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文档简介

档案文件借阅管理制度一、概述为保护机构重要资料的安全和完整，遵循“依法保密，便民服务”的原则，制定本档案文件借阅管理制度。本制度采取多方面管理的方式，确保档案借阅的合法性和安全性。二、借阅管理范围本机构内所有档案文件均适用于该制度，所有用户包括该机构内部人员和外部机构及个人均需遵守该制度规定。三、借阅申请与审批1.借阅申请借阅者需在规定时间内向档案管理员提出书面申请，并填写借阅申请表。借阅申请表中必须详细说明借阅文件的名称、编码以及借阅原因。对于涉密文件的申请，需提供保密审查意见。申请人必须提供有效证件，如单位工作证、学生证、身份证等。在未获得档案管理员批准之前，禁止擅自进入档案室。2.审批程序档案管理员根据借阅申请表上的内容，决定是否批准借阅。对于重要机构和个人涉及的文件，需要向领导和相关主管部门发出借阅批准函，以确认借阅权限。如果涉及涉密文件的借阅，需要审核保密审查意见，并出具保密审查意见。3.借阅期限借阅期限一般为最多30天。如果需要延长借阅期限，需填写借阅延期申请表，并在原借阅期限到期前至少2个工作日向档案管理员申请。对于出现借阅超期的情况，档案管理员会根据具体情况，给予警告或调整借阅时间，并在借阅者的档案室内留下记录。4.归还文件借阅文件应在规定借阅期限内归还。对于未能按期归还借阅文件的人员，档案管理员将做出记录，并采取适当措施，如不再向其提供借阅服务、停止使用档案室等。如果借阅者需要继续借阅此文件，则需向档案管理员提出借阅延期申请，并填写借阅延期申请表。四、保密安全1.借阅限制涉及国家机密的档案文件不得外借。对于涉及个人隐私和机构重要机密的档案文件，需经过保密审查程序，才能确定借阅权限。2.安全措施所有档案文件在借阅前都必须经过检查，以避免泄密和丢失。档案室内安装有相应的监控设备，以对档案室及档案借阅过程进行监控及记录，确保档案安全。借阅时，需要出示有效证件，并在档案管理员的陪同下进入档案室。五、其他1.档案借阅记录档案管理员需对所有文件借阅记录进行详细登记及管理。记录的内容包括借阅人员姓名、单位、证件号码、档案文件名称、编码、借阅时间、借阅期限、归还时间等。对于出现档案文件遗失、损坏、泄漏等情况，需及时报告相关部门，并做好记录。2.档案归档借阅结束，归还文件后，文件需要重新进行检查和打包。归档时，档案管理员应按照档案分类规定，按照相应的流程完成归档工作。借阅文件必须按照规定的流程，归还到相应的文件架位置，检查后再行归档。六、附则所有机构内人员都必须严格遵守该制度，无论是内部人员还是外部人员。对于违反该制度的人员，档案管理员将在相关主管

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