）需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期12学院监察、审计工作的规章制度、管理办法、岗位职责长期13学院监察、审计工作计划、报告、总结、调查报告长期14学院监察、审计工作统计年报及重要报表长期15学院审计报告永久16关于监察、审计工作向上级的请示及批复永久17院领导、处级领导离任审计材料长期18工程项目审计材料及复查材料长期19学院监察、审计工作会议记录长期部门名称06人事处序号归档范围保管期限1上级机关有关人事工作的需长期贯彻执行的文件长期2学院人事工作规章制度长期3人事工作请示及批复、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于院内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进个人的有关材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的有关材料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规划、方案、总结永久11教师进修计划、安排、总结、名册、登记表及年度统计表长期12教师工作量的规定及执行情况长期13教师业务考核材料长期14人事统计表（1）年度或学年度（2）学期的，季度或月份永久或长期/短期15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久16教研室正、副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期18教职工工资调整的工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料永久或长期19教职工转正定级的材料长期20教职工校内调动材料长期21教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期22教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期23教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册等材料长期24教职工退休、离职和出国的的有关材料长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26教职工退休后重新工作的材料长期27教职工福利工作长期28使用临时工有关材料长期29人民来信来访材料长期30人事档案工作有关材料长期31教职工兼任院外社会职务和学位、学术职务名单、参加团体、登记表和统计表等永久或长期32聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料永久33其他有保存价值的文件材料长期34上级有关人事档案工作的文件材料

（1）针对学院的（2）需要长期贯彻执行的（3）需要短期贯彻执行的永久或长期或短期35人事档案工作规章制度长期36人事档案工作规划、计划、报告、总结长期37人事档案工作统计报表永久38档案工作向上级的请示及批复永久39人事档案全宗指南、全宗介绍永久40档案工作先进集体和个人的事迹材料及名单长期41其他有保存价值的文件材料永久或长期部门名称07教务处序号归档范围保管期限1上级下达的有关教学工作的需长期贯彻执行的文件长期2上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件长期（1）针对学院的永久（2）属普发的而学院须长期贯彻执行的；对学院有查考利用价值的长期3教育部、河北省教育厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划）针对学院的永久4上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件（1）重要的（2）一般的永久或长期或短期5上级主管机关在学院召开的教学工作会议形成的文件（1）上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲话材料、照片、视频、音频文件、录音带和录像带永久（2）会议的报告、总结、决议等文件（3）会议简报、参考资料永久或长期或短期6学院召开的教学工作会议文件及有关资料（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、会议记录、会议纪要、重要的录音带、照片等永久（2）会议典型材料、发言稿、简报（3）会议参考资料长期或短期7学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件（1）重大问题的及有历史意义的（2）一般业务问题的永久或短期8学院编制的教育事业计划、发展规划（1）年度的和长远的（2）季度的永久或长期或短期9（1）重要的（2）一般的永久或长期10学院教学改革方案、总结永久或长期11学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制永久12学院教学的规章制度永久13有关教学问题的调查研究形成的文件材料（1）重要的、典型的、系统的（2）一般的永久或长期或短期14有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料（1）年报和年度以上的、典型的（2）季报（3）月报永久或长期或短期15毕业证书的制发及样本永久或长期16授课计划长期17学院加具意见转发上级和学院各系关于教学的文件（1）需要各单位执行的（2）一般的长期或短期18教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等。永久或长期19在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的院外宣传稿件、简报、照片、录音带、录像带等材料（1）重要的（2）一般的永久或长期或短期20各系报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料（1）重要的（2）一般的长期或短期21教学工作文件资料汇编、汇集永久或长期22教学简报永久或长期23优秀教学成果评奖材料长期24教师工作量的规定及执行情况25教师业务考核材料长期26推广普通话、有关普通话测试站重要材料长期27其他有保存价值的文件材料长期28专业、专业群、专业设置、实训室建设的论证、评估、申报、审批文件材料永久29专业、专业群、重点专业、实训室建设材料永久30课程、专业、专业群、实训室建设统计报表永久31课程、专业、专业群、实训室建设计划、情况汇报总结、简报材料长期32课程、专业、实训室建设课程评估申报、审批材料长期33各专业教学计划、培养方案及教学大纲永久34课程建设要求及安排、校历表长期35学院所开课程的试题、标准答案和试卷分析长期36教改教案、重要备课记录长期37公开课评比材料长期38院级领导听课记录长期39学院学年教学考评一览表长期40教学研究工作计划、规划、情况综合等材料长期41教师教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料长期42教学质量、办学水平评估、教学评估、办学社会效果、典型经验等文件材料长期43毕业设计的有关规定及论文、作品等资料长期44毕业生的优秀作品及评审意见长期45英语等级考试考生名册及成绩长期46教学实习、实训计划、总结及有关材料长期47历次修订教学计划的有关规定长期48关于课程建设规划及有关材料长期49各级精品课程有关文件材料长期50教室、实训室管理制度文件长期51全院性选修课课程目录、简介长期52课程表、教学任务书长期53教学检查的相关制度、方法及各种文件、记录、总结长期54有关建立试题库材料长期55社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期56选修课材料及辅修专业材料(包括课程名称、教师、选修学生名单等)短期57教学督导工作制度、计划、总结及相关材料长期58各学期期末考试成绩统计分析和总结长期59专业技能大赛长期60其他有保存价值的文件材料长期部门名称08科研处序号归档范围保管期限1科研统计报表永久2科研行政管理文件材料长期3科研计划管理文件材料长期4科研成果管理文件材料长期5科研经费管理文件材料长期6申报科研基金及有关批复长期7学会工作（学术活动）材料短期8其他有保存价值的文件材料长期9开题报告与课题调研论证材料长期10任务书、合同书、协议书、课题人员名单永久或长期11课题研究计划、设计长期12计划执行情况、计划调整或撤消报告短期13课题投资和预、决算材料短期14实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久或长期15数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久或长期16设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久或长期17研究工作阶段小结、年度报告长期18配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久或长期19样品、标本等实物目录永久或长期20研究报告、研制报告永久或长期21论文专著永久或长期22工艺技术报告永久或长期23技术诀窍报告永久或长期24专家评审意见永久或长期25鉴定会材料（鉴定会代表名单、会议记录、鉴定意见及有关照片）长期26鉴定证书永久或长期27推广应用意见长期28课题工作总结长期29科研成果登记表永久或长期30科技成果报告表永久或长期31科技成果奖励与审批材料永久或长期32科技成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件永久或长期33专利申请书或证书原件或影印件永久或长期34转让合同、协议书永久或长期35生产定型鉴定材料永久或长期36推广应用方案及实施情况长期37扩大试生产设计文件、工艺文件长期38对外学术交流材料长期39成果被引用或投产后反馈意见长期40成果宣传报道材料短期41对外学术交流材料长期42上级有关编辑出版工作的文件长期或短期43学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录、统计报表永久44学院编辑出版工作规章制度永久或长期45学院有关期刊、报纸的创刊、停办、复办、发行等的请示与批复永久46获奖或受查处情况的文件材料长期47编辑出版部门事务管理形成的文件材料短期48编辑出版合同、协议书长期49出版请示与批复永久或长期50原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收单）（1）反映学院教学、科研重要成果和名人译稿（2）一般的和社会上的永久或长期51各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期52封面设计图样、选用的插图、照片长期或短期53出版通知单、书刊、音像出版物样品永久54出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单长期55有参考价值的读者来信、重要评论长期或短期56作者、译者登记表永久或长期57再版修改意见长期或短期58领导人或著名人物的题词、手稿等永久59院刊样品永久部门名称09学生处（武装部）序号归档范围保管期限1评优材料（优秀学生干部、三好学生、先进班集体）长期2各类获奖学金、助学金、特困补助者名单长期3学生处分决定、请示与批复，处分复查、甄别与撤销处分等材料长期4有关学籍管理的规章制度永久5本部门的年度计划总结及其他有保存价值的文件材料长期部门名称10质量督导处序号归档范围保管期限1评估、示范督导工作计划、规划、总结长期2《教学督导简报》长期3学院评估、示范性高职院校建设有关材料永久或长期4督导学院专业建设、课程建设、教材建设、实验实训基地建设等形成的材料长期5评估处室、系（部）工作水平形成的材料长期6评估教师教学质量形成的材料长期7院级以上精品课程、示范专业评估材料长期8实训基地评估材料长期9试卷质量评估材料长期10教材选用质量评估材料长期11本部门的年度计划总结及其他有保存价值的文件材料长期部门名称11继续教育学院序号归档范围保管期限1上级关于继续教育工作的规定、指示、意见等文件材料长期2与外单位签订的重要协议书、合同书永久3学籍表（卡）、成绩单及成绩总册永久4课程安排表长期5其他有保存价值的文件材料长期部门名称12国际交流处序号归档范围保管期限1上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料长期或短期2学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料永久或长期3外事工作会议材料长期4外事工作一般往来函件短期5其他有保存价值的文件材料长期6学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境）参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料永久或长期7关于出国（境）讲学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国（境）外指导教师邀请信永久或长期8出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久9参加国际学术会议论文永久或长期10向国（境）外投寄的学术论文及审批材料永久或长期11出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表；学院和上级主管机关审批材料；返院后的总结、汇报、照片等）永久或长期12上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期13外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料长期14外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料永久15来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期16中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久17学院完成的国际合作项目、成果等材料永久18合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期19授予外籍人士名誉称号的材料永久20双方互赠的礼品、纪念品（入实物类）长期21外国留学生录取审批材料 永久22外国留学生学籍登记表、学籍卡片永久23外国留学生教学计划、大纲、安排长期24外国留学生学习情况、成绩及评语永久25外国留学生学位论文及学位证书复印件长期26外国留学生学生名册永久27外国留学生学生去向及有关材料长期部门名称13大数据和网络中心序号归档范围保管期限1上级有关网络、信息化建设工作的文件材料

（1）针对我院的（2）需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期2工作计划、总结长期3学院关于网络、信息化建设的统计报表永久4学院关于网络、信息化建设工作向上级的请示及批复永久5学院网络建设、信息化基础设施建设方面的规划、计划、报告、总结方面的的文件材料长期6校园网管理条例、规章制度长期7确保校园网运行的畅通和校园网主干网络基础设施的建设与维护方面的文件材料长期8校园网公共服务体系的建设方面的文件材料长期9开展现代网络信息技术的研发工作方面的文件材料长期10电子校务建设方面的文件材料长期11面向师生开展信息技术与现代教育技术的教学与培训材料短期12数字化校园建设有关材料长期13其它重要的文件材料永久或长期14承担有关计算机网络与现代教育技术方面科研项目材料长期部门名称14团委序号归档范围保管期限1上级关于共青团工作的文件，需要长期或短期贯彻执行的长期或短期2团委工作计划、总结、报告、决定永久3团委工作规章制度、管理办法、岗位职责、机构设置、机构沿革及统计报表材料长期4团代会、学代会文件材料（1）关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的决议等文件材料永久（2）大会议程、纪要、简报、、提案长期（3）筹备工作计划、总结、会议组织工作材料等短期5关于团的工作向上级的请示及批复永久6团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料长期7团委会议记录长期8表彰先进团支部、优秀团员的材料及评优上报材料长期9团干部名单、考察、选拔和培养材料、团员名册长期10长期11批准入团、离团材料及名单长期12举办团校、组织党章小组学习的材料长期13团组织状况、团员思想教育活动材料、团员思想动态综合分析材料长期14团总支有关材料长期15学生会有关材料，如学生会干部名单、考察、选拔和培养材料长期16学生社团组织名称、名单、章程、刊物及统计材料长期17重大活动有关材料，如迎新晚会、毕业生晚会、校园文化艺术节（包括活动方案、领导讲话稿、节目单、视频）长期18学生社团活动、社会实践（如“三下乡”活动）、青年志愿者活动有关材料，包括简报、计划、总结以及典型调查报告长期19获奖相关：报送评选材料、获奖公示、公告长期20其他有保存价值的文件材料长期部门名称15财务处序号归档范围保管期限1参见附件三和四长期或三十年部门名称16后勤管理处序号归档范围保管期限1上级有关基建工作的文件材料，针对学院的或需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期

2学院基建工作总体规划永久3学院基建工作计划、总结长期4基建工作年度（季度）总结、统计报表永久5基建工作规章制度长期6基建工程财务预、决算及上级批复长期7全院性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久10其它重要的文件材料永久11上级有关后勤服务工作的文件材料，针对学院的或长期或短期需要贯彻的永久或长期或短期

12后勤服务工作的规章制度、管理办法长期13后勤服务工作规划、计划、总结长期14后勤服务工作统计报表长期15节能节支有关材料长期16水电管理、维修工作有关材料长期17膳食管理工作有关材料短期18校园绿化爱国卫生工作有关材料（规划、方案）短期19学院通勤车辆工作有关材料短期20重要合同、协议书长期21其他重要的文件材料永久或长期22卫生保健宣传工作材料短期部门名称17安全工作处序号归档范围保管期限1上级关于安全保卫工作的文件，针对学院的或需要长期或短期贯彻执行的永久或长期或短期2学院安全保卫工作计划、报告、总结、重要工作的请示及批复、调查材料、统计报表永久3学院安全保卫工作的规章制度、管理办法、岗位职责长期4教职工、学生案件的侦查、调查、处分及平反、复查处理结论材料长期5户籍管理材料长期部门名称18招生就业处序号归档范围保管期限1上级有关招生工作的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）永久或长期2学院五年一贯制、普通大专生招生计划、总结、生源计划、实际招收情况、录取名册、统计报表、请示与批复文件等永久3招生简章、专业介绍、招生宣传材料长期4学院每年招生录取标准分数线长期或短期5委托代培、定向培养合同、协议书、名单长期6各类学生新生录取名册及批复、招收新生成绩表永久7招生工作统计报表永久8招生监察工作材料长期或短期9其他有保存价值的文件材料长期10各类学生新生注册表、学生名册永久11上级有关毕业生就业的文件材料，针对学院的或需要长期或短期贯彻的永久或长期或短期

12学院毕业生就业工作会议有关材料长期13毕业生就业工作计划、总结长期14毕业生就业数据统计、审核与上报工作材料长期15各系就业工作检查、考核评比材料长期16就业指导、就业服务、就业管理工作材料、各系就业工作人员培训相关材料长期17建立就业基地、组织毕业生招聘会相关材料长期18毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期部门名称19校产处（项目办）序号归档范围保管期限1新校区建设、农民工基地建设相关文件长期2可行性研究文件

（1）项目建议书及上级批复永久（2）可行性研究报告永久（3）项目评估永久（4）环境预测、调查报告永久（5）设计任务书及计划任务书永久3设计基础文件

（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明永久（2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料永久4设计文件（1）初步设计永久（2）技术设计永久（3）施工图设计短期（4）技术秘密材料、专利文件永久（5）设计计算书长期（6）关键技术实验永久（7）总体规划设计永久（8）设计评价、鉴定及审批长期5工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久（2）工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久（3）施工执照永久（4）环保、消防、卫生等文件，水、电、气、暖供应协议书永久（5）产权证书永久6施工文件

6.1土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期（3）原材料及构件出厂合格证、试验报告长期（4）建筑材料实验报告长期（5）设计变更通知单永久（6）测量定位成果复查记录永久（7）土建施工定位测量地质勘察永久（8）土、岩试验报告，基础处理、基础工程施工图永久（9）隐蔽工程验收记录永久（10）建筑物沉降(变形)观测记录永久（11）事故处理报告永久（12）技术核定通知单永久（13）施工日记永久（14）砼施工日记永久（15）砼、砂浆配合比通知单长期（16）地基验槽记录长期（17）结构验收记录、结构吊装记录长期（18）分部及分项工程质量评定材料长期（19）交工验收记录证明长期（20）竣工报告、竣工验收报告永久6.2设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备调试记录短期（7）设备、材料合格证长期（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（9）系统调试、试验记录长期（10）管线清洗、通水、消毒记录短期（11）管线标高位置、坡度测量记录长期（12）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（13）竣工报告、竣工验收报告长期6.3电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）试验、调整记录长期（4）性能测试和院核长期（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期（6）操作、联动试验短期（7）电气装置交接记录短期（8）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（9）竣工报告、竣工验收报告长期6.4监理文件（1）监理合同长期（2）工程质量、安全、文明施工事故的处理方案报审单、处理结果长期（3）各施工阶段的质量评估报告长期（4）工程质量评估报告长期7竣工验收文件（1）竣工验收报告永久（2）全部竣工图纸永久（3）质量评审材料：勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）、施工单位工程质量检查报告（合格证明书）永久（4）工程档案审核意见书及档案验收合格证永久（5）工程现场声像材料永久（6）竣工验收会议决议文件永久8基建财务、器材管理文件

（1）财务计划、年度计划短期（2）工程概算、预算、决算永久（3）主要材料消耗、器材管理短期（4）交付使用的固定资产永久9其他有保存价值的文件材料永久部门名称20工会序号归档范围保管期限1上级下发的有关工会工作需长期贯彻执行的文件长期2工会工作计划、报告、决定、总结、统计长久3表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单长期4基层工会干部名册长期5妇女工作材料长期6家属工作材料长期7教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料长期8教职工计划生育工作文件，重要的或一般的长期或短期9其他有保存价值的文件材料 长期部门名称21国有资产管理处序号归档范围保管期限1上级有关仪器设备管理的规定、通知及学院需要贯彻执行的文件，学院仪器设备管理的规章制度长期2贵重仪器设备购置计划、报告长期3仪器设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复长期4有关仪器设备业务工作的综合性统计材料长期5学院固定资产帐长期6固定资产年度统计表永久7物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结长期8仪器、设备申购报告、论证报告及上级有关领导批复长期9定购合同（复印件）和会谈纪要长期10其他有保存价值的文件材料部门名称22创新创业中心序号归档范围保管期限1上级有关与本部门的来文长期2本部门会议记录、纪要、简报长期3本部门计划、总结、报告长期4本部门统计年报、红头文件及重要资料长期5本部门牵头负责的与国内外有关单位合作的协议、合同等材料长期6本部门牵头负责的各种活动、来访交流、上级指导工作等的文件、资料及年度统计表长期7其他有保存价值的文件材料部门名称23实训中心（校企合作）序号归档范围保管期限1上级有关培训工作的文件材料，针对学院的或需要长期或短期贯彻的永久或长期或短期

2培训工作学期计划、总结长期3培训教学规划、实施计划、调研报告永久4培训工作各类统计报表永久5关于培训向上级的请示及批复永久6培训教学检查、评估材料长期7联合办学、非学历教育各种培训班、进修班材料长期8与外单位签订的重要协议书、合同书长期9职业资格证书考生名册及成绩长期10培训人员名册永久11学籍表（卡）、成绩单及成绩总册永久12培训课程教学计划、方案、教学大纲长期13课程安排表长期14各类培训班结业证书领取签收册长期15学院举办的非学历教育培训班、证书班、进修班、函授班等的协议书、合同、情况汇报、总结等文件材料永久或长期16其他有保存价值的文件材料长期部门名称24-34教学系，马克思主义学院，公共体育部，通识教育中心序号归档范围保管期限1各系（部）党总支、党支部会议、党政联席会、党政联席扩大会会议记录、会议纪要永久2各系（部）年度工作计划、总结、报告、请示及领导批复长期3各系（部）重要会议记录、会议纪要、简报等长期4各系（部）与外单位协作的有关材料长期5课堂教学材料、课程进度表短期6教师任课安排、教案长期7优秀实习报告短期8本专业教学检查、调查材料及总结短期9教师工作量核算、登记材料短期10系（部）自办或与其他单位联合主办的艺术活动演出节目单、师生创作作品汇展、学术活动文字照片等材料长期11其他有保存价值的文件材料长期12各系（部）教学工作日程表长期13教师手册长期14试卷分析长期15教师听课表短期16各学期期末考试成绩统计分析和总结短期17体育测试、学生早操出勤率等汇总材料短期部门名称35图书馆序号归档范围保管期限1上级有关图书工作的文件材料，针对学院的或需要长期或短期贯彻的永久或长