办公自动化论文范文10篇

办公自动化论文范文10篇

全球性的网络化、信息化进程正转变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾我国政务信息化的进程，大致可分为三个阶段：（1）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。

在Internet应用方面，政府部门已间续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简洁的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和阅历欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及平安性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，平安性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。

电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采纳的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面对社会的政府办公自动化”。

实施原则：

有用性原则；先进性及成熟性原则；牢靠性原则；开放性及平安性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节省性原则

实施步骤

首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息沟通和初步的网上协同工作。

其次，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简洁的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。

在以上过程中，网络信息系统的平安稳定性自始至终都是非常重要的。是否建立起强健的网络信息平安防范系统，在某种程度上打算着政府部门信息化建设的成败。

第一部分内部办公自动化系统的建设

功能需求：

一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时供应信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应当与Internet留有平滑的接口。

一、供应电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动支配、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为全部这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必常常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，削减培训的工作量。

二、处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式消失，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区分于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新消失的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统常常不行或缺的。

办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必需以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

三、包含大量的工作流应用

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的全部工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流程可以是相互连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。

在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

从信息技术的角度动身，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是抱负的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

四、支持协同工作和移动办公

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行争论和沟通意见，才能作出某种决策。而这种在群体中相互沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的进展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在渐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参与到协同工作中去，大大提高了工作效率。

所谓的“移动办公”就是供应办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和削减费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应供应用户协同工作支持和移动办公支持。

五、应有完整的平安性

平安性掌握功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的平安性掌握要求一般包括防止非法用户侵入、权限掌握、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必需足够强大，难以被攻破，而且也必需足够敏捷，便利使用者把握和利用。

六、能集成其他业务应用系统和Internet

随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必需能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣扬了机关单位，而且还可以进一步供应网络服务，实现电子商务与参加电子社区。

关键字：归档，恢复，带库,存储池,策略域,层次存储管理

1．引言：

带库是理论上的无限量存储，适用于大容量视频数据的存储，在视音频服务器基础之上增加带库存储是一种更加高效平安的方式。

2．系统优势分析：

2．1牢靠性：视频节目以数字的形式存储，不会象传统的录象带存储方式那样由于天长日久而有损失或失真；同时采纳的多级故障自恢复技术，可以保证任一个服务器坏了，均可以用其余的视音频服务器把丢失的数据毫无损失的恢复出来，保证平安播出。

2．2效率：带库读出的数据通过SCSI通道进入带库管理系统，并行地按20MB/S存入缓冲区，然后通过DataMover把并行数据转换成串行的16OMb/S，再通过数据安排器，分别到100Mb/S自适应网络通道上进入视音频服务器。此种方式的速度是一般方式的3-20倍，若用12Mb/S播出方式，可达3-10倍的素材归档和恢复速度。

2．3跨平台：HDTV，SDI的MPEG-2的压缩数据流或DVB、ATSC的数据流均可按规定的格式正确地解读，装载到视音频服务器上用于播出。带库仅仅是存储数据，从带库至视频服务器的数据流通道并不改造数据。在我们早期预备的过程中发觉不管是一般的VCD文件还是DVD文件，异或是MPG格式，均可正常播放，但是在传送的过程中，不行以对视频文件进行压缩，否则文件会丢失或由于另一种策略导致文件增大很多，不能达到预期的效果。

2．4管理策略：多种管理策略以保证存储的平安与有效，比如层次存储管理是把归档池，备份池，空间管理池，磁盘池按肯定的层次进行存储，假如某个存储池空间不够，那么文件将直接存储到它的下一个层次存储池，这样就避开当某个存储池由于空间不足而造成的文件丢失或损坏。策略域管理，它定义归档/备份文件的保存时间，当再次归档/备份时是否将原来的文件掩盖，存储的目的地是哪一个存储池，存储过程中文件可否更改，归档/备份文件与哪种管理类相联系，当存储池中所存储的文件占用已达到总容量的多少才将文件转移到带库中。这些都是策略域规定好的，并不需要人手动执行，特别高效便利。

2．5网络化播出：充分利用现有的互联网络的优势，通过网络把素材完全共享，让一个客户端上载的素材供多个用户使用，这样的系统也会易于扩充。在网络上传输速度每秒可达1.5MB，感觉就象使用本地机器一样。通过网络存储管理服务，供应自动的，中心预定的，策略管理的备份，归档及空间管理。这样不仅可以提高工作人员效率，削减人力物力，保证节目的播出效果，还可对节目进行平安有效的管理。

3．系统实现方案：

此套系统是在视音频服务器的基础上增加了带库服务器，还有相关的数据库服务器。

3．1软件平台：服务器端是：WindowsNTServer4.0，SybaseSystem11，TivoliStorageManager。工作站端是：WindowsNTWorkstation，SybaseSystem11，VisualC++6.0，Delphi4.0，Infopower4.0。

3．2硬件平台框架图：

3．2．1主备服务器

它是网络中心数据库。由众多的数据模型组成。为了保证高牢靠性，采纳了双机热备份方式。主备机运行时相互实时检测。任何一台服务器消失故障时，可完成自动检测，自动切换，再线修复。

3．2．2主备播出机

为了保证高牢靠性，每个播出频道均采纳主备播出机同步播出掌握。主备播出机在未进行播出前，它与服务器网络相连，可以服务器中调出播出表单，也可在播出机上现做播出单，一旦主备播出机开播，播出站自动与网络断开，网络中的任何特别均不会影响播出掌握的正常进行。

3．3．3.预备站

可有多台预备站。它主要完成以下几项任务：视音频服务器和档案库中的素材是大量的。可达几万或十几万条索引素材库管理维护，如何维护管理，便利使用极为重要。预备站中有特地的素材库管理，供应了素材的编辑、检索、预览等功能，更好的管理资产，最大限度的发挥投资效益。或把带库中的素材依据播出需求上载到视音频服务器中，用于预备播出。

4．软件包功能模块举例：数据上载软件包（VTR驱动、素材信息入库）

5．软件界面介绍：界面一，素材之间进行交换，使用两个视音频服务器可以削减素材的多次上载，提高空间利用率。界面二，素材归档，把目前不需要的视频素材传送到带库中，等到将来需要的时候再重新上载。归档过程如下，文档管理系统接受自动播出系统的归档命令后，首先在视频服务器中查找要归档的文件，并作好归档预备；向数字中心存储带库查询空间，并检索是否有重复的归档文件；建立读写DMA处理；归档处理。完毕后，向自动播出掌握系统返回应答信号。界面三是素材恢复，把在带库中存在而视频服务器上目前没有的素材送回视音频服务器恢复数据过程与归档动作序列是类似的，区分在于数据的方向是从数据中心存储带库进入文档管理系统缓冲区，再从该缓冲区进入视音频服务器。事实上，归档与恢复过程可并行同时进行。

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align=center素材间沟通界面

素材归档界面

素材恢复界面

6．结束语：为了提高播出效率，自动化掌握，网络化播出是将来进展的趋势，它不仅在牢靠性上，而且在中心掌握、数据共享、多频道播出、使用便捷等众多方面均比单机自动播出掌握具有肯定优势。网络化自动播出掌握系统，它可同时兼容模拟和数字的播控系统。国内北京有线电视台已经采纳它,在国外大中电视台已得到广泛应用，也必将在国内逐步普及。

参考书目：

刘松海著《VisualC++编程指南》国防工业出版社出版社1998.10

IBMCorp著《TivoliStorageManagerOnlineInformation》IBMCorp2000.7

国家广播电视总局《有线电视数字技术教程》有线电视技术杂志社2000.6

夏云著《现代计算机网络技术与应用》科学出版社1998.11

MarcoCantu著王辉译《Delphi高级开发指南》电子工业出版社1998.8

Microsoft著盼望图书创作室译《MicrosoftSQLServer6.5程序员指南》科学出版社1997.10

微软公司著盼望图书创作室译《MicrosoftWindowsNT4.0核心技术》宇航出版社1998.1

董隽著《Delphi4使用与开发指南》人民邮电出版社1998.11

BeckZaratian著盼望图书创作室译《VisualC++程序员指南》北京盼望电脑公司1995.5

LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充力量，且通过了美国C2级平安认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。

2管理层次结构

2.1系统层次结构

层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。

2.2管理层次

管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。

工作部门负责详细工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必需通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。

职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特别地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。

整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将详细任务下达给工作组或工作人员。

3数据形式

办公自动化系统中流淌力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采纳纯文本方式。图形文件(如上级发文)采纳扫描压缩方式存储。

参加流通的数据有发下几种形式：

a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。

b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。

c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。

d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。

e)私人信件。全部人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。

f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。

4工作界面及功能模块

系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。

4.1主要工作模块

4.1.1请示、审批

全部需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：

a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。

b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或拒绝后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里消失，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。假如要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或转变审批人。假如审批流程中有其次审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到其次审批人。系统中全部审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。

4.1.2统计、报表

全部需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。

全部发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。假如报表文件是一般工作人员起草的，必需给工作部门领导修改后再上报。

4.1.3资料查询

可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅名目，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。

4.2主要职能模块

4.2.1收文

收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承