内部审核员培训教材

第一节内部审核员培训教材(ISO9000:2000满足经协商的准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程质量审核通常包含:质量体系审核、产品质量审核、过程质量审核、服务质量审核等.从上述质量审核的定义加以具体化可得出下列关于质量体系审核的概念:确定质量体系及其各要素的活动与其有关结果是否符合有关标准或者文件,质量体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻并适合于达到质量目标的系统的、独立的审查.质量体系审核的类型:第一方审核,第二方审核及第三方审核第一方审核:第一方审核是由组织或者部门运载其内部作业体系、规范、人员及设备而作的一种管理审核,以检查组织的质量体系及规范是否能继续与有效执行,通常称之内部审核.第二方审核:第二方审核是由组织针对其现有的(或者可能的)供应商的作业体第三方审核:第三方审核是由某一组织以付费方式向验证机构申请审核,由验证机构评估被审核组织的质量体系,以决定是否同意认可登录,该审核结果较具公信力,可供采购者参考,并减少第二方审核的成本与时间.第三方审核属于外部审核.比如:第一次内部审核质量体系审核的时机往往选择在质量体系文件已全部编制完成、颁布实施,而且,已经运行一段时间,各项质量活动均已有记录可查之时.内部质量体系审核通常分为例行的常规审核与特殊情况下的追加审核两类1-2比如:质量体系建立并运行一段时间之后,开始常规审核.开始时频次能够多一些,以便及时发现问题,使体系运行正常化.等体系运行基本正常以后,频次可减少到正常所需要的水平.追加审核通常在下列特殊情况下进行:及装备与生产场所等有较大改变；马上进行第二、第三审核或者法律、法规规定的审核前；一、内部质量体系审核的通常顺序审核准备:管理者代表指定审核组长与审核构成员构成审核组,审核组长应领导全组编制好具体的审核计划日程表,把审核任务分配每个审核组员;审全面审核报告的编写与纠正措施计划完成情况的分析:编写出一份全面的以上各个步骤通常应在内审程序中明确规定.内审程序应根据每个组织的实际情况编制,但这些要紧步骤的内容都是不能够缺少的.第二节内部质量体系审核概论一、内部质量体系审核的目的二、内部质量体系审核的范围内部审核体系审核的范围:要素:以质量手册中所列的范围为准场所:质量体系所覆盖的产品与质量活动有关的部门与地区三、内部质量体系审核的根据ISO9001:2000质量手册程序文件质量计划合同国家有关法律、法规有关方要求四、内部质量体系审核的时机与频度审核的时机:确定是否需要审核,即何时进行审核为宜;审核的频度:一旦确定需要审核,则此种审核每年应进行多少次为宜.第三节内部质量体系审核的准备内部质量体系审核的准备工作大致有下列内容:制定计划构成审核组收集并批阅有关文件编制检查表一、内部质量体系审核计划的编制少一次.其中对较重要或者问题较多的部门审核频次可适当增加.这年份计划又是假如组织采取与外审相似的集中式审核,则组织应制定具体的审核计划,其内容可包含:审核目的审核根据审核范围审核构成员二、构成审核组在进行内部质量体系审核前,管理者代表应任命审核组长及审核员构成审核组.在选择审组长时,要紧考虑因素是:资格 即务必是组织领导任,通过培训的内部质量体系审核.业务范围 审核组长不能审核与自身有关的工作内,且应熟悉被审核门的业.工作经验 审核组长比起审核组员来要有较多的审核经.组织能力 审核组长应有组织管理整个审核工作的能.在选择审核组员时,要紧考虑下列因素:资格 务必是组织任命的内审.业务范围 审核员不能审核与自身有关的工作内容,且应熟悉被部门的业.专业知识 内审员对审核方面的专业知识应有一定熟.工作中的协调 审核组内审核员应在工作中协调配,团结合.为受部门所同意 在决定审核构成员往常应征得受审部门的同,当受部门不肯同意拟委派的内审,可考虑另选审核组.三、收集并批阅有关文件四、编写检查表检查表是内审员进行审核时的一种自用工具,要紧起备忘录的作用.它不必要向受审方展示,但审核员编完检查表后就请审核组长批阅以便检查有无遗漏或者重复,由审核组长进行总的协调.(一)检查表的作用明确与审核目标有关的样本确定抽什么样本、每种样本应抽多少数量、如何抽样等问题都要通过编写检查表解决、明确与审核目标有关的样本是检查表的首要作用.使审核程序规范化使审核程序进一步正规化与格式化,减少审核工作的随意性与盲目性.保持审核进度按检查表要调查的问题及样本的数量分配时间,使审核按计划进度进行.5.作为审核记录存档检查表与审核计划一样也应与审核报告等一起存入该审核项目的档案中备查,留出栏目记载调查情况,兼起记录的作用.6.减少重复的或者不必要的工作量检查表应经审核组长审查协调,防止遗漏或者重复.7.树立审核在受审方眼中的职业形象.(二)检查表的设计设计检查表时应注意下列几个要点:参照标准与手册的要求检查表应按质量保证标准与质量手册的要求来编写,这样才能全面检查质量体系及其要素的活动结果是否符合质量保证标准与质量手册的要求.选择典型的质量问题结合受审部门的特点检查站表的精华就在于突出受审对象的特点.有特点才有必要为每一个对象编制一份有特色的检查表.抽样应有代表性时间要留有余地在编制检查表时,应估计所需的审核时间,同时还应留有一定的富裕时间以便临时发生某些情况而需要增加审核内容或者增加审核深度时能够利用这些时间.检查表应有可操作性检查表不仅有要调查的问题,而且还应有具体的检查方法.部门.检查表有按部门与按要素两种部门审核时,检查表中应考虑涉及的要素,不仅五、通知受审核部门并约定审核时间尽管在年度内部质量体系审核计划中已规定了对某部门或者其要素的审核时3-5确定受审部门的发言人与陪同人员.假如是集中式内审,更应在审核前向各部门发第四节内部质量体系审核的实施审核组在完成了全部准备工作以后,就可按预先约定的日期与时间到受审部门实施审核.实施审核的步骤及其工作内容要紧有下列几项:下列对这些工作内容逐项加以说明.一、召开首次会议首次会议是由审核组长组织召开的一次会议,要紧目的是向受审核方介绍此次审核的目的与做法,这些也是审核组长应在首次会议发言的要紧内容.具体为:在内部质量体系审核时,对上述内容可作适当简化,但简化不等于取消,为了保持内审的正规化,首次会议的形式是务必的.二、现场审核(一)现场审核需注意之处计划时经审核组与受审方双方同意的,通常不宜更换.内部审核以年计划为根据,如需要修改年计划要由管理者代表批准.计划不变的情况下,进度也应尽量加以操纵,应将审核任务在规定时间内完成.(3)操纵气氛;善于缓与与操纵气氛,使审核始终在一个比较平与宽松的环境下进行.(4)操纵客观性;在推断不合格项时,对调查研究所获得证据的客观性反复研究,为求结论的客观与公正,不要以主观估计、猜测与推理来代替客观证据.(5)操纵纪律;关于审核组员的任何违反纪律的行为或者倾向,务必严加管束.(6)操纵审核结果;在对审核结论往常,审核组长应组织全组对准备作出的结论的客观性、公正性与习惯性反复讨论,避免作出错误的或者不恰当的结论.选择样本要有代表性,抽样时应选择对产品质量影响大的样本;具体所抽样本最好在现场由审核员随机抽取,而不是事先规定得十分具体,这样抽样更有代表性.审核时不要轻意偏离检查表而另提问题或者另选样本.必要时检查表也能够调整,但要十分慎重,以免规定的审核目标不能完全达到或者花费太多的时间.要从问题的各类表现形式去寻找客观证据审核中有的不合格项,问题比较单纯;有的不合格项问题比较复杂,要从多方面去取证.审核中如发现该问题导致不合格项时,应增加调查研究的深度,其要紧是为了获取更全面、更确凿的客观证据.与被审方的负责人共同确认事实当发现不合格时,审核员应尽可能取得部门负责人对事实的确认,并同意采取纠正措施.始终保持客观、公证与有礼貌在审核过程中,审核员应切忌先入为主,未到现场就已有结论;或者以主观臆断代替客观证据等情况.在审核中还保持公正性,均以事实为根据、标准或者规定为准绳;不论对方有任何对抗情绪,均应保持有礼貌与尊重对方的风度.(二)关于客观证据(ISO9000:2000质量体系要素的存在与实施有关的定性或者宣传的信息、记录或者实施陈述.”(ISO19011)在实际审核中,我们还能够这样来判别什么是客观证据,什么是主观证据.而传闻、陪同人员或者其他与被审核的质量活动无关人员的谈话不能成为动的客观证据,而且作废的质量文件中的规定与经擅自修改的记录不能成(三)审核的路线在现场审核中还要注意选择合适的审核路线,这一点事实上在编制检查表时就应考虑到了.在实际审核中经常要用的路线能够有下列三种方法:自上而下与自下而上的路线:所谓自上而下的方法是指先到信息比较集中的部门熟悉总的情况,然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查.所谓自下而上的方法是指先在许多部门调查研究,选择一批样本到某一集中管理的部门去审核.正向与逆向的审核路线所谓正向的审核方法是指按照产品质量形成的过程从开始的合同签订到最后的售后服务的顺序去审核;所谓逆向的审核方法其路线正好相反,即从今后服务向前步步追溯直到合同签订为止.按要素审核与按部门审核的路线按要素审核,一个要素涉及许多部门,审核组要访问许多部门才能完成一个要素审核.按部门审核,审核组对该部门涉及的各个要素一次审核清晰.(四)审核的方法质量管理体系审核的方法有三种:提问与交谈提问与交谈时现场审核用的最普遍的方法,通过提问与交谈能够熟悉组织员工对各自职责的熟悉程度,对体系实施情况的掌握程度.查阅文件与记录查阅文件与记录时现场审核中务必使用的方法.现场查阅的文件与记录可作为客观根据.现场观察三、不合格的确定与不合格报告的编写现场审核中编写“不合格报告”是一件非常重要的工作.即审核中如发现不合格项,就应编写不合格报告.“不合格报告”也可改称之“纠正措施要求表”以别于第三方审核中的不合格报告.(一)不合格的定义与类型(ISO9000:2000)ISO9001:2000册、质量计划、合同、各类书面程序与作业指导书等务必遵循的文件.没有满内部质量体系审核时通常按性质将不合格分为三类:1.体系性不合格2.实施性不合格3.效果性不合格因实施不够认真或者对不合格的真正原因没有找到,纠正措施实施后未能达到规定要求.在第二方、第三方审核时为了对受审质量体系作出评定,以便决定通过注册或者认可与否,常按不合格的严重程序分为两类:1、严重;2、轻微.(二)不合格报告的内容违反的条款与不合格的类型是最为关键的事：不合格问题的性质是要用一两句话点明具体是哪一点(或者哪几点)四、审核结果的汇总分析有了若干份不合格报告,还不能在末次会议上对审核发表结论意见,还要对审核的观察结果作一次汇总分析.汇总分析能够从下列几个方面入手:发现的不合格项来汇总分析;如不合格项的总数,其中体系性不合格、实施性不合格、效果性不合格各有多从进展的历史与趋势分析;如将上次内审时发现的不合格总数及其构成与这次的相比较,来看出质量管理是进步了还是退步了.从对最终产品质量的影响来分析;如本单位发生的内外质量事故中,由于部门工作不当而造成的影响有多大.4.总结部门质量工作上的优点;如确有优点应具体化指出,予以确信,有的优点还可推广到其他部门.在这些汇总分析的基础上,可作出某部门或者某要素在整个质量体系的质量活动中是好的,现场审核的上述工作完成后能够召开末次会议以便结束现场审核.末次会议的要紧目的:向组织的高层管理者说明审核观察结果,以使其清晰地熟悉审核的结果.末次会议应由审核组长主持,参加者应签到.末次会议应有记录并储存归档.会议内容:六、编写审核报告审核报告是说明审核结果的正式文件,应由审核组长亲自编写或者在审核组长指导下编写.报告应包含下列内容:审核报告经管理者代表或者其指定的负责人(如质管办主任)批准后分发至有关的领导与部门.以上是内部质量体系审核的实施阶段的全部内容.第五节纠正措施一、纠正措施在内部质量体系审核中的重要性内部质量体系审核的目的决定了实施纠正措施的重要性.内审目的重点在于发现质量体系的问题,查出原因,采取纠正措施加以消除,以免重犯类似不合格,使质量体系得到不断改进.二、纠正措施要求的提出审核组提出不合格报告时,受审部门的负责人首先要对事实加以确认,内审员应积极参加纠正措施建议的讨论但不能代表受审部门制订纠正措施,更不能承担纠正措施后果不良的责任.三、纠正措施建议的认可与批准纠正措施建议首先要经审核组认可,认可的目的要紧在于审查该建议地否针对不合格的原因采取了措施与纠正措施的可行性及有效性.认可的纠正措施还要经管理者代表批准.批准后方成为正式纠正措施计划.四、纠正措施计划的实施1530纠正措施分短期与长期.短期往往针对直接原因,立即采取措施;长期纠正措施可能为针对潜在原因所采取预防措施,防止发生可能出现的不合格,这往往需要更多的时间.对纠正措施实施过程中发生困难,非一个部门自身力量能解决,则应向管理者代表提出,请最高领导解决,马上“问题升级”,以求妥善解决.如在实施中几有关部门之间对实施问题有争吵难以解决,也应提请管理者代表协调或者仲裁.纠正措施实施情况应储存有关记录.五、纠正措施的跟踪与验证审核组负责跟踪纠正措施与完成情况,有问题及时向管理代表或者质管部门反映.如纠正措施实施完成后审核员应进行验证.验证内容应包含:完成后的效果如何?(最直观的效果检查方法就是看自采取纠正措施以来,如引起程序修改,是否通知了质量管理部门按文件操纵规定办理了修改批审核员验证并认为措施计划确已完成后,在不合格报告一栏中签字.这项不