档案管理十特殊载体档案课件

第十章特殊载体档案的管理

第一节特殊载体档案概述

一、特殊档案载体的种类及作用

特殊载体档案是相对于传统纸质载体档案而言的，指以感光记录材料、磁性记录材料和激光记录材料等为载体，以音频、视频、多媒体等形式记录的，具有保存价值的原始文件材料。一、特殊档案载体的种类及作用

（一）特殊档案载体的种类1.以载体的材质划分，有以感光材料记录形成的照片档案和缩微档案；以金属及塑料为刻录材质的唱片档案；以磁性材料记录形成的录音、录像档案和计算机磁盘档案；以激光技术记录形成的光盘档案。2.以信息记录方式划分，有机械录音档案（如唱片档案）、模拟信号档案（如录音、录像档案）、数字信号档案（如计算机磁盘、光盘等电子档案）。一、特殊档案载体的种类及作用

（二）特殊载体档案的作用

1.原始凭证作用。2.实践活动的参考作用。3.知识积累与储备作用。4.宣传和教育作用。二、特殊载体档案的共同特征

（一）客观纪实性

（二）直观生动性（三）交流的通用性（四）形成过程受多因素影响（五）记录信息的非直接利用性（六）信息易转移性（七）载体成本较高，且易损坏第二节胶片档案的管理

胶片档案是一种以胶片为载体，记录影像信息的特殊档案类型。胶片是一种感光材料，其影像首先通过照相的方法被记录在胶片上，然后通过显影、定影、水洗等过程显示出来，或通过专用阅读机阅读。种类：照片档案、缩微品档案和电影档案。

一、照片档案的管理

照片档案的定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。它是特殊载体档案中历史最长、数量较多的一种。照片档案的类型：一种是用一般照相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是指运用数字技术与光学技术结合而形成的照片。一、照片档案的管理

（一）照片档案的构成

1.底片：包括原版底片和翻版底片。由于原版底片的重要性和珍贵价值，一般不宜频繁使用和复制，因此一般可以采用原版底片或照片复制底片的办法，这种经复制而得到的底片称为翻版底片。彩色底片由于不易保存，一般会将其复制成黑白底片，这也是一种翻版底片。翻版底片与原版底片这两者的性质不同，翻版底片一般情况下仅作为照片档案的副本以供利用，应该与原版底片分开保存。

一、照片档案的管理

2.照片。底片经过洗印将影像印放到相纸上，就可获得与被摄对象相一致的黑白或彩色照片。与底片相比，照片所反映的影像更加清晰真实，因此它是照片档案提供利用的主要内容。一般底片在归档时都要附有一张照片。在原版或翻版底片均已损坏或丢失时，依然可以通过照片翻拍得到新的底片。3.文字说明材料。文字说明材料主要指照片的题名和内容说明文字。文字说明材料主要包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六个方面的内容。文字说明要简明扼要，避免冗长和重复。

一、照片档案的管理

（二）照片档案的收集工作

照片档案的收集工作是指按照国家有关部门的规定，通过接收归档和主动征集等各种手段和方法，对分散形成的照片档案进行集中统一管理。

一、照片档案的管理

1.照片归档前应做的工作。

（1）照片的筛选。照片筛选是指在照片的现行利用价值减弱或丢失后，把其中具有凭证参考作用和艺术欣赏价值的照片挑选出来，以便集中到档案部门统一管理。（2）编写照片的文字说明。文字说明是照片画面内容的辅助说明，与照片相互印证、互为补充。一般应由照片编辑或照片的形成者来撰写。主要包括：①照片标题。标题的拟写要突出三个要素，即形成主体、事由和载体形式。例如，××单位×××现场照片。照片标题力求简洁明了。②文字说明。按照《照片档案管理规范》的要求填写，必须准确无误，不宜过长。

一、照片档案的管理

2.照片档案的归档。

（1）归档范围。《照片档案管理规范》规定，照片档案的归档范围包括以下几个方面：第一，反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。第二，反映本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。第三，其他具有保存价值的照片档案。（2）归档时间。对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案部门归档。

一、照片档案的管理

（3）归档要求。

第一，应交照片必须齐全完整。第二，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。第三，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。第四，底片、照片、说明应齐全。第五，底片与照片影像应一致。第六，对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

一、照片档案的管理

（三）照片档案的整理

由于照片与底片的利用方式和保存环境截然不同，在进行照片档案整理时，要把底片、照片分别整理存放。

1.底片的整理。

（1）底片的分类。①尺寸分类法，即按照底片的规格进行分类，尺寸大小相同的底片为一类。

②种类分类法，即根据底片所属的类型进行分类，如原版底片或翻版底片、彩色底片或黑白底片。

③制成材料分类法，即根据底片所采用的制成材料进行分类，分为胶片底片和玻璃底片。

一、照片档案的管理

④主题分类法，即根据底片所反映的主题进行分类。

⑤时间分类法，即按底片产生的时间顺序进行分类。

⑥拍摄者分类法，即按照片的作者分类保存底片。

六种分类方法在具体运用时，可根据单位底片档案的具体情况来选择。无论采用哪种方法，在分类保存底片时，必须把建国前和建国后的底片分开、彩色底片和黑白底片分开、机密底片和一般底片分开。还应注意底片设置的类别层次不宜过多、过细，否则会造成整理工作复杂化，不利用提供利用。

一、照片档案的管理（2）底片的编目。底片档案数量不多的单位，在不做底片档案分类的情况下，只需要按底片收到的先后次序编制流水号；若底片的数量和种类较多，则应该先编制类别号，在类别下设置顺序号。一般情况下，以一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编制一个顺序号。如果是一组底片，在底片的顺序号后面还要编一个分号。例如，18-1,18-2；其中，18为底片号，-1和-2为分号。一、照片档案的管理对已经确定类别的底片，要分别登记编目。底片目录的内容主要包括：档案号、底片编号、主体内容、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、底片数量、技术状况、来源、收到日期、备注等。底片数量较多的单位，应设有总接收登记薄，以便及时统计收入底片的总数量。

一、照片档案的管理2.照片的整理。

（1）照片的分类及编号。对于照片档案不多的单位，通常可以采用年度分类法或问题分类法。对于照片档案较多的单位，则可以采用年度——问题或年度——拍摄者结合的照片复式分类法。（2）照片的编目。根据《照片档案管理规范》的要求，照片档案的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号（参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号）、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型、规格、档案馆代号、文字说明等。根据著录项目，可将照片档案组成以下几种：基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。

一、照片档案的管理一、照片档案的管理3.文字说明的内容及编写要求。文字说明的编写要综合运用六要素（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者），概括的揭示照片影像反映的全部信息；文字要简洁，语言要通畅；一般不超过200字；用阿拉伯数字表示时间，年、月、日间用“.”表示，如1953年3月2日写作1953.3.22。

文字说明材料最好由照片编辑或形成者编写，其格式应采用分段横写格式。单张照片的说明应在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。

一、照片档案的管理二、胶片档案的保管与保护

（一）胶片档案的保管条件

根据国际标准ISO5466——1986(E)建议，照片档案的包装材料表面最好稍微毛糙无光，可以用纸、塑料薄膜和金属器具等。

底片和照片分别放入底片册和照片册内，立放保存。

二、胶片档案的保管与保护

（二）对环境质量的要求

1.温、湿度要求。保存胶片一般要在温度为20℃以下，相对湿度不高于60％的环境中，且环境的温度、湿度变化要相对稳定。

2.空气质量。空气质量标准主要用有害气体含量和灰尘的多少来衡量。最常见的有害气体是SO2，它可以使片基变质，乳剂层降解，影像褪变。灰尘落到胶片上不仅会划伤胶片，还会引起褪色、产生污斑等。所以，胶片库要经常用吸尘装置或空气过滤装置净化环境。3.库房门窗应密封好，采用机械通风时应加防尘罩。建立胶片档案定期检查制度，发现问题及时解决。档案人员接触胶片时，应戴手套。4.由于彩色胶片的影像由染料形成，染料耐久性差，保存寿命较短，因此在注意防高温、潮湿和光照的同时，还可对其进行过塑处理，起到防尘、防虫、防光、防有害气体和坚膜保护等作用。

二、胶片档案的保管与保护

（三）胶片档案的保管制度1.胶片档案入库前的检查制度。胶片档案入库前应认真检查。检查的内容包括：胶片上是否有指纹、油污，胶片是否受潮发霉，胶片中是否夹带易燃物等，以防受污染的胶片入库。对污染的胶片要进行修复。黑白底片入库前要进行水洗和上光，对于需要永久保存的入库胶片最好重新清洗，使影像质量达到长期保存标准。

2.胶片入库后的抽查制度。胶片入库后应定期检查。即使库房环境达到了理想的要求，但由于胶片本身存在一个自然老化的过程，以及在利用过程中可能产生损伤，因此，定期抽检还是必不可少的。抽检项目包括：胶片机械性损伤，包括形变、粘连等；胶片化学损伤，包括影像是否发黄、褪色、生霉等，胶片包装材料是否变质等。

二、胶片档案的保管与保护

3.利用过程的保护制度。胶片借阅中应建立合理的借阅制度，帮助读者掌握正确的阅读规则。取拿胶片应戴棉质手套，并且只能接触胶片边缘部分，以免留下指纹和划痕；取拿胶片不要握的太紧，特别是对于卷片，不能手握胶卷一端向外抽拉，这样会使乳剂层因互相摩擦而受损；坚持提供复制片的利用制度，禁止直接利用原底片。

4.其他保护制度。存放在低温干燥环境中的胶片质地较脆，出库时应先对胶片的温度和含水量进行调节，然后才能使用。具体调节方法是先将胶片放在使用环境条件下，待胶片与周围环境温度达到平衡后，再拆封使胶片暴露在空气中，直到胶片湿度与环境湿度平衡以后方能使用。

二、胶片档案的保管与保护

第三节、录音、录像档案的管理

录像、录音档案简称声像档案或音像档案。声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在各种社会活动中直接产生的、以图像和声音等形式形成的、有保存价值的历史记录。

一、声像档案的种类

（一）按档案信息记录符号划分为录音档案和录像档案。录音档案是利用声音符号记录信息的一种原始记录，它主要包括唱片、录音磁带等。录像档案是采用声音、录像的综合手段，以图像、声音符号共同记录信息的一种原始记录，它主要包括录像磁带和光盘。

一、声像档案的种类

（二）按载体材料划分为唱片档案和磁性载体档案。唱片档案是以机械录音的方法将人们在社会实践中形成的音响信息录制在具有声槽的塑制片状圆盘载体上而形成的一种录音档案。磁性载体档案是使用一种具有铁磁性质的材料，通过将声音、图像和数字变成电信号使磁性载体发生选择性磁化，以磁迹来保存声音、图像和数字信息的一种档案，既可以录音又可以录像。

二、磁性载体档案的构成

1.录音磁带档案。录音磁带是将声音信号记录在磁性材料上而形成的，常见的为盒式录音带，一般可按时间分为C-60（即60分钟）、C-90、C-120。

2..录像磁带档案。录像磁带是将声像信号记录在磁性材料上而形成的，常见的为盒式录像带，按其宽度可分为2英寸、1英寸、3／4英寸、1／2英寸、1／4英寸五种。

3.磁盘档案。磁盘档案是数字信息的主要记录材料。磁盘主要有两类：一类是软磁盘；另一类是硬磁盘。软盘多用在微机上，但由于其存储容量小，不适于做声像档案的载体；硬磁盘工作性好、稳定性高，一般作为声像档案的载体。

三、声像档案的收集工作

（一）声像档案的质量验收

1.检查档案载体的情况。如磁带有无磨损或损坏、磁粉脱落、霉变或断带等情况。归档的录音录像材料应是优质制成材料，符合长期和永久保存的要求，禁止以次充好。2.对声像档案的内容进行听音观看，以检查声像的内容和质量状况。3.有条件的档案部门，在验收声像档案时，可以进行技术上的性能测试或检查，如走带性能、外观、机械及物理性能，放音、放像质量以及电声性能、磁性能等。

4.认真填写声像档案检测、保养卡。

三、声像档案的收集工作（二）声像档案的完整验收1.各类声像档案的内容是否完整。2.声像的内容与相应的文字材料是否一致、完整，如两者不一致或材料不齐全，应及时补充与声像内容相一致的正确材料。3.核对《声像档案登记表》。已录好的声像档案在向档案室归档时，盒内要装有登记表。登记表记载声像录制的有关内容，包括单位、地点、作者、内容、开始语、结束语、节目时间、盘数、使用机器型号、磁带号、技术质量、录音人员、检查人、审听意见、批准人和磁带消磁次数。归档时，档案部门要检查登记表中的各项内容是否填写准确、手续是否完备。

三、声像档案的收集工作（三）声像档案收集工作的难点1.声像档案内容广泛，其形成领域较为松散，收集工作较为困难，不容易集中收集。2.声像档案中的原版、原件不易收集。因为声像档案与新技术紧密联系，其原件与复制件不易区分。3.声像档案收集工作的质量受载体技术状况好坏的限制。4.声像档案的归档制度还不健全，目前尚无国家级的统一标准和法规性文件对归档制度加以界定。5.由于磁带档案的特殊性，不少经办人员缺乏档案方面的基本知识，往往轻易地将有保存价值的录音磁带消磁，造成不可挽回的损失。

四、声像档案的整理工作

（一）分类一般应将声像档案与纸质档案分开整理，分别分类保存。对声像档案分类时，要先将录音档案和录像档案分开，两者不能混放。录音和录像档案各自是否再进行具体分类，要根据各单位的实际情况以及档案数量多少而定。对于大多数单位来说，由于录音、录像档案形成的数量不多，而且内容较单一，一般可不再具体分类。而对于录音、录像形成数量较多的单位，可根据内容分为若干类。

四、声像档案的整理工作

（二）编号

声像档案是以盘或盒为保管单位进行编号。编号可按归档时间顺序结合内容编制流水号。编号格式为两段式：类别代号―顺序号，例如音―20，表示录音档案第20盒。编号要在两处标注：一是录音、录像盒上；二是外包装盒上。编号要做到两个一致：一是录音、录像盒上的编号和外包装盒上的编号一致；二是录音、录像盒上的编号与文字材料、文字说明的编号一致。四、声像档案的整理工作

（三）填写文字说明声像档案编制完成后，应根据审查表和所附的文字材料编写文字说明。声像档案的文字说明必须详细准确。录音带要写明：主题内容、讲话人姓名和身份、录音时间、录音带播放时长、录音带型号规格、设备的型号规格等。录像带要写明：所摄内容、人物（主要人物的姓名、身份、位置）、拍摄时间、录像带的型号规格、设备的型号规格等。文字说明应与反映录音、录像带内容的文字稿、解说词、曲谱等文字材料一同立卷归档，放入录音、录像带的盒内以便查阅。

四、声像档案的整理工作

（四）填写标签

文字说明完成后，对确定归档的录音、录像带应贴上标签，并将编号、参见号、片名、播放时间、摄制单位、摄制时间、规格、制式、语别、密级、讲话人姓名和职务等内容填入标签。

（五）声像档案的编目

声像档案整理后要分别编制录音和录像档案目录，以利于保管和利用。目录著录内容包括编号、参见号、题名或内容、摄制时间、摄制人、摄制质量、节目时间、保管期限、备注等。著录时需要注意：第一，要以一盘或一盒磁带为一个保管单位著录一个条目；第二，如一盒磁带录多人讲话或多个节目，应在题名栏中逐一注明；第三，如一项内容由多盒磁带录制而成，要在题名后注明磁带盒的顺序号。

四、声像档案的整理工作

五、声像档案的保护

（一）声像档案的保存环境

1.声像档案保存环境的整体要求（1）库房温、湿度。保存声像档案最好的环境是恒温恒湿，温度18℃，湿度40％，并单独设库或用专门装具提供一个稳定环境。在实际环境下，可控制在一定范围内，即温度在15℃~27℃，相对湿度在40％~60％范围内选定一组值，且在24小时内温度变化不超过±3℃，湿度变化不得超过±5％。（2）防光与防火。声像档案库房的照度以不超过50勒克司为宜。光线不仅能以热的形式加剧磁分子的热运动，从而改变原磁化状态、软化磁层或加快带基的形变，而且光中的紫外线能强烈老化底基、黏结剂等高分子制成材料，故应避免阳光直射磁性载体档案。保存声像档案的装具和库房应使用耐火材料，库内及附近严禁有易燃物品，库中应备有二氧化碳灭火器等灭火设备。（3）防尘。声像档案在记录和使用中主要靠磁头与磁载体相接触走带或旋转磁面来完成。灰尘等微粒一旦污染了磁载体表面，必然会磨损磁层，增大噪音干扰，腐蚀黏连磁带，严重的会增大信号漏失率。

五、声像档案的保护

2.磁性载体档案的保管条件。磁性载体档案的保护要从磁性介质的特点出发，依据《磁性载体档案的管理与保护规范》，做好保护工作。

（1）防磁。磁性载体档案在储存和使用过程中要严防外来磁场的干扰。切忌把磁记录材料放在带有磁场或可能产生磁场的物体或设备附近。在库房建筑时，就要考虑到整体建筑物要有屏蔽外来磁场干扰的能力。不得将任何磁性材料及其制品带入库房。在存有重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。（2）存放形式。磁带应放入磁带盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置保存。

五、声像档案的保护

（3）定期卷绕。对于长期存放的磁带卷绕松紧要适当，最好以记录或重放速度重新卷绕一次再存放。卷绕过紧，高温下易形变、粘连和增大复印效应；卷绕过松，使用中易出现滑动，快速卷带边缘不易卷齐。

磁带一般每隔3~5年重新卷绕一次，以释放其内压力，同时还可以减少磁带的几何形变、粘连及弹性疲劳。卷绕时以放音速度进行，不可快进、快倒，保持带基张力1.7~2.2N，倒带时应在温度为（18±1）℃，相对湿度为40％~50％的环境下进行。

（4）定期翻录。翻录有两个目的：一是使信息长久保存下去。二是对珍贵档案，为防不测，可翻录到唱片金属模版上或银盐胶片上，也可翻录成副本并分地保存。

五、声像档案的保护

（二）建立严格的规章制度

1.检查制度。

第一，接收时的检查。从各基层单位接收来的声像档案材料，由于保管状况差别很大，有的符合档案保管要求，有的会存在不同程度的问题。档案部门在接收档案时一定要把好关，使将来保存和利用的这部分档案有一个良好的保存基础。第二，保管中的检查。检查一般采用抽样的方式，每年对总数的3％抽样读检，发现问题，及时处理。

五、声像档案的保护

2.提供利用制度。不正确的使用和过度的使用声像档案，也会缩短磁记录信息的使用寿命，所以，要有一个合理而科学的提供利用制度，并认真遵循。（1）利用前应检查磁带卷绕情况，若卷绕太松，可用铅笔插入带盘齿轮卷好再用。利用中应尽量避免快倒快进，以防止拉力过大拉断磁带。

（2）正确使用声像档案的设备。要按磁带介质选用机器，并了解配套播放设备的性能和正确操作方法，以避免或减少对声像档案的损害。五、声像档案的保护

2.提供利用制度（3）要保持阅览环境的清洁无污染，并保持声像档案和播放设备的清洁。

（4）对于一些珍贵的、重要的原始声像档案，为了长期保存，不应直接用于阅读和复制一般副本。（5）随着各种计算机病毒的出现，在磁盘档案提供利用过程中要加强对计算机病毒的防范。

第四节电子文件与电子档案的管理

一、电子文件的定义及特征

（一）电子文件的定义我国国家档案局颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》中，对电子文件和电子档案作了如下定义：电子文件“是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。归档电子文件“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。一、电子文件的定义及特征

（二）电子文件的基本特征电子文件是数字信息与文件这两个概念的集合，因此，它既具有数字信息的特征，又同时具有文件的特征。因此，电子文件就具有了既区别于传统载体文件，又区别于一般数字化信息的两个基本特征。第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示。电子文件以数字编码的形式存储在计算机的存储器上，并可通过网络进行传输。电子文件的文字或图形、图像不过是电子文件的某种输出形式。这是电子文件与以往其他形式的文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。第二，电子文件是文件的一种类型。电子文件具有文件的各种属性，包括内容、背景、结构三要素，同时具有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件共同点。二、电子文件的种类及特点

（一）电子文件的种类1.按电子文件的数据格式分类。数据格式是指存储在计算机中的数据及控制信息的逻辑顺序。依据不同的数据格式形成不同的文件类型。主要的文件类型包括：（1）文本文件（Text）。文本文件是通过特定的编辑软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用。但纯文本文件由于不含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。（2）数据文件（Data）。数据文件亦可称为数据库文件，是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或作为文件重要组成部分出现的数据库数据对象，也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。一个数据库由若干记录组成，一条记录由若干字段组成。二、电子文件的种类及特点（3）图像文件（Image）。图像文件时指使用数字设备采集或制作的图像，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、微缩胶片均可通过数字扫描转换成数字图像文件，以便在网络上传输。图像文件所占存储空间较大，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。

（4）图形文件（Graphic）。图形文件是指根据一定算法绘制的图标、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图表表示的图形等等。图形文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，因此占用空间相对较少。其数据可以使用特殊的代码格式存储，也可以使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息交换。

二、电子文件的种类及特点（5）音频文件（Audio）。音频文件是指用音频设备录入并转换为数字形式的文件，可以分为声音数据、音乐数据和语音数据三种，占用存储空间较大。

（6）视频文件（Video）。视频文件是指利用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。由于视频文件所占存储空间较大，一般都使用光盘存储设备。

（7）命令文件（Program）。命令文件亦称计算机程序文件，是指为处理各种事务，用计算机语言编写的控制程序，是一种计算机软件。

二、电子文件的种类及特点包含上述两种以上信息形式的文件称为“多媒体文件”，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。包含对其他文件连接功能的文件称为“超文本文件”，这种文件是一种全局性的信息结构，将文档中的不同部分通过关键字建立连接，形成网络独有的网状层次知识结构，用户可以通过超文本链接直接获取所需知识。

二、电子文件的种类及特点2.按电子文件的功能分类。电子文件按其功能可分为主文件、支持性文件和辅助性、工具性文件。

（1）主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立的发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬件环境中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。

（2）支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。（3）辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找文件过程中起辅助、工具作用的文件，如命令文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

二、电子文件的种类及特点3.按文件的生成方式分类。按文件的生成方式可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质载体和其他载体文件重新录入生成的转换文件。

二、电子文件的种类及特点（二）电子文件的特点

1.设备依赖性。

2.信息与特定载体的可分离性。

3.电子文件信息的易更改性。

4.多媒体集成性。

5.电子文件非实体归档的可能性。

6.电子文件对背景信息和元数据的依赖性。

三、电子文件的形成、积累与整理

（一）电子文件的形成

电子文件来源于两个方面：1.职能部门自身创建的；2.从工作网络上捕获的。

三、电子文件的形成、积累与整理

（二）电子文件的积累1.电子文件积累的目的。无论以何种形式形成的电子文件，其从形成到归档要有一段时间间隔，在这期间其有被更改甚至是恶意篡改的可能，而这种改变可能都无法察觉。为保证电子文件的原始性、真实性、完整性，同时防止存有电子文件的存储载体在个人手中丢失、损毁，从而保护电子文件的安全，必须做好电子文件的积累工作。

三、电子文件的形成、积累与整理2.电子文件的积累过程与方法。（1）分类。分类是按照分类表中的逻辑组织规定、方法和程序规则，把业务活动及文件系统地分门别类。（2）登记。目的是为了证明文件在文件系统中的存在，登记标志着文件被正式捕获到文件系统中。（3）鉴定。目的主要是确定文件的保存期限。（4）提交。提交是把数据正式转到机构文件管理系统进行控制的过程。（5）审计跟踪。审计跟踪指允许再现以前活动的数据，或者是使发生的某次变化的属性特征被保存下来的数据，以便一系列事件可以按时间顺序再现。三、电子文件的形成、积累与整理3.电子文件的积累范围。对电子文件的收集、积累应包括以下两方面内容：第一，按归档要求应接收归档的电子文件。档案部门要对电子文件的形成、积累过程进行监督、检查和指导，对应接收归档的电子文件要进行审查验收。第二，对未列入应接收归档的电子文件，有的也要收集，因为有时需要对一些项目作补充归档或扩大归档。因此，归档人员要了解一些未列入接收归档的电子文件的形成、承办情况，有的要及时主动收集。特别是对个人计算机产生的电子文件的收集工作，时间性很强，错过时机，电子文件就有散失、损毁的可能。

三、电子文件的形成、积累与整理（三）电子文件的归档电子文件的归档主要有两种途径：一是馆藏传统档案的数字化，即将传统的以纸张、照片、录音、录像、缩微胶片等为存储介质的各种原始档案内容，经扫描、图像处理、存储等手段转化为数字格式的档案信息。二是电子文件通过数字载体或网络传输，由档案部门接收后生成电子档案。

三、电子文件的形成、积累与整理1.电子文件归档的含义。电子文件的归档，是将应归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从计算机存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便于长期保存的归档过程。不同环境条件下产生的电子文件，其归档的方法是不同的：如果是计算机网络系统，按要求传数据库或记有归档的标识即可完成归档任务；但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。

三、电子文件的形成、积累与整理2.归档范围。参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限。3.归档方式。采用逻辑归档和物理归档两种方式。

4.归档时间。电子文件的归档时间可分为实时和定期两种。逻辑归档实时进行，物理归档定期完成。

三、电子文件的形成、积累与整理5.归档步骤及要求。（1）归档检验。检验项目包括：载体有无划痕、是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；核实特殊格式电子文件的相关软件、版本、操作手册等是否完整；存储电子文件的载体或装具上是否贴有标签。（2）归档份数。一式三套，一套封存保管，一套供查借阅，一套异地保存。（3）办理移交手续。填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。三、电子文件的形成、积累与整理（四）电子文件的归档鉴定

传统档案鉴定主要指鉴别档案的价值，确定保管期限，剔除并销毁无保存价值的档案；而电子文件的归档鉴定是指对电子文件档案属性的鉴定，即电子文件的原始性、完整性和有效性。

1.电子文件原始性的认定。电子文件的原始性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。对于一份电子文件来说，只要它的内容确实是当时由原作者撰写或制作出来的，此后从未修改过，就应该承认它是原始的，尽管它没有固定载体和实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件原始性的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实准确，即内容的原始性为唯一标准。

三、电子文件的形成、积累与整理电子文件的原始性鉴定应考虑以下因素：

（1）检查电子文件是否按照预先确定的标准格式和模板编辑。

（2）依据电子文件管理系统所记载的文件形成、修改和批准时间、分析文件是否是最终版本。

（3）检查电子文件管理系统中对于文件生成和管理过程的记录，分析是否有非法操作的发生。

（4）分析文件著录中关于迁移前后文件信息和载体的记录，检查各类电子文件中影响原始性的要素是否在迁移中发生变化。

三、电子文件的形成、积累与整理2.电子文件完整性的认定。电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。完整性是电子档案价值的重要保障，残缺不全的档案难以如实地再现人类的社会活动，也难以承担社会记忆的功能。

三、电子文件的形成、积累与整理电子文件完整性的鉴定可以从以下两个方面入手：

（1）检查文件要素，即利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不可视的部分。

（2）检查要素集中手段，即分析联系一份文件各个要素的手段是否有效，比如超级链接、置标语言等。在现有技术条件下，一份文件的数据分布在若干台机器中，也可能以若干份文件相连接的方式而存在，鉴定时需要核实相关数据和文件是否收集齐全。

三、电子文件的形成、积累与整理3.电子文件有效性的认定。有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（1）检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。对于加密文件，保存时如果由于特殊需要未予解密，还需检查其记录密码是否保存下来。

三、电子文件的形成、积累与整理（2）检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。（3）核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。

（4）检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。如果现有很小的错误，可以清洗后再读，以确认其可读性。

三、电子文件的形成、积累与整理（五）归档电子文件的整理

1.以件为单位，整理归档的电子文件。2.分类。归档电子文件的分类按形成或保管机构的档案分类方案进行。3.编制档案号。无论是采用逻辑归档方式还是物理归档方法，档案部门只要给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。编制档案号一般都遵循以下规则：必须包括全宗号、保管期限代码、年度、归档机构代码与件号；为便于自动化管理，不使用汉字标注；件号在确定的编码规则下统一编制，并由系统产生；电子文件档号不允许重复。

4.归档电子文件的著录。案卷级以上的著录包括对小类、属类、大类、全宗文件的著录。归档前，文件级的著录工作应由文件形成部门完成，并同电子文件同时归档；归档后，案卷级以上的电子文件的著录一般由档案部门完成。档案工作者负责管理机构的所有文件，需要具备自顶向下的管理思路，即首先将机构所有文件纳入考虑范围，再在全宗内根据文件之间的有机联系划分类别。同时，归档后的电子文件并非出于静止状态，其每一次迁移都要进行记录，这样的记录只能由档案部门完成。

三、电子文件的形成、积累与整理（六）电子文件归档与整理工作中应注意的问题

1.电子文件的形成特点：

（1）分散性。电子文件的内容、结构和背景信息以彼此独立的方式存储和管理。（2）差异性。差异性首先体现在电子文件生成平台的差异上。

（3）随意性。电子文件的管理处于一种十分随意的状态，在电子文件生成的时间、程序、权限以及文件流转的方式等方面都缺乏成熟的管理办法以及相关的规定和制度，这会严重影响电子文件的可靠性和真实性。

三、电子文件的形成、积累与整理2.“前端控制”原则。“前端控制”原则是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。文件管理、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件管理、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤中。遵循“前端控制”要对整个文件生命周期过程的管理目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现，即针对电子档案的管理工作在电子文件形成时期就已经开始，并贯穿于文件向档案转化和转化后的全过程。“前端控制”原则实现的关键，是在电子文件管理系统的设计阶段就把文件生命周期各个阶段的管理要求融入进去。由于档案管理系统中的管理对象本身在不断变化，因此要求在系统中实现智能化的文件著录、鉴定工作以及电子档案的组成部分——元数据的著录和鉴定，以实现“维护电子文件真实性，保证电子档案的凭证价值”的目的。

三、电子文件的形成、积累与整理3.必须建立严格的电子文件形成与管理制度，确保其真实性、完整性和有效性。

（1）在保证电子文件的真实性方面：建立对电子文件的操作者可靠的身份识别和权限控制；设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；对电子文件采用防错漏和防调换的标记；对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。（2）在保证电子文件的完整性方面：应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。（3）在保证电子文件的有效性方面：应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保障措施。

四、电子档案的保护

（一）归档电子文件信息的保护

1.建立电子文件维护管理的信息文档。它是对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

2.确保所有电子文件内容的可存取性。归档电子文件的可存取性是指归档电子文件在利用中得以准确、完整并能以人们直观理解的方式进行显示。确保归档电子文件的可存取性有如下技术方法：

（1）保存归档电子文件的相关支持软件。

（2）迁移。迁移是指将归档电子文件的信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制手段。但迁移技术也可能造成部分文件格式的丢失，因此在采用迁移技术前应衡量受损格式对于档案价值的影响。（3）载体转换。载体转换是指将技术过时的电子文件适时地转移到缩微品或纸上，不再使用计算机软、硬件进行读取。

四、电子档案的保护3.维护计算机系统与网络安全。对计算机系统与网络安全的威胁主要表现在：非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完整性、干扰系统正常运行、传播病毒、线路窃听等方面。为保护电子档案的信息安全，可采用如下技术：

（1）身份认证技术。用来确定用户或设备身份的合法性，典型手段有用户名口令、身份识别、PKI证书、生物认证。

（2）加解密技术。它是指在传输或存储过程中进行信息数据的加解密。

四、电子档案的保护（3）边界防控技术。它是指防止外网用户以非法手段进入内网，访问内部资源，保护内部网络操作环境的特殊网络互联设备。（4）访问控制技术。它是指保证网络资源不被非法使用和访问。（5）主机加固技术。它对操作系统、数据库等进行漏洞加固和保护，提高系统的抗攻击能力。（6）安全审计技术。包含日志审计和行为审计。（7）监测监控技术。它是对信息网络中的流量或应用内容进行二至七层的检测，并适度监管和控制，避免网络流量的滥用以及垃圾信息和有害信息的传播。四、电子档案的保护4.档案信息备份（1）档案信息备份的重要性。信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好的、有效的恢复手段。（2）备份方案的选择。对于不常用的归档电子文件，可以使用优质的磁带机；对于日益膨胀的数据库，可以选用CD-ROM光盘镜像服务器；对于既要进行实时读取又要保证其安全性的数据，应选用RAID磁盘阵列。（3）做好异地备份。四、电子档案的保护（二）归档电子文件载体安全的保护

1.归档电子文件载体的选择。

（1）媒体寿命，即媒体对所记录信息的保质时间的长短。对于数字媒体而言，其寿命由两部分组成：一是媒体的实体寿命；二是媒体的技术寿命。（2）媒体的存储密度，即媒体单位体积上能存储的信息量。存储密度越高，媒体的信息容量就越大。媒体的存储密度是与其价格成反比的，应根据需要选用适当的媒体。

四、电子档案的保护（二）电子文件载体的保护

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