房地产公司合同管理制度

协议管理制度总则为加强企业协议管理，规范经营行为、降低风险，维护企业正当权益，依照《中华人民共和国协议法》等关于法律法规要求，结合《昆山市越秀广电投资发展有限企业议事规则》及企业实际情况，制订本制度。本制度所称协议是指企业所属各部门以企业名义与企业外各类法人、自然人、其余各类经济组织所进行各类经济活动和非经济活动所订立各种协议、协议、章程等。本制度不包含职员与企业订立劳动协议。协议管理是指协议预案审查、协议执行、协议监督、协议管理。包含从资信调查、协议订立、推行、变更与解除、纠纷处理、协议终止归档等全过程管理。企业协议管理实施"统一管理、分级负责、授权订立"标准，实施协议承接部门负责制。落实以预防为主标准，维护企业正当权益。协议管理部门企业综合管理部为协议事务主管部门，设置法律事务专员负责企业协议详细管理工作。综合管理部协议管理职能：法律事务专员在协议管理方面主要职责是：熟练掌握并宣传经济协议法律法规及其余法规。帮助进行重大协议可行性分析，并提出书面分析汇报。参加企业重大协议谈判及文件起草工作；对企业各类协议订立及推行情况进行监督、检验；参加协议纠纷处理；负责协议纠纷引发法律诉讼处理；对企业订立各类协议统一登记、编号并分类保管，并造册统计已订立协议推行情况；对已推行协议装订成册，分别整理归档；及时向企业领导如实汇报协议管理、订立、推行中问题，遇有紧急情况时应采取方法预防问题扩大。协议承接部门主要职责：依照授权依法组织协议订立、变更、解除等事宜；负责初审协议承接人草拟协议可行性、对方经营范围、资信及履约能力；依法推行协议，及时向企业通报推行中发生重大问题及处理方案；参加对协议纠纷协商、调解、仲裁、诉讼；负责本部门协议文本管理及归档移交工作。协议承接人主要职责：依照授权办理订立、变更、解除协议事宜；草拟协议，提供草拟协议可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力调查材料，并对其真实性和正当性负责；按协议订立权限，提前向协议承接部门提交协议草本及前款要求材料，提请关于部门审查；认真推行已生效协议，随时检验协议推行情况；及时向主管领导及综合管理部汇报在推行中发生问题，并按时将协议关于文件交协议管理员归档；依法参加协议纠纷协商、调解、仲裁、诉讼。协议管理员主要职责：落实实施协议管理方法；帮助协议承接人依法订立或变更协议，必要时参加本部门重大协议谈判与订立；帮助协议承接人草拟协议并对协议进行初审，确保协议完整性、正当性、可行性，预防不完善或不正当协议出现；检验协议推行情况，帮助协议承接人处理协议推行中出现问题；对订立、推行协议中出现重大问题，及时向司法办和部门领导汇报；参加处理本部门协议纠纷；负责编制协议付款、收款计划，征得部门领导同意后报财务部立案。负责协议台账、档案建立及协议文本（包含协议书、关于文件、信函、图表）管理；每季度向司法办汇报协议管理工作，送交协议登记总台账及协议管理情况统计表。授权以下人员有权代表企业订立经济协议：企业法定代表人；企业法定代表人书面授权法人委托人。各法人委托人详细代理权限由法定代表人在签发《法人委托书》时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。法人委托人主要职责在授权范围内负责谈判、订立协议，既不能违章越权，也不能消极推诿；对所订立协议正当性、完整性和可行性负责；对须报请上级领导审批协议，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；对所订立协议推行负责，推行中发觉问题应立刻上报，同时主动想方法处理；对发生协议纠纷负责处理或帮助关于部门处理；负责保管好本人所签协议一切资料，协议推行完成后应立刻将资料上交归档。任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托，不得以企业名义对外订立协议或改变协议内容，不得变更、解除协议及放弃协议要求权利。企业内部职能机构不得以自己名义对外订立协议。授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。单位时间授权委托仅在单位时间内授权委托有效。被授权部门责任人标准上不再向其余关于人员办理继续授权委托，如情况必需，办理之前须征得授权人书面同意。期间授权委托制，即一事一委托，期间能够为协议订立全过程也能够为协议订立某一阶段。详细程序为：经办部门责任人提出书面申请，附协议拟稿和可行性汇报及其它材料送办公室审查，经总经理同意和授权后，对外签立协议。协议审批权限企业董事长或其授权人各项协议订立最终审批人。协议标在500万元以下，授权由广州广电房地产开发集团股份有限企业派出总经理审批。协议标在500万-1000万之间，授权由广州广电房地产开发集团股份有限企业派出总经理和广州市城市建设开发有限企业派出副总经理共同审批。协议标超出1000万，由企业董事长审批。协议主办部门或提报部门提请协议时，必须在综合管理部组织和监督下，取得对应审批同意，并将对应审批意见连同所要提请协议一起并入协议订立审批流程。协议审查协议应由承接部门、相关职能部门及企业领导进行审查。协议审查详细程序为：首先由协议承接部门协议承接人和协议管理员对所提报协议以及与协议相关全部事宜进行自查和初审，并在此基础上完成协议初稿和必要情况说明书；然后将协议文件移交综合管理部，由综合管理部和协议承接部门会同相关职能部门（如财务部）逐条审查协议条款及其余相关事项。最终由综合管理部将协议文件提交企业各部门分管副总、总经理逐层审批。需重点审查内容包含：对方主体资格：具备经年检合格企业法人营业执照或非法人营业执照，其核载内容必须与实际相符。经营范围：协议标应符合对方经营范围，包括专营许可，应具备对应许可、等级、资质证书；代理权限：由代理人代签协议，应出具真实有效法定代表人（责任人）身份证实、授权委托书、代理人身份证实；履约能力：具备支付、生产、技术能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证实、注册会计师签署验资汇报等相关文件。需提供担保协议，应查明担保人担保资格和担保能力；履约信用：重协议、守信用，无违约事实，现时未包括重大经济纠纷或重大犯罪案件。协议内容协议内容是否符合国家法律、政策和本《制度》中相关要求；协议应具备条款是否齐全、合理、严密；双方当事人意思表示是否真实、一致，双方权利、义务是否明确、平等；协议条款中有没有潜在对企业不利或可能损害企业利益条款；是否存在无效条款。签约双方用章是否为协议专用章。协议文字协议用语是否规范；文字表示是否确切无误。协议经济效益预计取得经济效益和可能负担风险；协议非正常推行时可能受到经济损失。审查时如对对方当事人推行能力及资信情况存在疑义时，应要求其提供对应担保并要求在协议中注明。综合管理部和财务部必须在协议文本送达三日之内出具审核意见书，不得拖延，在审核或审查过程中，发觉重大错误、遗漏或不妥时，提出修改意见书，并与协议对方当事人取得联络，直到修改意见达成统一为止。负责审查协议部门和员工，因工作渎职或循私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该订立协议得到订立而造成经济损失，应按后果及其责任大小，负担对应行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。审查完成后，负责审查人员应出具审查意见书，审查意见书应附有审查人员署名。协议订立订立协议必须内容正当、详细、条款齐全、责权明确，用语确切，手续完备，程序正当。协议承接人订立协议，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围订立协议为无效协议，由承接人负担责任。授权委托书由综合管理部负责办理。协议承接人凡订立不能即时清结协议，都必须采取书面形式；凡标额在10万元以上虽能即时结清重大协议，也必须采取书面形式。当事人协商一致同意关于修改协议文书、电子邮件、图表等均是协议有效组成部分。凡国家或行业有示范文本，应该优先使用，但在选取时，对包括权利义务关系条款经办人和综合管理部要重点审查，必要时能够进行修改。企业协议订立审批常规流程以下：协议承接部门确定协议承接人会同本部门协议管理员负责起草协议（草案）并填写“协议审批表”；综合管理部负责对协议法律条款进行审查，并签署意见；财务部负责对协议财务条款进行审查，并签署意见；如该协议牵扯其余业务部门，由综合管理部分送该业务部门经理进行审查，并签署意见；分管副总对协议进行审查，并签署意见；在完成以上审查修改后，由综合管理部将协议报送企业总经理审批；协议标在1000万元以上，须经董事长审批。综合管理部在相关责任人或授权代表在“协议审批表”上签字同意后，加盖企业协议专用章。协议生效后，各关于部门应妥善保留协议推行过程中各种凭证，包含结算单、结算证实、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、过磅单、发票等。协议推行协议依法成立后，即具备法律约束力。一切与协议关于部门和人员，应严格推行协议要求义务，确保协议推行。协议执行部门责任人应随时了解、掌握本单位协议执行情况，并督促本部门协议管理员按月统计协议执行情况。协议执行部门应同时负责统计和监督对方协议单位履约情况，保留好关于单据、信函等文字资料；并由协议管理员按月填写“对方协议执行情况监控说明”，其中必须列明和验证对方各项履约行为和承诺（如质量、进度等），以此作为付款基本依据。每个月“对方协议执行情况监控说明”必须由协议执行部门经理审核签字，分别报综合管理部、财务部立案。协议结算条款要求对方有付款义务，协议执行部门应按付款条款中要求及时向对方收取，由财务部统一出具发票。协议结算条款要求本企业有付款义务：执行协议各部门应依照财务部门关于要求和协议详细约定，在协议订立以后向财务部报送项目整体用款计划立案。执行协议各部门应填写《资金支付审批单》，本单一式三份，由综合管理部、财务部、执行部门分别留存。款项拨付基本依据是由协议执行部门提交“对方协议执行情况监控说明”，款项拨付必须在分管副总、财务分管副总及总经理逐层审批同意后方可进行。详细程序参见相关财务管理方法。假如协议推行中出现违约责任中所要求行为，业务部门应及时以书面形式反馈给综合管理部，并书面报送分管副总及总经理。总经理应按协议要求进行违约处罚，并通知财务部在结算时执行。协议推行过程中出现问题，业务部门应及时督促处理。如无法履约，应向分管副总和总经理汇报。协议推行过程中如发觉对方当事人履约能力及资信程度下降应及时通知综合管理部并向分管副总和总经理上报，及时向对方出具不安抗辩书，维护企业正当权益。协议变更与废除协议一经订立刻依法成立，任何人不得私自变更或解除。但协议在推行过程中，如碰到法律要求或协议约定允许变更、解除协议条件时，能够变更或解除协议。协议变更或解除必须符合《经济协议法》要求，并应在法律要求或合理期限内由协议当事方共同商议。变更、解除协议审批权限和程序与原协议订立审批权限和程序相同。协议承接人在收到对方要求变更或解除协议正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领导，立刻处理，紧急事宜不得超出一天，通常事宜不得超出三天，并在使用期限内正式回复对方。超出期限再作回复，造成严重后果，承接人应负担对应责任。包括经济纠纷复电、复文，须经协议管理机构审阅后方能发出。变更解除协议必须采取书面形式（包含双方信函、文件、传真等），由双方订立确认书。协议变更、解除应注意以下事项：主体变更应征得协议各方同意；有担保条款协议变更，应征得原担保单位同意并在变更协议上加盖担保单位印章；经上级主管机关同意协议或协议变更、解除，应报原同意机关同意；经公证、鉴证协议，所达成变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关立案；联营、承包经营、租赁经营、涉外等协议变更或解除，法律有尤其要求，应依尤其要求办理；变更、解除协议协议在还未达成或同意以前，原协议继续有效，仍应推行。如因变更（解除）协议可能使当事人受到损失，双方应在变更（解除）协议协议中明确要求各自应负担责任。协议纠纷处理与诉讼管理提请协议纠纷程序：已经订立协议在推行过程中产生纠纷，协议推行部门应依照协议中关于纠纷处理条款与协议订立方协商进行处理。协商不成时，必须在一个工作日向办公室汇报，并在三个工作日内提供关于资料，任何部门或个人不得延误诉讼时效或私自放弃实体权利，更不得隐瞒实情。办公室应在接到汇报三个工作日内提出处理意见。依照协议纠纷不一样情况，向企业关于领导汇报。经协商无法处理纠纷，经总经理同意后，可向仲裁委员会申请仲裁或直接向人民法院起诉。如纠纷需进入法律诉讼程序处理，应按《中华人民共和国协议法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等关于法律、法规和本方法处理。集团企业各单位与对方当事人协商处理纠纷时间，应在法律要求时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉足够时间。发生协议纠纷时，承接人除应将纠纷情况及时汇报部门责任人和办公室以外，还应同时应快速搜集以下关于证据：协议文本，包含附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其余关于资料等；开工、验收、提货、发票等关于单位票据；货款承付、托收凭证、关于财务账目；产品技术规范、质量标准；证人证言；其它与处理纠纷关于材料。处理协议纠纷，应尤其注意以下问题：在证据可能丢失或以后难以取得情况下，及时采取证据保全方法；发觉对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全方法；对于债权债务关系明确、正当且双方对债务无异议，依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼；做好每起协议纠纷实况统计、存案备查；凡属我方责任协议纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员负担责任，并责成其提出补救方法。协议纠纷经协商达成一致处理意见，应订立书面协议，双方代表签字并加盖单位公章。双方已签署处理纠纷协议书、仲裁机关调解书、仲裁决定书及法院裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交给关于部门收执、立案或存档。协议纠纷处理完成，应及时将关于材料汇总、归档、以备考查。协议登记、立案与归档协议文本必须最少一式四份，其中二份交对方签约人，其余原件必须在协议订立之后三个工作日内报送办公室和财务部。协议订立部门、协议推行部门因工作需要使用原件时，向办公室办理暂借手续。协议档案管理是协议管理基础工作，办公室应依照实际情况建立协议台帐、报表，并按时填报。办公室应对企业内全部协议文本以及与协议相关往返法律文件进行汇总，并编号登记，制作月度协议订立情况一览表，反应企业协议订立以及由协议引发诉讼情况。协议订立部门协议管理员对已生效协议应该编号登记，分类归档，并建立协议台帐。协议统计报表实施季报制，各部门于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报表报送办公室。办公室应于每季度前十个工作日内汇总，报企业主管领导。协议订立后三个工作日内，协议承接部门协议管理员应将协议档案原件整理装订送交办公室存档。协议档案范围包含：信誉调查汇报、意向接触汇报、协议文本初稿、协议订立审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证实文件、各种审批管理表格、协议谈判统计、协议正本及附件、协议订立、变更、解除过程中信函、电报、电话统计、传真资料、票据凭证以及其余关于资料、文件。协议推行完成后，协议承接部门协议管理员应于五个工作日内将协议文本及协议执行期间全部往来信件、变更协议、收（付）款统计、请示汇报等关于资料交一并归档，丢失必须查清原因。附则本制度由综合部制订并负责解释。综合部应依照不一样发展阶段管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保协议管理制度能够起到切实有效作用。企业房地产开发企业协议审批表报批综合资料（由报批部门或单位填写）我方签约单位名称对方名称协议名称地址协议主要目标法定代表人协议金额大写：小写：经营范围详细付款时间及条件：注册资本推行期限自年月日至年月日营业执照号码经办人签约人及其身份对方主体资格审查已取得对方营业执照、税务登记证复印件是□否□具备协议要求行业对应资质及正当同意手续是□否□注册资本及净资产是否大于协议标注册资本□净资产□已经过对签约对方生产规模、设备数量、商业信誉、产品质量考查，符合我方协议目标是□否□协议主办部门/单位经办人：（署名）年月日协议内容审查1、技术性能或产品、服务质量是否有确保有□无□2、有没有设定风险防范方法有□无□3、采取预付款还是验收后付款预付款□验收后付款□预付款百分比为%，采取预付款原因是：协议项目标同意协议项目已取得：1、董事会是□否□2、董事长是□否□3、总裁办公会是□否□4、总裁是□否□5、分管领导是□否□综合结论：报批部门/单位认为该协议主体及内容正当，质量及价格符合企业要求，主要条款具备，不具备对我企业不利原因及风险，且该协议及项目已经企业同意，能够签署及推行！其它：