人事档案管理办法 

人事档案管理办法

第一章

总则第一条

为了进一步加强**大型集团公司（以下简称“大型集团”）人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，在大型集团经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为集团各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》等相关规定，结合大型集团实际，特制定本管理办法。

第二章

管理机构与职责第二条

大型集团人力资源部负责制订、修改和完善集团人事档案的相关管理制度与实施细则等规范。第三条

大型集团党委办公室负责机关及所属子公司中层管理人员人事档案管理工作；人力资源部负责机关及所属子公司一般员工人事档案管理工作。第四条

人事档案管理人员的人事档案，由人力资源管理部门负责人保管。第五条

员工辞职、退职、被辞退、被除名等，其档案原则上转至人才交流服务中心。第六条

员工出国不归、失踪，其档案由人力资源管理部门封存。员工死亡后，其档案由人力资源管理部门保存5年。第三章

管理要求第七条

对人事档案，应遵循“安全保密、易于查找”的原则进行严密科学的保管。人事档案管理员必须是中共党员，负责人事档案的保管与保护，必须具有较高的政治素质和思想素质，较强的事业心和责任感，要熟悉档案内容，熟悉查找工作；同时要求其在工作中能坚持原则，严格按照有关档案管理规章制度办事，不擅自向他人提供档案或泄露档案内容；做好登记和统计工作。第八条

人事档案应放入专用铁皮密码柜内保管，并注意做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温等安全措施。同时应保持房间内的清洁和适宜温、湿度。第九条

人事档案管理员负责将人事档案的材料名称、材料形成时间、取出时间及页数录入计算机内形成电子档案目录以便查阅。

第四章

收集、归档和鉴别第十条

人事档案收集归档的范围主要包括有：第一类履历材料。主要反映本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。第二类自传材料。报告个人有关事项的材料。包括自传和属于自传性质的材料。第三类考察、考核、鉴定材料、审计材料。主要包括人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对德能勤绩廉进行考察和评价的材料。第四类学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映人员学习、技能、科研水平的各种材料。第五类政审材料：更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。第六类党、团组织建设工作中形成的材料。主要包括参加党、团组织的有关材料。也包括民主党派的入党材料。第七类表彰奖励材料。主要包括奖励或表彰的材料，享受政府特殊津贴的材料。第八类涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。第九类招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。第十类健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；人事档案报送、审核工作材料、其他材料。包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的检查表；工伤致残等级生平、非正常死亡调查报告的有关材料；员工信息采集表、聘用人员审批表等《公司劳动用工管理办法》中规定的相关归档的材料。

第十一条

人事档案的收集与整理1.在职员工档案：每年4月定期一次全面更新维护全员档案。2.新进人员的人事档案：必须于办理入职手续七日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。3.离职人员档案：离职人员应于离职七个工作内，档案另行存放于离职人员档案处。4.调动人员档案：档案管理人员在完成员工异动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案内，并尽快完成档案转递手续。5.当员工的基本资料有变动时如学历、住址、个人技术职称等，应及时将相关资料复印交人事部归档，原件当场查验。第十二条

对人事档案材料须认真鉴别，属于归档材料的统一使用A4开规格的办公用纸，书写统一规范。办理完毕的正式文件材料，必须手续完备，原件内容完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间，凡规定须组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后方可归入档案。第五章

查阅与借用第十三条

因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅审批表》（附件1），按规定的审批手续经人事档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违纪者视情节轻重，予以批评教育或按违犯《中华人民共和国档案法》处理。第十四条

人事档案一般不予外借,如必须借出使用或因工作需要从档案中取证的，要说明理由,并严格履行登记手续后，方可借阅，不得擅自拍摄、复制档案内容，转借他人。借出时间不得超过十天,到时应主动归还，不归还者由人事档案管理部门督促归还。任何个人不得借阅和借用本人及其直系亲属的档案。

第六章

转递第十五条

员工工作调动后，应及时将其人事档案转递到新的管档单位，转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。第十六条

转递人事档案不能用平信、挂号、包裹等公开邮寄或交本人自带，须通过机要交通转递或派专人送取。第十七条

转出人事档案必须材料齐全、分类准确、整理规范，对不符合要求的，要退回原管档单位限期处理。第十八条

转递档案时必须填写《转递员工人事档案材料通知单》（附件2），一并装入档案盒后包装密封，贴好封条并加盖大型集团人事档案管理部门印章。档案收件人经核对无误后，应在回执上签名盖章后立即退回。转出档案1个月后仍未收到回执的，应向接收单位催要。接转档案要严格按规定执行，无人事权的单位一律不得转接档案。

第七章

责任追究第十九条

违反本制度，有下列行为之一的，大型集团将视情节轻重及造成的经济和声誉损失程度给予行政处分和经济处罚。（一）损毁、丢失档案资料的。（二）涂改、伪造、销毁档案资料的。（三）不按规定归档或者不按期移交档案资料的。（四）明知所保存的档案资料面临危险而不采取措施，造成档案资料损失的。

第八章

附则第二十条

本办法由大型集团人力资源管理部负责解释。第二十一条

本办法自印发之日起执行。

附件1：人事档案查(借)阅审批表附件2：转递员工人事档案材料通知单

附件1人事档案查（借）阅审批表

查（借）阅单位/部门

查（借）阅人姓名

政治面貌

被查（借）阅人姓名

利用档案时间

查（借）阅、复印

查（借）阅档案理由

年

月

日查（借）阅单位（部门）意见年

月

日人力资源管理部门负责人意见

年

月

日备

注

附件2转递员工人事档案材料通知单存根

年第

号

：

现将

同志的人事档案转往你处，请查收并将回执及时寄回。

***大型集团公司人力资源部年

月

日

转递员工人事档案材料通