旭辉集团审批流程作业指引

成本管理（第一阶段）审批流程作业指引编号：CIFI-JT-WI-CB版号：A/0页码：第3页共18页成本管理系统（一阶段）审批流程作业指引（暂行）编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目的为保证成本数据反馈的及时性以及提高审批效率，实现项目管理系统流转审批。 适用范围2.1适用项目：上海事业部依云湾二期、三期、新江湾城2.2适用业务 ：2.2.1目标成本管理：目标成本编制2.2.2合同管理：合同评审、合同修订（复核）；2.2.3合同结算；2.2.4变更管理：设计变更申请、设计变更审批、设计变更确认；技术核定单；2.2.5现场签证管理：工程指令审批单、现场签证审批单；2.2.6无合同费用单；2.2.7付款管理：付款申请单、付款单（三联单）；2.2.8本审批流的走向可根据下属公司部门及人员设置情况来进行相应调整，调整后的系统内审批流将适用于下属各公司。2.3各项目执行的具体时间以集团下发的通知为准。术语、定义和说明模块：指系统中对应的功能节点。流程：指系统中根据授权手册并结合实际业务配置的审批流程。流程图中的角色名称：根据审批流的配置及使用需求进行了优化，不影响审批流程的实际运行。系统的审批流程启动方式：系统中均通过在相应模块对应单据中录入需要审批的业务单据信息之后，点击“保存-执行-提交”来启动对应的审批流程。说明：3.5.1为保证流程审批的效率，系统操作人员须严格遵照作业指引中关于驳回制单人权限的规定，无驳回制单人权限的人员除特殊情况外不得擅自驳回制单人流程，如有不同意见，可在审批意见栏中填写，由具备驳回制单人权限的领导决定是否驳回制单人流程；3.5.2主要角色职责及简要操作说明A流程发起人：填写完整业务单据信息（包括上传必要附件），点击“保存-执行-提交”来启动对应的审批流程。B流程审批人：系统中，在消息中心→待办事务中双击打开须审批信息，进入审批界面，审核相关信息及附件，点击“执行→审批”进行审批操作，并填写审批意见后点击“确定”。3.5.3本作业指引中审批流程，如发生更改，则已在审批中的流程，按修改前的流程执行，修改后的流程仅对新发起的业务有效。4.审批作业基本操作说明及图示4.1发起人操作说明：4.1.1填写单据信息（包括上传必要附件），点击“提交”，发起审批流程；如下图4.1.2查看审批情况：如图4.1.3审批状况图示4.2审批人操作说明及图示4.2.1发起人通过系统发起审批文件后，审核（会签）人会在消息中心的待办事务里收到信息，如图4.2.2双击打开后，看到待审核文件界面，如图操作4.2.3查看待审核文件信息后，点击执行→审核，弹出审核（会签）界面，如下图在上图中点击【历史】按钮，可查看已审批人的审批信息，如下图：在上图中点击【流程】按钮，可查看流程图，如下图：4.2.4审批人可进行以下三种操作，由审批人依据自身权限选择使用：A、“批准”，审批人可选择直接审批通过到下一部门，或者选择部门内部意见征询。（1）直接审批通过，按如下图所示步骤进行操作：（2）选择部门内部意见征询，按如下图所示步骤进行操作：备注：部门内部专责工程师完成会签后，该文件信息将返回部门经理处，部门经理再进行本项第（1）条操作后，可将文件送达下一个审核部门处。B、“不批准”，按如下图所示步骤进行操作：C、“驳回制单人”，按如下图所示步骤进行操作：5.集团2009年1月12日下发的《成本管理系统单据打印作业指引（暂行）》所涉及到的审批流程5.1目标成本流转流程：目标成本流转流程如下图1所示：图1流程说明：5.1.1流程发起部门：成本部。5.1.25.1.35.1.4集团会签部门：工程管理部、设计研发部、营销管理部、财务管理5.1.5设定流程驳回制单人权限的角色：事业部总经理、集团法务总监、集团总裁，审批文件被驳回制单人5.1.6为提高审批效率，“事业部总经理及成本部经理”5.1.7图一中“红色粗线”为文件审批关键线路，“黑色细线”图1合同评审流程合同评审流程如下图2所示：图2图2流程说明：4.2.1合同评审审批流程按照合同经办部门区分，分两种类型：当合同经办部门是设计部时，审批流程按设计类合同的评审流程执行（如图2所示）；当合同经办部门是开发配套部时，审批流程按开发配套类合同的评审流程执行（如图2所示）；当合同经办部门为非设计部和非开发配套部时，审批流程按非设计类合同和非开发配套类合同的评审流程执行（如图2所示）。4.2.2事业部会签部门：项目部、工程部、设计部、财务部。4.2.3设计部经办的合同，按照合同签订金额区分，分两种类型；合同签订金额小于100万元时，则事业部总经理审批通过后审批流程即结束；合同签订金额大于等于100万元时，则事业部总经理审批通过后继续走集团的审批流程。4.2.4非设计部门经办的合同，按照合同签订金额区分，分两种类型；合同签订金额小于200万元时，则事业部总经理审批通过后审批流程即结束；合同签订金额大于等于200万元时，则事业部总经理审批通过后继续走集团的审批流程。设定流程驳回制单人权限的角色：事业部总经理、集团法务总监、集团总裁，审批文件被驳回制单人后，该文件将返回发起人处重新流转。4.2.4为提高审批效率，“事业部总经理及成本部经理”的后经各职能部门的审批业务关系为并行关系，即需审批文件由事业部总经理或成本部经理同时发送至各职能部门，且各职能部门都进行审批后，流程才能继续运作；合同复核流程合同复核流程如下图3所示：图3图3流程说明：4.3.1本项审批流对应“合同复核”业务流程；4.3.2本项审批流发起部门为下属公司成本部、设计部、配套部的专责工程师；4.3.3无论对应的已完成评审合同内容是否有修改，都需进入系统进行本项操作；4.3.4本项审批流设置驳回制单人权限的角色为：事业部总经理、集团法务总监、集团总裁；审批文件被驳回制单人4.3.5按照合同签订金额区分，分以下几种类型合同签订金额小于200万元时，则事业部总经理审批通过后审批流程即结束；合同签订金额大于等于200万元时，则事业部总经理审批通过后继续走集团的审批流程。现场签证流转审批流程本项业务涉及三个审批流程的操作：4.4.1由项目工程师在“项目过程管理〉现场管理〉现场签证申请单”中录入相关数据，保存提交后，发送至项目经理处，经项目经理审核后，发送至成本工程师（如图4所示）。4.4.2特别说明：成本工程师在收到上述信息后，在“消息中心→待办事务”中双击该条信息，进入界面后点击“执行→审批”。4.4.3成本工程师在完成4.4.2所述操作后，进入“项目过程管理〉现场管理〉现场签证审批单”参照“现场签证申请单”的对应内容执行图5所示审批流程。特别说明：4.4.1+4.4.3的审批流程与上海事业部“工程指令审批单”的业务流程相对应，其作用为将本项现场签证可能要发生的费用（预估成本）录入成本数据台帐。图4图54.4.4现场签证费用审批表：项目工程师进入“项目过程管理〉现场管理〉现场签证确认单”发起现场签证费用审批流程，流程如下图6所示图6特别说明：现场签证费用审批流程与上海事业部“工程现场签证内部审批流转单”的业务流程相对应，起作用为将本项签证发生的实际费用录入成本管理台帐（同时替换原预估费用）。图5流程说明：4.4.5现场签证审批流程设置驳回制单人权限的角色：事业部总经理；审批文件被驳回制单人后，该文件将返回发起人处重新流转设计变更或技术核定单流转审批流程上述两项业务均在如下图所示的三个功能模块实现审批流转，涉及三项审批流程，具体操作原理与“现场签证三步审批流程”类似。4.5.1设计变更审批表发起流程：由设计工程师（或设计部部门助理代录）在“项目过程管理〉现场管理〉设计变更申请单”中录入相关数据，保存提交后，发送至设计部经理处，经设计部经理审核后，发送至对应成本工程师进行费用估算（如图4.5.2技术核定单发起流程：由项目工程师（或项目部部门助理代录）在“项目过程管理〉现场管理〉设计变更申请单”中录入相关数据，保存提交后，发送至项目经理处，经项目经理和设计部审核后，发送至成本部对应成本工程师进行费用估算（如图7所示）。4.5.3特别说明：成本工程师在收到上述信息后，在“消息中心→待办事务”中双击该条信息，进入界面后点击“执行→审批”。图74.5.4成本工程师在完成4.5.3所述操作后，进入“项目过程管理〉现场管理〉设计变更审批单”参照“设计变更申请单”图84.5.5特别说明：4.5.1条+4.5.4条的审批流程与上海事业部“设计变更审批表”的业务流程相对应（包括审批金额的权限），其作用为将本项设计变更可能要发生的费用（预估成本）录入成本数据台帐内。4.5.6特别说明：4.5.2条+4.5.4条的审批流程与上海事业部“技术核定单”的业务流程相对应（包括审批金额的权限），其作用为将本项变更可能要发生的费用（预估成本）录入成本数据台帐内。4.5.7按照设计变更或技术核定单预估发生金额区分，分以下几种类型；A预估金额小于1万元时，则项目经理审批通过后审批流程即结束；B预估金额大于等于1万元小于10万时，则事业部副总经理审批通过后审批流程即结束。C预估金额大于等于10万元时，须经事业部总经理审批通过。4.5.8设计变更或技术核定单审批流程设置驳回制单人权限的角色：事业部总经理；审批文件被4.5.9设计变更或技术核定单确认流程，需要进入“项目过程管理〉现场管理〉设计变更确认单”模块进行审批流转的操作，审批流程如下图9图9特别说明：设计变更或技术核定单确认审批流程与上海事业部“费用变更审批表”的业务流程相对应，其作用为将本项设计变更或技术核定单发生的实际费用录入成本管理台帐（同时替换原预估费用）。流程说明：4.5.1流程发起部门：成本部；4.5.2流程发起人：成本工程师；4.5.3设计变更审批流程（对应纸质审批表《设计变更审批表》），需要进入“项目过程管理〉现场管理〉设计变更申请单”和“项目过程管理〉现场管理〉设计变更审批单”模块实现发起流转审批；4.5.4变更费用审批流程（对应纸质审批表《变更费用审批表》），需要进入“项目过程管理〉现场管理〉设计变更确认单”模块实现发起流转审批；4.5.5设计变更审批流程设置驳回制单人权限的角色：事业部总经理，审批文件被驳回制单人后，该文件将返回发起人处重新流转4.5.6变更费用审批流程设置驳回制单人权限的角色：事业部总经理，审批文件被驳回制单人后，该文件将返回发起人处重新流转付款申请流转审批流程付款申请流转审批所涉及到单据共1张：《合同款项支付审批表》。上述单据在“项目过程管理〉付款管理〉付款申请单”模块实现审批流程的操作（审批流程如下图10所示）。图10按部门分类的操作说明：4.6.1流程发起部门：成本部、设计部、开发配套部、项目部中任一部门均可作为发起部门，并按各自职能部门的业务流程发起流程审批。4.6.2流程发起人：成本工程师、设计工程师、配套专员、项目工程师均可作为发起人。4.6.3事业部会签部门：成本部、项目部、工程部、财务部。4.6.4集团会签部门：财务管理部。4.6.5成本部：施工单位提出有效书面申请，项目部相关人员依照合同约定付款条件在书面单据签署审批意见后，将书面文件扫描成电子文件，并将电子文件通过OA或电邮发送给成本部相关工程师，成本部依据相关电子文件进入系统相应模块录入数据（同时将电子文件做为附件进行上传），在“本次申请金额”中填写成本部审核金额。4.6.6设计部、配套部及其他部门：依照合同约定付款条件，将施工单位提交的付款申请扫描成电子版，进入系统相应模块录入数据（同时将电子文件做为附件进行上传），在“本次申请金额”中填写本部门审核金额4.6.7付款申请审批流程设置驳回制单人权限的角色：事业部总经理、集团总裁，审批文件被驳回制单人后，该文件将返回发起人处重新流转特别说明：付款申请审批流程与上海事业部“工程现场签证内部审批流转单”的业务流程相对应，其作用为将对应合同的本次应付款金额录入成本管理台帐。项目付款单付款申请流转审批所涉及到单据共1张：《合同款项支付审批表》。上述单据在“项目过程管理〉付款管理〉付款单”模块实现流转（审批流程如下图11所示）。图11操作说明：4.7.1流程发起部门：成本部、设计部、开发配套部、项目部中任一部门均可作为发起部门，并按各自职能部门的业务流程发起流程审批。4.7.2流程发起人：成本工程师、设计工程师、配套专员、项目工程师均可作为发起人。4.7.3事业部会签部门：财务部。4.7.4集团会签部门：财务管理部。4.7.5本作业指引第4.6条的“付款申请流程”执行完毕，付款申请发起人会收到领导最终批示的核定金额信息，付款发起人再在“项目过程管理〉付款管理〉付款单”中参照付款申请信息，进行付款单的数据录入，在“本次付款金额”中填写领导最终同意支付金额。4.7.6付款审批流程与上海事业部“付款申请三联单”的业务流程相对应，其作用为将对应合同的本次实际付款金额录入成本管理台帐4.7.7付款审批流程设置驳回制单人权限的角色：事业部总经理、集团总裁，审批文件被驳回制单人后，该文件将返回发起人处重新流转工程合同结算审批流程工程合同结算流转审批所涉及到单据共1张：《工程结算审批表》。图12流程说明：4.8.1合同结算审批流程对应纸质审批表《合同结算审批表》；4.8.2此审批流程在“项目过程管理〉合同管理〉合同结算〉工程合同结算”模块实现发起流转审批。4.8.3流程发起部门：成本部。4.8.4流程发起人：成本工程师4.8.5事业部会签部门：项目部、财务部。4.