利美食品有限公司行政事务管理制度

利美食品有限公司行政事务管理制度总则1.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。2.本制度所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品及劳保用品管理、库房管理、会议管理、打印复印管理、电话管理、网络信息管理等。第一条档案管理1.归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始材料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3.档案的借阅与索取：1）总经理、副总经理、总裁办领导借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2）公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理以上领导批准，并办理借阅手续。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理批准方可摘录和复制。4.档案的销毁：1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司领导批准方可销毁；3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第二条印鉴管理1.公司公章等印鉴由行政人事部副总裁负责保管，财务章由财务部总监负责；2.公司印鉴的使用由财务总监、行政人事部总裁、总裁或董事长签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责；3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档；4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理以上领导签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回；5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。第三条文件及收、发文管理规定1.文印管理规定（1）私人资料或成册发行的各类文稿、资料不予印制；（2）各部室复印文件和资料要应经本部门负责人的批准；对公司重要文件进行复印时，经公司领导批准后方可复印；（3）所印文件、材料如属保密性质，送稿部门必须予以注明，并告知文印工作人员。否则因此造成的泄密，由送稿部门负责。2.收、发文管理规定（1）各部门拟发文稿应由部门负责人把关，办公室负责人审核，涉及公司整体事物的重要发文均由董事长签发；（2）文件发出前填写《发文登记表》，文件交接时，由收发人员在《发文登记表》上签字，重要发文复印后交收文人签字确认；（3）公司各类文件要妥善保管，及时存档。第四条办公及劳保用品的管理1.办公用品的购发：(1)每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；(2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算，经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部、室主任签字领回；(3)除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；(4)公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；(5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；(6)负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；(7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。第五条库房管理1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡；2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人；3.物资入库后，应当日填写帐卡；4.严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库；5.库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续；6.严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改；7.库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮；第六条会议管理及督办制度1.公司会议主要有：周例会、临时性会议、年终大会；2.行政人事部做好各类会议的组织工作，包括会前的通知，会上记录等；3.会后行政人事部形成会议纪要，经负责人审核后，下发《会议纪要》；4.行政人事部负责按《会议纪要》对会议议定事宜及所安排工作进行追踪，对相关部门限时督办，并将督办情况及时反给领导；第七条办公固定电话使用规范⑴禁止因私拨打长途电话；⑵通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费话费；⑶注意礼貌，体现公司员工良好的文化素质和精神风貌；⑷禁止未经允许到其他办公室打电话；⑸熟记常用电话号码。第八条计算机管理1.如半小时内部返回办公，则电脑应设置转入睡眠状态或关闭；2.办公电脑使用开机时先开显示器，再开主机，关闭时先关主机，在关显示器；3.未经其他人允许严禁使用他人办公电脑进行任何操作；4.各内部办公应用系统内发布的信息由各分公司安排人员负责维护和更新，其他部门或个人不得擅自更改。人事部门应在员工到职或者离职的当天及时进行信息的变更补充保密协议总则：为保障公司合法权益不受侵犯，维护公司正常经营管理秩序，特制定本条例：一、保密级别划分为：1.绝密:一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；2.机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害；3.秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害；4.内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；5.公开资料：公开有助于公司利益。合理划分、确立密级、该保密的必须保密，该公开的必须公开。二、保密管理实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保公司秘密不被泄露：1.公司设专人分管保密工作，有条件的专门设立保密室。公司各部门备专人或兼管负责保存保密材料；2.公司全体员必须贯彻执国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律；3.保密档案室（柜）为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得接触；档案室（柜）内一切设备、设施，未经许可不得使用或随意翻动；4.定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；5.对保密材料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏；6.传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失；7.保密材料不得私自复制，复印件视同原件管理，复印过程的废纸应及时销毁。8.保密材料严格按领导批准的份数打印的印刷，不得擅自多印多留；草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废纸、废件应及时销毁；9.密件由机要人员另行打印、复印；10.传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所；11.外出工作须携带保密材料，要经公司部门以上主管批准；12.做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方，严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件，检查有无遗留材料、笔记本；13.注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料；14.严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件，一律须办理申请批准手续和登记手续，方可使用文件调阅单；15.对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任；16.公司保证员工的稳私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。三、保密纪律1.不该说的话，不要说；2.不该问的事，不要问；3.不该看的文件，不要看；4.不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；5.不得擅自携带密件外出；6.不得在公共场合谈论公司秘密；7.不得在私人通信中涉及公司秘密；8.不在不利于保密的地方放置密件；9.不得利用公用电话、明码电报，以及邮局办理秘密事项；10.发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；11.客人问及公司秘密，应予以婉拒、