秘书基础PPT完整版全套教学课件

全套PPT课件共10章秘书概述秘书的素质要求1秘书概述秘书的定义秘书的分类一、秘书的定义秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。我国人力资源和社会保障部《秘书国家职业标准》对“秘书”给出了如下定义：二、秘书的分类（一）按照秘书服务的对象划分公务秘书0102私务秘书公务秘书1公务秘书是指为党政军、国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制企业服务的秘书。公务秘书由组织人事部门考察选用，由国家或单位支付薪酬。私务秘书2私务秘书是相对于公务秘书而言的，是指由外资企业、民营企业或个人出资雇用并为企业或个人服务的秘书。其中，为个人服务的秘书又称私人秘书。二、秘书的分类（二）按照秘书工作的性质划分党政秘书0102企业秘书03商务秘书党政秘书1党政秘书是辅助党政机关领导和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。企业秘书2企业秘书是指在企业中专门为企业领导统筹公司各项事务而服务的秘书。商务秘书3商务秘书是指在企业经营活动中专门辅助领导处理各类商业事务的秘书。二、秘书的分类（三）按照秘书业务的内容划分行政秘书0103文字秘书05会议秘书事务秘书0406公关秘书02机要秘书行政秘书1行政秘书是指协助领导处理公务、结算各项行政费用、管理文档，以及协助维持及维护办公室设备及办公环境的秘书。机要秘书2机要秘书是指处理党政军机关中从事机密文电翻译、处理及保管的秘书。文字秘书3文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书4事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书。会议秘书5会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书。公关秘书6公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书。二、秘书的分类（四）按照秘书的级别划分初级秘书0102中级秘书03高级秘书初级秘书1初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务，如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接听电话等。中级秘书2中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍，如筹办会议、安排日程、编撰文稿、协调关系等。高级秘书3高级秘书是指秘书部门的负责人或高层领导的助手。高级秘书通常是高层领导身边的高级参谋和助手，其工作通常包括分析研究信息、提供决策方案、拟定重要文件、参与对外谈判等。2秘书的素质要求秘书必备的知识和能力要求秘书必备的品质秘书的职业道德一、秘书必备的知识和能力要求对于一个秘书来讲，不仅要掌握全面的业务知识，还要具备高度的理解能力、敏锐的洞察力、优秀的写作能力和出色的沟通能力，能灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，圆满完成上司交代的工作。（一）秘书工作必备的知识一、秘书必备的知识和能力要求基础知识0103社会交往知识05管理学知识心理学知识0402专业知识作为现代秘书，不仅要具备较高的知识水平，而且还要有合理的知识结构。基础知识1基础知识是秘书知识结构的最低层次，是秘书学习专业知识的前提条件。基础知识包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等基础学科知识。秘书特别要注意语言文字表达能力的提高和历史知识的积累，其中，通过学习历史知识，有助于我们透过现象抓住事物内在的规律和本质，有助于提高自身的理论修养。政策法规知识也是秘书必备的知识，例如，秘书应了解国家的宪法、常用的法律法规等。专业知识2专业知识是秘书知识结构的核心和主体。专业知识具体包括：理论知识是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提和基础。理论知识通常包括文书处理知识、信息处理知识和秘书实务等。业务知识包括秘书工作中各个实操环节的常识、基本技能和操作规范等。行业知识是指秘书所在行业的基本知识。社会交往知识3社会交往知识包括社会关系学、公共关系学和人际关系学等，掌握这些知识可以提高秘书的交际能力和信息沟通能力。心理学知识4心理学知识包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学和人际关系心理学等。管理学知识5管理学知识主要包括行政管理、人力资源管理和领导科学决策等。（二）秘书必备的能力一、秘书必备的知识和能力要求010304050607080902010203040506070809写作能力应变能力观察分析能力协调能力口头表达能力听知能力阅读概括能力社交活动能力现代化办公设备的操作能力写作能力1写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书要写好应用文，应掌握语法、修辞和逻辑知识，丰富的词汇和常用的句式与文体，以及标点符号的用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力的体现，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。口头表达能力2秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话则应通俗易懂。秘书讲话应有条有理，讲话前要善于打腹稿，切忌信口开河、滔滔不绝，但也不能沉默寡言。听知能力3秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的发言中掌握要领，或是从众口交加、激烈的争辩中抓住重点，并且能以清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。秘书多懂一种方言、外语和民族语言，就多了一种交际工具，多了一条信息渠道。阅读概括能力4秘书要善于阅读，既要善于精读，又要善于泛读和快读。与此同时，秘书也要善于从阅读的内容中提炼出重点，概括文章主旨。社交活动能力5秘书经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚有参加外事活动。因此，秘书必须有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。现代化办公设备的操作能力6秘书要会熟练操作电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、计算机、传真机、碎纸机和扫描仪等现代化设备，以及各种网络通信设备。协调能力7秘书要善于发现工作中的矛盾和不平衡，要善于发现误解和不合，并及时加以沟通、协调。观察分析能力8秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，做好拾遗补缺工作。秘书还要善于分析问题，提出解决问题的办法供领导选择和实施。应变能力9在特殊的时间、地点和条件下，遇到意想不到的情况时，秘书要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。二、秘书必备的品质（一）态度认真、思维缜密秘书在工作中必须做到思维缜密，养成做事留有余地的习惯，能将工作中可能出现的各种意外状况考虑在内。只有这样，领导和同事才会认为秘书是一个办事稳重、可以信赖的人。“认真”二字对于秘书来说是最起码的要求。二、秘书必备的品质（二）为人诚实、态度谦逊诚实，就是真实表达自己所掌握的信息。对于秘书来说，这一点尤其重要，因为不管经验多么丰富，秘书在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。此时，就应当实事求是地向上司认错，而不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任。与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，容易得到各种信息，听到各种机密，这是秘书在领导近身的性质决定的。正是由于秘书容易得到各种“上层信息”，往往会引起一些人的羡慕或忌妒。如果秘书没有谦逊的品质的话，职务上的优越感就会滋生出骄横跋扈的毛病。因此，为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做单位的普通一员，不要让自己滋生出“超人”的感觉。二、秘书必备的品质（三）待人宽厚、合群秘书应该性情温和，待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因，同事之间在一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。因此，当秘书在工作中遇到难以沟通的时候，应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧如何大，秘书都要在人格上尊重对方，而不是以权势压人，强迫对方接受自己的意见，更不能在对方不接受己见的情况下找机会刁难对方。二、秘书必备的品质秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到为领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群、孤芳自赏，就很难有亲和力，单位的同事就会对其敬而远之，从而得不到各部门的支持，秘书的工作就会寸步难行。二、秘书必备的品质（四）为人机智、幽默秘书不仅要搞好自己的人际关系，而且还有责任协助上司处理好各方面的人际关系，因此，秘书必须机智并富于幽默。机智，就是俗话说的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成规，能将原则性和灵活性融为一体。幽默感，就是你说的笑话让人不得不笑，而笑话本身又是意味深长的。但是要注意不能为了幽默而幽默，而更应注重内涵，否则只会给人留下一个只会耍嘴皮子的印象。二、秘书必备的品质（五）自信、稳重秘书工作的一个特点就是突发性事件多。遇到突发事件时，秘书应临危不惧，镇定自若地根据当前情况分析和解决问题，这也体现了秘书的自信和稳重。事实上，秘书只有自信和稳重才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。三、秘书的职业道德职业道德是指人们在职业活动中应遵循的道德规范和行为准则。秘书的职业道德是秘书在职业活动中的行为规范，它通常包括以下几个方面：职业道德：忠于职守廉正守纪严守机密三、秘书的职业道德（一）忠于职守忠于职守、热爱本职是职业道德的一条基本规范。秘书应该忠诚地对待自己的工作，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。同时，秘书要认清自己所从事工作的地位和作用，增强做好本职工作的责任感和信心，不断提高自己的服务水平，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。三、秘书的职业道德（二）廉正守纪秘书不是领导，但其身份和地位都比较特殊，所以遵纪守法、廉洁奉公是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋私。三、秘书的职业道德（三）严守机密秘书部门位居单位机关中枢，秘书常年在领导身边工作，接触机密文件和重要会议的机会多。所以，秘书人员要牢固树立保密意识，养成保密习惯，严格遵守执行有关保密的法规法纪，严守机密。办公室日常工作接待工作办公室机要保密办公自动化基本知识1办公室日常工作值班工作拨打与接听电话印信管理办公室活动安排一、值班工作值班工作是每个组织不可缺少的一项日常工作。这项工作与协助领导进行正确决策、改进工作作风和提高工作效率有很大关系。它是组织的“门面和窗口”，起着联系上下、沟通内外、处理一般事务、汇集和传递信息的枢纽作用。值班是秘书处理事务的重要方式之一。一、值班工作秘书值班工作的基本任务主要有以下几方面：办理领导交办事项0103资料的登记、分类、整理、及送达05电话应接处理做好来访接待工作0402处理来电来函办理领导交办事项1办理领导交办的各种事项是值班工作的一项重要任务。这项任务通常具有临时性、繁杂性和随机性等特点。对于领导交办的事情，不论难易程度如何，值班秘书都应认真对待，及时处理。处理来电来函2值班秘书收到急件、电报要及时拆阅，重要的、紧急的应立即送交领导或收件者本人。接到电话，应做好完整、准确的记录，并转有关部门或负责人。如情况紧急，来不及请示，秘书可先做适当处理，同时立即向领导汇报，并将领导指示和处理情况记录在案。应注明具体处理的负责人，以明责任。资料的登记、分类、整理及送达3值班秘书应对收到的文件、资料登记在册，对来自各方面的信息应及时整理、鉴别、筛选，分出有用信息和无用信息，并将提取的有用信息送达有关部门和领导。做好来访接待工作4值班秘书接待因工作或业务关系来访的客人时，必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。对不同情况的来访者，值班秘书应弄清其意图，尽可能给予满意答复和合理安排。电话应接处理5值班秘书要坚守岗位，记录、传达、承办上级电话指示，以及接听、记录下级部门的电话并给予答复。接到上级机关的重要电话时，要认真做好电话记录。对于下级机关、同级机关或不相隶属机关的电话，凡重要的都要认真做好记录，向有关领导及时汇报，向有关方面及时传达。二、拨打与接听电话电话作为一种现代化的通信工具，在秘书工作中是必不可少的联络手段。接打电话看似容易，但秘书的接打电话是公务活动，因此秘书掌握一些使用电话的艺术，有助于秘书工作的顺利进行，有助于在社会上树立秘书及所在单位的良好形象。拨打电话的要求1在打出电话前，应将要讲的事情思考清楚，或在工作日记本上写下要点，以免讲不清楚或有所遗忘。讲话时要礼貌热情，语气清晰和婉，语言表达要规范、正确，简明扼要，先讲要点，时间允许再讲细节。

接听电话的要求2秘书在接听电话时，铃声一响就应拿起话筒，应尽快去接，最好不要超过5声，免得对方久等。接电话后，要注意力集中，回答问题要有耐心和热情，不能用生硬、讨厌、冷淡的语调说话，要表现出对来电客人的尊重。接听电话时应先主动问好，并自报单位姓名。接电话时要努力听清对方的话，必要时请对方再重复一遍。电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，则向对方解释、致歉。通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。传呼电话的要求3传呼电话时，先请对方等一下。如果人就在附近，你也不能大声呼喊，而应用手捂住话筒才能叫人。如果你在其他办公室，你可以请对方稍等，然后把话筒轻轻放在桌子上才可以去找人。对于找领导的电话，秘书要分情况酌情处理，要看打电话的是什么人、什么事，也要看领导的时间和精力。对于一些事务性电话，秘书应尽力协助领导解决，不要轻易上交，重要电话可将内容全部或摘要记录在《重要电话处理记录》本上，交领导过目处理。如果遇到秘书在职权范围内解决不了的问题，或电话执意要找领导的，在问明情况、请示领导后，再接通电话。三、印信管理印信分别指印章和介绍信，是企事业单位行使职权的凭证和对外联系的标志。印章和介绍信代表了一个单位的权力和利益，一旦出现问题可能会给单位带来重大损失，所以秘书有责任将印信管理作为自己一项非常重要的任务。值得注意的是，只有得到法律认可的单位或人员才备有印章，并在印章上以印文的形式标明其法定名称。印章是单位的标志，各种文件、凭证等不盖章对外一律无效。三、印信管理印章的刻制及启用0102印章的审批和使用03印章的保管印章的刻制及启用1印章的刻制是一项十分严肃的工作，印章的规格、尺寸、文字、图案等必须严格遵守国家的有关规定，不得擅自更改；刻制印章时必须执组织证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制，任何人不得擅自刻制公章。印章启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。废用印章必须封存，并交原颁发印章机关注销。印章的审批和使用2使用印章必须经过主管领导批准，并进行认真的登记。未履行手续或手续不全时，不得用印。用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。印章的保管3印章必须由单位领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。印章应用专柜保管，使用印章时应即取即用即收。如果印章丢失，要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。四、办公室活动安排拟定工作计划0102安排约会03巧妙挡驾四、办公室活动安排（一）拟定工作计划秘书是领导活动的辅助者，秘书对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应按照计划进行安排或调整。秘书还要按照领导的意图为领导拟定工作计划，有效地为其管理时间，提高领导的工作效率。四、办公室活动安排（二）安排约会秘书还要负责为领导安排约约会，做好预约事宜。就是谢绝来访的宾客。秘书不仅要协助领导接待客人、会见来宾，有时也要为领导谢绝一些不速之客。秘书人员的挡驾应该巧妙，讲究方式方法。任何时候，秘书都应该以礼待人。如果来访者的问题不属于本部门管辖，应该向他说明，并告诉他到什么地方去办理；如果来访者的问题无须领导出面，秘书应该向他做出解释和回答。对于那些无理取闹或纠缠不休的人，要耐心劝阻，讲明道理。秘书的挡驾是为了给领导排忧解难，减轻负担。四、办公室活动安排（三）巧妙挡驾2接待工作接待工作概述接待的基本礼仪要求涉外接待礼仪一、接待工作概述接待工作是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是秘书事务活动中不可缺少的重要内容。（一）接待活动的基本要素一、接待工作概述来访者0103接待者05接待方式接待任务0402来访意图来访者1来访者即接待活动的对象。公务员活动中的来访者总是直接或间接地代表一定的社会组织，其身份、地位、与本单位的相互关系等对接待活动都有直接的影响。来访意图2来访意图是来访者期望通过来访而达到的目的。不同的来访者有不同的来访意图，来访意图是制定接待方针、确定接待规格、安排接待活动的重要依据。接待者3接待者是接待活动的主体，接待人员代表社会组织出面接待来访者。秘书往往担当第一接待者的角色。尤其在不设公关部门和外事部门的单位，秘书也要常常根据领导的指示协调接待活动。因此，秘书是接待活动的积极谋划者、组织协调者和具体执行者。接待任务4接待任务是根据来访者及其来访意图和本单位领导的接待批示而确定的接待方针、接待内容和接待责任。重要的接待活动应拟定接待计划或方案，报领导审批。接待方式5接待方式是根据接待任务而确定的接待规格、程序和形式，它是为接待任务服务的，接待任务不同，接待方式也不同。（二）接待服务的原则一、接待工作概述0203040506070101020304050607合理“挡驾”确保安全平等待人热情周到内外有别相互尊重精简务实平等待人1来访者虽然职务不同，但人格平等。无论对上级、下级或是同级的各方来访者，都要一样尊重。所谓平等待人，就是应做到对来访客人一视同仁，尽到应有职责。对上不唯唯诺诺，对下不趾高气扬。公正、客观地对待每一位来客，使他们感受到应有的尊重和合理的对待。热情周到2在接待中，秘书既要有热情的态度，又要有细致周到的工作作风，处处替客人着想。秘书要善于整体策划，认真做好每一件小事，通过热情周到的服务，保证接待活动的顺利进行。内外有别3接待工作要严格做到内外有别。对外宾的接待应按上级的统一规定，在外事部门的统一管理和指导下开展接待工作。对内接待可由各接待单位自行确定接待任务和方式，但也应遵守有关法律规定。相互尊重4尊重来访的客人是获得对方尊重的前提，秘书应通过诚恳礼貌的言谈举止，使对方感受到尊重。精简务实5在接待工作中提倡厉行节约、务实高效的精神，把接待活动的主要精力放在解决实际问题上来，反对讲排场。确保安全6接待活动，安全第一。没有切实的安全保证，就不会有成功的接待。接待的安全包括饮食安全、住地安全、交通安全等。必要时可与保卫部门联系，采取严格的防范措施，消除一切安全隐患，确保接待活动顺利进行。合理“挡驾”7秘书接待工作中会遇到各种各样的来访对象，他们的来访目的千差万别，因此，秘书要搞清来客的身份和意图，分清轻重缓急，既要保证对方的事情能最大限度地办到、办好，又要保证领导不被过多的接待所干扰。灵活的处理方式，得体的应对技巧，分清轻重缓急，是秘书接待来客做到合理挡驾的必要条件和基础。（一）办公室日常交往礼仪二、接待的基本礼仪要求称呼与问候0103电话的使用名片的使用0402握手称呼与问候1一般情况下，对领导、长辈和客人不要直呼其名，可用尊称或以直接交往对象的职务相称，以示身份有别、敬意有加。尤其正式场合，一定以官衔相称。此外，对相交不深或初次见面的客人，表示敬意应用“您”，而不要用“你”。问候的顺序是由尊到卑，即先问候地位高的，再问候地位低的。越是正式场合，越要按职务高低问候。握手2握手，是秘书接待服务中习以为常的、最简单的礼节。握手的标准方式是行至距握手对象约一米处，双腿立正，上身稍向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握。要面带笑容，目光注视对方的眼睛，平等而自然的握手姿态是两人的手掌都处于垂直状态。根据礼仪规范，握手时双方的先后次序遵循“尊者决定”的原则，即位尊者首先伸出手来，位卑者只能在此后予以响应。电话的使用3电话在人际交往过程中发挥着重要的作用，秘书人员在使用电话处理公务时要注意：表达清楚准确讲话简短高效讲究文明礼貌安全保密要完整记录名片的使用4名片已经成为现代社会相互介绍并建立联系的一个重要步骤，是一种不可缺少的交际手段。交换名片时应注意：发放名片要有针对性，递送名片的顺序是由尊到卑，即先给地位高的人，再给地位低的人。递送名片时，要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端，面带笑容，注视对方，并可欠一下身，恭恭敬敬奉上，同时说“多多关照”等。接受名片时也应双手，然后认真仔细地稍看片刻，并小声重复一遍名片上的名字和职务。要对对方表示谢意，最后郑重地把名片放入名片夹内。二、接待的基本礼仪要求确定接待风格0102注意乘车秩序03讲究宴请礼仪（二）接待迎送礼仪确定接待风格1公务迎送的对象各式各样，有领导、普通工作人员，有大型代表团、少数人乃至一人，接待时应按照一定的规格进行。接待规格根据接待方针确定。接待规格表现在如下几个方面：迎接、送别、陪同时我方领导人的级别；客人吃、住、行的标准；迎送仪式的规模；活动安排次数和隆重程度。注意乘车秩序2乘车次序是指乘客在上下车和就座时，对于先后、尊卑次序合乎礼仪的规定。秘书人员应当注意如下两个方面：一是上下车的先后次序，一是座位的顺序。越是正式场合，礼仪要求越高。上下车时，一般是请对方先上车，后下车。上车时，秘书应打开右侧车门，请客人从右门上车，自己从左侧门上车；在座位的安排上，通常是主左客右。但是，如果客人上车坐到了左侧，则不必请客人挪动座位。不过，如果客人是重要的外宾，车前挂有双方国旗，则应该严格做到主左客右。讲究宴请礼仪3宴请是指盛情约请来宾宴饮的聚会，是接待工作的一项重要内容。秘书人员安排宴请的时间应同来访者商定，尤其应征询主宾意见。各种宴请活动一般均应发出请柬，这既表示礼貌，也对客人起提醒、备忘的作用。宴请时间长短也应适当控制。用餐地点应选择环境优雅、卫生良好、设施完备、交通便利的地方。三、涉外接待礼仪涉外礼仪是指我们在各项涉外工作和活动中应该讲究的礼仪，其政治性、政策性、时间性极强且责任重大。涉外礼仪：随着我国国际地位的日益提高和对外开放政策的推行，涉外活动越来越多，接待外宾的任务越来越重。因此，不仅是外交人员，文秘人员也要了解一些基本的涉外基本原则和礼仪常识。三、涉外接待礼仪020304050601010203040506有的放矢、讲求实效统一管理，服从政治热情友好，礼遇适度相互尊重、不卑不亢内外有别、区别对待遵守纪律，不谋私利基本的涉外基本原则和礼仪常识3办公室机要保密机要保密的含义机要保密的内容机要保密是秘书工作中的又一项重要职能。秘书经常接触本单位各类机密，并掌管大量机密文件。为了维护国家和本单位的利益，秘书部门及其秘书必须牢固树立良好的保密意识和保密观念，确保国家和本单位的秘密不外泄。一、机要保密的含义机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于某种需要，把不能让外界知悉的秘密事项限定在一定时空范围内，不使其外泄，称为保密。而为达到保守秘密的目的所进行的一系列工作叫做保密工作。机要：二、机要保密的内容（一）秘密的范围1．国家秘密的范围《中华人民共和国保守国家秘密法》第2章第2条对国家秘密的范围作了详细的规定：国家事务重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密任务的事项；国民经济和社会发展中的秘密事项；科学技术中的秘密事项；维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中的秘密事项；其他国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。二、机要保密的内容（一）秘密的范围2．秘书保密的范围秘书作为一种职业，在其职责范围内所接触的秘密事项属于秘书人员职业保密范围。它通常包括以下内容：公文秘密决策秘密商业秘密会议秘密信访秘密领导秘密二、机要保密的内容绝密0102机密03秘密（二）秘密的等级绝密1这是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。国家秘密的最重要部分包括：国家的政治、军事、经济方面的核心秘密，科学技术的重大发明创造，我国独有的传统工艺技术诀窍等。机密2这是重要的国家机密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害。凡涉及国家的政治、军事、经济、科技、文化等方面的重要秘密，均属机密。秘密3这是一般的国家机密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害。凡是在一定程度上反映国家的政治、军事、经济、科技、文化等方面的秘密，均属秘密。（三）机要保密的任务二、机要保密的内容02030405010102030405特定信息的保密文件保密会议保密涉外保密通讯与办公自动化设备使用过程中的保密文件保密1文件是企事业单位秘密存在的主要形式，做好秘密文件的保密工作是秘书保密工作的重要内容之一。秘书对秘密文件的发放、复印、传阅、借阅、存放、清理、销毁和归档等环节上，都应该遵循有关的保密规定。会议保密2会议是决策议事的一种重要方式，任何一个企事业单位都有一些保密性质的会议，因此，做好会议的保密，也是秘书人员的重要职责。对于重要会议，会前应与保卫保密部门取得联系，采取适当的保卫措施。对与会人员要进行保密教育，规定保密范围，不得向规定以外的人员泄露会议信息。不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议，确实需要的，要采取保密措施。对会场的音响设备要进行保密检查，严禁无关人员入场。要严格会议文件的管理，绝密文件应该在会议结束时收回。会后对会场、住所进行检查，发现文件丢失或被窃，必须立即报告，及时追查，避免损失。涉外保密3涉外活动应注意内外有别，涉密单位不得擅自接待外国人参观访问；参加外事活动及出国人员未经领导批准不得携带秘密文件、资料、笔记；与外国人交往时要注意分寸。通信与办公自动化设备使用过程中的保密4随着现代科学技术的发展与普及，现代化的通信与办公设备已成为人们不可缺少的办公手段。这些设备的使用提高了办公的效率和质量，但同时也给保密工作带来了新的问题。例如，无线通信易于被窃听，网络通信易于被监控，计算机的资料易于被窃取等。对于这些问题，除了采取一些必要的技术措施外，秘书还应切实做到：秘密信息必须在采取了保密措施的各种有线、无线通信工具和计算机网络中传输。特定信息的保密5作为企业秘书，还要做好组织中特定信息的保密工作，如人事信息、财务信息、产品信息、客户信息等。做好这些特殊类型信息的保密工作是极为重要的，如果保密不周，将会给组织带来极大的影响和损失。4办公自动化基本知识什么是办公自动化办公室自动化系统的功能一、什么是办公自动化办公自动化是指在办公室工作中，采用诸如传真机、复印机、打印机、计算机等一系列现代化办公设备和现代通信手段，把各地的设备连接起来，用于文字处理、文件和声像传递、电子邮件收发、资料查询等，以便更全面、更广泛、更迅速地收集、处理、加工、传输、使用信息，从而为科学管理与决策服务。办公自动化：二、办公室自动化系统的功能数据库在办公自动化中的应用0103电子邮件远程会议0402文字处理及电子表格二、办公室自动化系统的功能（一）数据库在办公自动化中的应用数据处理

办公中有大量的数据要分类汇总、统计、生成报表，用手工方式要耗费大量人力、财力。用数据库对其统一管理，省时省力，数据及时准确，提高了工作效率和办公质量。公文和档案处理机关有大量的公文和档案资料，设有专门的管理机构和人员进行管理。用数据库技术对其管理，可大大节省人力物力，把秘书从繁重的重复劳动中解放出来，从而为领导决策提供及时准确的信息。信息管理系统息管理系统是按管理职能要求建立的，以计算机技术和现代通信技术实现信息收集、处理和辅助决策的控制系统。通过这一系统，电子通讯录、电子日程表和电子备忘录等信息管理变得轻而易举。1秘书的辅助决策工作决策的概念秘书决策各阶段的工作一、决策的概念决策是人们为了达到一定的目标而选择行动方案并付诸实施的过程。决策：决策包括四个要素：决策者、决策对象、决策机制和决策结果。其中决策者指承担决策责任的个人和集团，是决策的核心。决策对象指被决策的问题，是决策的基础。决策机制指影响决策的各种条件，包括可供利用的决策依据与干扰决策的因素，它是决策的关键。决策的四大要素决定了决策科学性的高低。决策者要把握好决策对象，充分利用决策机制，做好全局性、可行性、利益性的决策结果，以保证决策目标的实现或大部分实现。一、决策的概念二、秘书决策各阶段的工作协助领导确定目标0103协助领导评价选优协助领导实施与反馈0402协助领导设计方案（一）协助领导确定目标目标是整个决策的出发点和基础，任何决策都是为了解决某个或某些问题，从而达到某个设定的目标。秘书应该发挥以下作用。从客观实际需要出发，提出决策课题，以触发领导者的决策思维。当领导者的决策思维尚处在朦胧状态时，主动提供决策信息，促使领导者决策思维的明晰化。当领导者对决策犹豫不定或踌躇不前时，主动研究相关问题的性质、特征、范围、价值等，协助领导者及时作出决断。秘书还要根据决策课题做好信息收集和整理工作，主动为领导者决策提供各种依据，包括事实依据，即直接从实践中获取的资料、数据等一手材料；理论依据，即指导决策的一般原理、理论，制约决策的法律、法规，以及上级机关的指示、政策和规定。（二）协助领导设计方案确定了决策目标后，秘书辅助的重点转为设计各种备选方案，以供领导者选择。所谓备选方案，就是为实现决策目标而精心设计的各种方法和手段，它具有差异性和可选择性的特点。制定决策的依据。决策所要达到的目标。现有的各种社会、技术、管理等条件。实现目标的途径、方法等。可能出现的问题以及预防和解决办法。秘书人员在参与设计过程中要做到：（1）综合考虑各种因素，切不可一叶障目，以偏概全。（2）要进行严格的论证和细致的推导，不可忽略任何一个环节。（3）要提出多种设想，进行综合比较，通过科学鉴别，选出最佳方案。（二）协助领导设计方案（三）协助领导评价选优备选方案拟定并提出之后，秘书的主要任务是协助领导者对各种备选方案进行分析、比较、评估，进一步认识各种方案的优劣利弊，以便于领导者从中选出最佳的实施方案。评价选优常用的方法是比较法，即将各种不同方案放在一起，按照所确定的合理标准进行对比和论证，从中选出最佳方案。（四）协助领导实施与反馈编制实施计划。协助决策试验，做好局部试验和试点工作。提供反馈决策及实施情况的反馈，是决策过程中的最后环节。秘书在这一阶段的辅助重点是：2秘书的参谋工作参谋工作秘书发挥参谋作用应注意的问题一、参谋工作参谋是秘书的重要工作，是领导和领导工作对秘书工作提出的客观要求，也是由秘书工作在领导机关体系中的地位所决定的。在秘书工作范围内，在其各个工作环节中，秘书工作的参谋作用时时处处都可以体现出来，对领导的工作起到辅助性作用。二、秘书发挥参谋作用应注意的问题转变观念0103定好位置有度有方0402夯实基础转变观念1强化秘书工作的参谋作用，是领导决策科学化的必然要求，也是秘书工作现代化的迫切呼唤。在发挥秘书参谋作用时，一定要转变陈旧观念。不少秘书墨守陈规，安于现状，缺乏创新意识和参与意识，奉行“忙忙碌碌的事务主义，辛辛苦苦的文牍主义，唯唯诺诺的服从主义”，把领导决策活动看成是与自己毫不相干的事情。这种陈旧的观念束缚了他们走上参谋之路的步伐。夯实基础2古今中外的秘书人才，无一不是勤奋好学、博学多识之士，有着良好的智能结构和知识修养。当今社会，各种新学科、新理论、新方法不断涌现，这种信息爆炸的局面更要求秘书人员奋发学习，夯实基础。只有拥有坚实的知识基础和智能土壤，才能更有效地发挥参谋作用。定好位置3秘书在参谋过程中，务必明确自己的位置和角色，既要使自己的思维活动置于领导思维的同一层次，又要始终牢记自己是“辅助”而非“主导”，是“配角”而非“主角”，要停留在“谋”的阶段而不能进入“断”的领地。有度有方4秘书发挥参谋作用讲究把握一个“度”字。参谋适度，就会事半功倍，取得良好效果。参谋意识过分膨胀，突破应有的度，就会适得其反；同时，还要注意方法和艺术，不但要有正确合理的参谋建议内容，还要有与之相适应的参谋建议技巧，这样才易为领导者采纳，从而实现秘书参谋的最佳效应。资料管理公文拟撰文书处理概述文书处理流程文书立卷与归档1资料管理资料的整理资料的保管资料的利用一、资料管理将资料进行鉴别、筛选、加工编制，使之系统化、条理化，使之更适合于领导决策工作的使用，这个过程就是资料的整理。资料的整理：一、资料的整理鉴别筛选0102加工编制鉴别筛选1鉴别筛选的原则：首先选择与本单位密切相关的资料；其次是那些带倾向性、导向性并能指导本单位工作方向的资料；再次是和当前国际国内形势密切相关的新资料。此外，为了保证所搜集的资料准确无误，能切实对本单位的工作有所帮助，有时还需对所搜集的资料进行相应的核实工作。加工编制2这是一个对所搜集的资料进行分类、审核、选择、综合分析并进行编号的过程。只有经过这一环节，资料才能具备较高的质量，才能更具条理性。二、资料的保管秘书将资料进行整理后，无论是已经用过的还是暂时未使用的，都要采用一定的方法、按照一定的顺序保存起来，以便以后使用。随着科技的发展，现代社会的信息量呈爆炸式增长之势，因此，办公室资料的存储与检索工作也日益复杂。虽然传统上存储资料的资料箱、资料柜仍在使用，但如果能使用电子计算机来进行资料的存储和检索，将会大幅提高工作效率，因此，秘书在平时收集资料的时候就应注意发挥计算机的作用。三、资料的利用编辑参考资料0102外借03阅览作为秘书人员，对资料进行整理加工的最终目的是为了有效地利用资料，从而最大限度地发挥这些资料的作用。编辑参考资料1秘书部门向领导提供资料应适时、适用、适当，并不是资料越多越好。秘书人员要对资料进行适当的编辑，以适当的形式在内部刊物上登载，这些经过编辑的资料以“简报”、“快讯”等形式出现，更有利于领导的阅读和利用。外借2秘书部门对整理编辑好的文件应妥善保管，但这并不是说保存起来概不外借，只有交流阅读才可以发挥这些资料的作用。因此，秘书部门应把资料划分保密等级，然后归类存档。不需要保密的资料制定严格的借阅条例并严格执行。阅览3在单位内部主要向领导提供的资料，可以由秘书根据需要直接呈送领导阅览，也可以专门开辟一个供领导阅读有关资料的空间，及时、准确地把有用的资料呈现在领导面前。有条件的单位还可以建设局域网，通过计算机网络及时地把有关资料传送到领导计算机里。2公文拟撰公文写作的要素公文写作的基本要求公文写作的基本步骤一、公文写作的要素公文是由主旨、材料、结构和语言四个基本要素构成的。形象地说，主旨是公文的灵魂，材料是公文的血肉，结构是公文的骨髓，语言则是公文的细胞。公文写作既有与其他文章写作的共同要求，又有其自身特点，突出表现在为处理机关公务服务、受命写作、限时完成等方面，并由此决定了拟写公文的基本要求。二、公文写作的基本要求0102030405060708合法结构完整格式规范表达准确实事求是平实得体简明通顺庄重严谨0910材料耐久字迹清晰010304050607080902合法1合法，即要求公文的内容与形式及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。实事求是2实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题；各种判断要合乎实际；各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。平实得体3首先是文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求，其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。简明通顺4简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。庄重严谨5严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切、不生歧义、没有漏洞。表达准确6准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。格式规范7规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不能“标新立异”。结构完整8完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数，提高沟通效率。字迹清晰9清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。材料耐久耐久，即要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。10三、公文写作的基本步骤拟写公文是秘书部门发挥参谋助手作用，辅助领导人处理政务的重要体现。有些公文要求在时紧事急的情况下完成，这需要秘书练就快速撰写公文的硬功夫；有些公文则要求秘书人员在相对宽松的时间内反复推敲，几易其稿。然而，无论哪种情况，公文拟撰都要遵循一些规律性的基本步骤。公文是按照上级或本单位领导的授命由秘书人员拟撰而成的。因此，接受拟稿任务、明确公文主旨是公文写作的第一要务。

首先，要深刻领会领导的发文意图。

其次，要规范使用各种文种。

公文是集体智慧的结晶。胸有成竹，意在笔先，是高质量完成拟稿任务的重要保障。因此，秘书在动笔之前要集思广益；还要努力提高思想水平，使自己的思想认识与领导的发文意图相一致。三、公文写作的基本步骤（一）接受任务，明确公文主旨三、公文写作的基本步骤（二）围绕主题，广泛收集资料资料是拟写公文不可缺少的“粮食”，拟写公文离不开收集资料。这是确保办公内容真实可靠的基础，也是实事求是原则在拟文活动中的必然要求。首先，收集资料必须考虑表达主题的要求。要围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型、反映事物本质特征的资料。其次，要明确收集资料的途径和方法。三、公文写作的基本步骤（三）总体构思，拟定写作提纲这一环节旨在确定公文内容的整体表达次序、正文各部分之间的衔接配合以及过渡照应情况，为即将开始的起草工作设计整体框架。这相当于为拟写公文做写作方面的准备。确定公文内容的组成情况。确定公文正文的表达顺序。安排公文的首尾和衔接过渡，解决公文开头、结尾和各层次之间有序表达的问题。将上述设计成果固化为文章的写作提纲，为下一步工作奠定直接的基础。三、公文写作的基本步骤（四）落笔撰文，写作草稿这是撰文的核心步骤，是影响公文质量的关键环节。无论是公文的主旨，还是公文的材料，都要通过起草环节使之固化到“发文稿纸”上，形成正式的公文草稿。修改文稿的方式有多种。有时由拟稿人承担，有时由领导指定的人员完成，有时由集体讨论修改，有时由领导机关定夺。对于那些不是很急迫的文稿，还可以采取“冷处理”的方法，即完成草稿后，先放置几天再修改。修改文稿时要正确使用各种修改符号，使文面整洁美观，便于其他环节的处理。

3文书处理概述什么是文书处理工作文书处理工作的特点一、什么是文书处理工作文书处理工作就是单位之间来往文件的具体办理。文书处理工作：它是各单位各部门贯彻执行党的路线、方针、政策，协调各单位各部门上下左右关系，辅助领导处理日常工作和做出决策的重要手段。二、文书处理工作的特点政治性0103机要性规范性0402时限性由于文书往往反映了党和国家的现行法律政策，对单位工作甚至社会政治经济生活秩序都有较大影响，因此文书处理工作具备以下几个方面的特点：政治性1文书作为管理国家、组织和发展社会生产的重要手段，直接或间接地反映了国家政权的性质和根本利益，具有鲜明的政治性，因此，秘书部门对文书的处理首先要体现这种特征。时限性2文书办理必须及时迅速，具有严格的时限性，否则就会耽误工作，影响文书效用的发挥。机要性3文书处理有时反映的情况具备一定的机密性，这就需要秘书部门遵守有关保密法的规定，做好保密工作，杜绝各种可能导致失密、泄密的因素。规范性4文书处理的规范性是指文书在办理的时候要遵守严格的办理程序。4文书处理流程发文处理收文处理一、发文处理发文处理是指以本单位名义对外制发公文的一系列工作过程（包含只对单位内部的发文），是机关日常公文处理中的重要部分。发文处理：发文处理主要工作环节一、发文处理01030405060708020102030405060708草拟封发登记用印审核签发复核缮印一、发文处理（一）草拟草拟文稿是指形成一份正式公文之前的文字工作。一、发文处理（二）审核审核又称核稿，是指文稿送交领导签发之前，对文稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。审核工作的重点是：确定是否需要行文，该由哪一级部门行文，行文方式是否得当。确定文稿是否符合现行的方针政策和法律规范要求。确定文稿反映的情况是否准确、真实，提出的措施要求是否明确、具体、可行。确定文种是否正确；文字表达是否准确简明、条理清晰、合乎语法；结构是否严谨；人名、地名、机关名称、数字、时间、印文、图表是否正确无误；是否使用国家法定的计量单位；简称是否规范。确定公文格式项目是否符合有关规定。一、发文处理（三）签发签发是指领导人审定文稿后，在发文稿纸的有关栏目内签注同意发出的意见，如“发”、“急发”、“同意”等，并签署姓名和日期。经领导人签发后，文稿开始生效，并据此缮印正本。签发是领导人履行职权的一种重要表现。在签发公文时，必须注意以下几点。以机关名义发出的公文，必须由机关领导人签发；以机关内某部门名义发出的公文，则应由部门负责人签发。如果机关主要领导人因公外出，可以授权或委托其他负责人代为签发。对于某些以部门名义发的公文，由于公文内容涉及的问题比较重要，为慎重起见，有时还可以经过部门负责人签发后，再经上一级负责人核签和加签。一、发文处理（四）复核复核是指文秘部门在公文正式印刷前，对公文进行全面、系统的复查工作。一、发文处理（五）缮印缮印指对公文进行缮写誊清和印刷，缮印的公文是最后的成品，代表本单位对外发生的效力。因此，缮印工作必须保证质量，做到文字准确，字迹工整清晰，符合规定体式，页面美观大方，装订整齐牢固，以便收文机关阅读、处理和保管。

一、发文处理（六）用印用印是指在印制或誊清的公文、信函上加盖公章。公章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文一经盖章立即生效。一、发文处理（七）登记登记是文件发出前的一道手续，主要指发文登记。任何文件在发出之前都要进行登记。登记的内容有发文文号、发文范围、印制数量、发文时间、发出方法等。秘书人员在登记时要求字迹清楚，详记有关内容。一、发文处理（八）封发封发指文件印制后按照登记的范围进行装封和发出。装封时要清点文件份数，并查看是否有文件漏盖印章。检查完毕确认无误后把封袋封口，并根据文件密级在封袋两头中间贴上密封笺。发出就是把装封好的公文发往各指定单位。发出的方式主要有三种：一是印制件发送，此方式又可细分为普通邮递、专人专送等；二是传真发送；三是电子邮件发送。具体采用哪种方式，要根据其分发范围、紧急程度和保密程度而定。发文环节结束后，即可将公文定稿、公文样本和留存的其他文稿收集齐全，交给有关文秘人员做归档处理。二、收文处理签收0103审核05批办拟办0406承办02登记07催办收文处理是指接收上级机关、下级机关、平级机关或其他送交本单位的各类公文材料，按照规定进行公文处理工作。签收1公文签收是指收到公文后，收件人在送件人的公文投递单、送文通知单或回执单上签字，以明确交接双方的责任。外来公文首先由收发室的工作人员签收。签收时要认真清点，仔细核对，查看实收件数与投递单上件数是否吻合；查看公文口有无破损；查看信件上的收件单位与本单位名称是否相符。查实确认无误后，收件人就可以履行接收签字手续，在送件人的投递单或回执单上签字，并注明签字日期。登记2收文登记是将需要登记的公文在收文登记簿上编号并记载公文的来源、去向。1．登记的形式（1）簿式登记：就是用预先装订成册的登记本进行登记。（2）卡片式登记：就是以单张卡片对公文进行登记。（3）联单式登记：就是采用一次复写二联或三联的方式进行公文登记。（4）计算机登记：即对公文主要项目输入计算机进行登记的方式。。2．登记的注意事项（1）收文和发文分开，密件和平件分开，以便管理。（2）收文分清缓急，急件随到随登，优先分送，除登记日期外，还应登记交接时间。（3）由领导人亲启的公文，且需由机关归档存查或处理的，应交收文人员补办登记手续。（4）事务性通知、索取资料的便函、介绍信、请柬等，可不用登记。审核收文审核主要是指收到上级机关、平级机关或下级机关的公文进行的核查工作。收文审核的重点是：审核收文是否符合党的方针政策和国家的法律、法规及其他有关规定。审核收文中所提出的要求和意见是否明确具体，切实可行，便于提高效率。审核收文是否符合行文规则，是否属于本机关办理。收文经审核后若发现收文不符合有关规定，经办单位可在领导指示下，退回呈报单位，但应说明原因和理由。3拟办4公文的拟办就是指承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和意见，以供领导人决断时参考。一般由办公室负责人提出拟办意见。批办公文的批办就是指单位领导或办公室负责人就某份公文如何办理所做的批示意见。批办要及时，批办意见要明确、具体、可行。批办的主要内容有以下几方面。提出处理这份公文的原则和方法。如批办上级来文，在批示中就要提出贯彻上级精神的具体措施。提出并指明承办的单位或承办人，规定承办期限。凡需要两个单位共同承办的，则指明其主办单位，以便承办单位和承办人具体执行。凡需要传阅、传达的公文，则需要说明传阅对象或传达范围，以及由谁负责在什么时间内传达等。对于经过拟办的公文，批办时不能只划圈，而应明确表示是否同意拟办意见，是否有补充意见等。须写明批办人的姓名及批办日期。5承办6公文的承办包括两层含义，一是指办理具体工作，二是指公文的拟撰、文字记录、文字处理等需要办理答复的公文。承办是一个关键环节，属于公文处理的核心部分。催办7催办是指适时对公文承办情况进行督促检查。催办通常分为两个方面：一是对内催办，即针对收文对本单位各承办部门或承办人的工作进行催办；一是对外催办，即针对本单位的发文向受文单位进行催办。催办的方法主要有电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报等四种方法，作为秘书部门的催办人员应明确催办的范围，严格按规定办事，及时提醒承办人员在规定的时间内把事情办完，保证圆满完成领导批示的事项。5文书立卷与归档文书立卷的含义和范围文书立卷的准备工作文书立卷的步骤一、文书立卷的含义和范围（一）文书立卷工作的含义立卷是指文秘部门将处理完毕且具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统地整理编目，组成案卷。立卷是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。一、文书立卷的含义和范围（二）文书立卷的范围一个组织在工作中会形成许多公文材料，但并非都要立卷归档。哪些公文材料属于立卷范围呢？概括地讲，凡是反映本单位主要职能活动和具有查考保存价值的收发公文、电报、会议公文、组织内部使用的公文、电话记录、会议记录、出版物的底稿和样本、图表和登记簿册，以及反映本组织工作的照片、录音、录像、影片等均须整理立卷，归档保存。二、文书立卷的准备工作（一）编制立卷类目立卷类目的编制就是在上一年的年终或当年年初预先编制出归卷类目。它由类和目两部分组成，是根据组织工作的职能范围、机构设置和当年的工作任务，预计一年内可能产生的文件，参照往年的案卷类目而拟定出的立卷计划。这是立卷工作的第一步。二、文书立卷的准备工作（二）平时归卷工作在有了预先编制的案卷类目后，立卷人员在日常工作中应随时把处理完的文书按它们的属性归入相关类目内。这样既有利于年终定卷，又有利于平时查找利用，这就是平时归卷工作。三、文书立卷的步骤案卷的组合0103案卷目录的编制案卷的归档0402编目成卷工作案卷的组合1年终时，将平时按类目分类的文件按立卷的原则和方法组合在一起，使之成为一个个符合要求的案卷，这就是案卷的组合。编目成卷工作2文件经过归类立卷以后，组成一个个案卷，案卷经过审核后应把卷内文件进行编号，以固定卷内文件的总体位置，这就完成了成卷的工作。案卷目录的编制3经过编目成卷形成的案卷，需要在案卷前面填写卷内文件目录，并由立卷人和检查人签字。在上述工作完成后，还应进行案卷排列，填制案卷目录。编前案卷目录的目的是方便案卷的保存与查找。经过系统化排列的案卷，必须在案卷目录上登记。项目有：卷号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件份数、保管期限、备注等。案卷的归档4根据国家的有关规定，我国的档案实行集中制管理。归档是指文书部门将办理完毕的文件整理立卷后，定期移交给指定的档案部门集中保管。归档是文书工作的最后一个环节。一般来说，具有保存查考价值的文件都须归档；归档的时间要求是定期归档，一般在第二年的上半年；所有归档的文件均需经过整理、立卷、编目和装订，并须编制案卷目录作为移交清册，以保证资料的齐全完整。会务工作概述会务工作内容会议的文书工作1会务工作概述会务工作的任务会务工作的整体协调秘书的会务工作任务主要有：起草各类文稿，这是秘书会务工作的核心。会场安排布置，如悬挂横幅，安排座位，准备和调试音响及投影设备等。会议事务工作，如印制会议资料，与重要领导和来宾核实参会安排，安排发言顺序，订购会议礼品，发出会议通知等。如果有外部人员参加，应做好客人迎送、食宿安排。安全保卫，包括会议安全和与会人员的安全。一、会务工作的任务二、会务工作的整体协调会务协调是指会议组织者受上级领导的委托，通过各种方式，妥善地协调处理各种关系、矛盾和纠纷，其目的是保证会议的顺利召开、顺利进行和圆满结束。会务协调二、会务工作的整体协调内部协调0102外部协调内部协调主要包括以下四个方面：会议审批协调。会议议题的协调。会议召开的时间、地点和出席列席人员的协调。会议纪要的协调。1内部协调外部协调2会议的外部协调是指与交通、安全、新闻等部门的协调。为保证会议安全，有时要求公安、交警、武警方面的配合。为扩大会议的影响，需要新闻部门的采访报道等。这一切都需要秘书搞好协调。2会务工作内容会前准备工作会中服务工作会后善后工作一、会前准备工作为了确保会议的成功举办，关键在于做好会前准备。秘书一定要以认真负责的精神，缜密考虑会议的各个关键环节，细致地做好各项准备工作。一、会前准备工作0203040506070101020304050607与会人员编组人员报到与文件配发安排会议议题拟定办会方案准备会议文件拟定会议程序制发会议通知安排会议议题1安排议题主要有三种情况：一是主管领导指示讨论的问题；二是下级单位提请讨论的问题；三是上级领导下达指示、需要各部门贯彻执行的问题。拟定办会方案2办会方案即会议预案，一般包括以下内容：确定会议名称，名称要能明确表现会议的性质和主题。确定会议时间和地点。确定与会人员及人数。会议筹备班子的职责分工。会议凭证。小型会议凭会议通知即可，中型以上会议需印发入场证。以上5项是一般会议筹备方案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，筹备方案中也应考虑进去。准备会议文件3会议文件的准备工作往往需要较长时间。有些大会报告在会前就得征求各方面意见，不断修改，几易其稿才能定稿。所以，在时间允许的前提下秘书部门要组织有经验的人撰写会议文件，并在秘书层进行讨论、补充、修改后再送领导审阅。会议文件一般不宜过长、过多。尤其是经验交流材料，一要真实，二要简短，三要富有新意。拟定会议程序4会议程序，即会议进程安排。有些会议，如人民代表大会的议程需经大会通过。会议议程必须体现在会议日程表中。制发会议通知5会议通知一般分标题、主送单位、正文、落款四部分。要写清单位名称、会议时间、开会地点、会议类型、会议目的、会议主要内容、期限、报到日期及注意事项等。发放会议通知可采取文件通知、电话通知、广播通知或网络通知等多种方式。人员报到与文件配发6与会人员到达会议地点后持通知书向大会秘书处报到，负责接待的会议秘书要向报到者说明会议的作息时间、注意事项、食宿安排等情况。重要会议还需向报到者收取照片，以便制发有关证件。报到时，一般应将会议有关文件一并发给与会人员。对于涉密文件，可以在每次会议召开前发，或通知与会人员到保密室领取。与会人员编组7如召开大、中型会议，应在会前或与会人员报到后及时安排编组。编组的方式大致有两种：一是按地区或单位编组，二是按行业或专业编组。例如，学术性会议以专业编组最为理想，经济类会议则以系统编组最为有效。二、会中服务工作搞好签到工作0102热情接待与会人员03会议记录搞好签到工作1为准确了解与会人员的出席情况，会议开始前要做好入场签到工作。这项工作一般由会议登记处办理，有时也由秘书人员承担或负责监督入场签到。热情接待与会人员2大中型会议一般设专门接待员。接待员要预先熟记与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快速引导他们进入会场，会后及时向他们指示住处。小型会议大多由秘书人员担任接待。接待员的态度如何关系到会议给人的印象。会议记录3会议记录是会议情况的真实反映，它主要包括两部分。第一部分包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人以及记录人。前三项应在主持人讲话之前写上。第二部分是会议内容的记录，要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实记录下来。三、会后善后工作020304050601010203040506会后反馈工作会务总结工作安排与会人员离会清理会场，清还设备用品，清理账目会议文件的收集和整理会议新闻发布和报道工作安排与会人员离会1会议结束，与会人员要离开时，秘书的主要工作包括：一是文件清退。最好在代表离会前办妥；二是送别与会人员。对于外地的代表，需要乘坐飞机、车船的，可安排车辆送行。与会者离开有先有后，后离开的应妥善安排好其食宿。与会人员走后，应到住房内检查是否遗漏物品。清理会场，清还设备用品，清理账目2会议结束且代表离场后，秘书应清理会场，不要遗漏文件资料或其他物品。秘书应及时退还租用的设备或其他材料，退掉租赁场地及租住的房间，然后及时结算。收集会议文件的范围0102收集会议文件的渠道03收集会议文件的方法会议文件的收集和整理31．收集会议文件的范围会议结束后，秘书应对会议期间形成的文件资料进行收集、整理、立卷和归档工作。收集会议文件的范围包括：关于召开会议的请示与批复。提交会议审议批准的文件。会议期间使用的文件。参考性文件。会议管理性文件。会议记录、简报。会议宣传性文件。会议的照片、录音、录像等资料。（三）会议文件的收集和整理2．收集会议文件的渠道收集会议文件的渠道主要有：会议领导人、召集人、发言人、会议工作人员和其他与会人员。（三）会议文件的收集和整理3．收集会议文件的方法一般小型内部会议，由于参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下，也可以由秘书人员在会场门口随时收集。对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员，应当及时采取个别催退的方法。大中型会议收集文件，应提前发给清退目录，先由与会人员个人清理，由召集人收集交大会秘书处。收集会议工作人员手中的文件，可采取发文件收集范围单或目录的办法并限时交退。（三）会议文件的收集和整理会议新闻发布和报道工作4重要会议需要发布新闻报道，秘书人员应联系好媒体，共同配合做好这项工作。会议的新闻报道工作方式主要有：一是由会议秘书组撰写新闻报道稿件，经领导审定后向媒体发送；二是在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者随会议采访，发布消息；三是在会议结束时，召开记者招待会，由领导直接介绍会议情况并回答记者提出的各种问题。秘书应该做好新闻发布的保密工作，慎重考虑报道内容，严防稿件泄密情况发生。若组织记者招待会，秘书应做好充分的会议准备。会务总结工作5为积累会议经验，大中型或重要的会议结束后，秘书应当进行总结，作为今后开好此类会议的借鉴。会议总结工作应及时、全面、客观、公正。总结形式有个人总结、小组评议、领导评议等方法，也可几种方法结合。在此基础上，尽可能召集全体工作人员开总结会，交流经验，表彰先进。会后反馈工作6会后反馈工作是指秘书根据领导交办或会议上的决定，将会议作出的决策或决议在实际贯彻执行中所得到的结果、引起的反应以及造成的影响等情况，汇报给主办会议的领导机关的活动。会后反馈形式应形成制度。秘书要定时催办，直到办完为止。3会议的文书工作会议文件的拟定会议文件的撰写一、会议文件的拟定拟定文件的三种形式0102秘书拟定文件要求拟定文件的三种形式1领导亲自收集材料、亲自起草，定稿时和秘书一起斟酌。秘书部门协助领导收集整理资料，领导自己动手起草。领导提出文件的主旨，由秘书承担起草任务，最后由领导修改定稿。这种情况比较多。秘书拟定文件要求2认真理解会议主题，把握领导意图。做好深入细致的调查研究，详细并准确掌握第一手资料。虚心听取各方面意见，尤其是领导的意见。起草者个人可以提出自己的意见，但这种意见应当是领导意见的补充，绝不能与之相悖，自作主张。二、会议文件的撰写开幕词与闭幕词0102会议记录03会议纪要03会议简报开幕词与闭幕词开幕词是会议主要领导人代表会议举办单位在会议开幕时对与会者的讲话，其内容一般是阐明会议的宗旨、性质、任务、目的、要求和重要意义。闭幕词是会议的主要领导人代表会议举办单位在会议闭幕时的讲话，其内容一般是概述会议完成的任务，对会议的成果做出评价，对会议的经验进行总结。一般比较严肃的大中型会议都需要开幕词和闭幕词。两者相互对照，前后呼应，都有鲜明的指导作用。1结尾部分主体导语标题称谓（一）开幕词与闭幕词1．标题主要有三种形式：（1）会议全称加开幕词（闭幕词）。（2）由致词人姓名、大会名称和文种三部分组成。（3）在文种名称上有所变通。（一）开幕词与闭幕词2．称谓称谓是对与会人员的称呼，根据会议对象确定，写在标题下，另起一行顶格。如果是党的会议，称谓比较简单，写“同志们”三个字，后加冒号。如果是国际会议，要按照国际惯例来排列顺序，较常见的是：“各位嘉宾，女士们，先生们”后加冒号。（一）开幕词与闭幕词3．导语开幕词用简洁的语言点明大会在什么背景或前提下开幕，一般只有一句话，如：“我宣布，××第×次大会现在开幕”。（一）开幕词与闭幕词4．主体开幕词可简略说明会议的主要议题和议程，阐述会议的意义及重要性，概括会议的指导思想和会后的任务；闭幕词首先应对会议情况做简要叙述和评价，其次说明会议突出解决的问题或主要收获，最后对贯彻落实会议精神提要求、发号召。（一）开幕词与闭幕词5．结尾部分开幕词结尾：对与会人员提出要求，对完成大会的任务提出希望；闭幕词结尾：代表全体与会人员对为大会工作的同志表示感谢，宣布大会闭幕。两者在语言风格上均要求简洁明快、有力、富口语化、富鼓动性，在篇幅上均不宜过长。会议记录会议记录是指在会议期间，由专门记录员当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言和决议的内容记录下来的文字材料。会议记录是会议实况的记载，是分析、研究会议规律、总结会议结果的凭据，是传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据。

会议记录的分类

根据采用手段的不同，会议记录可分为及其自动记录（录音）和手工记录。根据记录方法的不同，会议记录又可分为特定符号记录和文字记录。特定符号记录用于详记。会议记录的写作

会议记录的写作应包括两部分：一是会议基本情况记录；二是会议内容记录，特别是其中的重点论点、依据、分歧意见、批示意见等，准确地记录原话。2会议纪要的类型0102会议纪要的内容03会议纪要的要求会议纪要3（三）会议纪要1．会议纪要的类型会议纪要有两种类型：一种是例行会议纪要，如经理办公室会议纪要、厂长办公会议纪要等。这种类型的会议纪要是将会议形成决议下发或让上级了解会议精神，要求简明扼要；另外一种是工作会议纪要，指各机关、部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，需要整理出会议纪要，上报下发或请求上级批准。（三）会议纪要2．会议纪要的内容会议纪要包括两部分：一是会议情况简述，包括召开会议的根据、目的、时间