房地产开发公司印章管理专项内部审计报告

房地产地产开发企业印章管理专项审计报告目 录一、 审计综述 1二、 印章管理的基本情况 2（一）印章管理制度 2（二）印章类别和管理部门 2三、 本次审计发现主要管理问题 3（一）制度流程方面 3（二）刻制管理方面 5（三）使用管理方面 7（四）保管管理方面 11（五）停用管理方面 12四、 管理建议 13专项审计报告正文一、审计综述集团办公室对集团地产板块各区域公司和城市公司的印章管理情况进行专项审计。管理规定》(20186月修订版)和集团地产板块各区域公司及城市公司的责权手册为依据。2018年至20199月中旬印章管理情况。审计目的：通过对集团地产板块各区域公司、城市公司的印章管理情况进行审查和梳理，规范印章的刻制、使用、保管、停用及注销，保证印章的合法性、可靠性、安全性和严肃性，有效维护公司利益。审计方式：以查阅现有资料、自查问卷及人员访谈为主。进行审核和对比分析；自查问卷：针对城市公司三类印章和四类印章的印章管理员发放28份问卷，全数制度的适用性、管理难点以及提升建议等。审计程序：对印章刻制管理进行抽查，主要检查流程合规和备案情况；对印章使用管理进行抽查，检查审批和登记情况；对印章保管情况进行抽查，检查印章的日常保管情况；对印章停用管理进行抽查，检查印章注销封存情况。二、印章管理的基本情况（一）印章管理制度制度名称具体适用章节执行日期制度名称具体适用章节执行日期第十章印章的类别第十一章印章的管理部门《档案管理规定和印章管理规定》第十二章印章的刻制与注销2018年6月7日第十三章印章的使用第十四章公章外借（二）印章类别和管理部门按现行《行政综合管理制度》中关于印章管理的规定，印章共分为四类，分别由集团办公室、区域公司和城市公司按印章类别和使用范围分部门统筹管理。经盘查，各区域公司和城市公司各类在用印章的名称和数量如下表2所示：管理部门表2：区域各类在用印章明细管理部门印章类别区域公司城市公司印章名称在用数量公章75法人名章26一类人力行政部综合管理部合同专用章10党组织印章-公司钢印-财务专用章73二类财务管理部财务管理部法人印鉴26发票专用章20商品房买卖合同专用章9销售合同专用章2三类营销管理部营销策划部认购协议专用章6专用于销售的法人签名章12销售专用章（注1）4人力行政部综合管理部人事专用章2四类设计管理部/技术专用章（注2）12工程管理部项目工程部工程项目部印章19注1：根据制度，三类章不包括销售专用章，目前仅B区域使用，主要用于认购协议，车位券，督促函的盖章。注2：制度中四类章未包括技术专用章，目前三个区域公司均有使用，主要用于设计图纸的盖章。三、本次审计发现主要管理问题（一）制度流程方面集团于2018年6月颁布《档案管理规定和印章管理规定》，此外集团办公室于2019年8月28日举办了档案印章管理工作宣贯（“管理工作宣贯”），对制度进行了说明解读。经审查，目前集团在印章制度流程上仍存在尚需完善的地方：部分关键管控点制度未明确审计发现：比对目前同行业标杆上市公司关于印章的管控点，虽在管理工作宣贯或业务联系会中曾提及，但集团新旧制度对于印章管理的部分关键管理控制点并未作正式规定，具体如下表4所示：表4：关键管理问题及同行业比较关键管控问题 同行业标杆上市公司管控点未引入定期盘点机制，加强保管管理

定期指派人员与各级印章管理员开展盘点，将实物与《印章管理台账》核对，内容包括印章数量、使用状态、存放地点、保管人员是否一致，盘点结果逐级审批后，由区域汇总上报集团办公室存档。未将加盖公章文件用印后应扫描上传留档

除合同类文件外，其他加盖公章的文件并未要求存档。鉴于公章的法律效力和重要性，凡加盖公章的文件在用印后均应该扫描上传留档。如遇急件在下班后或节假日用印，必须经最终审批人书面审批（包括但未明确紧急情况用印程序 不限于电子邮件、短信等）同意，否则印章管理员不予办理。事后经人必须及时补办用印审批手续。未明确用印后修改再盖章处理流程

盖章后的文件因主体内容需要修改，不能以原文件已获批为由要求印章未明确作废文件处理流程， 盖章后的文件不再需要对外提供的，将文件退回印章管理员，由其在文现时各公司处理均不一致且不规范

件上加盖“作废”章，并在一定年限内分类存档，或设置作废登记本，逐一登记后由印章管理员碎掉。审计认为：完善的规章制度，作为约束员工日常行为的准则，能为员工在工作中指明方向；对于实现企业正常运营，防范各类潜在风险，能起到良好的促进作用。审计建议：建议集团办公室结合实际管理需求，从制度层面对上述关键管理控制点进行补充完善，如编制并颁布涵括关键管控点的配套指引。制度虽有提及，但规定不够明确审计发现：新制度中提及部分重要事项，但未作具体说明或提供明确操作指引，导致部分事项实际执行与制度要求存在差异，具体如下：OA注销申请流程，但制度中并未提及，且未明确印章作废后实物的处理，如是否需刮花或移交至集团，而管理工作宣贯也仅提及需“妥善处理作废印章”。于制度未附承诺书范本，也未规定签署的方式，因此各级印章管理员均未签署承诺书。制度规定须发起OA审批方式和文件。对商品房买卖合同和认购协议，各公司采取以“合同模板”或“合同模板+第一批签署的合同和协议”发起合同审批、后续各合同和协议直接盖章的方式用印，旨在避免因用印审批耗时过长降低签约效率和客户满意度。审计认为：（1）印章停用后，应从形式和实质上予以注销；（2）制度落地前应制定详细指引，确保具体细则的可操作性；（3）商品房买卖合同、认购协议数量较多、签署频繁，针对每一份发起OA合同审批的做法并不现实，但制度应该有明确的要求。审计建议：建议集团办公室结合实务操作特点和需求，对制度中未明确的流程和事项逐一修订和明确。（二）刻制管理方面各区域公司和城市公司对于印章的刻制管理，基本能遵照制度执行，但在备案和台账管理方面仍存在管理漏洞，具体如下：部分印章刻制未向公安机关备案或备案回执缺失审计发现：旧制度规定，一至二类印章须在属地公安机关指定公司办理备案手续，新制度将三类印章也纳入备案范围中。核查发现，各公司均存在部分一类或二类印章回执缺失、无法确认是否已办理备案的情况，且法人名章（属一类章）均未备案，同时三类印章未遵照新制度规定进行备案。审计认为：备案登记相当于印章的合法身份证明，能有效保障印章权属方的合法权益，减少相关纠纷如伪造、冒用印章导致的经济犯罪。审计建议：建议各公司尽快对所有印章进行盘查，到当地公安机关查询备案情况，对未备案的一二类印章重新办理相关手续；后续新刻制的一至三类印章严格按制度要求办理备案。部分印章刻制后未按规定向集团备案审计发现：新制度规定，印章刻制完毕后，印章管理员及时将刻制审批资料、印鉴表以及公安备案资料及时归档并同步向集团备案。检查发现，A区域和B区域区域公司存在部分新刻制印章未在档案管理系统上传相关资料备案的情况，具体如下表5所示：表5：2019年未向集团备案的新刻印章申请时间2019-08-16呈报部门A区域营销管理部标题刻制认购专用章、买卖合同专用章及法人章2019-07-25A区域清远项目工程部刻制项目印章2019-07-17A区域财务管理部刻制法人方章2019-07-30B区域鹤山营销策划部刻制法人章2019-07-19B区域财务管理部刻制投资顾问有限公司新法人私章2019-07-17B区域鹤山项目工程部刻制项目印章审计认为：刻制资料备案是档案管理的重要内容，有利于从集团层面掌握各区域公司和城市公司印章的刻制、使用情况。审计建议：将上述尚未备案的新刻制印章按规定向集团备案；建议在印章刻制申请流程中加入备案情况确认环节，即印章刻制申请审批后，该流程返回申请人处，并由其注明备案日期，最后由集团印章管理员审查后归档，形成闭环管理，有效杜绝疏漏。《印章管理台账》管理不完善审计发现：旧制度规定，一章一份《印章管理台账》，各级印章管理员应做好《印章管理台账》登记。检查发现，台账存在以下管理问题：AD类部分印章、C区域公司部分一类和全部四类印章，均未按规定建立台账进行管理。称、种类、材质等基本信息，启用和领用日期，刻制部门及经办人等；印章转移记录未据实及时更新，实际保管人与所记载的最后一次转移所登记的接收保管人不一致，存在转移漏登的情况。审计认为：《印章管理台账》是记载印章实物流向的重要凭据，及时、完整的登记有利于快速、准确地厘清各时点的印章管理责任。审计建议：建议各公司明确印章管理台账管理人员的责任，加强印章管理台账登记监督管理，建立定期盘点机制，对台账和印章实物做到账实相符。4.B区域公司1枚法人名章发起审批前已刻制审计发现：因鹤山公司变更法人，B区域区域公司财务管理部于2019年7月1日刻制并启用了的新法人名章，用于办理银行相关业务。经查，印章刻制申请流程于7月5日方发起。审计认为：企业印章是在经营管理活动中行使职权的重要凭据和工具，每个管理环节都应该慎重对待，尤其是一二类印章。若不严格按照制度规定获批后刻制印章，容易造成私刻、乱用的现象，印章的真实性和合法性难以保障。审计建议：建议B区域区域公司日后严肃对待印章刻制管理，务必做到审批后再刻制印章。（三）使用管理方面使用管理包括使用审批及范围管理、使用过程管理和印章外借管理，检查后主要存在的问题包括：存在合同未走合同审批直接通过印章使用审批办理用印的情况审计发现：部分营销类采购合同、项目类采购合同和补充协议仅在OA中发起印章使用审批单申请用印，并未按以下规定执行：责权手册规定，非行政类合同、补充协议需在ERP招投标系统发起审批流程；旧制度规定各类合同的签订需通过ERP批。详细情况如下表6所示：表6：未走合同审批通过印章使用审批办理用印明细表所属区域呈报部门合同名称日期项目工程部展示区室外电梯维修保养合同2019-5-30D区域设计部设计部项目住宅景观概念规划设计合同书补充协议项目规划及建筑方案设计咨询服务合同2019-4-282019-4-25设计部项目住宅景观概念规划设计合同书补充协议2019-4-25A区域营销部综合管理部项目启用场外代理（拓客文化）电商申请补充确认函城规院测绘框架协议2019-7-302018-6-15审计认为：合同审批流程与印章使用流程分属不同的流程，合同审批需由成控招标部和人力行政部（法务）参与，即分别从经济和法律层面审核，而印章使用审批则没有该必经审核过程。若未使用恰当的报批流程，难以确保相关事项获得所规定的审批，进而可能产生损害公司利益的风险。D区域和A照责权手册的规定选用正确的流程发起审批；印章管理员在实际用印时，严格把关，对没有发起正确用印申请的文件拒绝用印。集团投资管理中心使用B区域公章未经恰当审批审计发现：集团职能中心因办理业务，需要区域公司协助提供盖有区域公司或城市公司某类印章的函件。该需求一般以工作联系单的方式提出，经集团职能中心总经理和区域人力行政总经理审批，并以此作为用印依据直接盖章，并未按责权手册规定发起印章使用审批获取区域总裁的审批。如集团投资管理中心于2019年7月31日以工作联系单的方式要求B区域区域公司协助提供加盖公章的资质申请报告，由投资管理中心总经理和B区域人力行政总经理审批后即交由B区域印章管理员办理和用印，经办人并未发起印章使用申请。审计认为：责权手册中规定的事宜，任何人不得以任何事由规避或逾越。公章是企业在法律形式上的象征，规范使用公章能有效防范不必要的经营和法律风险。审计建议：建议B区域区域公司日后对接其他单位工作联系单时，若责权手册、各规章制度有要求，应要求经办人完成相关审批手续后方可办理。法定代表人变更后未在合理时间内作废原法人名章审计发现：经审核，A区域和D区域区域总裁的法人名章在离任后仍继续使用，未在合理时间内作废停用，具体如下：（1）A区域4家公司一直未办理法人工商变更，且法人名章一直沿用。2018年9月102019年3月12019年9XX的法定代表人，原刻制的一二三类法人名章仍一直使用至今。（2）D区域11家公司主体已完成法人工商变更，但法人名章仍沿用。前区域总裁原为11家公司的法定代表人，已于2019年3月4日离职，其后该11家公司已陆续由人力行政部办理法人变更登记，且流程已知会财务管理部后续办理包括变更银行预留法人印鉴在内的其他法定事项。但截至8月末，上述11家公司的部分银行预留法人印鉴仍未办理变更手续，谢均华的法人名章仍被频繁使用于办理银行相关事务。审计认为：法定代表人变更后，应尽快办理工商变更；工商变更完成后，相应的法人名章应立即作废，避免不必要的法律纠纷。审计建议：建议A区域尽快办理法人工商变更，后续及时停用相应法人名章；请D区域财务部尽快到相关银行完成更换法人印鉴事宜。4.C区域城市公司存在合同审批未完成，提前登记盖章的情况审计发现：检查发现，C区域城市公司存在合同审批未完成，合同已签署用印的情况。办公室《绿植租摆合同》审批通过时间为2018年9月3日，但合同签署日期及合同登记用印日期均为2018年8月31日。审计认为：合同审批流程未完成，提前签署合同并盖章，用印环节不严谨，无法有效把控合同风险。审计建议：建议C区域城市公司综合管理部严格按审批结果进行合同签署，杜绝未经审批擅自签署合同的情况发生。印章外借管理不规范审计发现：印章外借管理存在较多不规范的情况，如下表7所述：表7：印章外借问题列举表序号问题描述印章外借仅由经办人单具体事宜（例举）涉及区域公司A区域、D1独携带外出办理/域、C区域2非必要业务也外借印章2019年5月5日4S店提新购置行政车辆2019年5月18日新购置车辆临时牌续期A区域2019年4月4日外借公章及法人章缴纳境外合同印花税，4月10日才获得审批A区域2019年6月27日申请使用公章，上传扫描件为4上传的已用印扫描件与申请内容不一致其他公章2019年5月21日申请使用公章，上传扫描件为D区域其他公章5未上传已用印扫描件或未用印未作说明2019年7月30日外借公章办理工商变更事宜2019年5月20日外借公章办理银行贷款事宜A区域B区域6上传的扫描件为word文2019年6月4日外借公章办理车位公证A区域档（非已用印文件）档（非已用印文件）2018年12月7日外借公章办理工商变更审计认为：公章是公司意思表示外化的标识，公章外借时，视为已获得公司授权，用印文件由此所产生的权利义务关系也由公司承担。因此，公章外借须严格按制度执行。审计建议：建议各公司在处理外借申请（尤其外借逾一天）时，做好印章管理员的工作审批者也应结合实际管理需求衡量外借的必要性；印章管理员应检查外借流程的最后归档环节，确保所上传文件的合规性。用印登记管理不规范审计发现：审查发现，印章使用登记存在管理不规范的情况，具体如下：（1）登记表、合同使用登记表和印章使用登记表。各区域公司和城市公司的各类用印登记表均存在不同程度的登记要素缺漏、用印文件登记内容不清晰、用印文件的描述与用印申请描述不一致的情况。（2）A区域二类印章2019年7月前的日常使用和外借未作登记。财务专用章、法人印鉴的日常用印未登记在案，印章外借（包括财务管理部和其他部门）也仅存档部分借印人随意手写的借条。自2019年7月后才设立签收表登记日常使用和外借情况。审计认为：用印登记表由申请用印人对实际用印情况进行登记，系作为用印责任确认的重要凭据，对防止未经审批滥用印章起到一定的警示作用。审计建议：各区域公司、城市公司人力行政部门向各员工传达用印登记的重要性，并明确和规范登记要求，由各印章管理员监督经办人填写完备的用印信息后才予以盖章。（四）保管管理方面印章保管管理主要包括印章日常保管和交接管理，以及印章管理员任职资格等方面，检查发现的主要问题如下：1.印章存放安全措施不足审计发现：印章存放安全措施存在管理漏洞，具体如下：DA区域印章管理员将一类印章均存放于档案室的带锁木柜，仅在休假时才放入保险柜。新制度规定印章保管处必须设有视频监控，但因安装监控未列入2019和城市公司均未按新制度升级硬件设施。审计认为：印章应存放于安全的环境中，避免盗用、遗失风险。视频应能直接监控存放印章的保险柜，仅覆盖档案室出入口能发挥的监控作用较小。审计建议：D区域和A区域印章管理员应提高安全防范意识，加强印章的物理保管；各公司应按照制度规定尽快落实在印章保管处加设视频监控，并指定专人实时监控。（五）停用管理方面各区域公司和城市公司均存在停用印章，在注销处理方面存在如下问题：1.停用印章未作注销或封存处理审计发现：部分区域公司和城市公司存在停用印章未及时注销或封存处理，仍与在用印章一并保