档案管理制度及流程

..局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！公司文件档案治理制度及流程一、目的性、准确性和系统性。供给符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。二、适用范围三、术语和定义片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。四、职责1建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；的安全；提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。2负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政人事部；向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；31〕负责部门档案的治理。4五、工作程序1》每季度向行政人事部移交。25日前。档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规章见后。档案资料的日常治理：〔合同〕检索利用。放在文件／档案柜中。档案借阅不能带出；必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；当面点交清楚，如觉察遗失或损坏，应马上报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重办理手续；抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；档案销毁总经理批准，批准前方可销毁。上签字。最终，把销毁名目和批准手续文件，一并存档永久保存。21〕档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；决议、指示、打算、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种工作打算、打算考核/总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司公布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动〔〕所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；3、档案资料的归档要求必需齐全。档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，行政人事部以影印本归档。⑶声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。〔奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等〕必需原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档以下文件〔含电子、声像资料等〕应在传阅、办理完毕或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；⑶电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进展、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、归档文件的等级划分及保管期限文件等级文件类型保管期限文件等级文件类型保管期限一级隐秘文件永久产核算，合同及司法文书等

及工程的文件等员工考勤，前台的外出登记、管、核算、借阅、销毁，后勤、选购、出车及修理

五年以上三年6、档案交接⑴部门内档案交接〔兼〕责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。7、档案移交公司的流程经办部门检查文件或档案，编制移交清单；行政人事部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；〔一式两份〕签字，双方各保存一份；8、档案保管⑴档案编号并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。代表数字编号，用肯定挨次依次排列，以便查阅。任何部门和个人不得随便修改。建立《档案名目》存于案卷盒内，便于查阅。9、附则：本方法由公司行政人事部制定并负责解释。六、相关记录1、《文件〔合同〕治理记录名目》2、《文件档案移交名目》3、《档案移交清单表》4、《档案借阅审批单》5、《档案分类编号表》6、《档案治理流程》序号文件〔合同〕编号序号文件〔合同〕编号标题需抄送的相关部门接 收部 门.文件〔合同〕治理记录名目.记录编号:局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！..局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！移交名目记录编号: 日期：序号 文件〔合同〕编号 标 题 名称 页数原/复 备 注移交单位收件单位

移交人 日期日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号:日期：档案移交清单表记录编号:日期：移交性质□离职 □调岗 □归档 档案所属档案保管期限数量类别永久 长期 短期合 计移交说明移交人：接收意见接收人：移交人〔部门〕 接收人〔部门〕经办人：移交日期： 年 月 日

经办人：接收日期： 年 月 日见证人： 日期： 年 月 日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。..局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！局部内容来源于网络，有侵权请联系删除！档案借阅审批单记录编号: 日期：借阅部门总经理使用目的

副总

借阅部门经理行政人事部 部门经理序 号 借 阅 内 容 复印 借阅 归还日期备注卷宗号：案卷挨次号

名目号：立卷类目号

部门： 日期：案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注档案分类编号表部门类别行政中心XZ财务采市场运 食品技客服部质管部部门类别行政中心XZ财务采市场运 食品技客服部质管部购部 营中心 术部KF ZGCW SC SP环境技术部HJ放射卫职业卫生技术生技术部 部检测中心外发公文WF收到公文SD会议资料HY进展打算JH制度文件ZD合同协议HT月度文件YD财务档案CW+账目名称前两个字手写字母编写：例如本钱——CWCBFWZWXZWF——————————————————XZSD——————————————————XZHYCWHYSCHYKFHYZGHYSPHYHJHYFWHYZWHYJCHYXZJHCWJHSCJHKFJHZGJHSPJHHJJHFWJHZWJHJCJHXZZDCWZDSCZDKFZDZGZDSPZDHJZDFWZDZWZDJCZDXZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHTZWHTJCHTXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDS