化学品采购管理系统使用说明

化学品采购管理系统使用说明一、注册、登录说明进入东南大学实验室与设备管理处网站“”，点击“化学品采购管理系统”，出现登录窗口，以一卡通号为用户名进行注册，填写院系、电话、邮箱等信息后提交，待管理员审核通过后，即可进行登录。二、角色定义根据不同使用人员的需求及管理职责，系统共设定七种不同的角色：（1）T老师——各院系正式在岗、有一卡通号的教师，有化学品采购需求的，均可使用本系统；（2）L院系领导——负责对本院系使用教学经费购买化学试剂进行审批；（3）G保卫处——负责对易制毒化学试剂的审批，由保卫处指定专人；（4）D设备处——设备处负责对一次性购买量大的采购单进行审批，该角色由设备处指定专人担任；（5）C化学品办公室——行使学校对化学药品采购的具体审批手续；（6）P供应商——招标准入制，确定2-3家供应商为我校供应化学药品；（7）A管理员——系统管理的功能。三、采购单申报已批准的注册用户可以登录使用本采购系统。普通化学品和易制毒化学品由于审批流程不同，分别填写采购单。1、非易制毒（普通化学试剂）采购单申报普通化学品的采购请点击功能菜单中的“非易制毒采购单申报”，出现“化学试剂购买申请表”的界面，点击右上角的“添加化学试剂”按钮，弹出对话框（见下图），根据需要填写要购买的化学试剂品名、计量单位、规格、数量、单价、生产厂家等信息，填好后点击“添加”按钮，该试剂即被列入采购清单。如需继续添加其他试剂，再次点击“添加化学试剂”按钮，重复以上操作。每份采购单可同时包含多种化学试剂，试剂按添加的先后顺序排列，在采购单提交前可进行修改或者删除。从教学经费支出的采购单，需在“用于教学”前的方框内打勾，科研经费购买的采购单不需要此操作。科研采购单需选择经费支出的账户，然后根据需要填写送货时间（从弹出的日历中选择日期）、送货地点、联系人、联系电话、邮箱，从下拉列表中选择合适的供应商，可以指定也可不指定供应商，申请人默认为登录用户本人，申请地点由系统通过IP地址进行识别、联系人和联系邮箱默认为用户本人，可根据实际情况进行修改。需要供应商进行比价时，可从“供应商选择”的下拉列表中选择“我要供应商报价”，系统将采购单提交给供应商，由供应商给出药品价格并回复用户，用户可根据不同供应商的价格选择合适的供应商进行供货。系统默认每张采购单均需经过审批流程，当仅需要购买化学试剂以外的物品如玻璃仪器、化学防护用品、办公用品时，将“需要审批”方框内的勾去掉，此时采购单可不经审批流程直接通供应商处。所购试剂、物品如有特殊要求，可在下方的备注栏中详细说明。采购单信息填好后，点击“提交采购单”按钮，该采购单即可进入购买流程。点击“取消采购单”按钮，该采购单即被取消。2、易制毒采购单申报需要购买易制毒药品时，点击功能菜单中的“易制毒采购单申报”，出现“易制毒化学试剂购买申请表”界面，添加化学试剂、完善送货信息等操作同“非易制毒采购单申报”，易制毒药品由于必须经过保卫部门的审批备案，“需要审批”项不可进行更改。其它同普通化学品采购流程中的操作。四、审批流程教学经费购买：使用教学经费购买的采购单生成后，首先由院系领导进行审批，审批通过后进入下一个流程。易制毒化学试剂：若为易制毒化学试剂，须经过保卫处的审批备案，审批通过后由化学品管理办公室进行最后审核。一次性购买量太大：目前一次性购买量超过120瓶，须经设备处实验室管理科审批备案。五、个人信息管理 点击“个人信息管理”功能按钮，可对登录密码、电话、邮箱、账户等信息进行修改。六、意见管理 为提高服务和管理水平，本系统设置了意见箱，对采购过程中的任何部门有意见的，可通过“