四川林飞协同设计管理信息系统

四川林飞协同设计管理信息系统一、系统概述1.1系统简介

协同设计管理信息系统基于lotusnotes平台及j2ee开发技术，采用b/s体系结构，涵盖了设计院从设计合同、工程立项、任务分解、设计评审到成品校审、晒图、出图、归档的各个环节，实现了设计过程控制的网上流转和设计图纸的网上借阅和归档，并将流程化数据与结构化数据进行无缝结合。

协同设计管理信息系统就是将设计院的业务流程信息化，标准员工工作过程，提高工作效率，降低管理本钱。本系统主要由以下三个局部组成：外部门户网站、内部信息交流平台和设计管理系统。其中设计管理系统包括有个人工作台、方案管理、设计管理、质量管理、人资管理、合同管理、报表统计、外协管理和电子档案九个模块。

图1-1协同设计管理信息系统构架图

外部门户网站是设计院对外展示信息的平台，内部信息交流平台是设计院对内发布信息和交流的窗口，设计管理系统覆盖了设计院的生产管理体系，将设计院的质量管理流程体系完全网络化、流程化。

其中，设计管理系统是整个协同设计管理信息系统的核心，它包含的九个模块功能如下：

个人工作台：是员工的个人工作台，显示了与当前登录人相关的所有工作任务，包含有工作任务、待评阅、待修改、待签收、待绘图、待晒图和工作进展等；

方案管理：是企业管理层及工程负责人下达任务的工作平台；

设计管理：是与设计过程控制相关的重要流程，比方：设计方案筹划、互提资料单、设计评审、成品校审等；

人资管理：是与人力资源、办公用品、计算机管理、车辆管理相关的流程和文档；

合同管理：是与设计合同、标书、合同收款等相关的流程；

质量管理：是与设计院的质量体系文件相关的流程和文档；

报表统计：具有统计、查询功能，系统自动生成设计管理系统中关键流程的统计报表，根据查询条件不同，自动进行分类统计，生成的统计报表方便管理层对工程进行宏观把控；

外协管理：是与合格外包方管理相关的流程；

电子档案：在系统中进行流转的设计工程的图纸及电子文档会自动归档到电子档案库，与手动归档的档案形成设计院的电子档案库，借阅电子资料需在此模块填写借阅申请。1.2系统流程图

设计管理系统紧紧抓住了设计企业的设计过程控制的关键点，在不损坏流程灵活性的前提下牢牢把握设计控制关键，让设计企业实现平面化管理。其核心流程图如下：

图1-2设计管理系统流程图

局部管理流程，流程图如下图：

1.3系统功能模块方案管理工程立项、管理层方案、工程负责人方案、专业室主任方案、专业负责人方案、周工作方案、月工作方案、个人工作量统计。设计管理工程设计任务书、零星工程设计任务书、设计图纸评审归集单、修改后图纸归集单、工程搜资方案及结果表、勘测任务书、10KV及以下配电工程设计方案、设计技术组织措施表、专业间交接资料、设计输入评审、设计评审记录、设计成品校审、设计文件和图纸检验记录、设计方案变更通知单、设计成品发放、例外出版放行。质量管理质量体系文件审批、发放、回收、借阅、复制记录，受控文件清单，文件更改申请，文件修改记录，收、发文登记，法律、标准和标准清单，质量记录目录，文件/记录销毁申请，质量记录归档登记，管理评审方案、报告，纠正、预防措施处置单，参谋满意程度调查表，参谋财产损坏遗失记录，内审检查，内审不合格项报告，内审报告等。合同管理外委管理：外委工程申请表、任务书、产品评审表、外委合同。劳务分包管理：劳务分包工程申请表、分承包方评定意见表、工程产品评审表、合格分承包方档案、劳务分包合同。合同前期：邀标单位审批表、工程招标商务标书、工程合同商务局部、技术协作比选工程定标记录表、工程比选情况汇总表。设计管理合同、工程收款、发票/收据开具记录、合同/标书评审表。行政管理员工培训管理、固定资产管理、办公用品/耗材/日常用品领用登记、物资采购管理、车辆管理、计算机管理。薪酬管理个人薪酬。电子档案电子档案借阅、电子档案借阅记录。报表统计设计流程管理：工程信息、成品校审记录、专业间交接资料单、设计进度、图纸归集单、优良率统计、工时统计、成品发放记录、工程等。合同管理：合同报表、发票/收据、工程收款、劳务分包合同、外委合同。行政管理：用车申请、固定资产台账、办公用品/日常用品/耗材申请、办公用品/日常用品/耗材入库。

薪酬管理：个人薪酬。个人工作台工作任务、待评阅、待修改、待签收、待出版、待办理、工作进展外部网站新闻动态、主营业务、资质证书、工程业绩、工程展示等。内部信息平台公司通知、公司公告、公司动态、技术交流、政策信息等。系统管理用户注册、部门设置、专业设置、车辆设置、卷册设置、岗位设置、评阅人岗位、程序设置、流程设置、管理流程初始化、工程流程初始化、人员岗位、岗位权限、报表设置、权限管理等。

1.4系统作用与特点提高综合效益

协同设计管理系统的运用能够有效地提高企业的综合效益，主要表达在：

1〕实现“网上设计，网上贯标〞，系统采用技术手段标准员工的行为，杜绝了工作的随意性。强化设计管理，提高设计质量保证能力；

2〕节约作业时间，增强技术资源共享的有效性，从而现实地提高工作效率，还能缓解设计院人力资源紧缺的困难；

3〕实现设计作业和设计管理无纸化，减少纸张消耗和繁琐的纸质文件管理工作量，降低生产本钱。在线调度和实时监控

管理人员可以通过系统查询看到每个工程的进展情况，每个流程所有的步骤，以及每个工作人员当前的任务及实时任职记录。所有的工程均在管理人员的控制之中，可以方便、快捷的对资源进行配置，从而防止资源配置的盲目性及工程管理的繁杂性。平安保密性强

工程管理系统具备严格、灵活的权限配置机制。在工程管理系统中信息的保密性、平安性尤为重要。针对信息的开发性本系统权限划分为三类：其一、超级读者，该权限可阅读工程管理系统中的任何信息，但不具有操作权限，可分配给最高管理者，例如：中心主任；其二、部门负责人，部门负责人可以阅读本部门员工的信息；其三、一般权限，该权限只能阅读与自己相关的信息，例如：自己的申请、要自己审批的资料、要自己签收的资料，其余资料就不能看到了。在流程流转过程中假设需要对其他人员开发，就将其他人员的姓名选到签收地址框中，在评阅完成后，信息就发给签收人，让其签收了。智能化流转

本系统为设计人员定制了工作台，在有任务时工作台上就会显示相应的任务，提醒设计人员及时处理任务，任务处理完成后，工作台上的记录自动消失。同时系统会向相关人员的邮箱中发送邮件，以提醒用户及时处理任务。系统提供了变更评阅人的功能，以处理人员经常出差的问题，保证流程不会因为某个人员而中断，提高流程的执行效率。适用易扩展

系统采用柔性化的构架理念，在系统构架完成后用户具有60%的可定义空间，在企业管理体系发生变化时候，用户可自行进行调整。权限的精度到达人员级别，设计人员可自定义流程，流程将按照定义好的步骤进行流转，防止了以往工作的随意性，在设计人员登录系统后，会为设计人员开放相应的权限。满足人员角色的动态变化

由于人员在不同工程中所担任的角色〔设计、校核、审核、批准以及主设人、设总等等〕、承当的任务是不相同的，每个工程又由成百上千个流程组成，如何能够清晰、准确的识别每个人在流程中相应的角色，并分配其相应权限是系统必须要解决的问题。

本系统采用自动分配权限和系统管理员分配权限相结合的方式来解决上述问题。系统管理员分配相对固定的部门权限，动态变化的权限由系统自动分配。如：管理员只需要配置主任、院长等相对固定的权限，其余的工作完全交给系统来完成，系统可以识别每个人的身份，并可根据管理人员定义好的流程自动为其开放相应权限。第二章

成功案例2.1获奖情况

协同设计管理信息系统于2001年开发，应用于成都建筑材料工业设计研究院。本系统自应用以来，获得了2001年度“四川省四优设计二等奖〞，2002年度科技部创新基金支持，2005年度“四川省四优设计二等奖〞和2021年度“全国建材行业优秀软件一等奖〞，先后两次通过四川省建设厅组织的行业专家鉴定，是四川省建设领域的样板工程。

本系统基于b/s体系构架，是适用于生产型企业、设计企业、科研院所的生产管理系统，系统以ISO9001体系的构架思想，改变了企业原有的管理手段，实现了网上贯彻ISO9001标准，真正实现了企业内控体系的信息化、流程化。2.2成功案例

协同设计管理信息系统已经成功应用于电力、水泥、建材和石油等行业的设计单位，我公司在四川、陕西、河南、山东等地区占据重要的市场份额。成功用户以四川为中心，普及到了全国多数省市自治区。我公司先后实施了：电力行业

河南新乡华源电力勘察设计院设计管理系统、山东日照阳光电力设计设计管理系统、陕西大唐新能电力设计设计管理系统、攀枝花展宏电力设计设计管理信息系统和产值核算系统、广元电力设计信息管理系统、山东莱芜开源电力勘察设计院设计管理信息系统、成都城电电力设计工程设计管理信息系统、山东东营方大电力规划设计设计管理信息系统、绵阳奥瑞特电力设计咨询设计管理系统和合同管理系统、自贡电力设计院、内江电力勘察设计院、南充电力设计院设计管理系统、青海科信电力设计咨询……建材水泥行业

成都建筑材料工业设计研究院设计管理系统和工程总承包管理信息系统、安徽海螺建材设计研究院设计管理系统和电子档案查询系统、洛阳水泥工程设计研究院设计管理信系统、山东建筑材料工业设计研究院设计管理系统……石油行业

成都天科石油天然气工程设计管理系统……其他行业

成都利君实业股份工程管理系统、西南技术物理研究所生产管理系统、四川华地工程建设有限责任公司工程管理系统、成都合源设计咨询设计管理、成都双流国际机场资产管理系统、新世纪水泥导报编辑部管理信息系统……第三章设计管理系统3.1设计管理系统简介

设计管理系统是本系统的核心子系统。该子系统按照功能的不同分为工作台、方案管理、设计管理、质量管理、合同管理、人资管理、报表统计、外协管理和电子档案。这些模块的操作界面根本相似，功能分区如下：

图3-1设计管理系统操作界面

第①局部是这九个功能模块的导航栏目，同时可以切换到外网首页和内网。第②局部是对应的功能模块的大纲，点击大纲后第④局部会与这条大纲相对应的内容，这里的工作台显示的是个人的待办事宜。第③局部是一个办公快车道，通过办公快车道中的图标可以翻开一些应用程序，如word、excel、CAD、计算器等，同时可以翻开我的邮箱和修改密码等。第④局部在刚进入各个功能模块的时候显示的这个模块的所有信息或者是这个模块中最重要的一个大纲条目对应的信息，点击左边大纲后，显示的是大纲对应流程的展示信息。流程流转方向及图表说明

在协同设计管理信息系统中，根据流程的流转方向可以将其分为三大类：审批并传阅流程、只传阅流程和只发布流程。审批并传阅流程、只传阅流程只有执行人、审批人、传阅人、工程负责人和超级读者可以查看，只发布流程是所有设计院人员都可以看到的。

其中，审批并传阅流程是由执行人填写、保存，并选择相关人员为传阅人，然后提交审批申请，审批人开始审批，假设是同意流程那么流向下一级审批人，不同意那么返回执行人修改，直到最后一级审批人批准，然后由传阅人进行签收。

审批并传阅流程只有执行人、审批人、传阅人、工程负责人和超级读者能够看到。其流程图如下所示：

图3-2审批并传阅流程图

只传阅流程是执行人填写保存后就可以提交传阅、不需要进行审批的流程。其流程图如下列图所示：

图3-3只传阅流程图

只发布流程是执行人填写后直接面向所有人员发布的。3.2方案管理简介

方案管理，是设计院管理层安排管理方案、进行工程立项，工程负责人、专业室主任进制定工程负责人方案、专业室主任方案，个人填写工作方案的模块。方案管理包含工程立项、工程方案、管理方案和工作方案。

图3-4方案管理界面详细介绍

〔1〕工程立项：对新工程进行工程立项，在系统表单中填写工程的名称、工程号、客户根本信息、合同金额等，指定工程负责人，上传设计委托书等资料。

〔2〕工程方案：工程方案分为安排工作和卷册设置，如下列图所示：

图3-5工程方案界面

安排工作：工程方案中的安排工作只能对工程流程进行工作安排，它又分为工程负责人方案安排、管理层方案安排和专业室主任方案安排。这几个方案安排的按钮只有当前登录人属于这个岗位时才能看到，比方：工程负责人能看到“工程负责人方案安排〞的按钮，专业室主任能看到“专业室主任方案安排〞的按钮，而企业管理层能看到“管理层方案安排〞的按钮。如果当前登录人属于多个岗位时，可以同时看到这些按钮。

当要安排任务时，需要选中用户的角色和工程流程，然后再点击对应的方案安排按钮：

图3-6工程方案界面

点击“工程负责人方案安排〞，出现安排任务的页面：

图3-7工程负责人方案安排执行界面

页面的下方显示的当前工程中，工程负责人已经安排了的任务，如果要安排新的任务，只需要点击页面左上角的“选择本工程任务〞就可以继续安排了。选择流程并确定后，返回到主表单上，这时需要填写任务的执行人、执行日期、评阅人等信息，填写完成后再保存，此时就可以启动任务了，任务启动后，这些任务就自动流转到相关执行人工作台的待办事宜中，执行人就可以执行任务了。

图3-8方案安排确定后界面

专业室主任方案安排与管理层方案安排的操作与工程负责人方案安排是一样的，只是工程负责人方案安排，登录人只能安排自己是工程负责人的工程，而专业室主任方案安排、管理层方案安排中，只要登陆人是专业室主任或者属于管理层，就能对所有工程进行安排任务。

卷册设置：在设计管理系统中，需要用到很多卷册，这些卷册的信息是由工程负责人或者专业室主任来进行设置的。选中一个工程后，点击这条工程信息上的卷册设置字样或者页面上方的卷册设备标签，就可以查看或新建当前工程的卷册了：

图3-9卷册设置界面

进行卷册设置的时候可以选择是新建卷册或者选择卷册，新建卷册需要录入卷册的信息，选择卷册是从系统管理中选中已经设置好到卷册。

〔3〕管理方案：是与管理流程相关的方案，即这些任务与工程是没有关联的。

〔4〕工作方案：是设计院人员填写工作方案的流程，包含有月工作方案、周工作方案和个人工作量。3.3设计管理简介

该模块包含了设计过程控制中的重要任务流程，比方：工程立项、工程设计任务书、设计方案筹划、专业间交接资料单、设计输入评审、设计成品校审单、设计回访报告、设计变更通知单、设计成品发放单等。管理层可以在此模块中查看各个工程的整体进度，设计院人员可以在此模块中按照类别查看需要执行的任务，任务执行、审核的状态和任务完成情况。

图3-10方案管理界面详细介绍

以“设计成品校审单〞为例进行说明，点击左边大纲中的“设计成品校审单〞：

图3-11设计产品校审单界面

此时，在页面的中间会显示出这个流程所有已定义的记录〔是按照工程类别、工程名称、工作阶段分层展示〕，选中执行人是当前登陆人的某条定义记录，点击“执行流程“，进入该流程的录入页面〔假设选中记录的执行人不是当前登陆人那么会显示你没有执行流程的权限〕：

图3-12填写设计产品校审单表单

该流程是设计管理系统中最重要的流程，执行人需要上传设计图纸，选择会签人、复用图纸和资料等，填写完表单上的相关信息后，点击左上角的保存按钮就可以进行保存，当有些内容不能为空时，点击保存的时候就保存不了，同时在不能为空的域的下面会提示“该域不能为空〞：

图3-13确定后界面

保存后点击提交审批申请按钮，执行人的任务就完成了，该流程流转到相关评阅人的工作台上，首先由第一级评阅人填写审批意见，并确定是批准还是返回修改；评阅人登陆本系统，并在自己工作台上的待评阅模块中找到该流程，然后翻开这个文档，点击填写意见，填写自己对提交资料的意见、看法。

图3-14填写评审意见界面

填写完意见后，点击确认，页面返回到该流程的主表单上。如果评阅人认为资料无误且同意，那么点击“批准〞，否那么点击“返回修改〞。批准后，流程将自动流转到下一评阅人的待评阅工作台上，假设是返回修改的话，流程那么流转到提交人的返回修改工作台上。如此循环，直到该流程评阅完成〔即最后一级审批人批准该流程〕。审批完成后，再由会签人员填写会签意见。

审批并传阅流程的评阅级数都是由设计院进行自定义，可以设置三级评阅人，也可以设置五级评阅人，流程的流转在定义完成后，都是自动进行的，不需要再进行手动操作和控制。3.4质量管理

质量管理整合了ISO9001质量体系中所有的控制程序的流程和表格，设计院人员登录本系统后，在系统中填写内容，提交申请，再由评阅人进行审批，最后自动归档，系统提供了方便快捷的查询功能。另外，质量文件的记录名称和编号是根据质量管理体系文件的规定，由系统自动生成的，防止重复录入，提高工作效率，方便管理。3.5合同管理

对设计合同、合同收款、开票、合同清单、合同/标书评审等进行统一管理。在此模块，管理层可以随时查询各工程是否已签订合同以及合同的具体金额和是否已付款等。另外，系统还有收款提醒功能。合同/标书评审的记录、会签单和修改通知也是在此模块完成。

图3-15-1合同管理界面3.6外协管理

外协管理模块，显示在合同管理模块中，主要用于设计院管理合格外包方的评审方案、资质和评审记录、合格外包方名单三个流程。方便设计院对合格外包方资料进行统一管理，

图3-15-2合同管理界面

3.7人资管理简介

人资管理中显示的是与人力资源、车辆管理、设备管理相关流程的查询文档和定义流程，以及按照执行人分层显示了系统中所有流程的定义文档和查询文档。人资管理模块中包含了设备管理、车辆管理、人力资源管理、工作方案、工作安排和工作进展六个局部。

图3-16人资管理界面详细介绍

〔1〕设备管理：包含了与设备相关的八个流程，主要用于企业管理本企业固定资产的登记信息、借用和归返情况等。设备根本信息的登记一般由设备管理员或办公室负责填写。

〔2〕车辆管理：主要用于设计院进行车辆调度管理，了解每辆车的用车情况，并根据系统中车辆使用情况的数据，判断是否需要进行维修、何时进行维修。首先由管理员负责录入所有车辆的信息，当员工用车时，填写用车申请单并提交审批，并在用车后填写实际出车时间、用车天数和实际里程数。

图3-17车辆管理界面

由于在填写用车申请的时候要选择用车类别，所有在这里查询用车记录的时候，将其分成了行程和生产用车查询，同时可以查询到还没有填写里程数、未出车的记录以及查询车辆使用的状态。

〔3〕人力资源：包含了人力资源控制程序中的主要流程，主要是人员的培训方案、培训记录、职工档案登记表、职工请假报告单和请假统计五个人力资源管理流程。

〔4〕工作方案：是设计院人员制定自己的月工作方案和周工作方案的地方，同时通过周工作方案统计个人工作量。

〔5〕工作安排：用于查询所有已安排工作的安排情况和执行情况。工作安排又可以分为按管理工作和按工程工作进行查询，同时他们又都分为正在进行、已完成、未启动，他们都是按照执行人分层展示的，方便管理层和各部门了解各设计人员的工作任务，如下列图所示：

图3-18工作安排界面

〔6〕工作进展：用于查询所有工作执行情况的窗口。工作进展又可以分为按管理工作和按工程工作、档案工作和晒图工作进行查询，同时他们又都分为正在进行、已完成、待评阅，他们都是按照执行人分层展示的，方便管理层和各部门了解各设计人员的工作进展情况。如下列图所示：

图3-19工作进展—工程工作已完成界面3.8报表统计简介

报表统计模块提供了设计合同金额统计、发票/收据开具记录统计、工