城市轨道交通机电项目招投标及合同管理探讨

近年来，全国各地为了提升城市功效、改进交通环境,在国家和地方政府高度重视下，我国城市轨道交通建设长足发展。但因为城市轨道交通建设项目投资大、工期长、运行成本高、收益低、融资难等问题,制约了城市轨道交通发展。现在在城市轨道交通建设中大多采取以政府投资为主，对项目建设实施项目法人责任制度、招标投标制度、工程监理制度和协议管理制度。所以,加强工程建设项目招投标及协议管理，严格控制投资,提升政府投资经济效益和社会效益显得尤为主要。1、问题提出城市轨道交通工程是集土建、机电为一体复杂系统工程，以提供大运量、快捷、安全、舒适城市公共交通服务为目标。城市轨道交通工程机电项目主要由车辆、信号、供电、通信、通风空调、给排水及消防、防灾报警、环境监控、自动售检票、自动扶梯及电梯、车辆基地设备等十多个子系统组成，具备投资大、技术难、要求高、系统复杂、接口多、准备周期长、与运行关系亲密等特点。从城市轨道交通工程建设投资内容划分，财务费用占5％左右，前期费用占20％左右，土建投资占35％左右，机电项目投资约占总投资40%左右，在项目建设投资中所占百分比最大，是固定资产投资中主动部分，是反应项目技术含量主要指标；从城市轨道交通工程运行角度考虑，机电项目使用费用占运行费用绝大部分，同时也是反应城市轨道交通项目快捷、舒适、安全功效关键所在。依照城市轨道交通建设机电项目标不一样专业特点，采取招标类别主要有设备材料采购、施工、采购+施工集成和设计+采购+施工集成四大类，对应协议管理类型也可分为上述四类。因为机电项目具备其技术复杂性、市场波动性和用户需求多样性等特点，对其招投标及协议管理难度极大。本文结合工程实践，对城市轨道交通建设机电项目招投标及协议管理过程中取得经验与存在问题进行分析，并提出了本人一些观点，与同行探讨。2、机电项目招投标及协议管理探讨建设项目标招投标及协议管理按其在建设过程中先后次序大致可分为招标策划、招标与定标、协议执行、协议总结与后评定、协议管理培训五个主要阶段，现就在工程项目各阶段管理中取得经验与存在问题逐一进行分析。2.1招标策划阶段依照国家发展计划委员会令第9号文件，项目可行性研究汇报在报审时需增加关于招标部分内容。这就要求把科学合理招标策划提前到了项目报批阶段，有效防止了建设项目盲目招标。在这一阶段项目管理中需要处理主要问题有招标方式选择、标段划分与招标计划。招标方式分类有多个形式，但对项目业主而言首先考虑最多是采取公开招标还是邀请招标以及直接委托。即使在《招投标法》及相关法规对此也有明文要求，但在实际项目管理过程中，往往因为前期招标策划工作失误或不到位，遗漏部分工作项目，而在工作项目实施阶段才发觉急需实施时因为工期、工作衔接等原因而违规操作，给项目业主管理留下潜在风险；其次就是业主选择自主招标还是委托招标，这主要取决于项目业主管理方式与人员机构设置。假如项目业主机构设置齐全，人员配置充分，需招标项目数量不多而又希望对项目进行全方面精细地管理，则能够采取自主招标方式；反之，则应将招标阶段事务性工作委托给专业招标代理机构，项目业主只需要安排少许项目代表进行管理即可。标段划分在招标策划中能够说是简单但确极为主要部分，说其简单是因为在项目管理中经常对标段划分随意性极大，不论专业还是非专业人士都会在这方面提出自己意见。实际上招标项目标标段划分经常是一项集专业、管理性极强工作，标段划分是否合理将直接影响工程成本高低、专业接口多少和项目管理难易程度。因为机电项目涵盖专业较多，范围广、投资大、工期长和技术要求高等特点，应尽可能选择有竞争实力合作单位，所以标段应尽可能结合各专业特点划分大一些。对于部分机电专业中大宗设备材料采购问题，采取由总承包商集中采购方式，能够降低项目业主一些管理工作，但因为供货商考虑到总承包商信誉、资金周转速度问题而会增加项目业主采购成本，在产品质量和后期服务方面也极难得到有效控制。同时，现在绝大部分机电施工类项目都是采取初步设计招标，无法进行施工图招标，后期协议改变风险极大，就其根本原因还是在招标前项目业主不能对主要设备、材料定型，设计单位无法开展深化设计造成。要改变这种现实状况，唯一方法就是要在项目施工招标之前将主要设备、材料定型，但这又时会给项目业主增加大量设备、材料采购招标管理工作。招标计划应是客观反应项目实施进度计划里程表。招标计划定得过早，即使能够提供宽松项目工期管理，但同时也会使承包商提前介入，增加后期因市场、功效需求改变之风险；招标计划定得过迟，能够降低后期因市场、功效需求改变之风险，但同时又会使项目工期仓促而增加管理难度和工程成本。所以，对于整个城市轨道交通项目而言，机电项目标实施进度计划不但要考虑本专业实施周期，还必须考虑与其相关联专业配套实施进度计划一致性问题。比如系统设备采购与系统施工集成先后实施问题，假如提前采购设备，后进行系统集成，经常在系统集成时需要对前期采购设备进行大量变更；假如先进行系统集成，再采购设备，则又无法满足和实施深化设计要求；假如在建筑结构、装修与机电设备安装之间实施进度计划安排不合理，就会造成大量工作接口衔接问题，增加工程成本和项目管理难度。2.2招标与定标招标主要工作是编制招标文件，招标文件编制是项目招标管理工作中一项基础性工作。要明确用户需求，要明确承、发包双方责、权、利关系，要处理好机电项目各专业之间接口、工作衔接问题，必须从招标文件编制着手进行策划。招标文件是招标人需求与构想充分表现，是投标人响应程度纲领性文件，是评标工作指导性文件，是进行协议谈判、签署协议文本基础性文件。实践表明，做好项目标招投标及协议管理，关键在于编制好科学、合理和完善招标文件。招标文件主要由资格审查、投标人须知、评标方法、协议条件及其余附件等几个部分组成。现就对其中资格审查、投标人须知、评标方法及协议条件等几个主要部分内容进行分析与探讨。1）资格审查资格审查目标意在招标前或评标前剔除资格条件不适合负担或推行协议潜在投标人参加竞争，或圈定一些综合实力较高潜在投标人参加竞争，这不但能够确保潜在投标人质量，还能够缩减招标人评审和比较投标文件数量，降低选择难度，便于择优。通常应坚持以下标准：①资格审查条件必须建立在进行充分市场调查基础上编制。设置科学、合理市场准入门槛，是编制资格审查条件关键。招标人必须对潜在投标人资信、业绩、营业范围和资源保障等方面进行审查，预防潜在投标人中标后无能力全方面推行协议等问题。对于采取资格预审，还能够要求潜在投标人对最新（最适合）技术方案和市场报价进行描述，更可新增“提议与优化”章节，为下一步优化用户需求打下坚实基础。②资格审查条件必须依照市场竞争情况来确定评审范围与深度。对于通用性、技术含量不高项目，能够用筛选方式来实现优选，依照市场调查到潜在投标人情况，在确保能够满足充分竞争前提下适当将准入门槛提升一些；对于一些特殊性、技术含量高、市场竞争不充分项目，资格审查条件应尽可能宽松一些，只要符合标准性条件即可参加竞争，以确保竞争和选择充分性。2）投标人须知投标人须知是招标人必须向投标人通知特殊情况及主要信息部分，比如招标标（范围）、报价说明、招标投标流程、投标文件组成及制作等方面特殊情况及要求。其中最为主要部分是招标标（范围）、报价说明和投标文件组成，是投标须知重点，是招标文件编制关键内容。（1）招标标招标标即工程范围，这一要素在招标文件、中标通知书、协议中频繁出现，需要严格规范其表述内容前后一致性。同时还需与报价说明建立起一一对应关系，既不能有疏漏，也不能有多出或重复，最终还应注明“投标报价包含招标标全部内容”。招标标要力争简明、准确和不含糊，它反应招标人对该项招标标认识广度和深度，同时也反应出建设单位招标基本管理水平。同时注意以下几点：①招标标应由相关专业设计人员负责起草，经设计单位、设计总体和设计监理等单位审核程序经过后，再由相关专业设计、建设、监理和咨询等单位组织人员会审，对过程中发觉问题应及时给予及时处理并落实到招标文件中。②招标标对于工作界面、接口划分标准必须坚持：技术可行、管理方便、责任清楚、大小合理等标准。（2）报价说明报价说明部分即工程量清单说明是招标人对投标人报价要求及说明部分，此部分内容直接关系到协议价格组成合理性以及协议管理可操作性。他必须结合各专业特点和工程实际，由专业设计单位牵头编制项目清单，然后由设计、业主和咨询等单位对清单项目进行逐一会审，要求对项目划分合理，清单项目特征内容描述准确，工作界面界定清楚，包含必要定义、说明和要求，为后续工程费用支付与结算管理打下基础。在报价组成复杂标段中，这一要素是对“招标标”拆分解释与说明。比如：在机电项目标段划分中，施工+设备、材料采购集成类标段居多，招标标金额也较大，而其中设备、材料购置费所占百分比往往在70%～85%左右，安装工程费及其它费用占15%-30%。在编制报价说明时，假如发包人未作要求和特殊说明，承包人不将设备、材料购置费、安装工程费及其它费用分解开，则计取营业税营业额为：设备、材料购置费＋安装工程费+其它费用；计税额＝（设备、材料购置费＋安装工程费+其它费用）×营业税税率假如发包人依照《中华人民共和国营业税暂行条例实施细则》将承包人作为混合销售行为，分别核实应税行为营业额和货物或者非应税劳务销售额，要求承包人在投标报价时将设备、材料购置费、安装工程费及其它费用分解开，同时依照财税[]16号文件要求，部分设备、材料购置费不计取营业税，则计取营业税营业额为：安装工程费+其它费用；计税额＝（安装工程费+其它费用）×营业税税率由此可见，采取后一个方式，通常有总投资额2%左右节税空间，对整个机电项目而言这将是一个极为可观数据，一旦从工程税费上节约，也就直接节约了工程成本。在政府投资控制日益紧缩或融资难度逐步增加今天，节约每一分钱都应是项目业主不应放弃机会，同时也有利于提升项目业主投资效益管理水平。又如在对质保期结束后备品备件问题处理方法方面：为了确保城市轨道交通项目运行管理可靠性，降低运行维护成本，建设单位在进行机电项目招标时，通常都会安排一定百分比（通常1%-5%之间）资金用来采购质量确保期结束后运行维护所需要备品备件。因为机电专业特殊性，建设单位在招标时往往极难提出切合运行维护实际所需要备品备件清单，所以把这个权利交给投标人依照其产品特点自行考虑并提供清单，这就给招标项目留下了活口。投标人往往为了满足招标人要求备品备件所占百分比金额而经常进行乱报价，在数量、种类、单价上大做文章，使得招标人往往采购到一些毫无任何价值产品，也很可能在几年以后就直接成为废品，既使得投资浪费，同时也给企业物资库存管理增加难度。即使招标人能够在协议条款中进行一些约定，但这些问题基本上都是在协议使用期结束后才会暴露出来，所以从协议管理角度难以得到保障。建设单位之所以长久默认此弊端，主要原因还是因为政府对于投资概算管理缺点造成。所以笔者认为要处理以上问题，首先能够经过向政府提议，改进其对于投资概算管理缺点；另首先项目业主需加强与潜在供给商形成长久合作搭档关系，同时大力提升项目标综合管理水平。（3）报价明细报价明细—也称工程量清单，其设置既要全方面，又不能重复交叉，该细地方必须细，该粗地方必须粗。所谓“细”，指尽可能细到最小一级子目录，尽可能细到可能最小计量单位（如电缆敷设，通常能够细到计量单位为：米），附加说明，确保没有重复或遗漏；供货报价清单要细到每一个部件，伴随服务报价要细到可计量“人、天、次”，便于日后变更或新增项目单价确实定。另外，假如招标人依照经验能够预见到机电项目中将新增项目，也能够一并列在工程量清单中，让投标人报单价。所谓“粗”，指有些项目难以准确计算其工程量（如接地系统、调试工作等，通常能够粗到计量单位为：项、系统等）、或在一些施工招标图做得不够深度、或招标人对项目了解欠缺情况下（城市轨道交通机电系统往往采取初步设计图招标，待设备定型后才能进入施工图设计），对一些怕疏漏小项目、零星项目或工作，在清单中可列出一些“粗”项，要求以合价包干方式进行报价，并说明包含在投标总价中即可。对于合价包干项目要综合考虑标段与项目管理现实状况逐项分析取舍。3）协议条件协议条件由协议书、协议条款、协议附件等几部分组成，是招标文件编制重点内容。协议条件要有全局观、预见性、针对性和可操作性，并建立在不停吸收和总结可借鉴经验、教训基础之上。协议条件中，履约保函、预付款保函、付款条件等直接与投标价格关于，能够依照招标项目实际需要进行调整，无须拘泥于惯用格式；招标文件除协议条款以外章节所述关键内容，均需在协议条款中表现，不然可能是一纸空文，没有任何约束力。同时应注意以下几点：①在机电项目中，因为设备、材料购置费往往所占百分比较大，为了充分表现协议公平性，合理分担风险，确保项目顺利实施。首先为了减小承包商资金压力，可在预付款百分比上适当提升一些，通常可控制在15%～30%左右。但为了确保资金安全，必须进行银行担保或其它担保形式，在必要情况下可采取银行监管、委托付款等方式进行资金使用监控与管理。另首先对于受市场原材料价格影响较大部分大宗设备、材料进行调价处理，能够按照通例，以招标项目开标前28天内某一时点官方网站或造价信息公布原材料价格或期货指数为基数，至发包人付款确认采购时点为止该原材料价格或期货指数为调价目标值，当其改变幅度超出一定百分比（通常可约定在3%～5%左右）时进行调价。②在机电项目中，因为设备、材料包括到品牌、型号规格较多，其质量、价格差异极大。承包商在投标阶段经常会留出一些活口或设置一些陷阱，然后在协议实施过程中以各种理由要求改变设备、材料品牌、规格型号等方式来谋取利益，给业主项目管理和投资控制增加难度。为了降低这类现象出现，能够在协议条款中明确约定，因为承包商原因造成这类改变，增加费用由承包商负担，节约费用归发包人所以，并按改变包括金额大小收取一定百分比违约金，使承包商在投标阶段就必须考虑对其所选择设备、材料负责，这么一来就能够真正达成防微杜渐之功效。③在机电项目中，因为专业之间接口交叉衔接较多，所以必须以协议附件形式明确各标段中工作内容分界点，防止在协议执行过程中遗漏项目、责任不清等现象发生。同时因为专业接口之间实施存在一定先后次序，这就需要在进度计划中不但要有一个科学、完善总体谋划，还要针对每个专业、标段有一个科学合理、分解后可实施工期进度执行计划，并以协议附件形式明确在相关专业协议中，并督促各承包商按此计划实施，防止工作面过于集中而无法有效展开或工序衔接安排不合理而造成总体施工组织混乱。④在机电项目中，影响工程质量安全原因现有设备、材料原因，也有承包商施工工艺原因。尤其是采购+安装集成类项目，因为设备、材料采购权在承包方，这就需要项目业主经过用户需求书、评标方法、投标文件澄清及协议谈判这三道关口，将工程所需主要设备、材料品牌、技术规格等主要技术参数和指标逐一确定下来，并以协议附件形式明确，在协议实施过程中不得随意更改。4）评标方法评标方法—评标方法是招标文件关键，早在招标策划阶段就已具雏形。招标人必须清楚每个标段共性与差异，关注焦点，从而具备针对性地设置出公平、合理、科学、择优评标方法。评标方法通常有经评审最低评标价法、综合评定法（百分法）等。通常应遵照以下标准：①对于机电项目必须进行全寿命周期成本和性价比分析，通常应采取综合评定法（百分法）进行评标。对技术、性能含量要求高招标项目，能够适当提升技术分权重，降低报价分权重，反之则反。②对于机电产品进行国际招标和一些通用性常规产品，通常采取经评审最低评标价法进行评标。评标依据除组成废标主要商务和技术条款（参数）外，还应包含：通常商务和技术条款（参数）中允许偏离最大范围、最高项数，以及在允许偏离范围和条款数内进行评标价格调整计算方法。计算评标价格时，对需要进行价格调整部分，要依据招标文件和投标文件内容加以调整并说明。定标是指依照评标教授委员会推荐意见，由项目业主决定授予协议这一过程。因为机电项目标复杂性，在仓促评标时间里评标教授极难逐一核实投标文件内容，为了填补此缺点，降低协议谈判难度，在评标教授委员会推荐为中标候选人之后，在项目业主发出中标通知书之前，项目业主能够组织关于技术、商务人员对中标候选人投标文件内容响应程度逐一核实，假如存在较大缺点或遗漏，可及时要求中标候选人对其逐一进行澄清说明。在发出中标通知书之后，项目业主就应该主动组织关于技术、商务人员进行协议谈判，对一些协议条件细节给予解释和说明。在此过程中应注意以下几点：①参加人员应尽可能是涵盖技术、商务方面熟悉本项目标教授组；②最终形成协议文件内容应是完整、准确和可操作文本。2.3协议执行协议执行是指从协议订立之日起至本项目质量确保期结束止这一时间段与协议相关全部活动。如施工准备、设计联络、供货、施工、计量与支付、变更与签证、工程协调会、调试、完工验收、质量确保期服务、工程完工结算等工作。在这一阶段从商务角度来看，协议管理重点是计量与支付、工程变更与签证、工程索赔与反索赔、工程结算这四个步骤工作。1）计量与支付发包人依照协议约定对承包人已完工程量核实后进行支付是协议双方主要经济活动。因为机电项目协议清单项目通常较多，计量与支付工作显得尤为繁琐，所以必须借助于计算机和对应计量与支付软件工具，它不但能够提升精度和效率，还能够把我们从繁琐脑力劳动中解脱出来。另外，对于通常采取综合单价机电项目协议，因为从设备、材料抵达安装现场至安装调试合格通常需要经过一段较长时间。假如碰到大宗设备、材料为承包商提供，计量与支付完全按照计价规范执行，则承包商从供货到计取工程款经常会碰到极大资金压力。为此，能够要求在进行综合单价组价时将大宗未计价设备、材料费单独分解出来，并将这种项目标计量与支付分为两阶段执行，第一阶段是当设备、材料抵达现场并经验收合格后进行一次计量与支付；第二阶段是该项工作项目安装调试完成再进行一次计量与支付。2）工程变更与签证因为机电项目标建设周期长、专业接口多、包括面广、引发经济和法律关系复杂、受自然条件、市场和客观原因影响大，造成项目标实际情况与项目招投标时情况往往会发生一些较大改变，由此引发工程变更。引发工程变更有多方面原因，但最根本而且权重最大原因还是设计质量差和发包人需求稳定性差或不准确。详细能够从以下几个方面进行管理和策划：①加强对设计单位管理，落实奖惩责任制；②提升用户需求准确性和稳定性；③加强工程变更管理制度建设；④建立集技术、经济、法律等方面精英为一体工程变更管理智囊团，对重大变更进行重点控制。工程签证是指工程承发包双方法定代表人及其授权代表等在施工过程及结算过程中对确认文件，形式有工作联络单、会议纪要、备忘录、汇报、预算书等。对发包人而言就是不要乱签证，不然会造成投资失控。详细能够从以下几个方面进行防范：①提升项目业主代表综合素质；②设置科学合理签证前置程序，从制度上加以约束；③对签证权限进行必要限制；④签证必须恪守一定标准，比如资料完整性，先签事实而不直接签结果、量价真实性等。⑤经过设置协议条款来防范补签证发生，比如在协议中明确约定“在事件发生后14天内承包商假如不提出签证申请，则视为自动放弃权利”。3）工程索赔与反索赔在协议管理中，从索赔主体来分，承包商向发包人索赔称之为索赔，发包人向承包人索赔称之为反索赔。对发包人而言，首先是要做好承包商索赔管理，另首先要主动向承包商进行反索赔。在进行工程索赔与反索赔管理方面应注意以下几点：①提升项目相关人员综合业务素质；②搜集依据充分性和证据完整性；③注意时效性；④善于从相关法律、协议约定及其它资料中发觉驳斥索赔与反索赔机会。4）工程完工结算工程完工结算阶段一项主要工作是工程完工结算审查。经过审查核定完工结算是核定建设工程造价依据，也是建设项目验收后编制完工决算和核定新增固定资产价值依据。发包人、监理单位及审计部门等都十分关注完工结算审核把关。通常从以下几方面入手：①查对协议条款，落实工程内容及结算要求；②落实工程变更与签证；③核实各项费用计取以及计算误差。另外，在这一阶段我们还需要清楚两个概念即“审价”与“审计”。“审价”是指工程项目经过完工验收后，发包人和承包人依据协议、国家定额及工程关于资料在办理工程价款结算以前所做审查、查对工作，是对工程产品价格认定。“审计”是指国家行政主管机关对基本建设项目标投资效益、投资质量、投资过程包含工程造价实施监督、评价。所以一旦承发包双方确认了审价结果，审定造价则是支付依据，而审计结论不应该作为发包人支付承包人工程完工结算价款依据。而我们在很多协议中还有审计预留金之要求显然与此相悖，值得大家探讨。2.4协议总结与后评价协议总结通常由协议执行部门和管理部门在协议预验收完成后及时进行编写，内容包含对方在协议执行过程中分项及总体评价，对协议原定工期、质量、投资与实际情况对比分析，对协议条款适用性、缺点分析与总结等。