西软S酒店管理软件V2.0说明书

PAGE289目录TOC\o"1-3"\h\z第一章软件基础 10软件概述 10第一节基本概念 10第二节基本标识 112.1宾客状态 112.2客房状态 11第三节基础操作 123.1登录 123.2退出 133.3更换工号 133.4密码修改 143.5宾客查询 143.6预订列表 153.7房态图查询 163.8系统快捷键的使用 18第四节公共信息 19第五节 版本信息 20第二章前台 20第一节散客登记 201.1散客登记基本步骤 201.2散客快登 261.3散客主单 271.4常见散客登记实例 361.4.1VIP登记 361.4.2公司、旅行社或订房中心登记 371.4.3一个客人订同类型多间房 371.4.4一个客人订不同房类多间房 381.4.5同住、共享处理 381.4.6自用房/免费房 411.4.7钟点房 421.4.8连通房 421.4.9取消入住 421.5修改登记信息 431.5.1更改姓名 431.5.2补充信息 441.5.3换房 441.5.4续住 441.5.5留言 451.6房类资源 471.7在住宾客列表 481.7.1宾客列表主窗口 491.7.2信息灯 491.7.3查询 501.8档案 511.8.1客户档案主窗口 511.8.2新建宾客档案 52第二节散客预订 602.1散客预订基本步骤 602.2散客预订主单 622.3常见预订实例 622.4预订修改 622.4.1修改信息 622.4.2补充信息 622.4.3取消预订 632.4.4预订恢复 642.5更换宾客档案 64第三节团队预订 643.1团队预订基本步骤 643.2团队预订主单 663.3客房预留处理 663.3.1客房预留 673.3.2调整预留数 673.3.3释放纯预留 673.4成员批量处理 683.5定义团体付费 703.6散团转化 713.6.1成员出团 713.6.2散客入团 72第四节前台收银 734.1账务处理主单 734.2账务处理 754.2.1入账 754.2.2冲账 754.2.3调整 764.2.4扣减帐 764.2.5信用卡处理 774.2.6定义账户 794.2.7分账 824.2.8选账 824.2.9转账 834.2.10部分结账 864.2.11临时挂账 874.2.12提前结帐至 884.2.13宾客结账 894.2.14联房结账 914.2.15团队结账 934.2.16结账错误补救 944.2.17宾客重新入住 954.2.18账单处理 964.3账务查询 974.4交班报表 984.4.1交班报表窗口 984.4.2核对方法 994.4.3重要报表 99第五节客房中心 1015.1房态管理 1015.1.1房态管理窗口 1015.1.2房态处理操作 1045.1.3清洁管理 1065.2查房报房 1115.3拾物遗失 1145.3.1拾物登记单 1145.3.2遗失报告单 1145.3.3物品领取 114第三章审计 115第一节消费账 1151.1消费帐查询 1151.2消费帐主单 1161.2.1消费帐主窗口 1161.2.2新建消费帐 1171.2.3账务处理 117第二节AR账 1182.1应收帐户查询 1182.2新建应收帐 1192.3应收帐户主单 1192.4账务处理 120第三节夜间稽核 1223.1夜审系统操作步骤 1223.2房租审核及入帐 1253.3费用审核 125第四节报表处理 1264.1报表打印 1264.2交班报表 1284.3稽核报表 1284.4报表专家 128第五节查询 1295.1历史宾客列表 1295.2话费查询 1305.3餐饮查询 1305.4BOS交班 1315.5BOS查询 131第四章销售 132第一节 档案管理 1321.1档案主窗口 1321.2新建协议单位档案 1321.3协议单位档案与预订的关联 1351.4档案合并及整理 136第二节房价方案 1372.1房价码 1372.1.1房价码窗口 1372.1.2新建房价码 1382.2建立特殊日期房价 1382.2.1特殊日期窗口 1382.2.2新建特殊日期 1392.2.3建立房价码特殊日期价格 140第三节佣金管理 1413.1佣金明细列表 1413.2佣金查询 1423.3佣金明细信息增加/修改 1423.4佣金码设置 1433.4.1佣金码列表窗口 1433.4.2佣金码设置 144第四节销售员管理 145第五节会议室管理 1465.1新建会议室预订 1465.2会议室资源调整 1475.3会议室资源查询 149第五章综合收银 149第一节接上班帐单 150第二节预订管理 1512.1预订查询 1512.1.1打开预订查询窗口 1512.1.2查询方法 1522.2新建预订 1532.2.1新建预订步骤 1532.2.2预订单说明 1532.2.3预订多张桌子 1542.2.4定金收取 1582.2.5退回定金 1592.2.6预点菜单 1602.3修改预订 1622.3.1修改 1632.3.2取消 1632.3.3恢复 1632.4预订处理窗口介绍 163第三节点菜收银 1653.1开台位图 1653.2新建餐饮主单 1673.3点菜 1683.3.1普通点菜 1683.3.2特殊菜处理 1703.3.3点菜技巧 1733.3.4点菜修改 1753.4主单修改 1753.5其他功能介绍 1763.6收银管理 1793.6.1人民币结帐 1793.6.2信用卡结帐 1803.6.3结帐转前台 1813.6.4结帐挂应收 1823.6.5多种付款方式结帐 1833.6.6联单结帐 1843.6.7结帐冲预付 1843.6.8帐务补救 1853.6.9追回 1873.6.10挂帐 1873.7餐单查询 188第四节报表 1914.1交班报表 1914.1.1打开交班报表窗口 1914.1.2交班报表 1924.1.3销售明细表 1924.2菜谱销售排行榜 193第五节吧台管理 1935.1单据查询 1945.2收发存表 1985.3本日销售查询 1995.4实时库存查询 1995.5吧台手工结转 1995.6吧台设置 2005.7物品单位维护 2005.8吧台物品维护 2015.9菜谱成本卡设置 202第六章触摸屏点菜 203第一节 基础操作 2041.1登录 2041.2退出 2051.3密码修改 206第二节 点菜 2072.1餐位图 2072.1.1开台 2082.1.2设置锁菜 2092.1.3设置推荐菜 2092.1.4设置沽清 2092.1.5列表 2102.2点菜 2102.2.1一般点菜 2102.2.2特殊菜处理 2122.2.3西餐点菜 2142.2.4其他功能说明 2162.2.5折扣处理 218第三节 信息查询 2193.1餐饮预订 2193.1.1预订查询 2193.1.2预订转登记 2203.2档案查询 2223.2.1客人档案查询 2223.2.2公司档案查询 2223.3账号查询 2233.3.1前台账户查询 2233.3.2AR账户查询 2233.4输入法 223第七章贵宾卡 224第一节贵宾卡管理 2241.1贵宾卡查询 2241.1.1贵宾卡列表查询 2241.1.2CtrL+K读卡查询 2251.2贵宾卡主单 2281.2.1贵宾卡主单窗口 2281.2.2新建贵宾卡 2291.3积分处理 2301.3.1积分处理窗口 2301.3.2积分人工录入 2321.4修改贵宾卡信息 2321.4.1主单信息的补充和修改 2321.4.2贵宾卡的状态更改 2331.4.3贵宾卡密码的修改 233第二节贵宾卡在其他模块的应用 2342.1贵宾卡如何做预订 2342.1.1预订单预订 2342.1.2Ctrl+K界面直接预订 2362.2贵宾卡客人如何做登记入住 2362.2.1贵宾卡持卡客人直接上门入住 2362.2.2贵宾卡客人预订转登记 2362.2.3入住客人和持卡客人不一致 2372.3贵宾卡积分使用 2372.4贵宾卡储值使用 239第八章维护设置 241第一节基础信息 241第二节人员权限设置 2412.1部门人员及权限设置 2412.1.1部门及班组的设置 2422.1.2人员设置 2442.1.3基本权限设置 2462.2报表权限设置 247第三节系统代码及参数 2483.1基本设置 2493.1.1优惠 2493.1.2证件 2523.1.3区域 2533.1.4站点设置 2553.1.5语种 2563.1.6其他 2593.2预订接待 2623.2.1客房 2623.2.2来源与市场 2683.2.3房态图设计 2703.2.4前台其他 2723.3公关销售 2733.3.1客户档案 2733.3.2销售员设置 2753.3.3房价体系 2763.4帐务审核 2763.5客房中心 2773.6电话管理 2773.6.1计费参数设置 2773.6.2用户分类和分机落户 2793.6.3时段制相关数据定义 2823.7场地 2833.8租赁 2853.8.1类别 2853.8.2物品 2863.9贵宾卡 2863.9.1贵宾卡类别 2863.9.2贵宾卡系统类别 2873.9.3贵宾卡来源 2883.9.4贵宾卡标志 2883.9.5积分换算定义 2893.9.6指定日期积分系数表 2903.9.7贵宾卡站点定义 290第四节其他 2914.1远程维护 2914.2话费手工入帐 2914.3计划编辑 2914.4数据重建 291第一章软件基础软件概述西软S酒店管理软件V2.0适用于商务型酒店，能迅速、快捷的处理酒店的管理业务。其主要功能分为前台、综合收银及触摸屏三大模块。其中前台模块又分为前台、审计、销售、维护、贵宾卡五个功能菜单。本说明书中，除了第五章综合收银的功能在综合收银模块操作，第六章触摸屏点菜在触摸屏模块中操作外，其他均在前台模块中进行操作。每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握软件操作的基础。第一节基本概念西软S酒店管理软件V2.0中有很多与酒店业务紧密相连的概念，只有熟悉了这些概念，读者才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握软件的应用。●班别：为便于统计，根据上班情况，系统将班次分为五个，分别用固定的一位数字表示，1早班；2中班；3晚班；4夜班；5宵夜。操作员在进入系统时，必须根据实际情况输入班号信息。●工号：是操作员的编号，最长可以是十位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如156、A15、ZXJK等都可以定义为工号。工号是唯一的，与实际工号有区别，必须在维护模块中定义之后才能在本软件中使用。●密码：密码长度为1至8位，输入时要注意字母的大小写的区别。进入软件的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在维护中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。●宾客分类：系统将宾客分为散客&成员、团队。●主单：本系统中把散客、团体成员、团体的登记单称为主单，因此主单又分为散客主单、团体成员主单、团体主单等。●帐号：帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号、AR帐号、消费帐号等。帐号命名规则如下：帐号名第1位2－5位6－9位举例散客&成员帐号F年（第2-3位）、月（第4位，A、B、C…分别代表1、2、3月…）、日（4－5位）流水号F11L120001团队帐号GG11L150001AR帐号共7位，1-2位固定为“AR”，后五位为流水号。AR00001消费帐帐号共7位，第1位固定为“C”，后六位为流水号。C000006帐号命名规则表●房类：是房间类型代码，最多可以是三位，这三位既可以是字母、数字，也可以是两者的结合。房类一般由工程师或电脑管理员在维护中定义的。如可以定义“BJA”表示标准间南；定义“SR2”表示双人间。●房价：房间的实际卖价。第二节基本标识2.1宾客状态主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。状态状态含义备注R预订状态基本状态I当前在住O本日结帐D昨日结帐N应到未到而被删除的预订其他状态S临时挂帐（退房未结帐）X已被取消（删除）的预订表宾客状态流转图：XS↑↑R─→I─→O─→D↓N2.2客房状态对于每种房间类型本软件允许最多使用三个大写字母来表示。常用以下符号来表示不同的房间类型。房态含义CL干净房DI脏房OC住净房OD住脏房OO维修房（Outoforder）OS锁房（Outofservice）表房态流转图OO/OSOO/OS↑↑↓CL─→OC─→OD─→OC─→DI─→CL第三节基础操作3.1登录一般系统管理员会把软件的快捷方式放在桌面上，登录前台模块，读者只需根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标，双击即可打开登录窗口，如下图所示。图正确输入【班号】、【工号】、【口令】三项信息，即可进入系统。3.2退出执行系统主界面右上方的退出按钮，系统提示“是否确信退出系统”，如下图所示，单击〖是（Y）〗，成功退出系统。图3.3更换工号此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的工号操作本软件而造成不必要的麻烦，建议操作员在交接班或者离开岗位时，使用更换工号功能。执行维护→更换工号，打开如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。图3.4密码修改为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果）。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。操作步骤：（1）、执行维护→修改密码，打开密码修改窗口。图（2）、根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认即可。3.5宾客查询系统中常用到查询功能，包括宾客列表、帐号查询。各业务部门使用程度也各有不同，下面的说明中将详细介绍，操作者可以根据各自的需要使用以下的说明。3.6预订列表在前台模块中，按照业务需求将宾客列表分成：预订宾客列表和历史宾客列表。所有宾客列表的结构基本一致，下面以预订宾客列表为例，加以说明。执行前台→预订列表，打开预订宾客列表。窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页，窗口底行是宾客状态多选栏，该列表系统默认是预订状态。图查询方法●快速查询操作步骤：（1）ALT+Z将光标移至输入条件处（或鼠标单击右上角快速查询输入框）；（2）输入已知信息，可以是客人姓名、房号、预订号、账号等，回车，显示查询结果。图●组合查询用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。宾客列表下，单击右下角组合查询按钮或按SHIFT+CTRL+Z，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击〖确定〗，即可显示查询结果。图注意：由于前台业务随时在进行，因此如果打开列表时间过长，查询前请点击刷新按钮或按F5来刷新列表中的数据。信息含量每条记录信息含量比较大，需重点指出的项目如下：房价：显示房价的颜色默认是黑色，红色显示的房价码表示房价保密。信息灯如下表解释：名称颜色操作VIP贵宾红色（贵宾）主单下，VIP项；保密粉红（要求免查询）主单下，保密项；留言蓝色（有留言）主单下，底行，留言；联房黄色（有联房）主单下，底行，联房；签单绿色――所有费用都允许记帐；墨绿色――部分费用允许记帐；无――所有费用都不允许记帐；主单下，底行，允许记帐；信息灯列表功能按钮窗口右边的功能按钮，一般都是快捷功能，如入帐等，这些功能能否使用视操作员的权限而定。具体如何操作请参见各节说明。3.7房态图查询在前台系统中的房态图不仅可以直接的管理房态，同时还可以全面地反映整个客房的使用和宾客信息，对房态操作员来说，比较直观易懂容易操作。执行前台→房态图2，打开实时房态表窗口。图为便于说明，我们将房态管理图分成三个区域进行说明：左中、底行、右边，具体说明如下。左中：①．不同的颜色表示不同的房间状态，房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统中定义和修改；②．当鼠标停留在—在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。③．指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。对于OK房，可以完成预订、登记等操作，而对于住客房，可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。底行：①．每一种房态的实际房数及占总房数的百分比，而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率；②．通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房态情况。右边：窗口右边是一组功能按钮，介绍如下：①．登记预订功能按钮有：〖预订〗、〖登记〗、〖快登〗、〖留言〗、〖联房〗、〖统计〗、、〖打印〗、〖帐务〗、〖刷新〗。②．房态管理功能有：〖置干净房〗、〖置维修房〗、〖取消维修〗、〖置临时态〗、〖取消临时〗、〖打印〗、〖清洁管理〗。注意：房态图2的具体使用将在本书的第一章第五节做详细介绍。除了房态图2外，系统还提供了甘特图房态表，方便查询。执行前台→甘特图房态表，打开甘特图房态表窗口。该图横向为日期，竖向为房号，可以直观的显示每个房间在未来一段时间的使用情况。单击右侧的〖帮助〗，可以了解图中各种符号及颜色的作用。3.8系统快捷键的使用在前台系统中，操作员可以使用相关快捷键来加快对系统的操作。系统主界面下窗口快捷键有：快捷键显示窗口CTRL＋E入帐CTRL＋U预订宾客列表CTRL＋T公共信息CTRL＋D客房可用与占用（房类资源）CTRL＋H客房实时统计指标CTRL＋Z计算器常用的功能快捷键有：快捷键功能描述CTRL＋N新建预订主单或者档案CTRL＋O打开其他预订主单或者档案CTRL＋S保存当前预订主单或者档案CTRL＋B进入帐务处理CTRL＋K贵宾卡的使用ALT＋Z在列表中进行快速查询CTRL＋SHIFT＋Z在列表中进行组合查询ALT＋F5预订主单上信用授权设置CTRL＋E预订主单和帐务主单进行入帐ALT＋T帐务主单上进行转帐ALT＋C帐务主单上进行结帐F2查看操作日志F4预订主单入住F5刷新当前数据F9预订主单、帐务主单以及列表相关信息打印注意：常用的功能快捷键必须打开相对应的窗口，对应的快捷键才有效。第四节公共信息 用于查阅航班、火车、饭店等社会公共信息。执行前台→公共信息，打开『公共信息』。双击某一项，即可打开相关信息列表查阅。图版本信息用于查阅系统的版本信息。执行维护→版本信息，即可查阅。图第二章前台第一节散客登记本系统所指的散客是一般零星客人、长住户（写字间）、散客团体成员等客人的总称。1.1散客登记基本步骤操作步骤（方法一）：（1）执行前台→散客登记，打开登记主单。图（2）档案的相关信息填写【本名】处输入客人姓名，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，则表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击〖确定〗。若有【公司】、【旅行社】、【订房中心】信息，用同样的方式选择。图若该宾客没有档案，或者找到的客史并非是当前客人，只是个同名同姓的客人，只需点击客户档案查找中的〖新建〗，为该客人新建一个档案，档案界面如下图显示，输入完客人的基本信息后，单击〖存盘〗。（或单击〖退出〗，退出该界面，预订完成后系统自动生成客人档案。）图（3）回到登记主单界面，由下图可以看到，宾客基本信息（包括【本名】、【国家】、【V.I.P】、【语种】、【称谓】、【性别】）等信息都已由宾客档案相关信息导入。图（4）登记信息的填写，客人的离开时间，房间的类型以及价格：【天数】【离开】【房类】【房号】【定价】。给宾客选择房价码，确定。如不选择，系统默认为门市价格。选择房号的时候系统会给予提示，图图注意：系统房价优惠有两种录入方式：实价优惠和百分比优惠。特别值得注意的是，百分比优惠时，【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况，如房价8折，则输入0.2。（5）核对客人的来源、市场。【市场】、【来源】默认为所选房价码的市场、来源，若有变动，操作员可修改。移动光标至【市场】、【来源】处，结合系统帮助进行选择即可。（6）确定客人预订其他要求：特殊要求、房间是否保密等。（7）基本信息输入完整后，单击工具栏上的存盘按钮，系统提示是否马上入住。（8）点击是，保存所录信息。保存后，系统自动生成宾客账号、预订号，客人登记成功。图(9)若需要打印入住登记单，执行主单→打印，可以打开帐单打印选择窗口，在该窗口可以选择打印预定确认单、登记单、房卡