【事业单位电子档案管理工作问题研究（论文）】

事业单位电子档案管理工作情况的调研分析报告目录TOC\o"1-2"\h\u4943事业单位电子档案管理工作情况的调研分析报告 14429摘要 110911一调研目的 119002二调查内容 2308221调研对象 222782调研方法 282083调研时间 221032三调研结果 2289413.1档案管理重要性认识不足 2248373.2档案管理质量需提高 398773.3档案管理控制重点不明确 525389四调查总结或体会 6摘要随着国家与行业经济政治的繁荣发展，事业单位档案的数量迅速增加，其载体也不断增加。同时，由于信息技术的兴起迭代，事业单位档案转移不彻底、归属不明确、责任履行不到位等问题也日益突出。贯彻《行政事业单位内部控制规范(试行)》，完善法制，加强行政监督，强化责任，优化档案人员的知识结构，促进信息一体化，档案信息化是规范事业单位档案管理的重要手段。关键词：事业单位；档案管理情况；调查报告一调研目的财政部等五部委发布的财政部以财会〔2012〕21号印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》(以下简称《规范》)于20201年11月29日在各行政事业单位正式实施。这是深化事业单位档案工作的新机遇。档案是记录和反映事业单位行政与经济业务的重要史料和证据，是国家和单位档案的重要组成部分。它所包含的档案信息内容具有一定的原始性、系统性、连续性和规律性。它不仅可以展现事业单位与国家政令活动和组织发展的历史图景，而且可以为管理当局的行政预测、决策和控制提供依据。因此，对事业单位档案的管理具有重要的意义。二调查内容1调研对象以XX省XX市下辖电视台、报社、重点产业服务中心、卫生健康委员会、文化和旅游局、人力资源和社会保障局、民政局、司法局、科学技术局、科学技术协会、民防办公室、经济和信息化局、文学艺术界联合会、机关事务服务中心、总工会、城市管理执法委员会、统计局、人力资源和社会保障局、组织人事局、教育办等27所事业单位。2调研方法运用邮件问询、实地走访、网站搜索等方式对该事业单位目前的档案管理方式以及困境进行调查。3调研时间2021年XX月XX日——2022年XX月XX日。三调研结果3.1档案管理重要性认识不足了解档案管理的重要性不足。档案是由各事业单位在特定的文化、科研、教育、行政等事业活动中形成的。它们反映了一定时期国家财政、经济、政策。它们记录了各种经济运行的数据和事实，具有很大的参考价值和利用价值。它为当地乃至国家政策和当地事业发展研究和经济发展提供了丰富的原始数据。同时，通过事业单位档案的积累，可以为事业单位、机关和组织编制重大事件、开展历史研究等经济活动提供原材料。但是根据调查可知，虽然所有调查事业单位都有档案管理岗位，或者说有档案储存的地方，但是部分事业单位管理岗位并不正式，一部分事业岗位由其他岗位人员同时兼任。在事业单位档案管理调查对象中，专门设立专业档案管理岗位的有7所，占据25%，其中档案管理人员共67人，专业档案管理专业毕业生27人的占据40%，不足一半。表1事业单位档案管理专业岗位以及管理人员专业性调查一览表事业单位名称档案管理人员档案管理专业专业人员1高等学院7否02广播1否03电视台1否04日报社1否05市重点产业服务中心1否06市卫生健康委员会1否07市文化和旅游局1否08市民政局7是49市司法局3是210市科学技术局1是111市科学技术协会1否012市民防办公室1否013市经济和信息化局1否014市文学艺术界联合会3否015市机关事务服务中心6否016市总工会5否017市城市管理执法委员会1否018市统计局6是619人力资源和社会保障局7是520组织人事局4是421教育办5是53.2档案管理质量需提高档案管理为单位的各项工作和管理提供决策依据，各项政令工作必须按照现实规律办事，努力取得最大的效益，因此，档案管理的质量亟待提高。事业单位档案中记载的各种项目和数据是单位执行国家教育、科研、卫生等活动的原始记录。通过运用档案，我们可以分析和比较多年来资金的来源和使用情况、人才的流动情况、政策的执行情况，以及财务和成本计划的执行情况，找出成绩和错误的原因，否则就无法为内部政令提供决策依据。不能为保护国家财产、监督和实施国家政策制度、查处懒政案件提供有力的依据。根据表2显示，事业单位档案管理情况质量参差不齐。表2事业单位档案管理质量一览表事业单位名称电子化进程追溯年份档案类型清查频率1高等学院电子+纸质档案办学以来学生、人事、公务有需求查2广播纸质档案创办以来内部档案、公务不查3电视台纸质档案创办以来内部档案、公务不查4日报社纸质档案创办以来内部档案、公务不查5市重点产业服务中心电子+纸质档案90年代内部档案、公务不查6市卫生健康委员会电子+纸质档案创办以来内部档案、公务不查7市文化和旅游局电子+纸质档案创办以来内部档案、公务不查8市民政局电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务依法查9市司法局电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务依法查10市科学技术局纸质档案创办以来内部档案、公务不查11市科学技术协会纸质档案创办以来内部档案、公务不查12市民防办公室纸质档案千禧之后内部档案、公务不查13市经济和信息化局电子+纸质档案千禧之后内部档案、公务不查14市文学艺术界联合会电子+纸质档案千禧之后内部档案、公务不查15市机关事务服务中心电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务不查16市总工会电子+纸质档案创办以来内部档案、公务不查17市城市管理执法委员会电子+纸质档案创办以来内部档案、公务不查18市统计局电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务月查19人力资源和社会保障局电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务有需求查20组织人事局电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务有需求查21教育办电子+纸质档案6、70年代内部档案、公务有需求查根据调研可知，在信息化发展时期，不少事业单位已经进行了电子化办公，正在以最大努力往无纸化办公靠近,但因为保密需要不可能真正意义上实现无纸化。只是有部分事业单位，仍旧以纸质档案为主。在档案类型上主要分为公务档案和内部档案，考察的是档案在横向上的完整性。内部档案包含单位人事、财务等除了公务以外的一切档案。追溯年份考察的是档案在时间上的完整性。在追溯年份上没有统一上传电子档案，档案追溯年份因为保管原因、单位新创办等原因，部分只能追溯到千禧年之后。这对于部分事业的发展情况研究是一样极大的缺失，例如市文学艺术界联合会因为单位创立于90年代，又经过地址搬迁，导致档案丢失。该地的文艺创作人员与作品情况只能从网络逸散中寻找零星碎片信息。在档案清查方面，也没有规律的档案清查惯例。只有部分事业单位，例如学校，因为学生规律性的进入、毕业，需要每年进行新档案清查、党员档案、学生档案的进入和转移。其他事业单位因为人员调动和公务安排有新档案进入，少有旧档案清查情况。民政局等档案，外部人员按照法律对自己的档案进行查询，内部人员依法清查。3.3档案管理控制重点不明确档案管理与控制的重点是不清楚的档案，尤其是公务凭证，不仅是工作的依据，而且是各项国家政策执行记录、明确责任的书面证明。它保留着许多历史标志，如领导干部、单位负责人和其他有关事务人员的签名和印章，是揭露和调查犯罪的真实证据和有力证据。各种数据可以随时反映各事业发展的变化，从保证国家政策有效执行。档案管理与控制的重点不明确，导致会计档案无法查清事业单位是否符合有关政策法规，是否存在懒政、贪污和损害社会安全的行为，不能防止违法违纪的发生。表3事业单位档案记录重点事业单位名称档案重点内容1高等学院学生档案2广播公务记载3电视台公务记载4日报社公务记载5市重点产业服务中心公务记载6市卫生健康委员会公务传达7市文化和旅游局公务传达8市民政局公务记载、公务传达、成果记载、数据记载9市司法局公务记载、公务传达、成果记载、数据记载10市科学技术局公务传达、成果记载11市科学技术协会公务传达12市民防办公室公务传达、成果记载13市经济和信息化局公务传达、成果记载14市文学艺术界联合会公务传达、成果记载15市机关事务服务中心公务传达16市总工会公务记载17市城市管理执法委员会公务传达18市统计局公务记载、公务传达、成果记载、数据记载19人力资源和社会保障局公务记载、公务传达、成果记载、数据记载20组织人事局公务记载、公务传达、成果记载、数据记载21教育办公务记载、公务传达、成果记载、数据记载根据调研现实根据事业内容不同，各事业单位档案记载不同。大多数单位都有不同的档案记载侧重。但是根据数据看还是有小部分单位，以公务传达记录为主，对于改单位工作成果记录较少。这个问题与上文所说记录缺失相似，只有部分事业单位在档案管理重点上做到面面俱到，这与这些单位有专业档案管理岗位，与专业档案管理人员有关。四调查总结或体会事业单位档案的形成过程比一般档案更为严格和复杂，因为事业单位档案一般出了单位本身的人事、财务、公务档案外，还包含所承担的事业档案。因为公务内容不同，说记录保持的档案在数量、内容、保存方式上、各不相同，例如学校，不仅包含自身大量的人事、财务档案、教育任务档案，还有海量的学生档案，学生档案又分为