酒店市场营销部档案管理规定_第1页
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文档简介

酒店市场营销部档案管理规定一、目的为规范酒店市场营销部的档案管理工作，保障档案信息的完整性、真实性和安全性，提高工作效率和服务水平，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于酒店市场营销部在工作过程中产生的各类文件、资料、公函、合同等档案管理。三、档案管理职责1.文件管理者酒店市场营销部部门主管或专门负责档案管理的员工，负责管理酒店市场营销部产生的各类档案。2.档案管理员负责档案的存档、整理、归档和检索等工作。四、档案管理要求1.确认档案的存储位置按照材料的性质、用途等分类，在柜子、书架上明确放置。2.注册档案资料清单建立档案资料清单，对外宣传档案的存放位置并提供档案查询服务。3.确认档案归档顺序按照文件的编号、主题、日期等建立订单，在存放时必须按照序号顺序归档。4.签收设置登记簿凡进出档案，必须在档案登记簿上签名记录。5.照片及基本信息存档对与酒店市场营销相关的个人档案，如员工档案、客户资料等，均需存储其基本信息和照片。6.堆放有序档案堆放要整齐有序，分类标准要明确，且分类标签要规范明确。7.关于文件的保管文件包括与客户访问、竞争对手研究、统计数据分析等相关的各种材料，如会议签到表、市场研究报告、策划方案、竞品清单等等。所有的文件必须按照规定的格式进行记录。8.提供文件及其副本每次拿走文件或者文件副本，都必须行驶资料清单，并按照相应的操作程序进行查收、签字。9.关于档案存取权限需要有相应的权限才能存放或者存取档案，未经允许禁止私自移动、查看和篡改数据。10.存放安全措施为保障信息安全，每个存放库房必须有防火、防水、通风等整体安全措施，同时还需要定期检测硬件设备、系统软件等操作程序。五、档案管理制度1.细化档案管理标准建立并规范档案管理流程，要求详细，细致，对象清晰，强化对档案管理的管理区分；2.定期例行检查落实每季度一次的档案开放及安排，每年要对档案存放点进行足够的安全保密演练并进行人员培训；3.提供档案交流沟通平台鼓励档案交流沟通，要求档案使用人员能够在相关平台上进行信息共享。六、其他酒店市场营销部的档案管理工作是保证公

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